Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Legislação, LGPD

O aumento das interações no ambiente on-line evidenciou a necessidade de segurança dos dados pessoais. Redes sociais, aplicativos e sites recebem diariamente um grande volume de informações de seus usuários.

O tratamento inadequado pode implicar no vazamento deste tipo de conteúdo, trazendo riscos para as pessoas e perda de credibilidade para as empresas.

Neste contexto, o Brasil instituiu a lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que “dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, como informa o texto da legislação.

Desta forma, as empresas precisam comprovar o comprometimento com a segurança e a integridade dos dados de clientes, funcionários e parceiros. Essas informações podem constar em cadastros, mailings, pesquisas, relatórios, contratos e outros meios.

Entendendo a relação entre LGPD e compliance

A LGPD é apontada por especialistas como um marco para o desenvolvimento de uma nova cultura nas organizações, pautada na segurança digital.

Considerando que o trabalho do compliance consiste em garantir que as empresas estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes, ambos estão diretamente relacionados.

Estar em compliance com a LGPD significa adequar a rotina e os processos ao texto da lei e, assim, inserir a empresa nessa nova cultura organizacional. Essa adequação garante maior segurança aos clientes, funcionários e parceiros, além de benefícios para as empresas, como veremos adiante.

O que diz a LGPD

A LGPD é dividida em dez capítulos e 65 artigos. O texto tem entre seus principais fundamentos o respeito à privacidade; a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem; o desenvolvimento econômico, tecnológico e a inovação; a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor; os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania.

Dentre as suas determinações, está a obrigatoriedade da criação de um programa de governança em privacidade. Mas não basta apenas instituí-lo, é preciso comprovar o comprometimento com boas práticas para o tratamento e a segurança de dados pessoais. 

Além disso, o texto pontua que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e outras entidades podem solicitar essas comprovações quando acharem necessário. Este é um dos apontamentos da legislação que mostra a necessidade de esse trabalho ser contínuo e eficiente.

Ainda nesse mesmo sentido, outro aspecto descrito na lei é a determinação de que o programa de governança em privacidade seja atualizado frequentemente a partir das informações obtidas pelo trabalho de monitoramento e avaliação periódica das ações estabelecidas dentro da empresa.

Como estar em conformidade com a LGPD

A adequação à LGPD ainda tem desafiado muitas empresas, afinal, trata-se de uma legislação recente. Sancionada em agosto de 2018, ela entrou em vigor dois anos depois, em agosto de 2020. No entanto, as multas e sanções passaram a ser aplicadas desde o dia 1º de agosto de 2021. Veja como se adaptar:

• Faça um mapeamento dos fluxos de dados: identifique as operações internas que estão relacionadas à captação e ao tratamento de dados pessoais de clientes, funcionários e parceiros.
• Organize os dados que foram levantados: após mapear as operações que envolvem dados pessoais, é preciso analisar esse material e classificá-lo de acordo com a relevância e a finalidade. Aproveite para eliminar informações duplicadas, inválidas ou que não são usadas pela empresa.
• Tenha políticas de proteção: para estar de acordo com a LGPD, também é imprescindível que a empresa estabeleça políticas de proteção de dados pessoais para manter as informações seguras. Essas diretrizes devem ser informadas tanto para o público interno (funcionários) quanto para o externo (clientes e parceiros).
• Revise os termos e políticas: caso a empresa tenha elaborado termos de uso, políticas de privacidade e contratos antes da LGPD, será necessário revisar esse material para adaptá-lo às novas regras.
• Envolva a equipe: para uma empresa estar em compliance com uma determinada legislação, é preciso que todos os funcionários sigam as diretrizes criadas. Divulgue as informações sobre a LGPD e as ações da empresa para se adequar à lei nos canais de comunicação interno e realize treinamentos que permitam fixar essas regras e engajar os profissionais.
• Escolha as ferramentas corretas: verifique se as ferramentas que a empresa dispõe para o tratamento de dados pessoais estão em conformidade com a LGPD. Há muitas soluções tecnológicas disponíveis que podem ajudar nessa adaptação. Uma recomendação é a implantação de um canal de denúncias, mecanismo que contribui para identificar, investigar e combater possíveis irregularidades.
• Faça monitoramentos periódicos: o trabalho do compliance é contínuo, feito no dia a dia da empresa. Por isso, é fundamental acompanhar o andamento das ações que foram implantadas. Isso, inclusive, é uma exigência da LGPD.
• Lembre-se de comprovar as boas práticas: adote ferramentas que possibilitem o registro das ações internas que foram criadas, do repasse das informações aos funcionários e do trabalho de avaliação periódica.

Vantagens de adaptar-se à LGPD

Adequar a rotina e os processos à LGPD garante muitos benefícios para a empresa. O primeiro deles é a segurança jurídica de estar em conformidade com a lei. Outro aspecto positivo é evitar sanções e o prejuízo financeiro. A multa pelo descumprimento da legislação pode chegar a R$ 50 milhões.

Outra vantagem é o fortalecimento da credibilidade no mercado, uma vez que estar de acordo com a lei oferece maior segurança para clientes, funcionários e parceiros. Os casos de vazamentos de dados pessoais são responsáveis por danos à imagem e à reputação de empresas.

Todas as empresas, independente do porte ou do setor de atuação, devem estar em conformidade com a LGPD. Em caso de dúvidas, busque auxílio de profissionais que possam orientar sobre a adequação prática aos termos da lei. 

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