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Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

Onboarding de Compliance: Passo a Passo

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24/06/2021

- Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

A chegada de novos funcionários na empresa exige um trabalho especial do compliance. Esse momento é o primeiro contato que esse novo colaborador terá com as políticas da empresa. É a oportunidade do compliance mostrar o que é esperado, e o quão forte é a cultura de integridade no dia a dia.

Isso é uma grande responsabilidade para um momento tão rápido. Por isso, um passo a passo forte para onboarding é necessário. A seguir, vamos mostrar os processos necessários, e como torná-los o mais eficaz possível.


1. Apresentar a mensagem da alta direção

Um primeiro passo fundamental é fazer transparecer desde o início o apoio da alta direção ao compliance e integridade. Apesar de sempre falarmos da importância dessa comunicação durante todo o programa de compliance, no onboarding isso deve ser o mais claro e direto possível.


Por isso, é importante utilizar algum material tangível, como uma carta ou vídeo, ou até uma palestra ao vivo. Assim se mostra logo de início que o assunto não é só falado, mas praticado efetivamente.

2. Direcionar políticas, manuais e documentos

O segundo passo é direcionar as primeiras políticas corporativas e outros documentos para serem lidos e aceitos. Por exemplo, todo novo funcionário precisa ler e aceitar código de conduta e ética, ler um manual, preencher formulário de conflito de interesses, etc.

É dever então do compliance, junto com o RH, entrar em contato com esses funcionários e garantir que foram compreendidos e aceitos logo.

3. Direcionar treinamentos

Assim como os documentos, os treinamentos são uma etapa fundamental do processo de boas-vindas de novos funcionários. Antes de começar a trabalhar, podem conhecer as regras do trabalho.

Por exemplo, treinamentos contra assédio, sobre proteção de dados, etc. são fundamentais desde o primeiro dia na empresa.

O compliance também deve realizar esses treinamentos com cada novo funcionário, além de realizar questionários para consolidar o aprendizado e para ter o registro de que essa pessoa entendeu as regras antes de começar a trabalhar.

4. Calendário de validade

Uma etapa fundamental, e que exige muito cuidado, é a organização de validade de documentos e treinamentos. Os novos funcionários já aceitaram e assistiram tudo, mas eventualmente será preciso que refaçam essas etapas para que tudo esteja fresco na mente.

Para isso, estabelecemos datas de validade, e ao chegar nelas o funcionário terá que reler e aceitar políticas ou refazer treinamentos. E isso terá que ser cobrado pelo compliance.

Para isso, é muito importante ter um calendário organizado com as datas em terá que fazer a cobrança e o que será cobrado de cada funcionário.

Como automatizar esse processo

Como vimos, esse processo de onboarding e cobrança é extremamente importante, mas também é muito manual e trabalhoso. É preciso garantir que cada funcionário passa por esses passos assim que chega, e ainda continuar a cobrar ao longo do tempo dependendo da validade.

Para ficar mais fácil, é possível contar com a automação de alguns processos. Abaixo, vamos explicar alguns casos práticos de automação de compliance.

Sincronização

Uma solução que sincroniza com a sua base de funcionários (que são criados pela sua equipe de TI ou no Office 365, ou no Google G Suite) vai permitir a criação de “audiências”.

Essas audiências são grupos de funcionários que precisam realizar ações parecidas. Por exemplo, todos os funcionários de marketing precisam fazer treinamento de LGPD; toda a equipe de compras precisa aceitar a políticas de compras, etc.

Com esses grupos criados, a ferramenta automaticamente solicita as ações necessárias de cada grupo, e o compliance só precisa configurar uma vez.

Centralização

Outro benefício da automação é a centralização de processos. Com uma ferramenta de automação, independente de quem estiver criando treinamentos ou subindo uma nova política, tudo é acessível no mesmo lugar.

Além disso, se for automatizar mais de um processo, como gestão de políticas e de treinamentos, uma boa ferramenta consegue atender a ambos no mesmo espaço.

Escalonamento de cobrança

É claro que, mesmo que as notificações sejam constantes, nem sempre o funcionário realiza a tarefa que precisa. Por isso, um sistema de automação consegue, após certo tempo, escalonar essa cobrança, automaticamente, para o gestor imediato do funcionário.

Esse processo inclusive pode continuar escalonando até que o funcionário realize a tarefa indicada pelo compliance.
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Legislação

O papel da alta direção em programa de integridade

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22/03/2018

- Legislação

A Alta Direção e seu Papel fundamental no Programa de Integridade

O Avião chega ao destino se os pilotos (comandantes), não estiverem comprometidos com a rota correta? O navio desembarca no porto no qual originalmente deveria atracar se seu comandante não o fizer? O motorista do ônibus leva os passageiros ao destino correto se ele, por algum motivo quiser, desejar, ou preferir outro local como destino final? Desta mesma forma, o que adiantaria a vontade/desejo dos respectivos passageiros, tanto do avião, do navio e do ônibus em chegar ao destino se os responsáveis “comandantes” destes meios de transporte assim não o fizessem? Teríamos no mínimo situações de extrema tensão e perigo.

Por mais simplória que seja esta analogia, e transportando a mesma para o universo dos programas de Compliance/Integridade, sem o apoio da Alta direção, ou “TONE AT THE TOP”, de fato não se chega ao local pretendido, ou a rota original. Mas de fato o que isso significa, ou como verificar se a Alta Direção da Empresa está de fato engajada com o programa de Compliance?


Um efetivo programa de integridade deve partir da decisão de comprometimento da alta direção, isto é, o “tom que guia a companhia” vem do seu Presidente, Diretores, Administradores, Gestores, Gerentes, Coordenadores, enfim, independente da nomenclatura que se der, vem daqueles que estiverem no topo da cadeia de comando, os quais devem demonstrar seu engajamento com o comportamento ético e íntegro. Por isso, o comprometimento da alta direção foi elencado como o primeiro dos cinco pilares de um programa de compliance segundo a CGU (atualmente Ministério da Transparência), tendo em vista que o apoio da alta direção da empresa é condição indispensável e permanente para o fomento a uma cultura ética e de respeito às leis e para a aplicação efetiva do Programa.

Os membros da Alta Direção da empresa devem demonstrar apoio visível e comprometimento com relação à integridade e à prevenção da corrupção e demais atos lesivos previstos na Lei Anticorrupção. Tal apoio e compromisso devem se materializar de diversas maneiras e em diferentes frentes e oportunidade, em linha com as atividades cobertas pelo sistema de gestão anticorrupção da empresa. As comunicações formais dos membros da Alta Direção devem reforçar seu compromisso de conduzir os negócios de forma justa, aberta e honesta, com tolerância zero com relação à corrupção, além de relembrar aos empregados e administradores sobre as consequências das infrações, seja para o público interno ou para Terceiros a serviço da empresa.

É importante que a comunicação esclareça à Organização sobre os benefícios de dizer não à corrupção, além de fazer referência aos departamentos e profissionais responsáveis pelo Sistema de Gestão Anticorrupção e aos diferentes procedimentos e mecanismos de prevenção adotados pela empresa, incluindo canais de comunicação que garantam confidencialidade e proteção contra a retaliação. Caso aplicável, é importante que o discurso também faça alusão a compromissos públicos assumidos pela empresa, com relação à ética nos negócios e repúdio à corrupção, bem como sobre a participação da empresa em ações coletivas ou pactos setoriais contra a corrupção.

papel alta direção programa integridade

Além da comunicação, a Alta Direção deve se envolver diretamente no Sistema de Gestão Anticorrupção. Em Pequenas e Médias Empresas, pode ser importante que os membros da Alta Direção estejam pessoalmente envolvidos nas atividades relacionadas ao desenho e implantação do sistema de gestão anticorrupção e de decisões críticas sobre a prevenção à corrupção, ao passo que em grandes empresas o Conselho de Administração ou a Diretoria deve ser responsável por estabelecer as políticas de prevenção à corrupção.

Nesse mesmo sentido, segundo orientações da Controladoria Geral da União (atualmente denominado Ministério da Transparência, Controle e Fiscalização), a empresa deve assegurar que os ocupantes de cargos de média gerência tenham ciência do comprometimento da alta direção com o Programa, para que eles também apoiem a iniciativa. Entende-se como essencial que as gerências (tone of the middle) incorpore e propague os valores, regras, políticas e procedimentos de integridade em suas metas e orientações. Alguns exemplos de evidências que ajudam a indicar a existência do comprometimento da alta direção:

  • Documentos que  comprovem  o  envolvimento  direto  da  direção  ao firmar o compromisso público contra a corrupção;
  • Material relacionado a manifestações públicas da alta direção, artigos em jornal, entrevistas, mensagens no site da empresa, etc;
  • Declaração de que a alta direção participa ativamente no comitê de ética/compliance da empresa, se for o caso;
  • Comprovação de  participação  da  alta  direção  em  capacitações  e treinamentos relacionados à ética e à integridade;
  • Mensagens dos membros da alta direção aos funcionários da empresa, promovendo o comportamento ético e demonstrando o compromisso da empresa com a prevenção e o combate à corrupção (e-mails, comunicações em jornais internos, newsletter, intranet, elemídia, canais internos de TV, atas de reunião, etc.);
  • Atas de reuniões entre membros da alta direção e responsáveis pelas atividades do programa de integridade;
  • Comprovação da   participação   de   membros   da   alta   direção   nas atividades do comitê de ética/compliance;
  • Cópias de comunicações internas trocadas entre a alta direção e os responsáveis pelas atividades do programa de integridade;
  • Assinaturas de membros da alta direção em relatórios de atividades do programa de integridade.

A cultura de compliance fica caracterizada pelo compromisso da Alta Direção, que deve estruturar e promover uma política claramente articulada contra a corrupção, comunicada pela Alta Direção a toda a Organização, de forma inequívoca. A Alta Direção deve demonstrar sua adesão integral à política proposta e disseminá-la a toda a Organização. Assim, tal como o comandante de um avião que além de planejar, deve levar os passageiros ao destino final e fazer todas as ações para se manter na rota, da mesma forma a Alta Direção além de planejar, deve colocar em práticas as ações necessárias para implementação e manutenção do programa de integridade na sua empresa.

O engajamento e a conduta dos líderes, norteiam os demais membros da equipe. Por tal razão, é que o comprometimento da alta administração resultou na sua seleção como primeiro pilar de um efetivo programa de integridade, e sem dúvida, parte fundamental no sucesso e manutenção do Programa.  

Arthur Dorigo é Advogado, pós-graduado em Direito Ambiental e em Gestão de QSMS, Óleo e Gás. Nos últimos anos se especializou na Área de Compliance Anticorrupção, participou da primeira turma do Curso de Formação em Compliance Anticorrupção para o Setor de Energia – Instituto Brasileiro de Petróleo, Gás e Bio Combustíveis (IBP). É Auditor Líder nas Normas ISO Líder SIG ISO19.600:2014 (Compliance) e ISO 37001:2016 (Antissuborno). Gerente de Produto (Jurídico) na BRA CERTIFICADORA e responsável pelo desenvolvimento e implementação do Programa de Certificação de Sistemas de Gestão Anticorrupção da BRA Certificadora e de todo o portfólio de serviços na área de Compliance da empresa.
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