Em vigor desde o dia 1 de dezembro de 2021, a Resolução Nº 40 do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) atualiza a lista de cargos e funções de quem são osPEP (Pessoas Expostas Politicamente), abrangendo outros cargos de diferentes níveis e esferas da União.
Entre os que foram incorporados estão membros:
do Ministério Público
do Conselho Nacional de Justiça
do Conselho Superior de Justiça do Trabalho
dos Tribunais Regionais Federais, dos Tribunais Regionais do Trabalho
dos Tribunais Regionais Eleitorais
e vice procurador e os subprocuradores-gerais da República.
Além desses, o maior volume vem de cargos relacionados à esfera municipal como secretários municipais e equivalentes, presidentes de autarquias municipais e presidentes de estatais.
Levando em consideração o tamanho da máquina pública de 5.570 municípios, considerando os estreitos colaboradores (familiares, sócios, assessores…), conseguimos vislumbrar uma grande demanda para o compliance brasileiro.
Quem são as pessoas politicamente expostas?
De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF):
“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.
Ou seja, não são só pessoas diretamente ligadas a cargos públicos, como também pessoas que possuam qualquer relacionamento estreito com uma dessas pessoas.
Por exemplo, um amigo, assessor ou sócio de um candidato ou ocupante de cargo público.
Os riscos que envolvem essas pessoas estão relacionados ao possível acesso ao poder e as contas públicas oriundas dessa relação, que pode facilitar, por exemplo, casos de corrupção e tráfico de influência.
Embora nem todos os casos de corrupção envolvendo pessoas expostas politicamente tenham potencial de responsabilizar ou imputabilizar as empresas, os danos na sua imagem e reputação podem ser graves.
Como o compliance pode ajudar na gestão de PEP’s?
Cabe ao programa de compliance mitigar os riscos de uma relação politicamente exposta à sua empresa garantindo mecanismos que combatam os possíveis desvios de conduta que se podem estabelecer através dessas relações.
A última resolução da Coaf atinge diretamente empresas e instituições financeiras regulados pelo órgão. Os compliance pode agir de diversas formas para sustentar essa norma, como:
Agir na gestão de formulários que devem ser obrigatórios e periodicamente atualizado para que se possa acompanhar qualquer mudança de situação.
Promover treinamentos, importantes para orientar os colaboradores da cultura ética da empresa e os riscos de ser pessoa exposta politicamente.
Registrar e monitorar brindes e presentes à colaboradores para evitar a prática de suborno e desvios de conduta.
A sistematização do processo é fundamental para conseguir estar de acordo com a legislação
Como vimos anteriormente, a ampliação do universo de PEP pela Coaf inseriu uma nova e grande demanda para compliance que exige agilidade e organização para gerir os documentos e outros processos necessários.
Tarefas que se tornam muito mais custosas ou mesmo inviáveis se feitas manualmente ou por meio de plataformas limitadas.
O software da clickCompliance informatiza e automatiza todos os procedimentos internos de um programa de compliance, dando acesso a diversas funcionalidades específicas, como:
formulários de compliance distribuídos automaticamente para os funcionários
obrigatoriedade de preenchimento com cobrança automática por e-mail até ser preenchido pelo funcionário
filtros que te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção (como por exemplo quando o colaborador for uma PEP).
seção para registrar e monitorar o recebimento de presentes e brindes para colaboradores.
Uma política de compliance eficiente é capaz de promover uma série de benefícios para as organizações dos setores público e privado, assim como, do Terceiro Setor.
Na área da educação, as instituições de ensino que implantam um programa de compliance e cumprem as prerrogativas no dia a dia conseguem fortalecer a imagem institucional, aumentar a credibilidade no mercado, garantir segurança jurídica e evitar prejuízos financeiros e danos à reputação.
Os resultados são possíveis porque o programa de compliance é responsável por estabelecer regras internas para que todos os processos sejam realizados em conformidade com as leis vigentes e os funcionários mantenham uma conduta ética e responsável.
Nos últimos anos, a imprensa noticiou diferentes casos de fraudes, escândalos de corrupção e descumprimento das leis trabalhistas envolvendo instituições de ensino brasileiras. Tais situações evidenciam a necessidade do compliance para o setor da educação como forma de prevenção e combate às irregularidades.
Para entender melhor o que é o compliance na educação, como funciona, o que é necessário para implantar o programa e quais são as ações para torná-lo eficiente, reunimos as principais informações sobre o assunto neste post.
Boa leitura!
Compliance na educação
O compliance na educação tem como propósito assegurar que as instituições de ensino estejam de acordo com a legislação que abrange o setor.
No Brasil, a regulamentação é ampla. Há leis federais, estaduais e municipais. Também há diferentes órgãos responsáveis pela regulação no sistema de ensino.
Por isso, ao implantar um programa de compliance, é necessário que cada instituição avalie quais são as normas que regem o modelo de ensino oferecido.
Os órgãos responsáveis pela educação são:
Ministério da Educação (MEC);
Conselho Nacional de Educação (CNE);
Secretaria Estadual de Educação (SEE);
Conselho Estadual de Educação (CEE);
Delegacia Regional de Educação (DRE);
Secretaria Municipal de Educação (SME);
Conselho Municipal de Educação (CME).
As principais leis que abrangem o setor são:
Constituição Federal: assegura a educação como um direito de todos e um dever do Estado e da família. Também estabelece os princípios para que ela seja ministrada;
Lei nº 8.069/1990: cria o Estatuto da Criança e do Adolescente, que reafirma a educação como um direito e preconiza ações por parte das instituições de ensino em casos específicos.
Lei nº 9.394/1996: estabelece as diretrizes e bases da educação (LBD);
Lei nº 9.424/1996: aborda o Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e de Valorização do Magistério (Fundef);
Lei nº 11.494/2007: estabelece o Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb);
Lei nº 10.172/2001: aprova o Plano Nacional de Educação;
Lei nº 11.738/2008: institui o piso salarial nacional para os professores da educação básica.
Avaliação de riscos: o compliance nas instituições de ensino
O processo de avaliação de riscos é fundamental para a elaboração do programa de compliance, que irá estabelecer as medidas internas necessárias para reduzir as chances de erros e irregularidades.
Nesse sentido, é importante compreender que uma instituição de ensino, assim como qualquer outra organização, corre riscos de não estar em conformidade, seja por falhas nos processos internos ou pela postura antiética de gestores e membros da equipe.
Nos últimos anos, a imprensa noticiou casos do tipo em instituições de ensino do país:
Em 2017, as dificuldades financeiras de uma instituição particular de ensino ganharam destaque nos noticiários por conta das demissões em massa e das dívidas trabalhistas;
Em 2018, a imprensa teve acesso a vídeos, áudios, e-mail e documentos que apontavam fraudes de duas instituições de ensino superior com o intuito de aumentarem as notas no Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade);
Em 2019, o MEC informou o cancelamento de diplomas de uma instituição de ensino superior após a investigação de um esquema de fraudes;
Em 2020, a demissão de mais de 30% do corpo docente de uma instituição de ensino foi motivo para uma ação judicial movida no Tribunal Regional do Trabalho (TRT);
Em 2021, a Polícia Federal realizou operação contra a falsificação e venda de diplomas em uma instituição de ensino superior.
Como implantar o compliance nas escolas
A partir da identificação dos riscos, serão estabelecidos os procedimentos internos que devem ser seguidos por todos os funcionários da instituição. Para isso, é necessário:
Divulgar as medidas que foram criadas nos canais de comunicação interna;
Realizar treinamentos de compliance para ajudar na fixação das regras e no esclarecimento de dúvidas sobre o assunto;
Disponibilizar um canal de denúncias para o recebimento de informações sobre irregularidades a serem investigadas;
Desenvolver ações de monitoramento e aplicar avaliações de desempenho para verificar os resultados na prática.
Como tornar o programa de compliance eficiente
É importante compreender que o compliance é um trabalho realizado no dia a dia, de forma contínua. Então, mais do que criar um programa, é preciso aplicar cada ação na rotina da gestão e de cada área do ambiente escolar.
Neste sentido, o envolvimento de toda a equipe no cumprimento do programa é fundamental. Também é importante que, a partir do monitoramento e das avaliações de desempenho, o programa possa ser aperfeiçoado.
O propósito do compliance é consolidar uma cultura organizacional ética, responsável e transparente que possa:
Melhorar os processos e os resultados;
Aumentar a credibilidade da instituição;
Fortalecer a imagem institucional;
Oferecer segurança jurídica;
Evitar prejuízos financeiros decorrentes de multas, sanções e processos trabalhistas;
Evitar danos à reputação por conta de escândalos de fraudes e corrupção;
O período de fim de ano é propício à tradição da troca de presentes, mas no ambiente corporativo, essa prática pode apresentar riscos significativos.
A troca de presentes é uma prática universalmente apreciada. No cenário corporativo, porém, a simplicidade desse ato se complica.
A oferta e o recebimento de presentes e brindes demandam uma abordagem cuidadosa e estratégica para garantir que não se transformem em ações que ultrapassem as fronteiras da cortesia.
No mundo dos negócios, o ato de presentear pode, também, ter interesses secundários. Quando um presente é entregue com a intenção de que haja algum tipo de retribuição a quem o oferece, isto configura corrupção.
No entanto, como saber diferenciar as intenções de quem presenteia é uma avaliação delicada, na qual devem ser considerados o contexto e o valor do presente. A melhor forma de lidar com a situação é preparar-se para ela.
Para evitar conflitos éticos em uma empresa, é importante ter políticas claras sobre a oferta e o recebimento de brindes. O compliance tem um papel fundamental na estruturação destas regras e no monitoramento para que sejam seguidas na prática.
Para saber mais sobre o assunto, prossiga com a leitura!
Diferença entre brindes, presentes e hospitalidades
Distinguir entre brindes, presentes e hospitalidades é essencial para estabelecer critérios claros, garantindo que a concessão e recebimento desses itens não envolvam segundas intenções, protegendo assim a empresa contra possíveis sanções.
Brindes referem-se a itens de valor econômico modesto e são distribuídos de maneira generalizada, muitas vezes como cortesia, ferramenta publicitária ou parte de uma prática promocional comum.
Presentes, por sua vez, são itens de valor comercial, podendo ou não conter o logotipo da empresa, destinados a agradar uma pessoa específica.
Hospitalidadesenglobam serviços ou despesas relacionadas a transporte, alimentação, hospedagem, cursos, seminários, congressos, eventos, feiras ou atividades de entretenimento.
Empresas podem ou não receber presentes?
A resposta para essa pergunta será definida pela gestão, junto ao setor de compliance da companhia. Para isso, deverão ser criadas regras para a oferta e o recebimento de brindes.
Há organizações que estabelecem uma política de que os funcionários não podem aceitar nenhum tipo de presente. A regra tem como objetivo impedir qualquer problema para a imagem institucional relacionada à ética ou à transparência.
Outras organizações estabelecem políticas mais flexíveis, considerando que nem toda oferta de brindes tem interesses secundários. Quem opta por este posicionamento deve manter uma atenção redobrada às situações em que a oferta do brinde é feita.
Presentes caros podem induzir à responsabilidade de retribuição e, por isso, não devem ser aceitos. Brindes feitos por empresas que aguardam a renovação de um contrato, que estão em uma seleção para a prestação de um serviço ou em qualquer outro tipo de situação que esperam ser beneficiadas de alguma forma também não devem ser aceitos.
Afinal, é válido lembrar que a corrupção é definida como “ato ou efeito de corromper, suborno e oferta de algo para obter vantagem em uma negociação”.
Embora a Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/2013) não trate do assunto diretamente, o texto é considerado um marco para o compliance no Brasil. Desde a sua vigência, as organizações estão mais atentas à necessidade de implantação e consolidação de uma cultura organizacional ética, transparente e responsável.
Por isso, é necessário que a empresa tenha um posicionamento claro a respeito desse tipo de situação, estabelecendo regras seja para proibir ou permitir o recebimento de brindes.
A minha empresa pode presentear parceiros?
Esta definição também deve constar na política corporativa de oferta e recebimento de brindes. As organizações que estabelecem que gestores e colaboradores não podem receber presentes também não os oferecem.
Já aquelas que permitem o recebimento, mediante algumas condições, devem criar os critérios para presentear. Ao ofertar um brinde, é preciso ter clareza de que se trata apenas de uma gentileza, para evitar o risco da ação parecer suborno ou assédio.
Por isso, deve-se evitar:
Presentes caros;
Convites estendidos a familiares, amigos e outras pessoas que não integrem a parceria comercial;
Ofertas realizadas em período próximo a decisões importantes, como a contratação de serviços.
Estabelecendo regras claras e evitando conflitos éticos
A implementação de uma política de brindes e hospitalidades visa estabelecer uma cultura sólida de compliance, onde todas as partes envolvidas atuam de maneira íntegra e em conformidade não apenas com a legislação aplicável, mas também com os valores e a missão da empresa.
A eficácia dessa política é evidenciada pelos diversos benefícios que proporciona. Ao definir limites para a oferta e recebimento de brindes, a empresa não apenas constrói relacionamentos sólidos e transparentes com clientes e parceiros, mas também estabelece um padrão ético que permeia todas as transações.
Além disso, a política atua como uma barreira protetora contra conflitos de interesses, reduzindo a probabilidade de influências inadequadas que poderiam comprometer a imparcialidade nas tomadas de decisões. Em um ambiente de negócios onde a integridade é fundamental, a prevenção de situações que possam gerar dúvidas sobre a conduta ética é crucial.
Uma política eficaz, ao prevenir tais situações, atua como um escudo, protegendo a imagem e a credibilidade da organização.
Como criar uma política para a oferta e o recebimento de brindes
A importância das políticas de compliance e do Código de Ética na prevenção de práticas inadequadas não pode ser subestimada. Inicialmente, serão avaliados os riscos da situação para, em seguida, serem estabelecidas as normas internas.
As regras deverão constar no Código de Ética da empresa e precisarão ser seguidas por todos os colaboradores. Em casos nos quais as organizações enfrentam dificuldades para que a equipe entenda os motivos de recusar um determinado presente, é importante que o assunto seja discutido internamente e frisado por meio de treinamentos que abordem o tema.
Treinamento como forma de conscientização e engajamento
Os treinamentos ajudam a fixar as regras, aumentam o comprometimento da equipe, produzem indicadores para o setor de compliance e dão mais transparência ao trabalho feito pela empresa.
Eles são fundamentais também para envolver a equipe em temas relacionados ao programa de compliance. Um dos módulos da clickCompliance, por exemplo, oferece treinamento sobre “brindes e hospitalidades”, proporcionando esclarecimentos sobre situações que poderiam gerar dúvidas.
Monitore indicadores para avaliar a efetividade da política
Implantar a política de brindes e hospitalidades é só o começo. Monitorar o andamento e a adesão dos colegas é a chave para garantir que todos estejam na mesma página e seguindo as regras éticas estabelecidas.
Com a política já criada, o setor de compliance deverá realizar o monitoramento para coibir irregularidades, que podem ser informadas por meio do canal de denúncias. Caso isso aconteça, é aberta uma investigação.
Uma vez que seja constatado o descumprimento das normas internas, o colaborador estará sujeito às penalidades estabelecidas no Código de Ética.
O papel do canal de denúncias na identificação de práticas irregulares
Manter um olhar atento para coibir eventuais irregularidades é essencial. Essa vigilância contínua encontra um aliado poderoso no canal de denúncias, uma ferramenta que não apenas permite, mas também incentiva a participação ativa dos colaboradores.
Ao encorajar a denúncia de comportamentos irregulares, a empresa demonstra seu comprometimento em enfrentar questões éticas de maneira transparente e eficaz. Essa abordagem proativa não só identifica práticas suspeitas, mas também fortalece uma cultura de responsabilidade e integridade dentro da organização.
Gestão simplificada com foco no compliance
Processos de compliance é outro módulo da clickCompliance que pode auxiliar a sua organização. Com ele, é possível automatizar a gestão de diversos processos, como conflitos de interesses, identificação de pessoas politicamente expostas, registro de brindes e hospitalidades, além de catalogar as interações entre funcionários, a administração pública e órgãos fiscalizadores.
Esse módulo não apenas economiza tempo valioso, mas também fortalece a conformidade da empresa, assegurando que todos os processos sejam tratados de acordo com as diretrizes éticas e legais.
clickCompliance é a solução para ser mais ético e responsável
Refletindo sobre a política de brindes em sua empresa? É aqui que a tecnologia se torna uma aliada valiosa. A clickCompliance oferece módulos específicos para simplificar e fortalecer a gestão da política de brindes e hospitalidades.
A conscientização, a implementação eficaz e o monitoramento constante são elementos essenciais para garantir que a política de brindes e hospitalidades seja não apenas uma formalidade, mas uma ferramenta eficaz na promoção da integridade e compliance dentro da empresa.
Assim, a empresa não apenas fortalece sua reputação, mas também cria uma base sólida para o crescimento sustentável e relações comerciais éticas. Se quiser saber mais, entre em contato conosco ou agende uma demonstração.
De acordo com um relatório sobre corrupção no setor privado realizado pela consultora multinacional Kroll, 35% das grandes empresas consideram as violações de fornecedores e empresas parceiras o maior risco para seus programas anticorrupção.
Além disso, 58% delas já encontraram infrações éticas e legais ou o descumprimento de suas regras após uma investigação. Por isso, é fundamental que o seu programa de compliance tenha foco em monitorar e gerenciar o relacionamento dos funcionários da sua empresa com terceiros.
Terceiros do setor privado
Fazer o gerenciamento do relacionamento com terceiros do setor privado é complicado porque, no Brasil, a corrupção privada não é considerada um crime em si. Por isso, é preciso conhecer diversas leis e crimes relacionados ao setor privado.
Por exemplo, beneficiar um fornecedor sem necessidade ou benefício claro e documentado para a empresa pode ser considerado fraude no processo de compras. Além disso, no Brasil esses casos podem ser julgados como apropriação indébita, concorrência desleal, violação do segredo profissional ou estelionato.
Outro detalhe muito importante para ficar de olho nesses casos é o fato de que a corrupção privada é considerada crime em outros lugares, como nos Estados Unidos e a União Europeia. Por isso, se a sua empresa tiver atuação internacional, dependendo do local ela pode estar sujeita às leis desse país.
Terceiros do setor público
O setor público é onde o compliance de terceiros fica ainda mais perigoso. Isso porque, no Brasil, a corrupção pública é um crime bem regulamentado. A principal legislação referente a isso é a Lei Anticorrupção brasileira.
Ela responsabiliza e pode penalizar a empresa pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, seja com a intuição de cometer um crime ou não.
Um exemplo de situação de alto risco de corrupção é a licitação. Esse processo envolve um relacionamento próximo da sua empresa com a administração pública. Um processo justo de licitação é fundamental para garantir que não existam irregularidades e que a justa concorrência esteja sendo respeitada.
Uma situação exemplo que gera confusão e dá abertura para atos ilícitos é a compra emergencial, que é importante em um momento de pandemia como a do Coronavírus. Estados e municípios precisam fazer compras de equipamentos com urgência. No entanto, isso muitas vezes requer a despensa de uma licitação e coloca a operação em risco.
Em casos assim, são procedimentos legítimos, mas essas compras devem ser muito bem observadas e justificadas pelo setor de compliance para que não haja problemas no futuro.
Relacionamento com terceiros na concorrência
A concorrência é outro caso de relacionamento com terceiros, mas dessa vez é com os outros players do mercado. A legislação mais importante para esse tema é a Lei de Defesa da Concorrência, regulamentada pelo CADE.
Atividades lesivas à livre concorrência podem levar a desvalorização de ações, rescisão de contratos e responsabilização de administradores nas esferas cível, administrativa e criminal. Por isso, deve ser monitorado pelo setor de compliance.
De acordo com a Lei de Defesa da Concorrência, multas para as empresas variam de 0,1% a 20% do valor do faturamento bruto a depender da gravidade da violação. Já para as pessoas físicas administradores responsáveis pela infração, a multa será de 1% a 20% da multa aplicada à pessoa jurídica.
Algumas situações que são lesivas à livre concorrência são:
Dumping: Quando uma empresa tem posição dominante cobra preços inferiores à “média do custo variável”, ou acima do “custo variável”, mas consideravelmente abaixo do “custo médio total”, com o objetivo de eliminar o concorrente.
Cartéis: A união de concorrentes de forma a manipular o mercado para (i) aumentar preços ou impedir sua alteração, (ii) restringir a quantidade de produtos no mercado – limitar a oferta, (iii) promover divisão de mercado e (iv) coordenar a atuação em processos licitatórios (de acordo com a Lei da Defesa da Concorrência.
Como gerir o relacionamento com terceiros na sua empresa?
Uma das principais formas de ensinar regras de conduta, leis e normas internas da empresa é o treinamento de compliance. Através de aulas que expõem situações realísticas de forma lúdica e engajadora, seus funcionários aprendem como agir se um dia se encontrarem em uma situação parecida.
Além disso, é recomendável uma ferramenta online. Com isso é possível atingir todos os funcionários da sua empresa, e até terceiros. Além disso, disponibiliza indicadores em tempo real para monitoramento.
Agende uma demonstração sem compromisso da nossa plataforma e pergunte à nossa equipe sobre o nosso treinamento pronto sobre relacionamentos com terceiros!
Governança corporativa e compliance são duas estratégias muito importantes para a gestão e administração de uma empresa. São conceitos que contribuem para a longevidade e qualidade do negócio.
No entanto, às vezes é difícil entender a diferença entres eles. Diferenciar é importante para você conseguir, por exemplo:
Escolher qual a melhor estratégia para os objetivos da sua empresa
Decidir em qual das duas áreas você quer atuar
Saber qual das duas (ou nenhuma, ou as duas) é aplicada na sua empresa
Além disso, vamos abordar outro conceito importante: o programa de integridade, que costuma ser confundido com o compliance. Por isso, também vamos explicar onde ele se encaixa na estratégia da gestão da empresa e quais as suas particularidades.
O que é a governança corporativa?
A governança corporativa é uma estratégia mais ampla. Seu objetivo amplo é garantir a confiança dos stakeholders da empresa. Ou seja, mostrar para acionistas, clientes, fornecedores, o governo, seus funcionários e muito mais que a empresa é confiável.
Para conseguir fazer isso, a governança corporativa propõe objetivos menores, o de gerir a empresa com base em 4 fundamentos da governança corporativa:
Transparência: estar aberto a atender perguntas e demandas de stakeholders e ter meios de mostrar seus processos. Gera confiança e segurança.
Equidade: cobrar deveres e dar direitos a todos os stakeholders, sem diferenciação. Ou seja, tratar acionistas e clientes finais com o mesmo respeito.
Prestação de contas: estar disposta a se responsabilizar plenamente pelos seus atos. Mostra responsabilidade e preocupação.
Responsabilidade Corporativa: crescer e fazer negócios de forma eficiente, sustentável e também responsável.
O que é o programa de compliance?
O programa de compliance já é uma estratégia um pouco mais específica. Em vez de focar em cultura geral da empresa e da sua apresentação para stakeholders, o compliance foca em manter a empresa de acordo com normas e leis.
Ou seja, a governança corporativa e compliance podem ser divididos em um objetivo principal e objetivos menores que possibilitam o primeiro. No caso do compliance esse objetivo principal é estar em conformidade com todas as normas e leis.
Para alcançar isso são instituídos processos e estratégias seguindo os 9 pilares de um programa de compliance:
Através do apoio da alta administração, de controles, treinamentos, auditorias, etc., a empresa consegue estar (e provar que está) em conformidade com todas as leis que dizem respeito a ela.
Dependendo da empresa, podem existir programas de compliance mais específicos, como compliance ambiental, compliance imobiliário, compliance tributário, compliance trabalhista, compliance anticorrupção, etc.
Já em algumas empresas não é necessário ter processos e controles para cada um desses tipos específicos, podendo focar em processos e leis mais gerais. Por exemplo, a Lei Anticorrupção, que abrange todos os tipos de empresa.
Então qual é a diferença entre governança corporativa e compliance?
Que conclusão podemos tirar disso? A governança corporativa tem o objetivo de mostrar confiabilidade e responsabilidade aos stakeholders. O programa de compliance é justamente uma das formas de fazer isso. Portanto, o programa de compliance pode ser uma parte de uma estratégia maior de governança.
Mostrar os processos que a empresa mantém para estar em conformidade com leis (o programa de compliance) diminui drasticamente as chances de multas, desvalorização, falência ou problemas com reputação. Tudo isso pode afetar a confiança dos stakeholders na empresa.
Mas é importante lembrar que a governança como um todo ainda pode conter outros programas e estratégias.
O que é o programa de integridade?
Já o programa de integridade é outro conceito que pode ser confundido com programa de compliance. A diferença está, novamente, no objetivo.
Enquanto o compliance foca em estar em compliance com leis e normas, a integridade foca na prevenção a atos ilícitos e antiéticos cometidos por funcionários ou terceiros.
O programa de integridade é focado nesses colaboradores que representam a empresa, e busca criar uma cultura de ética e integridade entre eles para minimizar riscos que vêm com a corrupção ou falta de compliance.
Ou seja, atacar problemas como corrupção pela raiz do problema, na cultura da empresa e dos colaboradores. Isso é feito conforme os 5 pilares do programa de integridade:
Comprometimento e apoio da alta direção
Definição de instância responsável
Análise de perfil e riscos
Estruturação das regras e instrumentos
Estratégias de monitoramento contínuo
Como programas de compliance e integridade se relacionam?
Como entre governança corporativa e compliance, o programa de integridade pode ser uma das formas de atingir o objetivo do compliance. Por exemplo, uma das consequências da falta de compliance são irregularidades e corrupção na empresa.
Já uma das formas de corrigir é buscar resolver o problema da falta de compliance com normas e políticas corporativas, como códigos de ética, através de um programa de integridade.
Ou seja, no final, temos a seguinte relação entre os três conceitos abordados:
As políticas corporativas da empresa não duram para sempre. Legislações mudam, equipes e estratégias de Compliance mudam, etc. Como é possível, então, fazer um bom controle de novas versões ou revisões dessas políticas? E quando é preciso que os funcionários aceitem as novas políticas? Saiba a seguir como fazemos para automatizar todo esse processo.
O que é versionamento de políticas corporativas
O termo que usamos quando um documento dentro de um software, como o clickCompliance, para uma nova versão é “versionamento”. Isso acontece quando, por exemplo, uma política da empresa não necessariamente foi refeita ou se tornou outra, e nem recebeu uma pequena revisão.
É quando continua sendo o mesmo documento, porém mais atualizado e de acordo com novas normas da empresa ou novas legislações. Sabemos que hoje em dia uma das tarefas mais difíceis do Compliance Officer é manter as políticas corporativas atualizadas com o mercado.
Mas como você faz para conseguir controlar todas essas novas versões, quem já aceitou a nova, quem ainda precisa aceitar, quando uma política vai expirar, etc.? Em uma empresa com muitos funcionários e muitas políticas, esse processo pode ficar muito desorganizado.
O que o clickCompliance faz?
O clickCompliance permite colocar as políticas e documentos no portal para recolher diversos tipos de indicadores. Além disso, automatiza processos de aprovação, aceite, etc. E para o caso de políticas modificadas, existem três possibilidades.
Revisão
Quando você seleciona uma política no portal para atualizar, você pode escolher a opção versão ou revisão. Quando você escolhe revisão, significa que é apenas uma correção ou alteração que não altera o sentido. Ou seja, não é necessário que os funcionários aceitem novamente.
Por isso, o sistema não vai enviar avisos e notificações automáticos solicitando aceite, e nem vai criar uma nova política. Vai simplesmente registrar a data de atualização.
Nova versão
Já quando você seleciona a opção de versionar, significa que houve sim uma alteração do sentido da política. Isso acontece quando alguma legislação muda, ou a empresa decide fazer políticas mais flexíveis ou duras, de acordo com uma nova cultura.
Nesse caso, o sistema já vai saber que precisa pedir novamente que todos os funcionários que precisam aceitar essa política façam isso. Os dados nos gráficos serão separados por política. Ou seja, você saberá quantos funcionários e de quais áreas aceitaram as duas políticas, e quem ainda não aceitou a versão nova.
Validade
Também é possível estabelecer validade para as políticas que precisam ser aceitas no portal. Assim que atingir essa data, o processo de solicitação de aceite também vai ser iniciado automaticamente. O software registra quem já está ou não com o aceite em dia para cada política.
A possibilidade de versionamento no clickCompliance é apenas uma das funcionalidades pensadas especificamente com as necessidades do profissional de Compliance em mente. Para fazer uma gestão eficiente e organizada do seu programa de integridade, é preciso contar com uma automação que consegue atingir as tarefas do seu dia a dia.
