Treinamentos e a comunicação são uma parte fundamental para o programa de Compliance. E não somos nós que estamos falando. A CGU, em suas Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance diz que que o “investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”. Por isso, a seguir vamos explicar algumas boas práticas de compliance, treinamento e comunicação.

1. Comunicação

O que é a comunicação em um programa de integridade? O fator principal que deve ser analisado é a divulgação de políticas. E, especialmente, o cargo chefe de qualquer programa: o Código de Ética. A CGU, na mesma publicação que citamos acima, comenta a importância dessa comunicação. Diz que “os valores e as linhas gerais sobre as principais políticas de integridade adotadas pela empresa, geralmente externalizados no código de ética ou conduta, devem estar acessíveis a todos os interessados e ser amplamente divulgados”.

1.2 Algumas dicas para fazer uma boa divulgação dessas políticas são:

Campanhas de endomarketing para estimular o acesso
Disponível e visível na intranet
Versões impressas, manuais, cartilhas, cartazes, etc.
Softwares de envio de notificações e e-mails
Softwares para cobrança e coleta de aceite e leitura de políticas
Ter disponibilidade mobile para atingir mais pessoas

É importante considerar a situação de todas as pessoas na empresa. Por exemplo, funcionários que não têm acesso a computador no dia a dia podem ser atingidos por uma estratégia com um manual impresso ou um aplicativo com as políticas.

1.2 Alguns pontos para se atentar na comunicação:

Políticas escritas de forma simples e compreensível para pessoas de todas as escolaridades
Divulgações (cartazes, e-mails, etc.) sem texto ou informação demais, para uma compreensão rápida
Comunicações e políticas no idioma do local onde a divulgação está sendo feita. Se a empresa possuir filiais em outro país, é preciso ter todas as políticas no idioma local.

1.3 Divulgação do Canal de Denúncias:

De acordo não só com a publicação da CGU, mas também os profissionais e organizações do setor de Compliance, é imprescindível divulgar um Canal de Denúncias. Por exemplo, na publicação do órgão está escrito que o “Investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”.

Essa divulgação serve para aumentar a cultura de integridade na empresa, engajar funcionários e ainda aumentar a descoberta de ilicitudes na empresa. Tudo isso é motivo para considerar a divulgação do Canal de Denúncias um dos fatores que julga a efetividade do programa de compliance.

1.4 Canais de comunicação:

Outro ponto avaliado na hora de analisar a efetividade do Programa de Compliance é a existência de canais de interação. Ou seja, um espaço onde funcionários podem tirar dúvidas e conhecer um pouco mais sobre as normas da empresa e o próprio programa.

1.5 Exemplos de canais:

Hotlines com atendentes para atender o telefone e tirar dúvidas
E-mail da equipe de Compliance para receber dúvidas
Palestras e encontros presenciais
Um atendente virtual 24h (ChatBot)

É importante que esses canais sejam gratuitos e abertos para todos da empresa, inclusive terceiros, que agora são um grupo importante para programas de Compliance. Além disso, esses canais também precisam ser facilmente acessíveis e amplamente divulgados. As mesmas estratégias de divulgação das políticas e do Canal de Denúncias podem ser usadas.

2. Treinamentos

A segunda parte do trio compliance, treinamento e comunicação são os Treinamentos de Compliance. Eles são uma peça chave para garantir uma avaliação positiva na análise de efetividade do programa de integridade. No art. 42, inciso IV, do Decreto Federal nº. 8.420/2015, foi estabelecido que treinamentos periódicos fazem parte da avaliação da efetividade de um programa de Compliance. Inclusive, foi considerado um fator relevante nas empresas que receberam o selo Pró-Ética.

Além disso, a CGU diz que “dirigentes, funcionários, e até mesmo, em casos apropriados, terceiros responsáveis pela aplicação das políticas, devem ser devidamente treinados”.

Na publicação da CGU Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance, são detalhadas algumas perguntas que você deve fazer sobre os treinamentos na sua empresa.

2.1 Perguntas para se fazer sobre treinamentos, de acordo com a CGU:

Os membros da alta direção participaram de treinamentos sobre o programa de integridade nos últimos 12 meses?
Foram realizados treinamentos sobre o código de conduta/ética para os empregados e administradores nos últimos 12 meses?
Esses treinamentos alcançaram, pelo menos, 50% dos empregados?
A empresa apresentou um planejamento para realização de treinamentos relacionados ao programa de integridade?
A instância responsável pelo programa de integridade participa do planejamento, elaboração, aplicação e/ ou contratação dos treinamentos sobre temas de integridade?
Existem controles para verificar a participação dos empregados nos treinamentos?
Existem mecanismos para verificar a retenção dos conteúdos abordados nos treinamentos?

É possível notar a importância que a CGU dá para treinamentos nos próprios comentários que foram feitos durante a avaliação das empresas que receberam o selo Pró-Ética.

2.2 Pontos positivos de empresas Pró-Ética:

“Os treinamentos são elaborados e aplicados de acordo com o público alvo, adotando metodologia e conteúdo às necessidades e especificidades tanto da alta direção (casos em que podem ser em língua estrangeira), quanto dos funcionários horistas da fábrica.”
“O Código de Conduta da empresa é tratado de forma mais didática até mesmo por meio da utilização de histórias em quadrinhos (Gibi).”
“Os treinamentos sobre as políticas de conduta ética nos negócios previstas no Programa de Compliance são extensivos aos parceiros de maior risco da empresa, via web.”
“A empresa realiza treinamentos voltados aos diversos públicos de acordo com suas atividades e de acordo com a necessidade de interação com os stakeholders.”
“Fornecedores e pessoal terceirizado também são alcançados por capacitações de Compliance sobre a política de conduta de fornecedores, o uso dos canais de denúncia de forma responsável, além de serem destinatários de palestras e eventos presenciais em todo território nacional.”
“A empresa comprovou que aos funcionários terceirizados se aplicam os mesmos treinamentos realizados para os funcionários celetistas da empresa.”

2.3 Como aplicar esses pontos na minha empresa?

1) Dados e métricas

Como as perguntas sugeridas pelo CGU mostram, uma parte importante para mostrar ao órgão que o treinamento é eficaz é ter um bom controle. Como você sabe se os treinamentos alcançaram pelo menos 50% dos funcionários? Você sabe qual funcionário fez qual treinamento? A forma mais eficiente de juntar esses dados é usar softwares que coletam essas informações para você, ou organizar em planilhas manualmente.

2) Comunicação efetiva

A comunicação dos treinamentos faz parte da comunicação do programa de integridade em geral. Por isso, é sempre lembrar de divulgar os treinamentos quando fizer a divulgação geral. Você pode usar as dicas que listamos acima na parte de comunicação.

3) Grupos e audiências dos treinamentos

Parte do controle de seus treinamentos é atingir os funcionários certos para cada treinamento. Ou seja, preciso ter alguma forma de direcionar cursos sobre compras, por exemplo, ao setor responsável por compras. E isso sem deixar de poder atingir todos com cursos gerais sobre o Código de Ética da empresa.

4) Treinamentos em diversos formatos lúdicos

Uma coisa que a CGU notou em uma empresa foi o uso de HQ’s em treinamentos. Isso porque engaja melhor o funcionário, e prende a atenção ao conteúdo que está sendo passado. Portanto, é importante ter formatos lúdicos e interessantes no seu treinamento, como vídeos em animação, por exemplo.

No geral, o que percebemos é que a aplicação do trio da CGU, compliance, treinamento e comunicação, não é tão complexo. Inclusive, existem soluções que automatizam grande parte das especificações que o órgão prioriza. Que tal fazer uma demonstração gratuita e sem compromisso do nosso software?

Compliance, Treinamento e Comunicação