Anticorrupção, Governança de Documentos

Políticas corporativas

Para se entender quais os custos com políticas corporativas no compliance, é importante saber quais documentos, registros, normas e procedimentos você precisa ter. Assim, você consegue perceber qual será a complexidade da gestão desses, e quais leis você precisa acompanhar e conhecer.

A principal política que toda empresa deve ter é o Código de Ética e Conduta. Ele vai refletir de forma completa e geral os valores da empresa. É o que consolida a cultura da empresa, e normalmente é o guia do programa de compliance. Uma dica tendência é incluir a voz do presidente da empresa. Isso reafirma o compromisso da direção com o compliance e com os valores em si.

Já as outras políticas podem variar dependendo da empresa. Uma avaliação de riscos, que normalmente é feita no início da construção do programa de compliance, pontua os locais de maior risco na empresa. E é com essa informação que devem ser escolhidas as outras políticas. Por exemplo, uma empresa que não possui nenhum relacionamento com a administração pública não precisa de documentos referentes a licitações. Mas se lida com fornecedores ou terceiros, precisará de normas para lidar com essas situações.

Gestão de documentos

Algumas pessoas podem acabar não dando a devida importância à gestão das políticas corporativas no compliance. Para garantir a conformidade e a organização, você precisa ter total controle sobre as versões de cada política, de quais funcionários leram e aceitaram ou não, quando isso aconteceu, a validade da política que os funcionários aceitaram, novas normas e legislações que podem influenciar esses documentos, e muito mais.

Antigamente, tudo isso era feito manualmente, com uma equipe jurídica e muito papel para ser arquivado. Mas as LawTechs estão chegando com tudo para otimizar os processos do setor e diminuindo gastos. O próprio clickCompliance é um software que faz todas as funções descritas acima e mais algumas, aumentando a produtividade do trabalho e reduzindo gastos com pessoal. E ainda tem painéis e relatórios que ajudam a medir a eficácia do programa. O custo depende do tamanho da empresa.

Outro benefício importante de uma gestão de documentos de compliance otimizada é a divulgação eficaz da cultura de ética pelos funcionários. Com uma gestão bem controlada, os funcionários estão sempre em contato com novas políticas ou atualizações.

Legislação

Provavelmente o maior perigo de gastos com a documentação de compliance é com legislações. As multas e outras sanções decorrentes de uma falha no programa de compliance podem falir uma empresa dependendo da gravidade. A principal lei brasileira que regula o compliance é a Lei Anticorrupção. A multa pode ser até 20% do faturamento bruto da empresa, mas depende de diversos fatores.  E ela inclusive permite diminuições na multa e acordos de leniência de acordo com o nível do programa de integridade. A documentação é uma prova importante do comprometimento da empresa com o programa.

De acordo com a própria lei, “Serão levados em consideração na aplicação da multa, por exemplo, a existência de Programas de Compliance, com mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Ou seja, só as perdas em produtividade decorrentes de uma má gestão dos documentos já é um custo alto demais para uma empresa não se prevenir. E isso sem contar o que é gasto com pessoal e, no pior dos casos, penalidades jurídicas. Se quiser saber mais sobre  o tema, veja o nosso webinar on demand sobre a gestão de documentos em um programa de compliance.