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Anticorrupção, Programa de Integridade
O uso de um sistema de compliance traz diversos benefícios para a empresa. Aumento da produtividade da equipe, aumento da qualidade do trabalho e redução de custos são apenas alguns.

Por exemplo, apenas procurar arquivos em papel pode ocupar até 40% do tempo de um funcionário de escritório. Além disso, de acordo com a Thompson Reuters, 61% do tempo de um compliance officer é gasto em ‘Outras tarefas de conformidade’. Ou seja, em vez de se dedicar a tarefas mais qualitativas, se ocupam com tarefas como gerenciamento de projetos.

Mas a adoção de uma ferramenta de compliance também tem grandes impactos não só na empresa, como no meio ambiente e na sociedade. A seguir, vamos explicar como se dá cada um desses benefícios.

Impactos ambientais de um sistema de compliance

A adoção de softwares e tecnologia nos processos da empresa permite uma grande redução na quantidade de papel usada.

Além disso, reduzimos o uso de outros acessórios descartáveis relacionados ao uso de papel. Por exemplo, muitos clipes de papel, que são feitos de alumínio, são altamente descartáveis e raramente são reciclados.

De acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA, o mundo produz 300 milhões de toneladas de papel por ano.

Dessa quantidade, os tipos encontrados em ambiente escolar ou de escritório, como papel de copiadora, impressões e blocos de notas constituem a maior parte de produtos de papel e resíduos em aterros sanitários.

Já no compliance especificamente, em organizações de alta conformidade, esse uso é especialmente alto. Um estudo estimou que o funcionário médio do setor bancário usa 40.000 folhas de papel por ano.

Isso é ainda mais preocupante quando pensamos que aproximadamente 45% do papel usado nos escritórios acaba no lixo antes mesmo do final do dia.

A transformação digital e o uso de softwares que digitalizam processos manuais como formulários, documentos e planejamentos, ajudam a estimular os “paperless offices”, ou escritórios sem papel.

Começar esse processo em setores como o compliance, que lida com grandes quantidades de documentos, formulários, políticas, etc., e é conhecido por ser altamente burocrático, incentiva uma cultura mais ecológica no resto do escritório.

Como a sociedade muda quando você adota um sistema de compliance

O compliance em geral busca não só a adequação dos processos das empresas a normas, mas a introdução e manutenção de uma cultura de ética, transparência e integridade no mundo corporativo.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte e a International Chamber of Commerce – Brasil, a cultura organizacional foi destacada como o principal fator de prevenção a incidentes de fraude ou irregularidade. Já o segundo lugar ficou com a adesão das lideranças às práticas de compliance.

Um sistema de compliance consegue integrar a empresa, trazendo a alta direção mais próxima dos funcionários. Através de treinamentos virtuais promovidos por membros da liderança, ou até um e-mail automático assinado pelo diretor, fica possível mostrar como essas pessoas valorizam a cultura do compliance sem comprometer suas agendas cheias.

Quando os funcionários confiam mais na alta direção, confiam mais na empresa. Além disso, a corrupção dos líderes das empresas criou uma forte descrença nos benefícios de levar uma vida ética dentro e fora do trabalho. Mas quando os diretores mostram seu comprometimento, podem inspirar uma cultura que transpassa as barreiras do escritório.

Outro impacto social dos sistemas de compliance é estimular a adoção de tecnologias cada vez mais inovadoras em ambientes que ainda não possuem esse hábito. A partir disso, provocamos mudanças no formato do trabalho daqui para frente.

Por exemplo, um estudo da Information Services Group (ISG) mostrou que a Automação de Processo Robótica (RPA) permite que empresas executem processos de negócios cinco a dez vezes mais rápido com uma média de 37% menos recursos.

No entanto, o estudo ressaltou que esses ganhos de produtividade não estão resultando em perda de empregos. Eles permitem que os funcionários lidem com tarefas de maior valor e em maior volume.

Ou seja, a tecnologia tem a capacidade de melhorar a forma como trabalhamos e os resultados do nosso trabalho, que não só nos torna mais satisfeitos com o trabalho, como nos permite focar em atividades mais interessantes. Isso melhora nossa relação com o ambiente de trabalho e nos torna mais felizes em geral.
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Fique por Dentro
Estamos sorteando um exemplar do livro “O que é compliance? Conceitos e ferramentas na visão de um Auditor Interno”, de Rui Bezerra. Abaixo, seguem 5 motivos para ler essa obra e participar do nosso sorteio. Além disso, você vai entender que o compliance deve andar junto com a auditoria interna, e as duas áreas devem aprender uma com a outra para realmente fazerem a diferença na empresa.

1: O autor é veterano em auditoria interna e compliance na prática

O primeiro motivo para ler esse livro é porque o autor tem mais de 15 anos de experiência na área da auditoria interna. Isso é substancial principalmente devido ao fato de que o próprio compliance só tem sido valorizado nas empresas recentemente.

Segundo pesquisa feita pela consultoria Deloitte em parceria com a ICC Brasil, a adoção de medidas de conformidade em negócios de pequeno e médio porte saltou de 2% para 20% entre 2012 e 2017. Ou seja, em 2012 apenas 2% dessas empresas tinham medidas de compliance.

Além disso, muita coisa evoluiu desde que essas práticas começaram a ser implementadas. É interessante entender a auditoria interna pelo ponto de vista de alguém que acompanhou as mudanças e sabe dizer exatamente o que funciona e o que não funciona.

2: O livro se baseia na realidade, não na teoria

Uma característica interessante do livro é que ele não é uma obra acadêmica, como muitos livros disponíveis sobre o mundo jurídico. Os conceitos têm embasamento na experiência do autor, além de falar sobre ferramentas.

É impossível entendermos as ferramentas que podem ser utilizadas no compliance sem descrever por que e como elas funcionam no nosso dia a dia. É importante poder aplicar seu conhecimento adquirido de forma prática e rápida, visto que o compliance é uma área essencialmente de processos, ou seja, de trabalho prático.

3: A entrada em vigor da LGPD continua próxima

Tudo que falamos sobre o compliance nos últimos anos está relacionada à LGPD. É uma das principais preocupações de todas as empresas atualmente, visto que ela diz respeito a um mundo complexo e desconhecido pela maioria dos profissionais (do compliance e sem ser do compliance): os dados e o mundo digital.

Outro motivo fundamental para ler esse livro quando a sua preocupação é a LGPD é o fato de ele introduzir ferramentas para o compliance. Quando o compliance precisa começar a se preocupar com dados, e em muitos casos o Big Data, é imprescindível começar a buscar ferramentas.

Sejam para automatizar processos ou simplesmente colocá-los em prática, se não houver uma pesquisa e aplicação boa de ferramentas de compliance, sua adequação à LGPD não estará sólida nem confiável. 

4: O uso de ferramentas na área deve aumentar para 62%

De acordo com a pesquisa de 2018 da Profissão de Auditoria Interna da PwC, muitas funções de auditoria interna estão adotando novas tecnologias. Por exemplo, no relatório estimaram que, até 2020, o uso de ferramentas tecnológicas de governança, gerenciamento de riscos e conformidade subiria de 23% para 62%.

A previsão era e continua sendo de adoção cada vez maior de ferramentas para o compliance, evoluindo dos procedimentos e planilhas mais básicos para opções mais sofisticadas. É importante estar por dentro dessa mudança que acontece cada vez mais rapidamente.

5: Uma pandemia é um bom momento para novos aprendizados

Entre todas as complicações de uma pandemia, um ponto positivo que podemos observar é o fato de todos terem mais tempo em casa devido ao home office e a quarentena. Além disso, podemos aproveitar para estudar até sentirmos mais confiança em poder sair livremente.

Outro motivo muito importante para ler esse livro é o fato de que a pandemia deve revolucionar o modo como vivemos e como trabalhamos. Sem contar como o compliance vai operar daqui para frente.

Sejam novas ferramentas, políticas inéditas ou simplesmente o trabalho remoto, precisamos mais do que nunca nos atualizar para enfrentar as novidades que estão por vir.

Participe do nosso sorteio de um exemplar, ou compre o livro.
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Como fazer
O mercado de Governança, Riscos e Compliance (GRC) tem crescido no mundo, e no Brasil especialmente. Isso por causa da onda de exigências cada vez maior por programas de Compliance mais complexos, bem estruturados e confiáveis.

Leis mais antigas, como a Sarbanes-Oxley (SOx), já apontavam a necessidade de mecanismos de gestão mais refinados. Agora, com a Lei Anticorrupção no Brasil, ficou ainda mais específica a necessidade de procedimentos e ferramentas GRC para empresas.

É sempre importante relembrar que a Lei Anticorrupção fala detalhadamente que ter um programa de Compliance com procedimentos claros é importante para reduzir sanções e multas. E, na maioria das empresas, isso significa usar pelo menos algumas ferramentas de GRC.

Vale a pena investir?

1 – Indicadores

O uso de ferramentas de GRC para a gestão do seu programa tem um benefício que é particularmente importante. O registro e a produção de indicadores são um diferencial do uso de tecnologia, já que dados manuais além de serem mais escassos e difíceis de obter, podem ser imprecisos.

A sua empresa pode se encontrar sob investigação (interna ou externa) ou sob monitoramento a qualquer momento. As entidades que realizam essas ações vão precisar ter acesso a dados e vão querer conhecer o seu programa de Compliance. Com o uso de ferramentas de qualidade, essas evidências ficam armazenadas, organizadas e a fácil acesso.

Tudo isso é sem contar as recentes leis federal (Lei Anticorrupção) e estaduais que dizem que empresas que não têm Programa de Compliance não podem fazer negócios com esses governos. Usando ferramentas de GRC, a prova da qualidade do seu programa fica em mãos e a rápido acesso.

2 – Gestão e Proteção de Dados

Outra preocupação que se tornou a primeira na lista de muitos executivos é a proteção de dados. A maioria das empresas possui um banco de dados sobre clientes, parceiros, funcionários, etc. E com a facilidade da tecnologia, esses bancos crescem cada vez mais e se tornam cada vez mais complexos.

Infelizmente, esse aumento no volume não foi acompanhado por medidas de segurança, e acompanhamos todos dia os escândalos de vazamento decorrentes disso. Agora, no Brasil, entrará em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A nova lei obriga empresas a tomarem providências para proteger esse enorme volume de dados.

Para isso, é impossível não recorrer tanto a especialistas, quanto a ferramentas adequadas. Nesse setor existem ferramentas de Big Data e segurança de dados em geral que ajudam a criar procedimentos de criptografia, segurança e organização dos dados de acordo com a quantidade.

3 – Gestão de Riscos

A Gestão de Riscos é um pilar do Programa de Compliance, e um dos 3 membros do GRC. Ou seja, é uma estratégia que precisa ser pensada e construída com cuidado. Apesar de ser bastante complexa e envolver uma série de procedimentos independentes, existem ferramentas que automatizam esses processos. Isso torna o trabalho de Gestão de Riscos muito mais fácil.

Por exemplo, algumas fazem a análise de dados e relatórios financeiros, e usam a Inteligência Artificial para identificar e reportar anomalias que podem ser sinal de fraude. Além disso, tem outras que analisam planos e projetos de produtos, serviços, etc. e classificam possíveis riscos antes mesmo da implementação.

4 – Gestão de Políticas e Documentos

Por fim, existem também as ferramentas de Gestão de Políticas e Documentos. Essas políticas corporativas são outro pilar dos programas de Compliance, e um dos primeiros passos na estruturação de um programa de Compliance. Por isso, a gestão delas precisa ser feita com cuidado.

Uma das possibilidades de ferramentas GRC é o próprio clickCompliance. O módulo de Governança de Documentos reúne todas as políticas e documentos da empresa, e facilita a gestão com fluxos de aprovação, possibilidade de revisão e versionamento, coleta automática de aceites, etc.

Tudo isso é importante para o GRC porque cria procedimentos seguros e organizados, além de resultar em evidências fáceis de interpretar e disponíveis para exportar quando necessário.

Então, vale a pena investir?

A resposta dessa pergunta na verdade vai depender da sua empresa. Na maioria dos casos, vale a pena sim investir em ferramentas. Elas diminuem custos com pessoal e perdas resultantes de burocracia e falta de eficiência. Além disso, ajudam a alcançar as demandas das legislações cada vez mais exigentes e específicas.

Para escolher, é preciso analisar as necessidades e prioridades do seu Programa de Compliance. Isso pode depender do tamanho da empresa, o setor, o produto ou serviço que realiza. O importante a se lembrar é não contratar ferramentas demais. Isso pode não ser sustentável financeiramente.

Além disso, pequenas empresas costumam conseguir realizar muitas tarefas manualmente. Para elas, então, pode não valer tanto a pena investir em ferramentas GRC. No final, o importante é conhecer o que está disponível no mercado e tomar uma decisão baseado nas suas necessidades para ver quais e quantas ferramentas valem a pena investir para a sua empresa.

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