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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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Como fazer, Funcionalidades, Governança de Documentos
Com o objetivo de minimizar os impactos da pandemia do COVID-19 na economia e na sustentabilidade das empresas, o governo anunciou uma nova Medida Provisória que permite a flexibilização dos contratos de trabalho.

A Medida Provisória 936/20 institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda e permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

É importante lembrar que essa nova MP foi considerada inconstitucional por alguns partidos e políticos, já que esse tipo de mudança no contrato teria que ser feita com acordo coletivo e o envolvimento do sindicato, não individualmente.

O ministro Ricardo Lewandowski determinou que terão validade os acordos individuais se houver anuência dos sindicatos em até dez dias, a partir da notificação. No entanto, agora o STF decidiu que para realizar o acordo não será necessária a intermediação com o sindicato.

Qual o impacto disso para o compliance?

A flexibilização dos contratos de trabalho terá que que ser feita individualmente com cada trabalhador. Será necessário fazer a distribuição e recolher a leitura e aceite dos contratos individuais que formalizam essa mudança temporária no contrato.

Isso garante que a ciência do novo acordo esteja documentada para apresentar no caso de alguma auditoria ou investigação, por exemplo. Também é uma importante evidência em casos relacionados ao compliance trabalhista.

Como fazer isso com o home office?

Normalmente isso seria feito de forma manual. Ou seja, os novos contratos seriam impressos e entregues aos funcionários para serem lidos e aceitos. Isso é mais indicado para empresas com poucos funcionários. 

No entanto, esta alternativa foi criada justamente por conta da pandemia e da impossibilidade do trabalho normal e/ou presencial. Ou seja, para que esses novos acordos e declarações sejam feitos, será preciso uma maneira eficaz de fazer remotamente.

Apesar de não ser ideal, é possível fazer uma declaração para cada funcionário em PDF, enviar para o funcionário e pedir para que ele imprima.

Depois, ele assina, escaneia novamente e envia como PDF para o compliance. No entanto, fazer isso em grande escala se torna ineficiente e muito difícil de controlar.

Outra forma de fazer essa gestão de contratos é enviando o conteúdo do contrato por e-mail e solicitando uma resposta com a aprovação expressa do funcionário. No entanto, seria preciso organizar os e-mails de todos os funcionários da empresa inteira.

Além disso, seria preciso organizar todas as respostas individuais de todos esses funcionários e imprimir para guardar com o contrato físico.

As chances de se perder algo em uma empresa com muitos funcionários ou com diferentes filiais, etc. seria enorme, sem contar todo o trabalho manual do profissional de compliance.

Qual a melhor forma de gerir esses contratos?

No entanto, a forma mais indicada de fazer a gestão desses contratos de forma remota é adotando uma tecnologia própria para isso. Principalmente para empresas maiores.

Isso vai garantir uma organização muito maior e mais eficiência no processo de distribuição e recolhimento.




Seja um sistema de gestão de contratos, GED ou um software próprio para o compliance, como o clickCompliance, é o que vai garantir que o trabalho seja bem feito e rápido. Isso é o que precisamos no momento, já que a MP é uma medida “emergencial”.

Com o clickCompliance, por exemplo, o envio do contrato para funcionários é automático. A única configuração necessária é escolher um grupo pré-configurado que deve receber.

A cobrança do aceite também é feita automaticamente pelo sistema. E com a nova funcionalidade do clickCompliance, não é preciso inserir nenhuma variável de dado pessoal no documento. O sistema coloca essas informações sozinho.

Ou seja, só é preciso colocar o texto do documento e avisar onde estarão as variáveis, que serão dados pessoais do funcionário. O contrato será enviado com as informações personalizadas para cada funcionário de forma automática.


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Como fazer, Governança de Documentos
Vamos imaginar uma situação de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais e algumas políticas específicas para determinados setores. Além disso, tem documentos como normas, atas, regulamentos, etc., que também precisam ser vistos, lidos e aceitos por determinados funcionários. Nesse caso, terá que ser feita uma Gestão de Documentos.

Nós entendemos perfeitamente o quanto é complexo fazer a gestão de todos esses documentos. Por isso, o clickCompliance tem um módulo de Governança de Documentos que se baseia em softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

No entanto, é cheio de funcionalidades especificamente pensadas para o setor de Compliance. Por exemplo, versionamento de políticas, fluxos de aprovação das políticas e gráficos e relatórios de aceites. Vamos explicar tudo em detalhes a seguir.

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos?

GED é uma técnica administrativa que busca tornar acessíveis e bem organizados todos os documentos de uma empresa.
Fica tudo em um mesmo local e acessível por todos os colaboradores, além de estar em pastas e subdivisões de acordo com a necessidade da empresa.

Isso ajuda a tornar o dia a dia mais organizado e eficiente. Reduz burocracia, perda de tempo buscando documentos e reduz a ocupação de espaço físico com pastas e armários.

Ainda por cima, os documentos ficam guardadas para sempre e nas mesmas condições. Só precisam ser impressos quando necessário.

O que o clickCompliance faz?

O módulo de Governança de Documentos do clickCompliance usa como base o o GED, mas vai além disso com funcionalidades pensadas para otimizarem especificamente a gestão de documentos do dia a dia do Compliance.

Coloca na nuvem

O clickCompliance fica hospedado na nuvem da Microsoft, o Azure. Isso torna o acesso possível de qualquer dispositivo em qualquer lugar, bastando ter acesso à internet. É também o que permite as constantes atualizações e melhorias que fazemos no sistema.

Divisões em pastas

É claro que não poderia faltar o básico. Você pode classificar cada documento no portal em um tipo de documento (Ata, normativo, manual, política corporativa, etc.), e por setor (documentos financeiros, de compras, de RH, etc.). E isso não é só para os administradores, os funcionários também acessam organizados assim.

Além de ser mais organizado, essa divisão de tipos de documentos pode ser replicada nos seus gráficos e indicadores, facilitando a visualização de acordo com a organização que a sua empresa acha melhor.

Fluxos de aprovação

O fluxo de aprovação é uma estrutura interna que permite o escalonamento da aprovação de alguma nova política ou documento, ou alguma mudança, de acordo com a hierarquia interna da sua empresa.

Ou seja, vamos supor que uma nova política do setor financeiro será adicionada ao clickCompliance. A primeira pessoa que precisa aprovar receberá a notificação para fazer isso. Depois a próxima pessoa e assim em diante até ter sido aprovada pelo topo da hierarquia configurada.
Se houver mudança ou for reprovada, o fluxo volta do início. Só ao ser totalmente aprovada ela é publicada.

Controle de validade

O portal também permite configurar a validade de um documento ou política. Quando esse tempo passar, será preciso que todos os colaboradores que precisam aceitar ela reaceitem. Tudo isso de forma automática, sem o profissional de Compliance precisar se preocupar.

Versionamento

Também é possível fazer revisões no portal ou criar novas versões de documentos. Ou seja, se um documento que precisa ser aceito for alterado tanto que mudou o sentido do conteúdo, você marca como uma versão.

Assim, vaio passar novamente pelo fluxo de aprovação e todos que precisam aceitar o documento novamente vão receber uma notificação para fazer isso.

Já se for uma alteração pequena, como uma correção, você marca como uma revisão. Assim não será preciso passar pelo fluxo de aprovação nem ser aceita de novo.

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