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Como fazer, Governança de Documentos, LGPD
Com a chegada da LGPD, já está mais do que na hora de dar o primeiro passo na adequação da empresa a essa lei, a atualização da política de compliance da empresa. É importante fazer uma revisão para garantir que o código de ética e outros documentos estejam adaptados à lei de proteção de dados pessoais.

A seguir vamos explicar o que é preciso para fazer uma política de compliance de privacidade de dados boa e sustentável.

Conheça o público

Essa etapa é extremamente importante por alguns motivos. Primeiro você deve se fazer essa pergunta: Essa política será para o público interno ou externo? Ou seja, serão funcionários da empresa que vão ler e aceitar, ou serão titulares de dados, cujos dados são tratados pela sua empresa?

Nós vamos explicar como fazer a melhor política interna de privacidade de dados. Para ela, é também importante mapear outras características do público, como:

  • Faixa etária
  • Acesso à internet e plataformas digitais
  • Níveis de escolaridade

Esses indicadores vão te ajudar a entender que tipo de linguagem usar na política, onde deixá-la disponível para consulta, e mais. É importante lembrar que a LGPD detalha a importância da política de compliance ser compreensível e a fácil acesso. Para isso, a ANPD vai considerar a coerência dos meios com o público-alvo.

Por exemplo, se grande parte do corpo de funcionários da empresa não tiver acesso à internet ou não tiver fluência digital, não faz sentido disponibilizar a política em um meio digital. Pode ser impressa e entregue pessoalmente, colado em painéis, etc.

Mapeie os dados tratados

Outro tópico muito importante que a lei geral de dados pessoais brasileira especifica é a importância de deixar claro os dados que podem ser tratados, de que forma, e com que finalidade.

Para poder avisar aos seus funcionários o que eles podem ou não podem fazer, primeiro será preciso mapear quais as necessidades da empresa em relação à coleta e ao tratamento dos dados. Existem relatórios, como o ROPA e RIPD que são feitos pelo compliance e detalham essas informações.

Tendo tudo isso claro antes de criar a política ajuda a deixar os cenários da política de privacidade de dados coerentes com a realidade da sua empresa. Com isso, os funcionários conseguem aplicar suas diretrizes no dia a dia.

Hospedagem acessível

A hospedagem ideal depende muito do tipo de trabalho que os funcionários na sua empresa realizam e a quais os meios eles têm acesso no dia a dia. No entanto, quando o assunto é o acesso a dados e a proteção desses, é provável que estejamos falando da área administrativa.

Essa área costuma trabalhar no computador e a utilizar e-mail corporativo, ter acesso a softwares, etc. Por isso, é possível utilizar de meios digitais para hospedar a política. Isso tem alguns pontos positivos:

  • Facilidade de acesso à política
  • Possibilidade de controle de aceites
  • Facilidade de divulgação
  • Possibilidade de coleta de outros indicadores sobre a política
  • Registro digital da existência, leitura e aceite da política
  • Versionamento e controle de revisões/versões

Isso é sem dúvidas um ponto positivo para a sua empresa caso ela seja investigada. É fácil mostrar que funcionários têm fácil acesso às regras da empresa sobre como tratar dados, além de mostrar indicadores.

Incluir tópico sobre home office

Com a adoção cada vez maior do home office, o controle do acesso a dados é um pouco diferente do que quando toda a empresa acessa um servidor físico. Por isso, as novas regras e boas práticas da empresa para o home office devem ser detalhados em um tópico (ou política, dependendo da necessidade) específico.

Versionamento

Quando o assunto é dados, os procedimentos são complexos, devem ser constantemente atualizados e ainda por cima devem acompanhar as mudanças na legislação. Como a legislação brasileira ainda não é madura, é provável que aconteçam mudanças de acordo com o cenário nacional e internacional.

Para evitar constantes revisões, recomendamos fazer suas políticas de compliance de acordo com as legislações mais completas. No caso da proteção de dados, é a GDPR. No entanto, com ferramentas e softwares, você pode registrar e automatizar a coleta de aceites de versões e revisões da mesma política.

Com o clickCompliance, por exemplo, é só configurar o público-alvo da política, de acordo com os grupos já existentes no seu Office 365 ou Gsuite. A política é enviada para aceite, e quando é revisada mantém o registro da versão antiga após automaticamente solicitar o aceite da versão nova a todo o público-alvo.


 
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Fique por Dentro, LGPD
O privacy by design é um conceito que começou a aparecer bastante recentemente, inclusive no compliance. Apesar de ser originalmente pensado para setores da tecnologia, se tornou muito importante para quem trabalha com regulamentação.

Isso porque a General Data Protection Regulation (GDPR), que originou a LGPD, menciona a estratégia nominalmente e explica a importância dela para a proteção de dados pessoais.

O que é privacy by design?

O privacy by design é uma abordagem à engenharia de sistemas que, basicamente, diz que um produto ou sistema precisa ser pensado para proteger os dados dos usuários desde sua concepção.

Ou seja, o sistema teria que ser criado já pensando em salvaguardas e funcionalidades para proteger os dados.

Para que isso seja feito de forma padronizada e para guiar os engenheiros de sistemas, existem os pilares do privacy by design:

  • Proativo não reativo; preventiva não corretiva: No privacy by design, não existe a reação a problemas de privacidade e sim a antecipação dos problemas. Também conta com monitoração para identificar riscos e constantemente criar soluções antecipadamente;
  • Privacidade incorporada ao design: O usuário terá o controle para alterar as configurações padrão e optar por fornecer ou não seus dados sem perder o acesso ao produto ou serviço;
  • Funcionalidade completa: O produto ou serviço deve ser plenamente utilizável se o usuário não alterar as configurações de privacidade. Não pode haver vantagem ao usuário caso altere a configuração de privacidade.
  • Segurança de ponta a ponta: Quando o usuário autorizar a coleta de algum dado, o tratamento deve ser de forma segura durante todo o ciclo de vida do dado;
  • Visibilidade e transparência: O produto ou sistema precisa, obrigatoriamente, ser facilmente auditável por terceiros, como organizações de fiscalização. É preciso que a empresa tenha forma de apresentar evidências de seus esforços em proteger os dados pessoais;
  • Respeito pela privacidade do usuário: Devem ser estabelecidas diretrizes de segurança da informação que assegurem: confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados e informações durante todo o ciclo de vida;
  • Privacidade como configuração padrão (Privacy by Default): Essa é uma garantia dentro do desenho da privacidade.

O que tem a ver com a LGPD?

O privacy by design tem a ver com a LGPD porque tem a ver com a GDPR. Na lei brasileira, não é citado o conceito nominalmente, mas as referências diretas aos princípios são perceptíveis.

Já na lei europeia, no Artigo 25 intitulado “Data protection by design and by default” é dito que:

“O controlador deve, tanto no momento da determinação dos meios de processamento quanto no próprio processamento, implementar medidas técnicas e organizacionais apropriadas […] para implementar princípios de proteção de dados […] de maneira eficaz e integrar as salvaguardas necessárias ao processamento”.

Ou seja, mesmo que não dito explicitamente na nossa lei, fica bem detalhado os processos e princípios como obrigação das empresas.

Além disso, como a GDPR é mais abrangente, é uma boa prática se basear principalmente nela para implantação de programas de compliance de privacidade de dados.

No entanto, é importante lembrar que a LGPD tem suas particularidades, e empresas precisam conhecer bem ela também.

Qual o dever do profissional de compliance?

Por enquanto, o que vimos é principalmente relacionada à concepção de produtos e sistemas. Por exemplo, que o sistema da empresa apague completamente dados automaticamente, encerrando seu ciclo de vida.

O que ainda acontece em muitos casos é que os dados são armazenados pela empresa após o tratamento inicial. Podem até chegar a serem utilizados novamente para outro fim no futuro.

Com as novas leis isso é ilegal, visto que o titular precisa autorizar os diferentes fins que terão esses dados.

Mas o profissional de compliance ainda terá muito trabalho, não só os profissionais de TI. São 4 principais funções para o compliance com a LGPD e o privacy by design:

  • Guiar a empresa com seu conhecimento sobre as leis
  • Comunicar sobre o tema
  • Monitoramento
  • Produzir evidências

Guiar a empresa com seu conhecimento sobre as leis

Primeiramente, nenhum funcionário deverá conhecer melhor as leis sobre privacidade de dados que o profissional de compliance.

Esse conhecimento profundo sobre o que a empresa precisa e pode fazer é o que servirá para guiar os outros setores a implementarem seus processos.

Por isso, uma função do compliance será acompanhar de perto a implementação de todas as normas previstas nas leis sobre proteção de dados com a ajuda do DPO.

Comunicar sobre o tema

Outra atribuição do profissional de compliance sobre privacy by design é assegurar que o conceito esteja bem comunicado dentro da empresa. Isso inclui campanhas internas, como também treinamentos periódicos e políticas e processos bem compreendidos pelos funcionários.

Monitoramento

Outra responsabilidade do compliance é fazer o monitoramento desses processos e das campanhas implementadas. Isso também pode ser feito com o acompanhamento do DPO, dependendo da empresa.

Produzir evidências

A última responsabilidade do compliance é produzir evidências do seu programa de compliance de dados. Ou seja, estar preparado para mostrar a autoridades fiscalizadores os dados que mostram que a empresa tem se esforçado para estar em compliance.

Em ambas as leis (LGPD e GDPR) e nos princípios do privacy by design é deixado explícito que é dever da empresa fornecer dados que comprovem seus esforços em mitigar os riscos relacionados à privacidade de dados.
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