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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Formulários de Compliance
Os processos internos são uma parte da estrutura básica de um programa de integridade. E um desses processos internos mais importante é o formulário de Compliance. Existem diversos tipos de formulários e abaixo vamos listar os principais.

Conflito de Interesses

Esse é o mais conhecido e mais básico formulário de Compliance. Ele serve para que a empresa tenha o registro de que o funcionário não possui nenhum tipo de conflito de interesses dentro da empresa.

Isso é um tema especialmente relevante para empresas que tenham sedes em cidades pequenas. Por exemplo, empresas do setor agro, que possuem diversas unidades em cidades menores.

E por que isso é um problema para essas empresas? Quem já morou em cidade pequena sabe que todo mundo conhece todo mundo. E, em muitos casos, não só conhecem, como são parentes uma da outra.

Assim, é comum que várias dessas pessoas trabalhem na mesma empresa. A empresa precisa tomar cuidado para que esses funcionários estejam em cargos e equipes não conflitantes.

Isso é apenas um exemplo de empresas que precisam de um formulário de conflito de interesses. Mas pode existir um caso de parentesco em qualquer empresa, então não deixe de recolher esse formulário.

Registro de Brindes

Uma situação perigosa que toda empresa deve ter em mente é a entrega ou o recebimento de brindes.

É importante que o Compliance esteja sempre ciente de casos de brindes, principalmente para regular se a entrega ou recebimento foi ético.

A principal forma de controlar e avaliar esses recebimentos sem ter que ativamente buscar saber se houve esse tipo de contato é com um formulário de registro.

Todo funcionário que receber ou dar um brinde deve ativamente preencher ele e submeter no Compliance.

Após a análise do registro, o Compliance pode decidir se a situação é regular, ou se terá que tomar alguma atitude interna.

Pessoa Politicamente Exposta

O terceiro formulário de Compliance é o PPE, ou Pessoa Politicamente Exposta. PPE’s normalmente são os stakeholders de mais alto risco na empresa. Além de serem muito suscetíveis a se envolverem em atos ilícitos, como propina e corrupção, suas atividades são fortemente vigiadas por agências reguladoras.

Ainda por cima, a definição de Pessoa Politicamente Exposta é muito abrangente. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) na resolução número 16 de 28 de março de 2007, Artigo 1 – Parágrafo 1º:

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, é importante seus funcionários entenderem que, mesmo que não sejam um ocupante óbvio de cargo público, pode ser que ainda sejam uma PPE. Portanto, precisariam declarar isso no formulário.

Para que os funcionários estejam bem cientes desse risco, recomendamos fazer treinamentos para conscientizar funcionários. Afinal, por essa definição, até parceiros, parentes, funcionários, etc. de agentes públicos podem ser uma PPE.

Não é incomum vermos surgir, após investigações, exemplos dessas pessoas sendo parceiras de ocupantes de cargos públicos em esquemas de corrupção.

São aqueles que possuem contatos em empresas, guardam dinheiro, lavam dinheiro para o agente público, etc.

Compliance em Processo Seletivo

A última dica de formulário é um formulário sobre compliance para a contratação de novos funcionários. Esse tipo de documento pode fazer uma diferença enorme na cultura da sua empresa.

Isso porque, ao “testar” a ética e integridade durante o processo seletivo, você traz para a sua empresa pessoas que já tem a cultura corporativa que o compliance tanto busca e tenta implementar.

E isso vale para novos recrutas dos níveis mais iniciantes aos mais sêniores (diretores, conselheiros, etc.).

Esse tipo de formulário é como uma “prova” da integridade da pessoa, e deve ter questionamentos sobre como ela agiria em situações de moral duvidosa.

Alguns exemplos mais difíceis incluem se a pessoa denunciaria um amigo que ela suspeita de corrupção.

Esse é, inclusive, o único tipo de formulário de compliance que não pode ser automatizado no nosso módulo de formulários, por ser preenchido por uma pessoa que ainda não pode fazer parte do sistema da empresa.

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