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Ambiente Corporativo, Business, Como fazer

EGD usa tecnologia para melhorar a governança nas organizações. Entenda os seus benefícios.

As práticas de governança corporativa têm um papel fundamental tanto para o setor público, quanto para o privado. Elas compreendem o processo pelo qual as organizações e as instituições gerenciam seus recursos, tomam decisões e interagem com seus stakeholders. Garantir a responsabilidade, a transparência e a prestação de contas são seus principais objetivos. 

 

Num mundo cada vez mais digital, a Estratégia de Governança Digital (EGD) surge como uma aliada. O conceito refere-se às diretrizes e práticas que se utilizam de tecnologias para otimizar a gestão da comunicação e da informação, além de garantir a conformidade com as leis. 

 

A EGD busca aumentar a transparência das organizações através da participação ativa dos cidadãos. Informações relevantes ao público são disponibilizadas, o que permite a compreensão sobre as operações e as decisões das instituições.

 

Neste guia, vamos nos aprofundar no conceito de EGD, entender como a estratégia funciona e quais são os seus benefícios. Continue a leitura até o final para entender todos os detalhes! 

 

O que é Estratégia de Governança Digital?

Para entender o que é Estratégia de Governança Digital (EGD), primeiro você precisa compreender o princípio governança corporativa. A abordagem, válida tanto para o setor público quanto para o privado, tem o propósito de assegurar uma administração eficaz, transparente, responsável e ética. Os processos de governança incluem:

 

  • Transparência e divulgação de informações ao público
  • Prestação de contas
  • Auditoria e controle interno
  • Gestão de conflitos de interesse
  • Comunicação e engajamento dos acionistas
  • Compliance e conformidade
  • Avaliação da responsabilidade social 

 

Na prática, a EGD faz o uso da tecnologia para aprimorar esses processos. Ou seja, ela aproveita soluções digitais para aprimorar a prestação de serviços, a interação com o público e o uso de dados para tomar decisões embasadas. 

 

Um exemplo da EGD pode ser visto no conceito de Governo Eletrônico (E-Government ou E-gov), em alta no Brasil nos últimos anos. A prática tem o objetivo de melhorar a relação entre o estado e a sociedade civil, facilitando o envolvimento das partes. 




Quais são os objetivos da Estratégia de Governança Digital?

A EGD tem objetivos bem definidos e amplos, que envolvem a otimização dos processos elencados anteriormente. Confira:

Ampliar e inovar a prestação de serviços digitais

Um dos principais objetivos da EGD é ampliar e inovar na prestação de serviços digitais. Isso significa investir na criação de serviços mais acessíveis, eficientes e focados no público. Por exemplo, na esfera pública, já existem aplicativos que permitem: 

 

  • Solicitar documentos
  • Fazer consulta de processos
  • Pagar impostos
  • Acessar informações governamentais

 

Com o acelerado crescimento das tecnologias, não seria uma surpresa a popularização de chatbots para o atendimento. 

Estimular a colaboração no ciclo de políticas públicas

Outro ponto que a Estratégia de Governança Digital busca é a colaboração e a participação ativa da população na definição de políticas públicas. Dessa forma, o processo torna-se mais inclusivo e permite que os cidadãos tenham voz ativa na tomada de decisões

 

Plataformas on-line que pedem o feedback do público são um exemplo do uso da EGD para esta finalidade.

Otimizar a interação direta entre sociedade e governos

Outro foco da EGD é contribuir para a construção de uma relação mais próxima entre cidadãos e governos. Plataformas digitais podem simplificar esse processo, uma vez que ajudam o governo a ser mais acessível e responsivo às necessidades dos cidadãos. 

 

Na prática, existem ações que facilitam essa interação, como:

 

  • Portais de informações; 
  • Chats on-line para esclarecimento de dúvidas;
  • Redes sociais e participação de comunidades virtuais. 

Impulsionar o uso e a disponibilização de dados abertos

A política de dados abertos faz parte da EGD, uma vez que ajuda na transparência da organização e contribui para a inovação

 

Os dados governamentais, por exemplo, permitem que cidadãos e empresas utilizem informações para criar novas soluções e serviços. Para que isso aconteça, tudo precisa ser disponibilizado de forma acessível. 

Compartilhar e integrar sistemas

A integração de sistemas, processos, dados e serviços é um dos objetivos da EGD para aumentar a eficiência operacional. Com uma boa estratégia, é possível melhorar a consistência e a qualidade das informações que são compartilhadas entre diferentes setores. 

 

Isso é possível quando um único cadastro no site do governo permite que você acesse vários serviços, de saúde, transporte, cultura e outros. 

Melhorar a gestão e a governança por meio da tecnologia

Na Estratégia de Governança Digital, também é importante melhorar a gestão interna da organização. Veja algumas das ferramentas usadas para atingir este objetivo:

 

  • Sistemas de gerenciamento de desempenho;
  • Automação de processos;
  • Modernização das operações. 

Garantir sigilo dos dados 

Na EGD, existe uma grande preocupação com a segurança da informação e a privacidade dos dados. Por isso, garantir o sigilo das informações é um dos seus objetivos que envolve a implementação de: 

 

Ampliar uso de tecnologias da informação e comunicação 

As tecnologias da informação e comunicação são essenciais para promover a transparência e a eficiência dentro de uma estratégia de governança. Veja alguns exemplos que podem ajudar a melhorar os processos: 

 

  • Análise de big data;
  • Inteligência Artificial;
  • Automação.




Quais os benefícios da EGD?

Agora que você já compreendeu o que é a EGD e quais seus objetivos, vamos detalhar quais são os seus principais benefícios. 

Transparências nas ações governamentais

Com a disponibilização das informações de maneira acessível, a EGD ajuda a promover a transparência nos governos. Como exemplo, temos os portais que detalham:


  • Prestação de gastos
  • Projetos em andamento
  • Decisões políticas

Todas essas informações garantem que o público tenha uma visão mais clara a respeito das tomadas de decisão. Dessa forma, fica mais fácil prevenir a corrupção, aumentar a confiança da sociedade e tomar decisões mais informadas.

Incentivo à participação social

Como já explicado anteriormente, a EGD estimula a participação ativa do público nos processos das organizações. Isso pode ser benéfico, pois promove a inclusão e a diversidade de perspectivas. A partir dos feedbacks, muitas ideias podem surgir, evitando decisões unilaterais.  

Redução de custos

A EGD visa aumentar a eficiência e diminuir os erros da organização através de sistemas de gerenciamento, automação e outras ferramentas. Consequentemente, há uma redução de custos operacionais, pois é possível eliminar redundâncias, simplificar tarefas e reduzir a necessidade de recursos humanos em atividades manuais e repetitivas. 

Aumento de produtividade 

A integração dos sistemas e a implementação de tecnologias pode auxiliar no aumento da produtividade. Com essa ação, os fluxos de trabalho se tornam mais eficientes e menos propensos aos erros. Ou seja, tarefas que consumiam tempo e recursos podem ser realizadas de maneira mais rápida e produtiva. 



EGD serve apenas para órgãos públicos?

A Estratégia de Governança Digital não se limita apenas ao setor público. Seus princípios e suas práticas podem ser aplicados em uma variedade de contextos, inclusive em empresas privadas. 


No setor privado, a EGD pode ser implementada para: 


  • Melhorar a eficiência operacional;
  • Aprimorar a prestação de serviços ao cliente;
  • Otimizar a gestão de informações e dados;
  • Garantir a conformidade com regulamentações; 
  • Promover a inovação.


O que EGD tem a ver com compliance?

Para quem não está muito familiarizado com o assunto, governança e compliance podem parecer duas áreas isoladas. Mas, na verdade, elas se completam e compartilham muitos objetivos comuns. 


Enquanto o compliance foca em garantir que uma organização esteja em conformidade com leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis, a EGD visa aproveitar a tecnologia para otimizar os processos, incluindo a conformidade.


Conheça o clickCompliance

O clickCompliance torna o trabalho de compliance mais simples e eficaz, auxiliando na implantação da Estratégia de Governança Digital. Com recursos de gestão de instrumentos normativos, coleta de aceites automatizada, distribuição eficiente de documentos e controle de revisões, o software simplifica e agiliza as etapas do processo


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Anticorrupção, Programa de Integridade

Conheça os benefícios e veja como um software de compliance pode ajudar a sua empresa a se manter em conformidade. 

Você está cumprindo com todas as obrigações legais, normas e regulamentações para o funcionamento da sua empresa? Se essa é uma pergunta que causa dúvidas, é necessário entender o que é compliance e qual é a sua importância para os negócios.


O termo compliance, em português, significa conformidade. Juridicamente, trata-se de um conjunto de ações criadas por uma organização para certificar o cumprimento da legislação vigente. O objetivo é prevenir, detectar e solucionar desvios de conduta que possam acontecer no ambiente de trabalho.

 

Felizmente, com o avanço da tecnologia, é possível fazer o controle e a gestão desse trabalho por meio de um software de compliance. Ao incluí-lo nos processos, você garante maior precisão e agilidade nas práticas de conformidade.

 

É válido destacar que manter-se adequado à legislação é um trabalho minucioso, abrangente e contínuo. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada no dia a dia  do profissional de compliance.

 

Ficou interessado no assunto? Continue a leitura e conheça os principais motivos para a sua empresa investir em um software de compliance! 

 

Automatizar todos os processos

O primeiro benefício que uma empresa observa ao investir em um software de compliance é a automatização dos processos. A solução auxilia nas etapas de implantação, aplicação e fiscalização das políticas de conformidade

 

Os módulos do software reduzem o trabalho manual da equipe de compliance, que pode dedicar mais tempo para outras estratégias do negócio.


Reduzir esforços para rastrear e avaliar dados

Por meio da automação dos processos, os softwares de compliance conseguem, com facilidade, acessar, rastrear e avaliar dados importantes para o negócio

 

Vale destacar que existem diferentes tipos de compliance, e as inovações conseguem prestar suporte para cada um deles:

  • Compliance fiscal: responsável por certificar a transparência de informações fiscais e o cumprimento de normas estabelecidas pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
  • Compliance trabalhista: garante a conformidade das leis trabalhistas, assim como a solução de conflitos internos. 
  • Compliance ambiental: assegura o empenho de toda a equipe em políticas ligadas à preservação do meio ambiente.
  • Compliance tributário: visa manter as relações tributárias da empresa conforme a legislação vigente.


As soluções fazem o controle de acesso aos dados relacionados a todos os tipos de compliance. A análise dessas informações pode ser feita em tempo real e usada para a criação de documentos e relatórios. Isso ajuda a mitigar falhas e solucionar irregularidades.



Melhorar a detecção e a solução de riscos 

Toda organização, independente do porte ou setor de atuação, está sujeita aos riscos. Ao adotar um software de compliance, há maior segurança de que eventuais falhas decorrentes do descumprimento da legislação serão detectadas e sanadas o quanto antes. 

 

Com o trabalho automatizado e a análise de dados em tempo real, os programas conseguem fazer uma varredura completa e apontar os erros dentro da organização. A tecnologia oferece indicadores e padrões que ajudam a solucionar os problemas.

 

A finalidade do software de compliance é garantir a consonância e a conformidade. Dessa forma, é usado na prevenção de fraudes e outras irregularidades que podem prejudicar a empresa


Adquirir vantagem competitiva 

O uso do software de compliance também pode ser uma vantagem competitiva sobre os concorrentes. A preocupação com a conformidade de normas e regras é um aspecto valorizado para a escolha de parceiros de negócio, prestadores de serviço e fornecedores. 

 

Dessa forma, as organizações que se preocupam com o compliance terão mais chances diante de outros empreendedores que não têm essa prioridade.

 

Aumentar a produtividade da equipe 

Os impactos positivos não se restringem ao público externo. O sucesso do programa de compliance depende do envolvimento e do comprometimento de toda a equipe.

 

Quando os processos de compliance são bem executados, é observada a consolidação de uma cultura organizacional ética e responsável, capaz de impactar positivamente os profissionais, que se sentem mais seguros e satisfeitos. A motivação contribui para aumentar a produtividade.


Centralizar informações de conformidade de forma segura 

A segurança é a base de todo software de compliance. Por lidar com dados e informações sigilosas, o programa precisa estar alinhado às boas práticas de preservação e  privacidade a fim de minimizar as chances de fraudes, vazamentos e roubos. 

 

Esse ponto é delicado e merece atenção das empresas. Negligenciar a proteção de dados significa colocar colaboradores, clientes e parceiros em risco. Esse é um tipo de irregularidade que causa danos à reputação. 

 

softwares de compliance que utilizam a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) para estabelecer os parâmetros de segurança de informações pessoais e dados sensíveis. 



Melhorar a imagem da empresa 

O público está cada vez mais consciente sobre a importância de ações que envolvam a ética, a transparência e a responsabilidade das empresas na sociedade. 

 

Quando os clientes tomam conhecimento de que a empresa é responsável com as obrigações legais, atua de forma ética e se atenta à segurança de dados, a organização conquista uma imagem positiva.

 

O software de compliance pode auxiliar na construção e na manutenção dessa imagem de credibilidade, confiança e responsabilidade com suas ações


Monitorar atividades de terceiros

O software de compliance também permite encontrar informações sobre o envolvimento de outras empresas em atos ilícitos, prática conhecida como due diligence. Essa análise é fundamental para diminuir os riscos de parcerias comerciais que não priorizam o compliance. 

 

Para entender como funciona o due diligence, imagine que uma rede varejista de calçados está em busca de novos fornecedores. O software pode ajudar a descobrir se o futuro parceiro está envolvido com escândalos de corrupção, fraude, trabalho análogo à escravidão escravo e outras ações ilícitas. 

 

A associação com marcas que não se preocupam com o compliance pode comprometer a imagem do seu negócio e acarretar sanções legais.


Reduzir custos e evitar prejuízos

O software de compliance também é uma forma de reduzir custos e evitar prejuízos financeiros, sobretudo, aqueles relacionados ao descumprimento da legislação.

 

Quando uma empresa não cumpre com suas obrigações legais, fica sujeita à aplicação de multas e sanções que causam danos ao caixa do negócio. Dependendo da irregularidade, pode ocorrer o ajuizamento de ações e a perda de clientes, o que resulta em mais prejuízo.

 

Dessa forma, ter um programa de compliance eficiente é a principal forma de assegurar o cumprimento de todas as regras e normas referentes ao negócio.


Adote um software de compliance com o clickCompliance

Agora que você conhece os motivos para investir em um software de compliance, está na hora de implementar um programa eficaz em sua empresa. 


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Governança de Documentos, Legislação, LGPD

O propósito do compliance é garantir que a organização esteja em conformidade com as normas, as leis e as regulamentações que abrangem a atividade exercida. Para isso, reúne um conjunto de práticas e procedimentos internos que devem ser seguidos por todos os colaboradores. 

Por meio de um trabalho contínuo, cabe ao setor de compliance mapear os riscos que a organização corre, criar estratégias para minimizá-los, treinar a equipe para o alinhamento do que é proposto, monitorar as ações no dia a dia, sendo, assim, capaz de prevenir, identificar e solucionar irregularidades

Uma boa estratégia para alcançar melhores resultados é usar a tecnologia para otimizar e aprimorar os processos. Mas muitos gestores ainda acreditam que, para isso, é necessário buscar soluções rebuscadas e de alto custo, o que já causa a desistência antes da tentativa. 

No entanto, a realidade é justamente o oposto. A tecnologia tem a proposta de facilitar a rotina do compliance, simplificando o trabalho. Investir nas ferramentas corretas pode, inclusive, gerar a redução de custos para a organização. 

Quer saber mais? É só prosseguir com a leitura! 



A amplitude das ações do compliance 

O trabalho do compliance é amplo, pois atravessa todos os setores da organização e deve envolver todos os funcionários para alcançar bons resultados.  

A primeira etapa para a implantação de um programa de compliance consiste em identificar a legislação que abrange a atividade. Além das normas e regulamentações específicas do setor de atuação, é importante a atenção às leis gerais direcionadas a qualquer tipo de negócio. 

Neste sentido, vale destacar a Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/2013) que responsabiliza as pessoas jurídicas por atos ilícitos cometidos contra a Administração Pública.  

 A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei n.º 13.709/2018) é outro texto relevante para qualquer organização, pois informa como devem ser tratadas as informações pessoais de funcionários, clientes, fornecedores e parceiros. 

Para atender à legislação vigente, é importante que o setor de compliance mantenha uma governança de documentos. Esse trabalho pode ser otimizado por meio de um software que possibilite realizar a pesquisa inteligente de conteúdo, o controle de prazos e revisões, dentre outras ações.  

A importância dos treinamentos para o compliance 

A partir da compreensão da legislação vigente, o setor de compliance será responsável por realizar uma análise de riscos e mapear quais setores da organização estão mais suscetíveis aos erros. 

Em seguida, serão criadas as práticas e os procedimentos internos a serem seguidos por todos os colaboradores. Essas informações devem constar em um Código de Ética e serem divulgadas através dos meios de comunicação interna. 

No entanto, não basta apenas informar. É preciso que cada funcionário compreenda como colocar em prática as ações propostas pelo programa de compliance. Por isso, os treinamentos são fundamentais. 

O clickCompliance também disponibiliza software para a realização de treinamentos de compliance que, além da função educativa, permitem produzir relatórios de desempenho.  

Também é possível oferecer canais específicos para que os colaboradores esclareçam as dúvidas que possam surgir. 

Como o canal de denúncias pode ajudar 

O canal de denúncias é considerado uma das ferramentas mais importantes para o programa de compliance. Por meio dele é possível identificar e solucionar irregularidades, bem como prevenir tais práticas. 

O canal é um espaço específico para receber informações que irão auxiliar na identificação de irregularidades praticadas dentro da organização.  

A partir do recebimento da denúncia, cabe ao setor de compliance instaurar um processo de apuração dos fatos e, em caso de confirmação, aplicar as sanções previstas no Código de Ética

O canal pode ser disponibilizado para o público interno (funcionários) e externo (consumidores, parceiros, fornecedores), dando a alternativa de anonimato ao denunciante.  

Para escolher o modelo de canal que será oferecido, devem ser avaliados aspectos como o porte da empresa, o perfil do público-alvo e a área que a empresa atua. A partir dessas informações é possível ter uma ideia de qual é o tipo de tecnologia será mais compatível com a demanda de denúncias estimada.  

Como realizar o monitoramento do compliance 

Com o programa de compliance estruturado e o funcionamento do canal de denúncias, o setor deverá desempenhar um trabalho contínuo de monitoramento para verificar se as ações propostas estão sendo colocadas em prática. 

Isso pode ser feito por meio de auditorias e avaliações periódicas com ajuda da tecnologia. É importante registrar esse trabalho para analisar o desempenho da organização e promover o aprimoramento do compliance. 

Para isso, podem ser utilizados formulários de compliance online que geram relatórios armazenados de forma organizada. Novamente, o uso da tecnologia pode facilitar esse processo, seja através de formulários e/ou da própria governança dos documentos. 

A tecnologia pode ainda ser empregada de forma simples no dia a dia do compliance. As pequenas intervenções contribuem para resultados positivos como:  

  •  Otimização dos processos;  
  •  Maior agilidade no trabalho;  
  •  Ganho de tempo;  
  •  Aumento da produtividade da equipe;  
  •  Redução de custos com papel e gastos com treinamentos presenciais;  
  •  Diminuição dos erros;  
  •  Maior eficiência do programa de compliance;  
  •  Melhores resultados na prevenção e no combate às irregularidades, o que promove uma série de benefícios para a organização.  



O clickCompliance oferece soluções para automatizar os processos internos e o trabalho manual da equipe de compliance. Para saber mais, agende uma demonstração.
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Anticorrupção, Canal de Denúncias, Compliance Bot, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance

Empresas que cumprem com as legislações e as regulamentações específicas para a atividade que exercem ou o setor em que atuam garantem mais qualidade, credibilidade e segurança aos seus produtos e serviços. Por isso, o compliance é considerado um diferencial competitivo para as organizações.

Mas na hora de implantar um programa de integridade, muitas dúvidas podem surgir: o que é necessário para estar em compliance? Por onde a minha empresa deve começar? Quais são as leis que tratam deste assunto? Quais são as ferramentas de compliance que podem ajudar o meu negócio a cumprir essas legislações? 

Vamos falar sobre cada uma dessas questões de forma mais detalhada a seguir.

O que é preciso para estar em compliance?

O termo compliance é originado do verbo em inglês “to comply”, que tem a tradução para o português como “cumprir”, “concordar”. Assim, na prática, pode ser compreendido como “estar em conformidade” com as legislações vigentes e, também, com as regras específicas direcionadas a sua atuação.

Para estar em compliance é preciso conhecer as diferentes áreas de abrangência e quais regulamentações se aplicam a cada uma delas:

  • Compliance empresarial: engloba os aspectos gerais da organização, sendo responsável por investigar os relacionamentos corporativos e analisar possíveis riscos.
  • Compliance trabalhista: garante que a empresa cumpra as leis trabalhistas, desde a contratação do funcionário.
  • Compliance fiscal: assegura que o envio das informações e dos demonstrativos à Receita Federal e aos demais órgãos de fiscalização esteja em dia.
  • Compliance tributário: atua para que a empresa cumpra com as obrigações tributárias e mantenha um registro atualizado sobre esse trabalho.
  • Compliance ambiental: é direcionado às ações em prol dessa causa, seja no dia a dia dos colaboradores dentro da empresa ou na execução de projetos internos e externos.
  • Programa de integridade: vertente do compliance que tem como objetivo principal o combate à corrupção.

Por onde começar: como implantar o setor de compliance

Um setor de compliance deve ser constituído por profissionais que tenham domínio das legislações e das regulamentações que são aplicadas ao negócio. O papel dessa equipe é mapear os riscos que a empresa corre de não estar em conformidade. Assim, é preciso identificar quais áreas merecem maior atenção.

O segundo passo é adotar diretrizes, por meio de um Código de Ética, que devem ser seguidas por todos os colaboradores no dia a dia da empresa. Para isso, são necessárias as seguintes ações:

  • Ampla divulgação, por meio dos canais internos de comunicação, das normas que foram criadas;
  • Envolvimento das lideranças e gestores no cumprimento dessas diretrizes para dar o exemplo aos funcionários;
  • Realização de treinamentos de compliance para a fixação dessas normas;
  • Implantação de um canal de denúncias para a identificação, apuração e solução de irregularidades;
  • Fiscalização e monitoramento, por meio da realização de auditorias, relatórios e outras ações de acompanhamento.

O trabalho do setor é extenso e contínuo, mas algumas ferramentas de compliance podem facilitar e agilizar esses procedimentos. Mais adiante, falaremos sobre elas.

O que diz a Lei Anticorrupção?

As regras que cada empresa deve seguir variam de acordo com a atividade e o setor de atuação. Por exemplo, uma organização que atua na área da saúde deverá estar atenta às regulamentações da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), enquanto os bancos precisam atender às normas do Conselho Monetário Nacional, determinadas pelo Banco Central.

Mas independente dessas especificidades, algumas determinações são válidas para qualquer tipo de empresa, independente do porte ou atividade. A Lei Nacional nº 12.846/2013 conhecida como Lei Anticorrupção é considerada um marco para o compliance. O texto responsabiliza as empresas que cometeram atos ilícitos contra a administração pública. 

O artigo 42 do Decreto 8.420/2015 foi responsável por regulamentar a Lei Anticorrupção. Ele especifica como os programas de integridade serão avaliados. Tal avaliação é dividida de acordo com os seguintes critérios:

  • Comprometimento da alta direção;
  • Políticas e procedimentos de integridade:
  • Acesso a terceiros;
  • Comunicação e treinamento;
  • Análise de riscos;
  • Interação com a administração pública;
  • Independência na aplicação e na fiscalização;
  • Canal de denúncias;
  • Medidas disciplinares;
  • Procedimentos de detecção e remediação.
  • Monitoramento;
  • Transparência.

O que é a LGPD?

Outra legislação que também merece a atenção dos setores de compliance é a Lei nº 13.709/2018, intitulada Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que dispõe sobre o tratamento que as empresas devem dar às informações pessoais de clientes, fornecedores e parceiros, inclusive no ambiente digital.

O texto lista o que são consideradas boas práticas e diretrizes de um programa de governança corporativa. Sendo assim, é necessário:

  • Demonstrar o comprometimento com a proteção de dados;
  • Comprovar esse comprometimento, caso seja solicitado pelas autoridades;
  • Realizar ações de monitoramento e avaliações periódicas que permitam atualizar o programa.

Principais ferramentas de compliance

Realizar a adequação às legislações é um processo contínuo e trabalhoso, que pode ser facilitado pela adoção de soluções tecnológicas. O uso de ferramentas de compliance automatiza esses processos e promove maior agilidade, precisão e assertividade dos resultados. Confira as ferramentas que podem auxiliar no dia a dia:

Governança de documentos: automatizar esse processo permite que a empresa controle e comprove que os funcionários foram informados sobre as diretrizes adotadas, atendendo o que é solicitado pela Lei Anticorrupção e pela LGPD.

Treinamentos: contribui para divulgar e fixar as normas junto aos colaboradores. Esse tipo de ferramenta também permite produzir relatórios de desempenho que podem ser utilizados para o aprimoramento do programa.

Compliance bot: é um canal para que os colaboradores tirem dúvidas, funcionando como mais uma forma de divulgação e fixação das diretrizes a serem seguidas.

Canal de denúncias: é essencial para uma empresa garantir que está em conformidade, tanto que foi incluído como um critério avaliado pela Lei Anticorrupção. É o mecanismo que levará até o setor de compliance as possíveis irregularidades a serem checadas. 

Formulários: a automatização desse tipo de documento assegura agilidade e praticidade para a rotina do setor de compliance, além de funcionar como um registro das atividades realizadas.

Canal de privacidade: solução direcionada ao cumprimento da LGPD, pois documenta o tratamento dado pela empresa às informações pessoais.

Estar em conformidade com as legislações evita que as empresas tenham prejuízos por conta da aplicação de multas, ações judiciais, danos à reputação, perda de mercado consumidor e fornecedores, dentre outras situações que podem comprometer a sua existência.

Em contrapartida, assegura vantagens como descontos em linhas de crédito, fortalecimento da marca e maior credibilidade junto aos colaboradores, consumidores, parceiros e investidores.
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Compliance Bot, Formulários de Compliance

A implantação de políticas de compliance demanda um trabalho contínuo das empresas para a elaboração, aplicação e fiscalização de normas de conduta. No momento em que o Brasil amplia as discussões e as legislações sobre ética, transparência e responsabilidade empresarial, a adaptação tornou-se prioridade e a tecnologia tem sido uma grande aliada.

Os programas de compliance têm o propósito de alinhar os processos e a conduta da equipe aos valores da empresa e às legislações vigentes. Para isso, é realizada a prevenção, a identificação e a solução de irregularidades de naturezas distintas. O trabalho é abrangente, envolve ações em diferentes áreas e depende da colaboração de todos os profissionais.

O uso da tecnologia para a implantação e o monitoramento das políticas de compliance é uma forma de assegurar maior agilidade, mais segurança e eficiência aos procedimentos. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) destaca que as soluções tecnológicas reduzem os custos com mão de obra e aumentam a capacidade operacional para a detecção e o combate às fraudes.

Ainda de acordo com o IBGC, as empresas que fazem uso da tecnologia também melhoram o processo de avaliação e de tomada de decisões, uma vez que “criam um ambiente acessível e diminuem as tarefas manuais de coleta, análise e revisão de informações”.


Tecnologia e compliance

Quando usar a tecnologia para o compliance

O dia a dia de uma empresa – independente do porte ou setor de atuação – é capaz de evidenciar a necessidade de um software de compliance para a gestão das práticas e a automatização dos processos. O uso da plataforma é indicado nos seguintes casos:

  • Quando algumas tarefas tornam-se repetitivas;

  • Há perda ou desorganização de arquivos;

  • Falta espaço para o armazenamento de documentos;

  • Dificuldade para consultar documentos;

  • Os treinamentos dependem de deslocamentos;

  • As políticas corporativas estão desorganizadas;

  • Há risco real à proteção de dados;

  • O setor é altamente regulamentado e, portanto, mais sujeito ao risco de errar.

Se a empresa enfrenta uma ou mais dessas situações, é hora de pensar em usar a tecnologia como aliada. Para a efetividade do compliance é fundamental que a empresa tenha uma rotina organizada, com processos bem estruturados e realizados de forma dinâmica, segura e ágil.



Software para compliance ajudar

Como o software de compliance pode ajudar

O software de compliance pode ajudar em todas as etapas do programa. No momento de implantação das normas e dos procedimentos, a plataforma digital confere maior agilidade e contribui para a disseminação da informação à equipe.

Na etapa de aplicação das políticas de compliance, a tecnologia é responsável por automatizar processos, organizar documentos, auxiliar na realização de ações específicas dos setores e oferecer dados e métricas, o que reduz as possibilidades de falhas. Por meio do software também é possível realizar treinamentos para a equipe, garantindo que todos estejam em sintonia com as práticas implantadas.

Para o estágio de monitoramento e fiscalização, há soluções tecnológicas que oferecem o canal de denúncias, uma ferramenta de extrema importância para as empresas combaterem irregularidades.



Critérios de seleção

Critérios de escolha

Para a escolha do software adequado é preciso compreender a demanda da empresa. Existem diferentes tipos de compliance: tributário, fiscal, ambiental, trabalhista, dentre outros. Cada um exige a implantação de ações específicas que irão integrar a cultura organizacional e, consequentemente, a rotina dos profissionais.

Na prática, isso requer uma comunicação interna eficiente, o treinamento da equipe, o controle interno dos processos, uma boa gestão de práticas e documentos, o trabalho de monitoramento e a criação de um canal de denúncias de irregularidades. Soluções tecnológicas auxiliam na execução de todas essas ações. O software de compliance ideal é aquele que supre a necessidade da empresa.

Para uma escolha assertiva, a orientação é fazer uma pesquisa de mercado que avalie as opções disponíveis e a credibilidade das empresas que as oferecem, além de verificar se as soluções apresentam as funcionalidades necessárias para atender as demandas da empresa.

Personalização

O clickCompliance oferece soluções para a otimização da gestão dos programas de compliance e integridade. O software é dividido em módulos, o que possibilita a empresa escolher quais ações serão usadas, conforme a sua estratégia. A plataforma disponibiliza a governança de documentos, formulários de compliance, treinamentos, chatbot, Canal de privacidade e canal de denúncias



Resultados de Compliance

Resultados dos programas de compliance

O setor de compliance é responsável pelo desenvolvimento de uma cultura organizacional ética, transparente, comprometida e responsável. De acordo com o IBGC, cabe às empresas estarem em compliance com os diferentes públicos:

  • Órgão governamentais: atender às legislações vigentes, mantendo atenção especial às operações fiscais e tributárias, aos contratos e às compras.

  • Sociedade: adotar práticas que minimizem impactos ambientais e que permitam contribuir de forma positiva para a região onde a empresa está localizada ou para a sociedade como um todo. 

  • Sócios: atuar de forma transparente, por meio da prestação de contas e da segurança de ativos.

  • Colaboradores: assegurar o cumprimento de leis trabalhistas, assim como saúde e segurança do trabalho.

  • Clientes e fornecedores: prezar pela qualidade e pelo bom relacionamento.

A tecnologia é uma solução para que essa cultura organizacional seja construída e consolidada, conquistando os resultados esperados. Empresas que adotam políticas de compliance fortalecem a própria imagem e aumentam a credibilidade junto ao mercado, o que amplia o potencial de atração dos investidores. 

Além de um diferencial competitivo, os programas de compliance evitam prejuízos à empresa. Ao promover a adequação às legislações vigentes, evita-se sanções, multas e perdas financeiras. Já o combate às irregularidades e fraudes impede o envolvimento em escândalos de corrupção, o que é capaz de gerar danos irreversíveis à reputação.

Desafios

O controle interno é um dos principais desafios para a efetividade dos programas de compliance, por conta do grande volume de informações e da abrangência da aplicação prática de todas elas. Neste sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada por ajudar a sistematizar essas operações.

Outro aspecto sobre a relevância do uso de soluções tecnológicas diz respeito à identificação e combate de irregularidades. O IBGC avalia que as ações fraudulentas estão cada vez mais elaboradas e para detectá-las e solucioná-las é necessário aprimorar as ferramentas disponíveis nas empresas, investindo em tecnologia.
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Anticorrupção, Programa de Integridade, Programa de Integridade

O uso de um sistema de compliance traz diversos benefícios para a empresa. Aumento da produtividade da equipe, aumento da qualidade do trabalho e redução de custos são apenas alguns.

Por exemplo, apenas procurar arquivos em papel pode ocupar até 40% do tempo de um funcionário de escritório. Além disso, de acordo com a Thompson Reuters, 61% do tempo de um compliance officer é gasto em ‘Outras tarefas de conformidade’. Ou seja, em vez de se dedicar a tarefas mais qualitativas, se ocupam com tarefas como gerenciamento de projetos.

Mas a adoção de uma ferramenta de compliance também tem grandes impactos não só na empresa, como no meio ambiente e na sociedade. A seguir, vamos explicar como se dá cada um desses benefícios.

Impactos ambientais de um sistema de compliance

A adoção de softwares e tecnologia nos processos da empresa permite uma grande redução na quantidade de papel usada.

Além disso, reduzimos o uso de outros acessórios descartáveis relacionados ao uso de papel. Por exemplo, muitos clipes de papel, que são feitos de alumínio, são altamente descartáveis e raramente são reciclados.

De acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA, o mundo produz 300 milhões de toneladas de papel por ano.

Dessa quantidade, os tipos encontrados em ambiente escolar ou de escritório, como papel de copiadora, impressões e blocos de notas constituem a maior parte de produtos de papel e resíduos em aterros sanitários.

Já no compliance especificamente, em organizações de alta conformidade, esse uso é especialmente alto. Um estudo estimou que o funcionário médio do setor bancário usa 40.000 folhas de papel por ano.

Isso é ainda mais preocupante quando pensamos que aproximadamente 45% do papel usado nos escritórios acaba no lixo antes mesmo do final do dia.

A transformação digital e o uso de softwares que digitalizam processos manuais como formulários, documentos e planejamentos, ajudam a estimular os “paperless offices”, ou escritórios sem papel.

Começar esse processo em setores como o compliance, que lida com grandes quantidades de documentos, formulários, políticas, etc., e é conhecido por ser altamente burocrático, incentiva uma cultura mais ecológica no resto do escritório.

Como a sociedade muda quando você adota um sistema de compliance

O compliance em geral busca não só a adequação dos processos das empresas a normas, mas a introdução e manutenção de uma cultura de ética, transparência e integridade no mundo corporativo.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte e a International Chamber of Commerce – Brasil, a cultura organizacional foi destacada como o principal fator de prevenção a incidentes de fraude ou irregularidade. Já o segundo lugar ficou com a adesão das lideranças às práticas de compliance.

Um sistema de compliance consegue integrar a empresa, trazendo a alta direção mais próxima dos funcionários. Através de treinamentos virtuais promovidos por membros da liderança, ou até um e-mail automático assinado pelo diretor, fica possível mostrar como essas pessoas valorizam a cultura do compliance sem comprometer suas agendas cheias.

Quando os funcionários confiam mais na alta direção, confiam mais na empresa. Além disso, a corrupção dos líderes das empresas criou uma forte descrença nos benefícios de levar uma vida ética dentro e fora do trabalho. Mas quando os diretores mostram seu comprometimento, podem inspirar uma cultura que transpassa as barreiras do escritório.

Outro impacto social dos sistemas de compliance é estimular a adoção de tecnologias cada vez mais inovadoras em ambientes que ainda não possuem esse hábito. A partir disso, provocamos mudanças no formato do trabalho daqui para frente.

Por exemplo, um estudo da Information Services Group (ISG) mostrou que a Automação de Processo Robótica (RPA) permite que empresas executem processos de negócios cinco a dez vezes mais rápido com uma média de 37% menos recursos.

No entanto, o estudo ressaltou que esses ganhos de produtividade não estão resultando em perda de empregos. Eles permitem que os funcionários lidem com tarefas de maior valor e em maior volume.

Ou seja, a tecnologia tem a capacidade de melhorar a forma como trabalhamos e os resultados do nosso trabalho, que não só nos torna mais satisfeitos com o trabalho, como nos permite focar em atividades mais interessantes. Isso melhora nossa relação com o ambiente de trabalho e nos torna mais felizes em geral.
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