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O período de fim de ano é propício à tradição da troca de presentes, mas no ambiente corporativo, essa prática pode apresentar riscos significativos.
A troca de presentes é uma prática universalmente apreciada. No cenário corporativo, porém, a simplicidade desse ato se complica.
A oferta e o recebimento de presentes e brindes demandam uma abordagem cuidadosa e estratégica para garantir que não se transformem em ações que ultrapassem as fronteiras da cortesia.
No mundo dos negócios, o ato de presentear pode, também, ter interesses secundários. Quando um presente é entregue com a intenção de que haja algum tipo de retribuição a quem o oferece, isto configura corrupção.
No entanto, como saber diferenciar as intenções de quem presenteia é uma avaliação delicada, na qual devem ser considerados o contexto e o valor do presente. A melhor forma de lidar com a situação é preparar-se para ela.
Para evitar conflitos éticos em uma empresa, é importante ter políticas claras sobre a oferta e o recebimento de brindes. O compliance tem um papel fundamental na estruturação destas regras e no monitoramento para que sejam seguidas na prática.
Para saber mais sobre o assunto, prossiga com a leitura!
Diferença entre brindes, presentes e hospitalidades
Distinguir entre brindes, presentes e hospitalidades é essencial para estabelecer critérios claros, garantindo que a concessão e recebimento desses itens não envolvam segundas intenções, protegendo assim a empresa contra possíveis sanções.- Brindes referem-se a itens de valor econômico modesto e são distribuídos de maneira generalizada, muitas vezes como cortesia, ferramenta publicitária ou parte de uma prática promocional comum.
- Presentes, por sua vez, são itens de valor comercial, podendo ou não conter o logotipo da empresa, destinados a agradar uma pessoa específica.
- Hospitalidades englobam serviços ou despesas relacionadas a transporte, alimentação, hospedagem, cursos, seminários, congressos, eventos, feiras ou atividades de entretenimento.
Empresas podem ou não receber presentes?
A resposta para essa pergunta será definida pela gestão, junto ao setor de compliance da companhia. Para isso, deverão ser criadas regras para a oferta e o recebimento de brindes.Há organizações que estabelecem uma política de que os funcionários não podem aceitar nenhum tipo de presente. A regra tem como objetivo impedir qualquer problema para a imagem institucional relacionada à ética ou à transparência.
Outras organizações estabelecem políticas mais flexíveis, considerando que nem toda oferta de brindes tem interesses secundários. Quem opta por este posicionamento deve manter uma atenção redobrada às situações em que a oferta do brinde é feita.
Presentes caros podem induzir à responsabilidade de retribuição e, por isso, não devem ser aceitos. Brindes feitos por empresas que aguardam a renovação de um contrato, que estão em uma seleção para a prestação de um serviço ou em qualquer outro tipo de situação que esperam ser beneficiadas de alguma forma também não devem ser aceitos.
Afinal, é válido lembrar que a corrupção é definida como “ato ou efeito de corromper, suborno e oferta de algo para obter vantagem em uma negociação”.
Embora a Lei Anticorrupção (Lei n.º 12.846/2013) não trate do assunto diretamente, o texto é considerado um marco para o compliance no Brasil. Desde a sua vigência, as organizações estão mais atentas à necessidade de implantação e consolidação de uma cultura organizacional ética, transparente e responsável.
Por isso, é necessário que a empresa tenha um posicionamento claro a respeito desse tipo de situação, estabelecendo regras seja para proibir ou permitir o recebimento de brindes.
A minha empresa pode presentear parceiros?
Esta definição também deve constar na política corporativa de oferta e recebimento de brindes. As organizações que estabelecem que gestores e colaboradores não podem receber presentes também não os oferecem.Já aquelas que permitem o recebimento, mediante algumas condições, devem criar os critérios para presentear. Ao ofertar um brinde, é preciso ter clareza de que se trata apenas de uma gentileza, para evitar o risco da ação parecer suborno ou assédio.
Por isso, deve-se evitar:
- Presentes caros;
- Convites estendidos a familiares, amigos e outras pessoas que não integrem a parceria comercial;
- Ofertas realizadas em período próximo a decisões importantes, como a contratação de serviços.
Estabelecendo regras claras e evitando conflitos éticos
A implementação de uma política de brindes e hospitalidades visa estabelecer uma cultura sólida de compliance, onde todas as partes envolvidas atuam de maneira íntegra e em conformidade não apenas com a legislação aplicável, mas também com os valores e a missão da empresa.A eficácia dessa política é evidenciada pelos diversos benefícios que proporciona. Ao definir limites para a oferta e recebimento de brindes, a empresa não apenas constrói relacionamentos sólidos e transparentes com clientes e parceiros, mas também estabelece um padrão ético que permeia todas as transações.
Além disso, a política atua como uma barreira protetora contra conflitos de interesses, reduzindo a probabilidade de influências inadequadas que poderiam comprometer a imparcialidade nas tomadas de decisões. Em um ambiente de negócios onde a integridade é fundamental, a prevenção de situações que possam gerar dúvidas sobre a conduta ética é crucial.
Uma política eficaz, ao prevenir tais situações, atua como um escudo, protegendo a imagem e a credibilidade da organização.
Como criar uma política para a oferta e o recebimento de brindes
A importância das políticas de compliance e do Código de Ética na prevenção de práticas inadequadas não pode ser subestimada. Inicialmente, serão avaliados os riscos da situação para, em seguida, serem estabelecidas as normas internas.As regras deverão constar no Código de Ética da empresa e precisarão ser seguidas por todos os colaboradores. Em casos nos quais as organizações enfrentam dificuldades para que a equipe entenda os motivos de recusar um determinado presente, é importante que o assunto seja discutido internamente e frisado por meio de treinamentos que abordem o tema.
Treinamento como forma de conscientização e engajamento
Os treinamentos ajudam a fixar as regras, aumentam o comprometimento da equipe, produzem indicadores para o setor de compliance e dão mais transparência ao trabalho feito pela empresa.Eles são fundamentais também para envolver a equipe em temas relacionados ao programa de compliance. Um dos módulos da clickCompliance, por exemplo, oferece treinamento sobre “brindes e hospitalidades”, proporcionando esclarecimentos sobre situações que poderiam gerar dúvidas.
Monitore indicadores para avaliar a efetividade da política
Implantar a política de brindes e hospitalidades é só o começo. Monitorar o andamento e a adesão dos colegas é a chave para garantir que todos estejam na mesma página e seguindo as regras éticas estabelecidas.Com a política já criada, o setor de compliance deverá realizar o monitoramento para coibir irregularidades, que podem ser informadas por meio do canal de denúncias. Caso isso aconteça, é aberta uma investigação.
Uma vez que seja constatado o descumprimento das normas internas, o colaborador estará sujeito às penalidades estabelecidas no Código de Ética.
O papel do canal de denúncias na identificação de práticas irregulares
Manter um olhar atento para coibir eventuais irregularidades é essencial. Essa vigilância contínua encontra um aliado poderoso no canal de denúncias, uma ferramenta que não apenas permite, mas também incentiva a participação ativa dos colaboradores.
Ao encorajar a denúncia de comportamentos irregulares, a empresa demonstra seu comprometimento em enfrentar questões éticas de maneira transparente e eficaz. Essa abordagem proativa não só identifica práticas suspeitas, mas também fortalece uma cultura de responsabilidade e integridade dentro da organização.
Gestão simplificada com foco no compliance
Processos de compliance é outro módulo da clickCompliance que pode auxiliar a sua organização. Com ele, é possível automatizar a gestão de diversos processos, como conflitos de interesses, identificação de pessoas politicamente expostas, registro de brindes e hospitalidades, além de catalogar as interações entre funcionários, a administração pública e órgãos fiscalizadores.Esse módulo não apenas economiza tempo valioso, mas também fortalece a conformidade da empresa, assegurando que todos os processos sejam tratados de acordo com as diretrizes éticas e legais.
clickCompliance é a solução para ser mais ético e responsável
Refletindo sobre a política de brindes em sua empresa? É aqui que a tecnologia se torna uma aliada valiosa. A clickCompliance oferece módulos específicos para simplificar e fortalecer a gestão da política de brindes e hospitalidades.
A conscientização, a implementação eficaz e o monitoramento constante são elementos essenciais para garantir que a política de brindes e hospitalidades seja não apenas uma formalidade, mas uma ferramenta eficaz na promoção da integridade e compliance dentro da empresa.
Assim, a empresa não apenas fortalece sua reputação, mas também cria uma base sólida para o crescimento sustentável e relações comerciais éticas. Se quiser saber mais, entre em contato conosco ou agende uma demonstração.
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