Em um programa de Compliance bem estruturado é muito importante que todas as documentações disponíveis passem por um processo de aprovação muito bem definido (workflow de aprovação) antes de serem publicadas para toda a empresa. Além disso, é uma forma eficaz de gerar evidências da participação da alta diretoria no processo.
Com os recursos de tecnologia disponíveis atualmente, não faz mais sentido que essas aprovações ocorram de forma física, com documentos impressos circulando na empresa para coleta de assinaturas. Se você vive essa realidade, quantas vezes já se deparou com a dificuldade de saber com quem se encontra um determinado documento?
Workflow de aprovação por área e multinível
Outro ponto importante no workflow de aprovação é relacionado ao fluxo que o documento deve seguir até a sua publicação. Na maioria das vezes esse caminho é diferente por cada área da empresa e pelo tipo do documento que está sendo aprovado. Também é comum que o documento passe por várias alçadas, ou níveis, durante o workflow de aprovação. Essa quantidade de passos também pode variar por área ou tipo do documento dependendo da criticidade de cada um.
Boas práticas
Pensando nesses cenários, podemos identificar um conjunto de boas práticas quando estruturamos os fluxos de aprovação de documentos na Empresa:
Se existe algum uma pessoa ou grupo que faz o controle de qualidade dos documentos, ou mesmo quem faz esse trabalho é a área de Compliance, faz muito mais sentido que essas pessoas estejam no primeiro nível do workflow de aprovação. Fazer o documento passar pela aprovação da alta diretoria para depois ser reprovado pela área de qualidade, gera um desgaste desnecessário no processo.
Evitar nomear pessoas como aprovadores, tentando ao máximo utilizar grupos: essa estratégia evita a reconfiguração no sistema quando as pessoas mudam de área ou simplesmente deixam a empresa. Além disso, grupos com mais de uma pessoa podem assumir mais facilmente as tarefas de aprovação quando alguém está de férias ou ausente da empresa.
O ClickCompliance usa os grupos e usuários já presentes no seu ambiente de tecnologia, seja ele o Office 365, Google GSuite ou Active Directory, através de um processo de sincronização diário. Assim, não existe a necessidade de cadastrar e manter atualizados todos esses grupos e usuários.
O processo de aprovação
O processo de aprovação deve facilitar ao máximo o trabalho do aprovador. O ClickCompliance envia e-mail solicitando a aprovação já com um link direto para o documento que deve ser aprovado, onde é possível visualizar os comentários de quem solicitou a aprovação e rever todo o documento antes de aprová-lo.
Além disso, o aprovador possui a visibilidade do fluxo como um todo, visualizando quem já efetivou as aprovações nas etapas anteriores. Por fim, todo esse processo pode ser feito de qualquer lugar, inclusive tablets ou celulares! Quer conhecer o ClickCompliance? Agende uma demonstração sem compromisso.