Cada organización establece las políticas internas que tienen más sentido para su área de actividad o negocio. Estos documentos sirven de base para orientar el comportamiento y las decisiones dentro de la organización.
En términos generales, las políticas de programas de cumplimiento más comunes son:
Unas políticas bien definidas garantizan que todos los empleados comprendan las normas y valores de la empresa, reducir los riesgos jurídicos, reforzar la cultura ética e aumentar la credibilidad institucional. También están obligadas por leyes como la Ley anticorrupción (12.846/2013) y LGPDSon esenciales en auditorías y certificaciones.
Son principios y orientaciones estratégicas que orientar la creación y aplicación del programa de integridad de una empresa. Las directrices definen el tono del liderazgolas prioridades éticas de la organización y el papel de cada área en el cumplimiento de las normas internas y externas.
La política de integridad tiene por objeto formalizar los compromisos éticos y jurídicos de la empresaTambién previene el fraude, la corrupción, el acoso y otras conductas indebidas. Sirve de guía para la conducta de empleados y socios, además de demostrar transparencia y compromiso con el cumplimiento.
Para elaborar una política eficaz, puede siga las instrucciones paso a paso abajo:
No olvide que la plataforma de clickCompliance ayuda a automatizar la gestión de estas políticas una vez creadas.
Un documento de conformidad debe contener:
No olvide que no basta con crear la políticaLa distribución y el seguimiento de las directrices establecidas son igualmente importantes.
El uso de una plataforma especializada como clickCompliance aumenta la adherencia y reduce el riesgo de incumplimiento. Algunas formas de contar con esta garantía son:
Se recomienda revisar las políticas anualmente o siempre que se produzcan cambios relevantes en la legislación, la estructura organizativa o el entorno normativo. A clickCompliance facilita el control de versiones notificando a los responsables y almacenando el historial de revisiones.
O código de conducta es un documento más amplio, que define los valores, principios y normas éticas de la empresa. En políticas empresariales son documentos más específicos, que detallar procedimientos y normas sobre temas como la corrupción, el acoso y la seguridad de la información, entre otros. Ambos son complementarios y deben gestionarse con trazabilidad.
Es una solución digital para centralizar, organizar, distribuir y controlar documentos corporativosSe trata de políticas internas, códigos de conducta, normas y reglamentos. El sistema garantiza que los empleados tengan acceso a la versión correcta y que la empresa pueda rastrear su lectura y aceptación.
Puede gestionar cualquier tipo de documento que forme parte del programa de cumplimiento normativo o de gobierno corporativo de su empresa, como:
Sí. El sistema tiene un panel de control con indicadores en tiempo real sobre el estado de las lecturas, aceptaciones y atrasos por empleado, área o unidad. Esto garantiza plena trazabilidad y seguridad jurídica.
Los documentos son enviados de forma automatizada a audiencias definidascon la posibilidad de integración con el correo electrónico corporativo o acceder a través del portal web. Los empleados pueden acceder en cualquier momento, incluso por teléfono móvil.
Sím. Puede configurar se requiere aceptación electrónicacon o sin firma digital, según la política de la empresa. El sistema registra la aceptación con fecha, hora e ID de usuario.
Sí. El sistema activa alertas y recordatorios automáticos por correo electrónico a los empleados que aún no aceptó los documentos a tiempo. Caso el empleado no ha firmado ni siquiera con los recordatorios, puede enviar también una alerta al responsable directo.
Sí. clickCompliance permite crear segmentaciones personalizadasDe este modo se garantiza que cada grupo de empleados reciba únicamente los documentos pertinentes para su perfil, en función de integración con el sistema de gestión que utilice su organización (Office 365 o G-suite).
Sí, el módulo tiene control automático de versiones, que permite saber qué versión está en vigor, cuándo se actualizó y quién aceptó cada una. Esto evita el uso de documentos obsoletos y mejora la gobernanza de la información.
Sí. La solución se desarrolló sobre la base de principios de Ley General de Protección de Datosgarantizando transparencia, control de acceso, consentimiento registrado y protección de datos personales empleados.
La plataforma cuenta con tecnología punta en seguridad de la informaciónincluyendo:
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