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Anticorrupção
O Due Diligence é uma prática que consiste basicamente em fazer uma investigação e um levantamento de tudo que pode ser um risco futuro antes de firmar um relacionamento contratual. É uma definição bastante abrangente, e isso é porque existem diversos tipos mais específicos. Esses têm seus próprios procedimentos e finalidades.

Mas o que é comum em todos é que o due diligence serve para conhecer com quem você está prestes a criar um relacionamento e decidir se será um risco ou não e se vai valer a pena ou não para você.

Due Diligence de Compliance

Um dos pilares do Programa de Compliance é o due diligence. Com a Lei Anticorrupção, empresas podem ser responsabilizadas por atos cometidos em seu benefício, mesmo sem seu conhecimento ou autorização. Essa inspeção prévia serve justamente para evitar se vincular a uma empresa que pode vir a cometer algum ato ilícito e fazer você sofrer alguma consequência.

No processo, serão checadas ações judiciais da qual a empresa pode estar participando, irregularidades fiscais, aparência na mídia, questões ambientais, seu relacionamento com o ambiente e a comunidade e a efetividade (ou existência) de seu programa de Compliance. No entanto, hoje em dia nem recomendamos se vincular a uma empresa que não tenha programa de Compliance. Ela acaba sujeita a muitos riscos.

Também podem ser verificados os relacionamentos da empresa com a administração pública e frequência dessa interação. Pode ser maior ou menor até dependendo do tipo de empresa. Esse due diligence é feito normalmente em dois casos, na contratação de terceiros e fusões e aquisições.

Due Diligence de Terceiros

As empresas brasileiras possuem uma forte relação com o uso de terceiros. Empresas maiores, inclusive, possuem centenas de fornecedores ou prestadores de serviços espalhados pelo país e pelo mundo. Nos olhos de muitas empresas, fazer uma due diligence de tanta gente acaba sendo muita burocracia e trabalho, e acabam preferindo não fazer.

Mas é por isso que é um dos pilares do programa de Compliance. A estrutura e os procedimentos para fazer o due diligence precisam já estar estabelecidos antes de surgir uma relação nova. Assim, o processo fica mais eficiente. Até porque é muito necessário. O prejuízo virá ou por causa da ineficiência no seu processo de due diligence, se não for bem preparado, ou em forma de consequências por não ter feito.

Para fazer essa inspeção, serão analisados aspectos financeiros, contábeis, previdenciários, trabalhistas, imobiliários, tecnológicos, jurídicos, entre outros.

Due Diligence em Fusões e Aquisições

Quando você vai fazer uma fusão ou aquisição, você está aceitando absorver tudo dessa outra empresa. Isso com certeza vai te trazer benefícios. Mas também pode te colocar no meio das coisas ruins possivelmente associadas a ela. Quando você vai fazer o due diligence antes de se fundir, normalmente são feitos todos os tipos de análise. Isso porque literalmente tudo sobre aquela empresa vai estar associada a você a partir desse momento. Vocês literalmente se tornam uma só. Portanto, qualquer problema de qualquer setor pode ser um risco hoje ou no futuro.

Due Diligence Ambiental

Uma due diligence ambiental normalmente é feita quando você vai se relacionar com uma empresa que tem maiores impactos no meio ambiente. Alguns exemplos mais óbvios são, por exemplo, empresas que trabalham com extração de minério, petróleo, etc. Como temos visto, as consequências da falta de manutenção e de procedimentos de emergência podem ser muito graves. E a sua empresa não vai querer estar associada a isso.

Alguns dos aspectos analisados são, por exemplo, o cumprimento das leis ambientais, contaminação de água, solo, e pessoas, além de procedimentos existentes de resposta de emergência e prevenção de acidentes. Esse tipo de auditoria também pode ser feita na compra de um imóvel. Pode acontecer, por exemplo, de você adquirir um imóvel e só depois descobrir que foi construído em terreno ilegal. E é você quem herda os problemas e prejuízos.

Due Diligence Trabalhista

Já o due diligence trabalhista se relaciona muito com um outro setor da empresa, o RH. Esse tipo de inspeção é feita, na maioria dos casos, na contratação de novos funcionários. O interessante é que pode ser realizada das mais baixas posições às mais altas. Casos antigos de assédio ou participação em algum escândalo podem se repetir na sua empresa e afetar a sua reputação.

Mas um cuidado muito importante que é preciso ter é evitar que essa inspeção do funcionário seja discriminação. Por exemplo, checar antecedentes criminais de um candidato. Isso só pode ser feito em casos em que a posição requere muita confiança da empresa ou que seja de teor mais sensível. Se não for o caso, sua empresa pode ser processada por discriminação.


 
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Anticorrupção
Este artigo apareceu primeiro no Estadão

O cenário brasileiro nas empresas é de vigilância total. A Lava-Jato e a Lei Anticorrupção, como já estamos cansados de saber, iniciou uma corrida pelo Compliance e por novas tecnologias e propostas de conformidade. Mais do que seguir leis, a conformidade hoje é seguir os negócios com integridade e ética, em todos os setores da empresa.

E um tipo de comportamento ilícito ainda se destaca não só no Brasil, mas no mundo inteiro: a fraude e os crimes financeiros. Tanto que são uma das principais frentes de combate do Compliance. Podemos destacar 5 motivos que os tornam particularmente interessantes: a ocorrência tão frequente que é uma conduta quase esperada, a abrangência (de forma alguma é um problema mais brasileiro ou até latino-americano), o impacto financeiro e social que causam, quem comete, e a dificuldade em flagrar e combater.

Uma pesquisa da Thompson Reuters mostrou que a média de crimes financeiros que ocorrem dentro das empresas brasileiras é de 67%. A média mundial é de 59%. É fácil ficarmos no “o Brasil que é país de corruptos mesmo” (apesar de que realmente caímos 9 posições no ranking de percepção de corrupção em 2018). Mas para uma média global, 57% ainda é um número estarrecedor. Dentre estes crimes estão considerados fraude, lavagem de dinheiro, roubo, suborno e corrupção, etc.

A necessidade de as empresas combaterem esse tipo de prática vai muito além de apenas estar em Compliance e se proteger da Lei Anticorrupção. A fraude e a corrupção acarretam perdas imensas todo ano. Estes custos representam, em média, 2,47% das receitas anuais das empresas. De acordo com o Report to the Nations 2018, a perda média em casos de fraude na América Latina foi de US$193 mil para cada empresa.

Também são significativos os efeitos na reputação, que hoje em dia mais do que nunca têm grandes impactos financeiros. Em cima de tudo isso, empresas precisam se preocupar com possíveis penalidades da Lei Anticorrupção, que são um agravante particular do Brasil.

Tudo isso é sem contar o efeito altamente prejudicial que os crimes financeiros têm na economia do país e diretamente na vida do brasileiro. Um relatório da ONU descobriu que o país perde cerca de R$ 200 bilhões com esquemas de corrupção por ano.

Mas a informação que mais se destacou para nós no Report to the Nations 2018 foi a que mostrou quem na empresa era o responsável pela maior parte dessas perdas. Os funcionários que ocupavam cargo de dono ou executivo na empresa causavam uma perda quase 11 vezes maior do que funcionários comuns, e 4 vezes maior do que gerentes.

A primeira conclusão é óbvia. Para o Compliance, isso mostra ainda mais o quanto é importante o bom e velho “Tone at the Top”. Parece que uma cultura de liderança ética como exemplo ainda precisa de muita evolução, e não só aqui no Brasil. E seguindo a ideia do “Tone at the Top”, essas perdas mais baixas dos funcionários comuns e gerentes poderiam ser evitadas com uma cultura mais forte de Compliance vindo de cima. Mas os dados também reforçam outra conclusão interessante que pode passar despercebida, mas nos impactou aqui no clickCompliance.

Nós oferecemos um software de processos de Compliance, e uma de suas funções é automatizar e registrar leituras e os aceites das políticas corporativas pelos funcionários. Para fazer o login, o funcionário usa o e-mail corporativo. E por isso, nossos clientes sempre trazem o mesmo questionamento: para que vou contratar um serviço que só atinge os funcionários digitais? Os vendedores, faxineiros, caixas, etc. não precisariam estar inclusos?

fraude institucional clickcompliance

Como o gráfico acima nos mostra, os colaboradores que têm acesso ao ambiente digital, as áreas financeiras e de vendas, por exemplo, e as de cargos mais altos, são as que mais deixam a empresa vulnerável a fraudes e corrupção. Não só os danos financeiros são mais graves, como são os tipos de crime financeiro que podem tornar a empresa alvo de investigações pela Lei Anticorrupção. Para esses funcionários “de risco”, é preciso ter uma política de Compliance à altura. Basicamente, o que aprendemos com isso é que cada tipo de funcionário precisa de investimentos correspondentes aos riscos que apresentam.

E como isso se manifesta nesses funcionários “deixados de fora” pelo clickCompliance? É claro que não é por que não são um risco tão grande de crimes financeiros que a empresa deve deixar de implementar um programa de Compliance robusto direcionado a eles. Mas isso pode (e deve) ser feito através de treinamentos presenciais e reforços mais práticos no dia a dia do trabalho. Isso porque o tipo de não Compliance que acontece nesses setores são relacionados principalmente ao Código de Ética e Conduta. Nesses casos encontramos assédio, preconceito, etc., em vez de crimes financeiros através de ambientes digitais.

Essa mesma conclusão também pode ser tomada com um bom trabalho de due diligence e avaliação de riscos. Ao investigar e mapear as áreas de maior risco na empresa (que na maioria das vezes acabam sendo essas áreas financeiras e “digitais”), o bom profissional de Compliance consegue criar estratégias e abordagens mais completas e direcionadas. Esse é, afinal, o objetivo do novo Compliance. Criar um programa completo e eficaz dos mais altos escalões aos mais baixos. E com ferramentas e tecnologias cada vez mais qualificadas para alcançar esses objetivos.

Marcelo Erthal é CEO da Ímpeto, empresa criadora do clickCompliance



 
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Entrevista

Entrevistamos a fundadora do grupo Potencial Compliance, que reúne profissionais de GRC para debater e compartilhar conteúdo da área. Continue lendo para saber o que é o Compliance para ela, como surgiu o grupo e como participar.

O que é Compliance nas suas palavras?

Nos termos gerais, Compliance é um conjunto de disciplinas a fim de cumprir e se fazer cumprir as normas legais e regulamentos. Porém, ao meu ver, Compliance vai muito além de regras e procedimentos. Posso dizer que é um estilo de vida das empresas.

Como é a comunidade do Compliance no Brasil hoje? Você acha que mudou nos últimos tempos?

A comunidade do Compliance tem crescido muito por alguns motivos:

  • É uma área de demanda crescente 
  • É uma área que remunera bem
  • É uma área que traz dinamismo ao negócio

Por isso, muitos advogados migraram para esta área em busca de novos desafios. Porém, dentro da estrutura de Compliance há diversas sub-categorias de atuação que atendem diversos nichos de mercado. Administradores, engenheiros, químicos, farmacêuticos e assim por diante! Por ser uma área relativamente nova, ainda há muitas coisas a serem descobertas. Mas, sem dúvida, a comunidade do Compliance cresceu de forma exponencial.

Qual é a parte do Potencial Compliance nessa comunidade?

O Potencial Compliance reúne estes especialistas e cria sinergia e troca de conhecimento entre eles. Em função do grande número de profissionais que atuam com Compliance, hoje nosso grupo cresceu fortemente. Isso potencializa todas as áreas do conhecimento: Compliance, auditoria interna, investigação, inovação e assim por diante!

Por que você decidiu começar o Potencial Compliance?

Tudo começou em um curso. Fizemos alguns amigos e não queríamos perder contato. Foi então que decidi criar o grupo, mas ele foi crescendo
tanto que hoje é um dos maiores grupo de Compliance, ou GRC.

Como é a interação das pessoas no grupo?

Nós discutimos (respeitosamente) diversos assuntos que permeiam o Compliance. Dividimos e tiramos nossas dúvidas e dificuldades, um ajudando o outro! Compartilhamos nossas experiências, vitórias e, claro, derrotas também. Mas sempre com o espírito colaborativo.

Que tipo de conteúdo é compartilhado entre os participantes?

Todos que estejam disponíveis e acessíveis para utilização do público. Por exemplo, material da CGU, TCU, IBGC e outros instituições. É sempre muito bom ver o pessoal agradecendo pela ajuda ou pelo material.

Em quais plataforma/redes o grupo funciona?

Temos um grupo grande no Whatsapp/Telegram, Linkedin e Intagram. Praticamente todas. Temos também o nosso podcast semanal. Participar é muito fácil. Temos um link do grupo, mas você precisaria me mandar mensagem no Whatsapp. 


Glades Cheury é Diretora da ANEFAC (Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade) e fundadora do Potencial Compliance. Interessados em participarem do grupo de Whatsapp podem enviar uma imagem para o número (11) 9.6069-9123.
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Como fazer

1. Objetivo

O Código de Ética e Conduta tem que começar com um objetivo claro e direto ao ponto. Afinal, nem todos os funcionários sabem exatamente o que é o Código e nem para que serve. Também é uma oportunidade de reforçar logo no início o compromisso da empresa em manter uma cultura ética.

2. Abrangência

O Código de Ética deve ser referente a todos os funcionários e colaboradores da empresa, incluindo os externos. E deve ser explicitado logo no início do documento. Isso porque existem documentos e políticas referentes a áreas ou tipos de colaboradores, que pode confundir o leitor. O Código de Ética e Conduta é o documento mais importante, e representa os valores básicos e gerais para qualquer pessoa que interaja com ela. Se existem outras políticas, estão subordinadas ao Código.

3. Aos Clientes

Todas as empresas lidam com clientes de alguma forma, seja oferecendo seus serviços ou produtos. E por isso, a relação dos funcionários com estes clientes precisa seguir certos padrões. Isso não só mostra uma homogeneidade no serviço e na cultura da empresa, como evita confusões ou outras interpretações de como o funcionário deve se relacionar com o cliente na hora de tomar decisões.

4. Aos Órgãos Governamentais

A relação da empresa com os órgãos governamentais é tão importante que deve sempre ter uma parte dedicada a ela no Código de Ética e Conduta. Não pode haver dúvidas quanto ao comportamento de funcionários em relação à administração pública. E hoje em dia uma empresa pode ser responsabilizada pelos atos de qualquer pessoa relacionada a ela, inclusive terceiros, desde que em benefício dela. Portanto, recomendamos ainda que sejam distribuídos materiais extras especificamente sobre essa relação aos funcionários, mesmo já estando no Código.

5. Às Pessoas e à Comunidade

Outro relacionamento fundamental e que existe em qualquer empresa é o com as pessoas e sua comunidade. Hoje em dia é cada vez mais importante que a empresa seja responsável com seus entornos e as pessoas em geral. Isso inclui seus efeitos na saúde física e emocional dos funcionários, e na comunidade e no mundo. Se houver alguma coisa que afeta isso negativamente, os prejuízos serão à reputação além de possivelmente financeiros. Por isso, não deixe de dedicar uma seção a isso no Código, para que os funcionários estejam bem guiados.

6. Aos Fornecedores e Empresas de Terceirização de Serviços

Hoje em dia com o mundo corporativo cada vez mais globalizado, as empresas têm cada vez mais relações, parceiros, terceirizados, etc. E a relação com estes também é muito importante para funcionários e para o público. Se houver alguma má conduta ou irregularidade, a reputação é atingida. Já com legislações cada vez mais duras, o relacionamento com terceiros precisa ser ainda mais regulamentado. E só o Código não é o suficiente, tem que ser sempre monitorado e fiscalizado.

7. Código de Conduta Empresarial: Condutas Aceitáveis e Inaceitáveis aos Dirigentes e Empregados da Empresa

Esse ponto é mais relacionado ao comportamento de funcionários uns com os outros, como se portam no ambiente de trabalho e o que podem ou não fazer com a imagem da empresa. Aqui é interessante listar boas práticas para o dia a dia do trabalho. Também deve ter comportamentos proibidos ou incentivados quanto ao uso da marca ou nome da empresa.

8. Cumprimento e Divulgação do Código de Ética

Um Código de Ética não estaria completo sem ser bem divulgado. Não basta existir, ele precisa estar disponível para os funcionários, e lido. Não custa nada deixar isso registrado no próprio Código, para não ter erro. Além disso, os funcionários precisam saber as consequências de não fazerem o que está de acordo com as normas e valores da empresa.


 
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Como fazer
O Código de Ética e Conduta é o documento mais importante do programa de compliance da empresa. Por isso ele precisa ser feito com o maior cuidado e precisão. Abaixo listamos 11 pontos imprescindíveis para qualquer Código de Ética profissional.

Criação e divulgação

1: O documento precisa ser elaborado por um comitê das pessoas relevantes na empresa. Isso porque a alta direção deve sempre estar presente para dar a palavra final. Já o RH e jurídico devem estar presentes para garantir a legalidade e a concordância com os regulamentos de cada área.

2: A divulgação das políticas corporativas costuma ser feito na intranet da empresa, mas nem sempre esse é o ideal. Enviar por e-mail na criação e da admissão de novos funcionários é sempre uma boa estratégia. Mas não se deve exagerar no envio de e-mails. O ideal é ter um ambiente próprio para as políticas e que consegue comprovar a leitura e os aceites do código.

Conteúdo


3: O Código de Conduta precisa ser fácil de compreender por qualquer pessoa. Ou seja, não se deve utilizar linguajar jurídico ou complexo. O conteúdo deve ser objetivo e direto, com frases curtas e em poucas páginas. Isso também evita interpretações erradas ou confusões.

4: O documento deve regulamentar a relação dos funcionários da empresa com outros colaboradores, clientes, fornecedores, a imprensa, órgãos e funcionários governamentais, o meio ambiente, etc. Isso não exclui a existência de políticas específicas e mais completas sobre essas relações.

No entanto, para regular a relação de todos os terceiros com a empresa, é preciso um Código de Conduta específico e mais detalhado para cada um. Gerenciar essa quantidade de documentos pode ser muito complexo, e por isso, se a empresa possui muitos parceiros, é recomendável o auxílio de alguma tecnologia de gerenciamento.

5: Usar exemplos é importante para garantir a clareza e a compreensão de todos os colaboradores e é muito indicado.

6: Outro ponto que precisa estar sempre explícito é as sanções que serão aplicadas em caso de infrações do código. Não só qual a infração, mas também o processo de punição e quem a aplicará precisam estar muito claros.

Revisão


7: Após a criação, se não houver alguém da área legal no comitê, é preciso que um advogado ou profissional da área revise. Assim, é garantido que não há nenhuma infração aos direitos trabalhistas ou constitucionais dos funcionários.

Por exemplo, não é permitido proibir a filiação de funcionários a partidos políticos ou a concorrência a um cargo. No entanto, é permitido proibir manifestações políticas no espaço de trabalho.

8: Também é preciso fazer uma revisão para a checagem ortográfica e semântica. Em documentos mais longos é comum ocorrerem erros de digitação. Além disso, um olhar de fora ajuda a perceber incongruências ou partes mais difíceis de entender.

Manutenção

9: Não adianta ter um excelente Código de Conduta se a alta direção não se comprometer a seguir e compartilhar esses valores. O “tone at the top” é o que ajuda a manter a credibilidade da ética na empresa.

10: Parceiro do código, o canal de denúncias não pode faltar. Se há um regulamento, os funcionários precisam de um meio para denunciar práticas contrárias. Precisa ser sigiloso, confiável e bem divulgado. O código deve explicitar como funciona, e como é o procedimento de apuração de denúncias.

11: Ao longo do tempo, os funcionários precisam ser relembrados no que consiste o código e da importância dele para a empresa. Por isso, palestras e treinamentos periódicos são recomendáveis. Eles ajudam a reforçar aquilo que já estava no código de forma mais lúdica, além de ser um espaço para tirar dúvidas.
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Anticorrupção

Políticas corporativas

Para se entender quais os custos com políticas corporativas no compliance, é importante saber quais documentos, registros, normas e procedimentos você precisa ter. Assim, você consegue perceber qual será a complexidade da gestão desses, e quais leis você precisa acompanhar e conhecer.

A principal política que toda empresa deve ter é o Código de Ética e Conduta. Ele vai refletir de forma completa e geral os valores da empresa. É o que consolida a cultura da empresa, e normalmente é o guia do programa de compliance. Uma dica tendência é incluir a voz do presidente da empresa. Isso reafirma o compromisso da direção com o compliance e com os valores em si.

Já as outras políticas podem variar dependendo da empresa. Uma avaliação de riscos, que normalmente é feita no início da construção do programa de compliance, pontua os locais de maior risco na empresa. E é com essa informação que devem ser escolhidas as outras políticas. Por exemplo, uma empresa que não possui nenhum relacionamento com a administração pública não precisa de documentos referentes a licitações. Mas se lida com fornecedores ou terceiros, precisará de normas para lidar com essas situações.

Gestão de documentos

Algumas pessoas podem acabar não dando a devida importância à gestão das políticas corporativas no compliance. Para garantir a conformidade e a organização, você precisa ter total controle sobre as versões de cada política, de quais funcionários leram e aceitaram ou não, quando isso aconteceu, a validade da política que os funcionários aceitaram, novas normas e legislações que podem influenciar esses documentos, e muito mais.

Antigamente, tudo isso era feito manualmente, com uma equipe jurídica e muito papel para ser arquivado. Mas as LawTechs estão chegando com tudo para otimizar os processos do setor e diminuindo gastos. O próprio clickCompliance é um software que faz todas as funções descritas acima e mais algumas, aumentando a produtividade do trabalho e reduzindo gastos com pessoal. E ainda tem painéis e relatórios que ajudam a medir a eficácia do programa. O custo depende do tamanho da empresa.

Outro benefício importante de uma gestão de documentos de compliance otimizada é a divulgação eficaz da cultura de ética pelos funcionários. Com uma gestão bem controlada, os funcionários estão sempre em contato com novas políticas ou atualizações.

Legislação

Provavelmente o maior perigo de gastos com a documentação de compliance é com legislações. As multas e outras sanções decorrentes de uma falha no programa de compliance podem falir uma empresa dependendo da gravidade. A principal lei brasileira que regula o compliance é a Lei Anticorrupção. A multa pode ser até 20% do faturamento bruto da empresa, mas depende de diversos fatores.  E ela inclusive permite diminuições na multa e acordos de leniência de acordo com o nível do programa de integridade. A documentação é uma prova importante do comprometimento da empresa com o programa.

De acordo com a própria lei, “Serão levados em consideração na aplicação da multa, por exemplo, a existência de Programas de Compliance, com mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Ou seja, só as perdas em produtividade decorrentes de uma má gestão dos documentos já é um custo alto demais para uma empresa não se prevenir. E isso sem contar o que é gasto com pessoal e, no pior dos casos, penalidades jurídicas. Se quiser saber mais sobre  o tema, veja o nosso webinar on demand sobre a gestão de documentos em um programa de compliance.

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