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INSTRUMENTOS NORMATIVOS

Como implementar e como o clickCompliance te ajuda

Gestão de Instrumentos Normativos

Em setores altamente regulados, como o financeiro e de seguros, é muito importante ter uma estratégia bem definida de controle de documentos e normativos. 

Esses documentos regem o funcionamento da empresa como um todo e são evidências importantes de conformidade com os órgãos reguladores.

Normalmente, esses documentos são armazenados fisicamente ou em uma plataforma de GED. No entanto, essas ferramentas não são especialmente pensadas para o Compliance, e por isso acabam faltando automatizações úteis. 
Alguns exemplos desses documentos são: 
  • Políticas

  • Normas

  • Procedimentos Operacionais

  • Instruções Transitórias

  • Informativos

  • Circulares

  • Manuais de Produto

  • Operacionais ou de campanha

  • Resoluções

Dificuldades com Instrumentos Normativos no Compliance 

1

Coleta de Aceites

Em alguns desses documentos, é importante registrar que o funcionário entendeu e está ciente do conteúdo. Por exemplo, políticas corporativas ou atas de reunião. Normalmente essa coleta é feita manualmente por meio de documentos impressos.

Além disso, quando se trata de documentos, principalmente escritos por pessoas do meio jurídico, como é o caso das políticas corporativas, é possível que a linguagem seja complexa e que os funcionários na verdade não entendem o que estão aceitando.

Também costuma ser difícil conseguir lembrar e notificar periodicamente os funcionários de aceitarem os documentos que ainda faltam, e ter o controle desse processo. 

Como o clickCompliance pode te ajudar? 
O clickCompliance possui um portal de Governança de Documentos que automatiza todo esse processo. Documentos são inseridos, e são enviados automaticamente para o público que precisa aceitá-los.
Garanta o entendimento do conteúdo configurando questionários para serem feitos antes da validação do aceite 
Envie alertas e notificações automáticas para cobrar o aceite de instrumentos normativos com a periodicidade desejada 

2

Distribuição

A distribuição de documentos e instrumentos normativos em geral é um problema, principalmente em empresas maiores ou presentes em diferentes localidades. É preciso garantir que os documentos cheguem em quem precisam.

Além disso, mesmo que algum documento seja compartilhado por e-mail, por exemplo, o funcionário pode perder, não perceber o e-mail entre tantos outros, esquecer que precisa ver, etc. 
Como o clickCompliance pode te ajudar? 
Todos os documentos ficam organizados dentro do portal do clickCompliance.  
A organização em pastas é feita pelos administradores para atender às necessidades da empresa. 
A barra de pesquisa inteligente permite encontrar qualquer documento, inclusive a partir de seu conteúdo.  
Destaque qualquer documento que precise de alguma ação, tanto do usuário, quanto do administrador, na home, para que seja a primeira coisa vista ao entrar. 

3

Versionamento

Uma parte muito importante dos instrumentos normativos no Compliance é que sejam sempre atualizados. A revisão de processos, políticas, etc. é uma boa prática recomendada por organizações nacionais e internacionais de Compliance.

A dificuldade é que, quando se cria uma nova versão de um documento, é preciso refazer todo o processo de redistribuição, contato com gerentes locais, coleta de aceites, etc. 
De acordo com o Guia de Boas Práticas de Compliance da Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN), empresas devem “Assegurar a elaboração e atualização de diretrizes institucionais”.

Também devem “Garantir a existência de fluxo e critérios de [...] atualização dos normativos internos”.
Como o clickCompliance pode te ajudar? 
No clickCompliance, é possível editar documentos que já estão no portal.  

Quando há uma mudança ou atualização no conteúdo do documento, é necessário que funcionários leiam e aceitem o documento novamente. 

O administrador escolhe marcar como uma nova versão. O sistema automaticamente reenvia o documento para aprovação, e solicita o aceite dos funcionários que são o público do documento. 

4

Controle de Revisões

Nas revisões e atualizações dos documentos, nem sempre são feitas mudanças que alteram o sentido do documento. Essas modificações também são extremamente necessárias.

O problema é que, quando feita uma atualização como essa, por ter mudado o texto e a empresa estar com versões desatualizadas aceitas, seria necessário imprimir novamente o documento corrigido e recolher as assinaturas.   
Alguns exemplos em que isso pode acontecer, entre outros: 
Correções Ortográficas
Mudanças em termos de acordo com mudanças na política de comunicação da empresa 
Atualização de datas
Lógica manual
clickCompliance
Como o clickCompliance pode te ajudar? 
Na lógica do processo manual, o clickCompliance teria que criar uma nova versão sempre que houvesse alguma mudança e solicitar aceites novamente. 

Mas se não houver mudança no sentido do documento, isso é desnecessário. Pede demais dos funcionários, e disponibiliza dados de aceite fragmentados em 2 processos de coleta referentes à mesma política. 

No clickCompliance é possível manter um registro e controle de revisões dos documentos.  

Diferente de uma versão, na revisão, a alteração no conteúdo é feita e registrada, mas o sistema não refaz todo o processo de aceite e entendimento.  

5

Aprovação

Outra dificuldade relativa aos instrumentos normativos é a aprovação de novos documentos, normas, etc. por toda a hierarquia responsável.

Todos os membros da cadeia precisam ler e aprovar todos os normativos, mas quanto maior a cadeia hierárquica, mais burocrático e demorado é o processo de aprovação. 

O problema é que cada um desses membros tem suas próprias responsabilidades, próprios horários, etc.
  
Além disso, solicitar aprovação por meio de e-mail ou outras ferramentas sem um fluxo bem definido pode ser perdido no meio, esquecido, etc.
Porque é tão importante?
É uma boa prática do Compliance que mais de uma pessoa veja e aprove documentos como esses para evitar fraudes e vantagens indevidas.
É uma maneira de mostrar que todos na empresa, incluindo os de maior hierarquia, participam e estão a par das normas e das atividades do Compliance.
Como o clickCompliance pode te ajudar? 
A plataforma do clickCompliance tem um fluxo de aprovação facilmente configurável. Além disso, todo o fluxo e os indicadores ficam centralizados e na nuvem, a fácil acesso e podem ser automatizados. 
Cadastro

Você cadastra os membros da cadeia de aprovação e define a hierarquia.

Aprovação

O sistema automaticamente envia o documento para aprovação para o próximo responsável, e continua alertando até ser aprovado.

Publicação

O documento é publicado no portal para começarem a ser coletados os aceites.

O documento é publicado no portal para começarem a ser coletados os aceites.

6

Acesso para terceiros

Terceiros são membros importantes do programa de Compliance. Muitos preferem direcionar seus esforços para equipes internas e deixam de lado terceiros.

No entanto, a empresa pode ser responsabilizada por atos cometidos por eles.

Outra dificuldade é ter meios de comunicação padronizados e organizados com esses terceiros.  

Muitas vezes é preciso usar uma ferramenta separada, ou usar a intermediação da empresa terceirizada para fazer a comunicação com eles.  
Como o clickCompliance pode te ajudar? 
Nossa plataforma de Compliance permite o acesso de usuários externos, estendendo todas as funcionalidades também para terceiros. 
Que tal ver o clickCompliance funcionando e conversar melhor com alguém da nossa equipe?
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