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Canal de Denúncias, Compliance Bot, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
A implantação de políticas de compliance demanda um trabalho contínuo das empresas para a elaboração, aplicação e fiscalização de normas de conduta. No momento em que o Brasil amplia as discussões e as legislações sobre ética, transparência e responsabilidade empresarial, a adaptação tornou-se prioridade e a tecnologia tem sido uma grande aliada.

Os programas de compliance têm o propósito de alinhar os processos e a conduta da equipe aos valores da empresa e às legislações vigentes. Para isso, é realizada a prevenção, a identificação e a solução de irregularidades de naturezas distintas. O trabalho é abrangente, envolve ações em diferentes áreas e depende da colaboração de todos os profissionais.

O uso da tecnologia para a implantação e o monitoramento das políticas de compliance é uma forma de assegurar maior agilidade, mais segurança e eficiência aos procedimentos. O Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) destaca que as soluções tecnológicas reduzem os custos com mão de obra e aumentam a capacidade operacional para a detecção e o combate às fraudes.

Ainda de acordo com o IBGC, as empresas que fazem uso da tecnologia também melhoram o processo de avaliação e de tomada de decisões, uma vez que “criam um ambiente acessível e diminuem as tarefas manuais de coleta, análise e revisão de informações”.


Tecnologia e compliance

Quando usar a tecnologia para o compliance

O dia a dia de uma empresa – independente do porte ou setor de atuação – é capaz de evidenciar a necessidade de um software de compliance para a gestão das práticas e a automatização dos processos. O uso da plataforma é indicado nos seguintes casos:

  • Quando algumas tarefas tornam-se repetitivas;

  • Há perda ou desorganização de arquivos;

  • Falta espaço para o armazenamento de documentos;

  • Dificuldade para consultar documentos;

  • Os treinamentos dependem de deslocamentos;

  • As políticas corporativas estão desorganizadas;

  • Há risco real à proteção de dados;

  • O setor é altamente regulamentado e, portanto, mais sujeito ao risco de errar.

Se a empresa enfrenta uma ou mais dessas situações, é hora de pensar em usar a tecnologia como aliada. Para a efetividade do compliance é fundamental que a empresa tenha uma rotina organizada, com processos bem estruturados e realizados de forma dinâmica, segura e ágil.



Software para compliance ajudar

Como o software de compliance pode ajudar

O software de compliance pode ajudar em todas as etapas do programa. No momento de implantação das normas e dos procedimentos, a plataforma digital confere maior agilidade e contribui para a disseminação da informação à equipe.

Na etapa de aplicação das políticas de compliance, a tecnologia é responsável por automatizar processos, organizar documentos, auxiliar na realização de ações específicas dos setores e oferecer dados e métricas, o que reduz as possibilidades de falhas. Por meio do software também é possível realizar treinamentos para a equipe, garantindo que todos estejam em sintonia com as práticas implantadas.

Para o estágio de monitoramento e fiscalização, há soluções tecnológicas que oferecem o canal de denúncias, uma ferramenta de extrema importância para as empresas combaterem irregularidades.



Critérios de seleção

Critérios de escolha

Para a escolha do software adequado é preciso compreender a demanda da empresa. Existem diferentes tipos de compliance: tributário, fiscal, ambiental, trabalhista, dentre outros. Cada um exige a implantação de ações específicas que irão integrar a cultura organizacional e, consequentemente, a rotina dos profissionais.

Na prática, isso requer uma comunicação interna eficiente, o treinamento da equipe, o controle interno dos processos, uma boa gestão de práticas e documentos, o trabalho de monitoramento e a criação de um canal de denúncias de irregularidades. Soluções tecnológicas auxiliam na execução de todas essas ações. O software de compliance ideal é aquele que supre a necessidade da empresa.

Para uma escolha assertiva, a orientação é fazer uma pesquisa de mercado que avalie as opções disponíveis e a credibilidade das empresas que as oferecem, além de verificar se as soluções apresentam as funcionalidades necessárias para atender as demandas da empresa.

Personalização

O clickCompliance oferece soluções para a otimização da gestão dos programas de compliance e integridade. O software é dividido em módulos, o que possibilita a empresa escolher quais ações serão usadas, conforme a sua estratégia. A plataforma disponibiliza a governança de documentos, formulários de compliance, treinamentos, chatbot e canal de denúncias. 



Resultados de Compliance

Resultados dos programas de compliance

O setor de compliance é responsável pelo desenvolvimento de uma cultura organizacional ética, transparente, comprometida e responsável. De acordo com o IBGC, cabe às empresas estarem em compliance com os diferentes públicos:

  • Órgão governamentais: atender às legislações vigentes, mantendo atenção especial às operações fiscais e tributárias, aos contratos e às compras.

  • Sociedade: adotar práticas que minimizem impactos ambientais e que permitam contribuir de forma positiva para a região onde a empresa está localizada ou para a sociedade como um todo. 

  • Sócios: atuar de forma transparente, por meio da prestação de contas e da segurança de ativos.

  • Colaboradores: assegurar o cumprimento de leis trabalhistas, assim como saúde e segurança do trabalho.

  • Clientes e fornecedores: prezar pela qualidade e pelo bom relacionamento.

A tecnologia é uma solução para que essa cultura organizacional seja construída e consolidada, conquistando os resultados esperados. Empresas que adotam políticas de compliance fortalecem a própria imagem e aumentam a credibilidade junto ao mercado, o que amplia o potencial de atração dos investidores. 

Além de um diferencial competitivo, os programas de compliance evitam prejuízos à empresa. Ao promover a adequação às legislações vigentes, evita-se sanções, multas e perdas financeiras. Já o combate às irregularidades e fraudes impede o envolvimento em escândalos de corrupção, o que é capaz de gerar danos irreversíveis à reputação.

Desafios

O controle interno é um dos principais desafios para a efetividade dos programas de compliance, por conta do grande volume de informações e da abrangência da aplicação prática de todas elas. Neste sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada por ajudar a sistematizar essas operações.

Outro aspecto sobre a relevância do uso de soluções tecnológicas diz respeito à identificação e combate de irregularidades. O IBGC avalia que as ações fraudulentas estão cada vez mais elaboradas e para detectá-las e solucioná-las é necessário aprimorar as ferramentas disponíveis nas empresas, investindo em tecnologia.

 
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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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