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Como fazer
O Canal de Denúncias é um pilar do programa de Compliance e um dos meios mais eficazes de combater a corrupção, fraudes e outros comportamentos ilícitos. Esse fato foi comprovado por um estudo da Deloitte com a International Chamber of Commerce – Brasil (ICC Brasil).

A pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos” mostrou que em 211 empresas brasileiras, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como Canal de Denúncias.

Isso só comprova a importância de investir em boas práticas para que o Canal da empresa tenha a melhor performance. Assim, não só você assegura um programa de Compliance forte, como combate perdas financeiras e de reputação que a corrupção causa.

Tudo isso sem contar que um dos critérios da Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética. A seguir, leia as 6 melhores práticas para que o seu Canal de Denúncias seja o mais eficaz possível.

Boa comunicação

O primeiro passo é garantir que os colaboradores da empresa tenham conhecimento de como é, como acessar e como funciona o Canal de Denúncias. Afinal, não adianta ter um bom Canal se ele não é usado, ou pior, se os colaboradores não confiam nele.

Para isso, invista bem em campanhas de conscientização. Podem ser por e-mail, físicas (com cartazes e panfletos), em reuniões, etc. Também é importante que novos funcionários sejam apresentados ao Canal e para que serve, que tipo de denúncia é possível fazer, etc., logo que chegam na empresa.

Nessas campanhas, mostre como acessar o Canal (deve ser fácil de achar e de fazer a denúncia), como assegurar anonimato e o que o setor de Compliance faz ao receber a denúncia. Mostrar e ter compromisso com transparência aumenta o índice de uso e passa confiança.

Não só permitir, como assegurar o anonimato

Como já falamos, é importante que os funcionários saibam que eles podem denunciar anonimamente. No entanto, só falar que é anônimo não é o suficiente. Se possível, faça uma breve apresentação dos meios de segurança que permitem denúncias anônimas.

Além disso, lembre de reforçar que nem a equipe de Compliance terá acesso aos dados sensíveis do denunciante. Em casos ideais, as denúncias nem serão investigadas por uma equipe interna, e sim por uma equipe terceirizada e imparcial.

Se for o caso da sua empresa, faça com que isso fique claro para colaboradores.

Sempre dar respostas às denúncias

Pode parecer uma perda de tempo ou desnecessário, mas sempre responder ou dar algum retorno sobre as denúncias é muito importante. Isso vale mesmo se, após a investigação, a denúncia for improcedente. Se a equipe tiver a capacidade de responder tudo, ajuda a criar confiança no Canal.

O colaborador sabe que sua denúncia foi investigada e encerrada, e que o setor de Compliance deu a devida atenção à sua preocupação. Porém, nem sempre é possível dar respostas se a quantidade de denúncias for alta.

No clickCompliance, por exemplo, o denunciante recebe um protocolo e acompanha o andamento da denúncia. Assim, ele sabe se já está sendo investigada, encerrou, etc. sem precisar consultar o Compliance.

Treinamentos regulares

Uma parte importante da eficácia do Canal de Denúncias é manter a existência e funcionamento dele no dia a dia dos funcionários. Realizar treinamentos frequentes, além de campanhas de comunicação, lembra a funcionários que eles podem fazer denúncias.

Além disso, mantêm os colaboradores atualizados com o processo de denúncia e as vias disponíveis. Por exemplo, se um novo Canal online for introduzido, fazer um treinamento sobre o uso ajuda a facilitar a denúncia. E quanto mais fácil for fazer a denúncia, maior o índice de denúncias feitas.

Treinamentos também podem ser mais abrangentes, falando sobre a importância de realizar denúncias e sobre como isso afeta o ambiente de trabalho. Uma dica é usar cenas e situações do dia a dia para mostrar que atitudes antiéticas afetam diretamente todos os colaboradores no dia a dia.

Equipe bem treinada para qualificação de denúncias

Todas as dicas acima focam principalmente em maneiras de estimular denúncias. Mas uma boa prática muito importante para Canal de Denúncias é na etapa de qualificação e apuração. A equipe deve ser muito bem treinada para conseguir elevar o máximo possível a eficiência do trabalho.

Isso quer dizer que devem saber discernir bem em quais denúncias a equipe de investigação deve ou não aplicar seus esforços e recursos. É tão importante, que hoje em dia já existem ferramentas sendo desenvolvidas para aumentar a precisão dessa triagem e automatizar.

Conheça o projeto de inovação Denúncia Inteligente, do clickCompliance Innovation Lab, e saiba como inscrever sua empresa. Nessa parceria empresas podem receber benefícios antecipadamente como ferramentas que serão desenvolvidas pela nossa equipe.
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Como fazer

Por que ter um Canal de Denúncias?

estatística canal de denúncias 1

É muito difícil fazer alguma coisa ilícita ou contra as normas da empresa sem que ninguém saiba. Normalmente alguém descobre, mas por diversos fatores, não falam nada. Pode ser medo de retaliações, falta de confiança na resolução do problema, medo de virar um “dedo-duro”, ou simplesmente não saber onde e como denunciar. Mas um Canal de Denúncias e Compliance bons e bem planejados podem solucionar todos esses problemas.

  • Lei Anticorrupção:

Redução de multas em empresas que possuem “mecanismos e procedimentos internos de incentivo à denúncia de irregularidades”


  • O impacto financeiro de não ter um Canal de Denúncias e Compliance bem estruturados é um grande incentivo. Nós gostaríamos que não fosse o principal, mas sabemos que para muitas empresas, ainda é.


Para onde vai esse dinheiro?

• Receitas desviadas/perdidas
• Processos jurídicos


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Apesar disso, no Brasil a quantidade de fraudes descobertas por denúncias é muito menor do que mundialmente. E no Brasil, o meio de descoberta mais comum, a auditoria externa, é bem menos usual no resto do mundo.

canal de denúncias - estatística - 3

O que preciso fazer para que ele funcione bem?

1: As denúncias que podem ser feitas a um canal dizem respeito não só a atos ilícitos, mas a todas as normas e políticas da empresa. Mas os funcionários não têm como saber o que reportar se não sabem o que é ou não proibido.

Por isso, um dos passos mais básicos é assegurar que os colaboradores saibam bem o conteúdo das políticas corporativas da empresa. Além disso, devem receber treinamentos que reforcem isso, mas que também abordem legislação.

Assim, eles estarão bem preparados para denunciar situações quando surgirem.

2: Um dos obstáculos dos profissionais de Compliance na hora de incentivar denúncias é a cultura, ainda muito presente, do medo de ser “dedo-duro” contra os “espertos”.

Para combater isso, é necessário um trabalho contínuo de promoção da ética e integridade como um valor da empresa, e a denúncia como uma coisa positiva.

Assim, os funcionários se sentem à vontade para cuidar do ambiente de trabalho e contribuir ativamente para sua empresa no dia a dia.

Este texto é apenas uma parte do nosso E-Book “Canal de Denúncias: Da Denúncia à Investigação”. Nele, tem uma lista completa de dicas para implementação de Canal. Também incluímos dicas para investigações e entrevistas.


 
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