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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
O compliance bancário tem o propósito de assegurar que os bancos estejam em conformidade com as normas e legislações vigentes.

O setor financeiro é altamente regulado, o que torna ainda mais necessário um trabalho atencioso e eficiente nesta área.

Além disso, também cabe ao compliance bancário preservar a integridade do banco e o seu patrimônio, o que implica a necessidade de uma monitoramento contínuo dos riscos e a criação de ações que evitem prejuízos administrativos, financeiros e danos à reputação da instituição financeira. 

Para isso, o setor utiliza ferramentas e soluções que contribuem de forma estratégica no cumprimento do seu trabalho.

O canal de denúncias é uma das mais importantes. Isto porque ele auxilia na identificação e no combate às irregularidades, contribuindo diretamente para as ações de fiscalização e avaliação do compliance. 

Também vale ressaltar que a implantação de um canal de denúncias é exigida na Resolução nº 4.567, de 27 de abril de 2017, emitida pelo Banco Central (Bacen), e citada no texto da Lei nº 12.846 /2013, conhecida como Lei Anticorrupção

A ferramenta também pode auxiliar no cumprimento das determinações dispostas na Lei nº 13.709/ 2018, que é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Sendo assim, o próprio funcionamento eficiente do canal contribui para que os bancos estejam em compliance.

Como é usado um canal de denúncias

O canal de denúncias é uma ferramenta de comunicação pela qual colaboradores, clientes e parceiros apontam irregularidades que estejam acontecendo na instituição.

Trata-se de um instrumento extremamente importante para o setor de compliance, pois funciona como uma porta de entrada para informações.

Na prática, por meio da ferramenta, há o recebimento da denúncia. Num segundo momento, é feita a análise dos dados e do relato que foram informados. A partir dessa avaliação, é realizada a triagem para saber se a situação descrita se enquadra como denúncia. 

Em caso afirmativo, é iniciado o processo de apuração dos fatos, o que exige a elaboração de um plano de investigação que deverá ser aprovado e registrado.

Após a realização da investigação é emitido o relatório e, então, encerrada a denúncia. 

Quando a apuração leva à constatação da irregularidade, medidas disciplinares devem ser adotadas. Posteriormente, também é preciso desenvolver ações de monitoramento. 

Quais denúncias podem ser feitas aos bancos?

Todo tipo de irregularidade que comprometa a integridade dos bancos deve ser denunciada. Confira alguns exemplos de atos ilícitos que prejudicam o patrimônio e a imagem das instituições financeiras.

Fraudes: qualquer ato praticado com o objetivo de atingir o patrimônio ou obter vantagem ilícita.

Lavagem de dinheiro: ação que busca encobrir a origem de dinheiro adquirido de forma ilegal. É necessário que o compliance bancário tenha uma atuação forte para evitar que a instituição seja usada nesse tipo de esquema.

Vazamento de dados: os bancos lidam com um grande volume de dados e, por isso, devem estar cercados de cuidados para garantir a segurança dessas informações. A LGPD exige o tratamento adequado, inclusive no meio digital.

Esses são os principais problemas que podem colocar em risco a integridade de um banco.

No entanto, qualquer outro tipo de ação que seja contrária aos valores da instituição e às diretrizes do Código de Ética devem ser denunciadas por colaboradores, clientes e/ou parceiros.

Como saber se um canal de denúncias é eficiente

É possível avaliar a eficiência da ferramenta considerando algumas características. Essa análise de desempenho é importante para que, caso necessário, seja realizado o aprimoramento. Para saber se um canal de denúncias é eficiente basta verificar:

Alcance: o canal permite que os diferentes públicos que se relacionam com a instituição denunciem fraudes, atos ilícitos, corrupção, desvios éticos e morais.

Praticidade: a tecnologia garante o uso simples e acessível, permitindo o contato 24 horas por dia. 

Segurança e confiabilidade: dá a opção caso o denunciante prefira, de se manter em anonimato. Ele, o denunciado e as informações recebidas também são mantidos em sigilo durante as investigações.

Capacidade de resolução e aprimoramento: as denúncias recebidas são solucionadas de forma a promover a qualidade e a melhoria contínua do trabalho.

O que diz a legislação

Há textos que citam de forma específica a necessidade de implantação do canal de denúncias.

A Resolução nº 4.567 do Bacen trata da disponibilização da ferramenta para a comunicação de “indícios de ilicitude relacionados às atividades da instituição”.

O texto exige, ainda, que as instituições elaborem relatórios semestrais informando o número e a natureza das denúncias, as áreas responsáveis por acompanhar a situação, o prazo médio para o tratamento de cada caso e as medidas adotadas pela instituição.

A Lei Anticorrupção estabelece que o canal deve ser amplamente divulgado aos colaboradores e terceiros, bem como assegurar a proteção dos mesmos.

Já a LGPD não cita diretamente a ferramenta, mas determina a implantação de um programa de governança de privacidade comprometido com as normas e as boas práticas de segurança de dados. 

Considerando que o canal de denúncias auxilia na identificação e no combate de irregularidades, incluindo o vazamento de dados, ele pode ser útil para que o banco esteja em conformidade com a LGPD.

Vantagens


A escolha do modelo do canal de denúncias depende do porte da instituição e do volume de informações recebidas.

Mas independente do formato, é essencial que ele seja prático, acessível, ofereça segurança e garanta a solução dos problemas reportados.

Dentre as principais vantagens de implantar um canal de denúncias estão:

  1. Garantir a conformidade com as normas e legislações;
  2. Prevenir fraudes e outros desvios de conduta;
  3. Proteger a imagem do banco;
  4. Evitar prejuízos financeiros e administrativos;
  5. Melhorar o ambiente de trabalho.

O clickCompliance é um software para a gestão de programa de compliance e integridade que oferece diferentes soluções que possibilitam a automatização de processos internos e a redução de custos.
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Canal de Denúncias, Programa de Integridade
Nos últimos quatro anos, 80% das empresas identificaram algum tipo de desvio de conduta entre profissionais ou terceiros que estavam envolvidos em projetos corporativos, segundo pesquisa realizada em outubro de 2020 pela consultoria Deloitte.

De acordo com o levantamento, as fraudes foram os problemas mais recorrentes nessas organizações, presentes em 69% delas. Em seguida, estão o assédio moral (63%), o descumprimento de normas e leis (56%) e a corrupção (44%).

Embora o estudo mostre que os números relativos aos desvios de conduta ainda são expressivos no país, é possível notar uma questão positiva nessa realidade: as organizações estão investigando práticas irregulares. Isso é comprovado por outra informação detalhada na pesquisa: 85% das empresas consultadas possuem canais de denúncias.

O que é um canal de denúncias?

Como o próprio nome já diz, o canal de denúncias é uma ferramenta criada para o recebimento e o acompanhamento de denúncias relativas às práticas irregulares no ambiente corporativo.

Lei Anticorrupção (Nº 12.846/2013) dispõe sobre a responsabilização das organizações. Dentre as normas estabelecidas por essa legislação, há a necessidade de que as empresas disponibilizem um canal para o recebimento e o acompanhamento de denúncias. O texto determina, ainda, que essa ferramenta seja amplamente divulgada aos funcionários.

Dessa forma, a própria legislação brasileira passou a incentivar que os profissionais das empresas atuem na fiscalização de condutas divergentes da ética, transparência e responsabilidade.

Como funciona 

Há vários modelos de canais de denúncias que podem ser implantados na empresa, a partir da consideração sobre algumas características do negócio. Em geral, é preciso garantir a confiança e a praticidade para que as pessoas sintam-se seguras para denunciar. 

Após o recebimento da informação, devem ser oferecidos mecanismos para o acompanhamento da apuração do caso. Assim, os funcionários saberão que o trabalho de combate às irregularidades está sendo realizado.

Como escolher

Na hora de definir o modelo do canal de denúncias que será utilizado, é importante considerar algumas características da empresa, tais como:

Número de funcionários: quanto maior a equipe, é esperado um maior número de denúncias, o que requer uma ferramenta capaz de otimizar e organizar um grande volume de informações. 

Área que a empresa atua: alguns setores, como o financeiro e o da saúde, são altamente regulamentados. Por isso, até mesmo empresas menores podem receber um volume alto de denúncias.

Perfil dos funcionários: essa análise é importante para definir o suporte do canal. Verifique a faixa etária e o acesso ao meio digital, pois, dependendo dessas respostas, pode ser mais interessante utilizar uma plataforma on-line.

O que o canal deve oferecer

É importante assegurar que o denunciante tenha a opção de escolher manifestar-se de forma anônima ou identificando-se para a empresa. Também deve ser dada a oportunidade de acompanhar o andamento da investigação.

A tecnologia é uma grande aliada para as práticas de compliance. No caso específico do canal de denúncias, uma solução virtual ajuda a otimizar os processos. No entanto, a empresa deve estar atenta à acessibilidade. Além de conferir se os funcionários usam o meio digital, é preciso considerar se a plataforma pode ser acessada tanto por computador, quanto por dispositivo móvel, como celular ou tablet. 

Outra característica essencial é o fornecimento de indicadores e relatórios sobre o número de denúncias, os tipos de irregularidades, o status do andamento da apuração e o tempo médio de resolução.

Vantagens 


O canal de denúncias é um mecanismo a mais para garantir uma cultura organizacional pautada na ética e na transparência, o que já é um grande motivo para investir na ferramenta. Confira outras razões:

  • Evita o prejuízo financeiro: ao atender a exigência da Lei Anticorrupção (Nº 12.846/2013), a empresa se resguarda sobre a possibilidade de sanções e multas.
  • Combate os desvios de conduta: as denúncias recebidas não são referentes apenas aos atos ilícitos, como fraudes e corrupção. Qualquer prática divergente das normas implantadas pela empresa pode ser repassada pelo canal.
  • Contribui para a prevenção de irregularidades: a partir do momento que os funcionários percebem a eficiência do canal de denúncias, ele passa a prevenir práticas irregulares.
  • Gera maior engajamento nas políticas de compliance: com um canal de denúncias eficiente, os funcionários sentirão mais confiança com relação à empresa e ao programa de integridade.
  • Aumenta a credibilidade: ao promover a transparência e a ética, a empresa fortalece a sua imagem.

Como garantir a eficiência 

Disponibilizar o canal de denúncias é fundamental para as empresas estarem em conformidade com as legislações e as normas vigentes. No entanto, não basta apenar ter a ferramenta, é preciso garantir a sua eficiência. Confira três ações que podem contribuir nesse sentido:

1) Mantenha todos os colaboradores informados sobre as práticas de compliance

As pessoas precisam saber quais são as normas, as regras e as leis seguidas pela empresa para poderem ajudar no trabalho de fiscalização. Por isso, é válido destacar que a criação do canal de denúncias é apenas uma das ações previstas pelos programas de integridade. Manter uma boa comunicação interna e realizar treinamentos de compliance periódicos para que toda a equipe esteja envolvida também são alternativas.

2) Incentive a participação da equipe

Esse trabalho deve ser realizado, a princípio, pelos profissionais da área de compliance, mas com o apoio da alta direção e dos demais setores. Em meio à rotina da empresa, é importante frisar a necessidade do envolvimento da equipe e a segurança oferecida pelo canal de denúncias.

3) Dê o exemplo

A cultura organizacional é consolidada no dia a dia da empresa. Para que todos os profissionais estejam envolvidos em realizar um trabalho ético e responsável, os bons exemplos são necessários. 

O clickCompliance oferece várias ferramentas para auxiliar na gestão inteligente de práticas corporativas, inclusive o canal de denúncias.

Para saber mais, entre em contato com a gente!

 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Funcionalidades, Programa de Integridade
Uma pesquisa em 2016 da Associação de Examinadores Certificados de Fraudes mostrou que quase 80% dos entrevistados receberam a maioria de suas denúncias por meio do canal de denúncias na web.

Já de acordo com o Report to The Nation 2020, o uso de denúncias em sites aumentou, em pouco mais de dois anos, em 11%, de 23% para 32%. E essa tendência só deve crescer nos próximos anos.

Tanto profissionais de compliance quanto denunciantes podem preferir os canais web por alguns motivos, como:


Pensando nessa tendência, empresas e profissionais de compliance precisam começar a pensar a otimização de suas plataformas de denúncias. A seguir, vamos explicar uma das estratégias mais importantes a ser observada quando você está buscando uma ferramenta de denúncias: a usabilidade e experiência de usuário.

O que é a experiência de usuário?

A experiência do usuário vem do termo em inglês “user experience”. É definido como o conjunto de elementos e fatores relativos à interação do usuário com um determinado produto, sistema ou serviço.

Nesse sentido, seria a experiência geral do usuário após sua interação com o sistema. Isso envolve diversos fatores, inclusive a usabilidade. É associada ao design do produto e seus componentes.

O que é a usabilidade?

A usabilidade é uma subcategoria da experiência de usuário definida como a facilidade com que as pessoas podem empregar uma ferramenta ou objeto a fim de realizar uma tarefa específica e importante.

No caso do canal de denúncias, seria o quão fácil é para o denunciante ou administrador realizarem suas tarefas, seja fazer uma denúncia ou administrá-la.

Em linhas gerais, a diferença ente os dois termos é que a usabilidade envolve eficiência e satisfação com o uso do sistema. Experiência é mais abrangente, cobrindo toda a interação com o produto.

O que procurar em um canal de denúncias?

A seguir vamos listar pontos relacionados à usabilidade e experiência do usuário que você deve buscar no seu canal de denúncias web:

  • Simplicidade de navegação
Uma coisa que o seu sistema precisa ter é uma navegação simples. Ou seja, para o denunciante fazer uma denúncia, deve ser um caminho único e sempre em uma mesma direção. Não deve ser preciso voltar para uma página anterior para completar a denúncia.

Também é bom evitar que o caminho seja complexo, com muitos passos e páginas. Além disso, a quantidade de cliques até o final do processo deve ser o mínimo possível sem perder qualidade e sentido de navegação.

  • Organização da página
A estrutura deve ser organizada e o mais simples possível sem perder conteúdo. Coisas para ficar de olho são se a hierarquia da página faz sentido, se tem blocos muito grandes de texto e se conteúdos diferentes estão bem separados em blocos claros.

  • Sinalização coerente
Ao escolher um canal de denúncias, procure analisar se é fácil identificar como passar para o próximo passo através de botões, o que é cada página através de títulos, o que significa cada botão (o que acontecer se for clicado), em que passo do processo o usuário está e se o processo foi de fato concluído (com telas claras de conclusão).

  • Cores coerentes
Uma parte importante da experiência de usuário é o estudo de cores. Verifique se as cores são coerentes com a ação. Por exemplo, verde e vermelho dão a entender, respectivamente, resultados ou ações positivas e negativas.

Se um usuário precisa corrigir algo no formulário da denúncia, isso não pode ser sinalizado em verde pois pode confundir ele. Além disso, verde é recomendado para botões de confirmação, por exemplo.

O que eu ganho com um canal de denúncias com boa usabilidade?

Quanto mais fácil é usar o canal de denúncias para o denunciante, maior a probabilidade de confiarem no canal e de usarem ele novamente se precisar. Uma experiência negativa ou difícil é uma forma fácil de fazer denunciantes nunca mais quererem fazer denúncias.

Já para o administrador, se a experiência de uso do canal for boa, ele conseguirá tirar melhores resultados e fazer seu trabalho de forma muito mais eficiente e preciso.

O canal de denúncias do clickCompliance foi feito com a parceria de desenvolvedores e designers de UX (experiência do usuário). Assim, proporcionamos a melhor experiência para denunciantes e profissionais de compliance do mercado. Conheça o sistema em uma demonstração.

 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
De acordo com a PWC, 43% das fraudes em empresas são detectadas através de denúncias. Além disso, com um canal de denúncias efetivo, as perdas para empresas decorrentes de fraudes diminuem quase 50%.

Este é apenas um motivo para adotar um canal no seu programa de compliance. No entanto, essa ferramenta valiosa também pode agregar valor à empresa frente a investidores, clientes e agências de fiscalização.

Tendo visto um aumento de mais de 50% no volume de denúncias recebidas entre 2014 e 2017, é possível perceber que funcionários estão cada vez mais dispostos a usarem essa ferramenta. Cabe agora às empresas buscarem as melhores soluções para seus funcionários e tornar a captação e gestão de denúncias cada vez mais eficiente.

Quais os benefícios de adotar a I.A. no canal de denúncias e compliance?

Os principais benefícios da aplicação da inteligência artificial especificamente no canal de denúncias são:

  • Confiabilidade
Um dos grandes benefícios do uso da I.A. em qualquer setor é a confiabilidade na precisão da tecnologia. Após um trabalho bem feito de treinamento da inteligência, é possível depender dos resultados dela sem a preocupação do erro humano.

  • Produtividade
Existem processos importantes para as denúncias, como a qualificação de denúncias e a anonimização, que podem ser feitos ou acelerados pela inteligência artificial. Isso ajuda a aumentar a produtividade da equipe e reduzir desperdícios de tempo e recursos. Com isso, profissionais de compliance podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, como a investigação.

  • Objetividade
Um grande benefício do uso da I.A. em um canal de denúncias que faz atendimento, por exemplo, é o denunciante poder confiar na objetividade do canal.

Por exemplo, mesmo com a possibilidade de denúncias anônimas, é difícil para funcionários terem coragem de denunciar temas sensíveis por desconhecerem o processo por trás. Quando envolve uma I.A., podem se sentir mais seguros sabendo que o envolvimento humano é menor.

Quais as possibilidades da I.A. no canal de denúncias?

Canais de denúncias que empregam inteligência artificial já não são mais ferramentas teóricas, em produção ou fora do alcance de empresas brasileiras. De acordo com uma pesquisa da IFS Applications, 90% dos líderes de empresas ao redor do mundo têm planos para a adoção da I.A nos mais diversos setores da empresa.

Ou seja, empresas já estão buscando possibilidades não só para áreas voltadas para T.I. e tecnologia, como já querem implementar nos seus processos diários em diversos setores, como o compliance.

Abaixo, seguem 3 usos práticos da I.A. em canal de denúncias que não estão fora do alcance da sua empresa.

  • Atendimento e recebimento de denúncias
Um projeto que já está em desenvolvimento pelo clickCompliance, o Denúncia inteligente, é uma inteligência artificial que fará o recebimento de denúncias por telefone. Quando ficar pronto, empresas grandes ou pequenas vão poder receber uma grande quantidade de denúncias por telefone sem os investimentos pesados em atendentes humanos.

Além disso, terão os benefícios da confiabilidade e objetividade, já que a atendente será capaz de identificar informações faltantes e solicitá-las ao denunciante na ligação, sempre com a mesma precisão de máquina.

  • Anonimização
A anonimização é um processo muito importante para o canal de denúncias, visto que muitas vezes descrevem situações com informações sensíveis. Para várias empresas, é impossível investir em um processo completo de investigação terceirizado ou externo que garanta que estas informações estarão protegidas de pessoas dentro da empresa.

No entanto, é possível integrar a ferramenta de anonimização SafeText ao canal de denúncias do clickCompliance, por exemplo. Assim, as informações sensíveis na denúncia são automaticamente ocultadas do texto, e é possível compartilhar este texto com a equipe de investigação sem comprometer as informações.

  • Maior precisão em formulários
Outra inovação que envolve a I.A. e que já está disponível no canal de denúncias do clickCompliance é a avaliação dos campos preenchidos no formulário de denúncia. Esta funcionalidade serve para detectar se as respostas preenchidas estão de acordo com o resto dos campos preenchidos e solicitar que o denunciante revise ou responda de outra maneira.

Garantindo que a denúncia foi corretamente classificada e está coerente, a equipe de compliance desperdiça menos tempo avaliando a denúncia e reclassificando ela, podendo focar na qualidade e rapidez da investigação e conclusão do caso.


 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
O canal de denúncias é sem dúvidas a mais básica ferramenta de um programa de compliance. Afinal, de acordo com a pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos”, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como canal de denúncias.

Ou dado impressionante que mostra a força do canal para o compliance é que a Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética.

Existem diversos formatos de canal que podem ser adotados. Devem ser analisados o tipo da empresa, tamanho, setor, quantidade de denúncias recebidas e até do perfil dos funcionários. Os principais são:

  • Hotline (telefone)
  • Solução web
  • E-mail
  • Aplicativo

Além do meio que será utilizado para o seu canal, é preciso também escolher como será feita a coleta e administração das denúncias. Você pode contratar uma empresa independente para fazer, usar alguma ferramenta intermediária ou fazer tudo internamente.

Como escolher um canal de denúncias?

A seguir vamos analisar as opções e te ajudar a entender o que é melhor para o seu cenário baseado nas variáveis que apresentamos: tipo da empresa, tamanho, setor, perfil dos funcionários e quantidade de denúncias.

Tamanho da empresa

Dependendo de quantos funcionários a sua empresa tiver, diferentes estruturas de canal podem ser melhores. Por exemplo, se for muito grande, um canal por e-mail pode ser desorganizado para receber as denúncias, já que não permite muita gestão, que teria que ser feita por fora.

Para empresas grandes, o mais indicado é um hotline telefônico ou uma solução de canal de denúncias digital. Com essas opções, é possível receber uma grande quantidade de denúncias e fazer a gestão de todas tranquilamente. A diferença é que um hotline é mais caro devido ao emprego de atendentes para receber as denúncias.

Para empresas médias, uma boa solução é uma solução web/software ou um aplicativo. Permite um fluxo grande de denúncias por um preço melhor. Geralmente exigem mais participação da equipe interna da empresa na análise e investigação das denúncias.

Para empresas pequenas, a solução ideal é um campo de contato simples online ou um endereço de e-mail, já que o custo é baixo e é possível gerir poucas denúncias manualmente.

Setor da empresa

O setor da empresa também pode ser um fator importante já que muitas vezes está relacionado à quantidade de denúncias recebidas. Por exemplo, uma empresa pode ser menor, mas se for de um setor altamente regulado, como o financeiro, pode receber mais denúncias. Empresas do setor da saúde também costumam gerar mais denúncias devido à natureza sensível do trabalho. 

E quanto mais denúncias recebidas, mais complexa precisa ser o canal de denúncias. Mesmo que a empresa seja pequena, os ganhos em organização, eficiência e produtividade do canal fazem valer a pena o investimento em um canal de denúncias digital ou hotline.

Perfil dos funcionários

O tipo de funcionário na sua empresa faz uma grande diferença na sua escolha de plataforma de denúncias. Analise a idade e a fluência digital da sua equipe para saber se vale a pena investir em uma ferramenta digital ou não.

Por exemplo, uma empresa de tamanho médio, mas com um corpo de funcionários mais velho ou com menos hábito de usar tecnologia, pode investir em um canal telefônico, se o custo/benefício for interessante.

Já para empresas mais jovens (funcionários em torno de 30 anos ou menos) com mais costume de usar tecnologia, independentemente do tamanho com certeza aproveitariam melhor uma ferramenta, software ou aplicativo. Isso porque as gerações mais jovens cada vez mais evitam fazer contato por telefone.

Quantidade de denúncias

A última e, provavelmente, mais importante variável a ser considerada, é a quantidade de denúncias recebidas. Podemos analisar todas as outras variáveis. No entanto, se a empresa receber poucas denúncias, ainda não vale a pena investir em canais robustos, muito menos uma administração externa delas.

O motivo para isso é que o custo/benefício de um canal de denúncias é a relação entre quanto será gasto na manutenção do canal, e quanto a empresa economiza devido às denúncias recebidas. Empresas perdem, em média, 5% do faturamento anual com uma incidência maior de casos ilícitos ou desvios éticos. Mas se parte desse dinheiro for poupado através de denúncias, o canal ganha valor.

Por isso, é importante avaliar se a quantidade de denúncias que você recebe hoje sustenta a estrutura de canal de denúncias que você tem, ou se não é mais vantajoso investir em uma plataforma mais simples e eficiente, como um canal de denúncias digital.
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Canal de Denúncias, LGPD
Uma das preocupações principais do compliance officer e do compliance trabalhista hoje em dia são os dados pessoais e a LGPD. Isso porque todo o ambiente digital, e o maior ativos que empresas buscavam e exploravam até hoje eram esses dados pessoais sensíveis de usuários.

Agora que legislações novas como a LGPD e GDPR têm surgido, as empresas precisam descobrir como proteger os dados pessoais com os quais ela lida e pode ter acesso o tempo todo.

Com isso, surgem dois conceitos importantes: dados pessoais e dados anônimos. Entender a diferença, saber como identificar e saber tratar cada um desses é a chave para conseguir fazer a devida proteção deles e proteger sua empresa das consequências do mal uso de dados pessoais.

O que são dados pessoais e dados anônimos

Para entendermos como tratar, primeiro temos que saber como identificar esses dados. De acordo com a LGPD as definições para cada tipo são:

  • Dado pessoal: Informação relacionada à uma pessoa natural identificada ou identificável;
  • Dado pessoal sensível: Raça e etnia, convicção religiosa, opinião política, filiação sindical, dados de saúde, opção sexual, genético-biométrico ou dados de crianças;
  • Dado anonimizado: Aquele cujo titular não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

Por que anonimizar dados sensíveis?

Para o compliance, existem dois grandes motivos para anonimizar dados. O primeiro é o canal de denúncias, e o segundo é a LGPD.

Canal de denúncias

O canal de denúncias é um dos primeiros pilares do programa de compliance. É ele que permite que funcionários participem da luta contra a corrupção na empresa, e ainda aumentam muito a probabilidade de encontrar e resolver prática ilegais ou antiéticas.

No entanto, as denúncias costumam conter uma grande quantidade de dados pessoais, o que pode levar a algumas situações desfavoráveis, como:

  • Possibilidade de identificação do denunciante;
  • Possibilidade de identificação de denunciados;
  • Denúncia de alguém que terá contato com a denúncia e/ou interferência ou exclusão da denúncia;
  • Impossibilidade de compartilhamento da denúncia com outras equipes para investigação; etc.

Esses e muitos outros problemas podem ser resolvidos facilmente com a adoção de um canal de denúncias terceirizado. No entanto, essas soluções não são possíveis para qualquer empresa, devido à grande estrutura e consequente alto custo.

LGPD

O segundo motivo importante para o compliance buscar proteger dados pessoais é a LGPD. A lei se aplica à proteção de dados pessoais e dados sensíveis. Ou seja, apenas os dados que permitem a identificação do titular do dado.

Se você tiver alguma forma de anonimizar os dados utilizados na empresa, não é necessário extinguir todos os processos que envolvem esses dados.

Afinal, os dados continuam sendo muito valiosos para conseguir fazer uma boa gestão nas empresas. Ajudam a ter insights, entender melhor as operações e criar novos processos e estratégias fundadas em dados concretos.

Como fazer a proteção de dados pessoais?

Em um outro blogpost, explicamos 7 importantes passos para conseguir fazer a proteção de dados pessoais na prática. São eles:

  • Mapear entrada e saída de dados pessoais
  • Mapear o tratamento dos dados e os riscos
  • Categorizar os dados tratados pela empresa
  • Elaborar o relatório de impacto
  • Criar políticas corporativas sobre proteção de dados
  • Fazer treinamentos sobre proteção de dados
  • Exigir compliance de dados de terceiros

Além disso, é preciso investir em alguma ferramenta para anonimização de dados pessoais. Pode ser que existam outras ferramentas. No entanto, aqui no clickCompliance vamos sugerir o SafeText.

É uma ferramenta gratuita que usa a inteligência artificial para identificar dados pessoais e substituí-los por um código. Você inclusive pode baixar uma tabela de correspondência para poder desfazer a anonimização, se quiser (é importante lembrar que, de acordo com a LGPD, quando houver a possibilidade de reverter o processo, se trata de pseudoanonimização e não anonimização).

O login é feito através de uma conta corporativa do Office 365 (e-mail e senha corporativa do Outlook), e já estamos trabalhando para conseguir o acesso para outras plataformas.

Além disso, o anonimizador já pode ser integrado com o nosso módulo de canal de denúncias. Por enquanto, outras integrações úteis para a sua empresa podem ser feitas sob demanda.



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