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Ambiente Corporativo, Código de Ética, Fique por Dentro, Política de privacidade

Investir na transparência ajuda a construir uma imagem de credibilidade no mercado. Saiba como!


A transparência empresarial é caracterizada pela valorização de uma comunicação clara, aberta e honesta no ambiente organizacional. A prática envolve o acesso democrático às informações da rotina de trabalho e contribui para estabelecer uma imagem de confiança para os públicos interno e externo.

 

Nos últimos anos, com a regulamentação da Lei Anticorrupção (lei nº 12.846/2013) no Brasil, a sociedade passou a valorizar ainda mais a ética e a transparência nas organizações, o que evidenciou a necessidade do desenvolvimento de uma cultura voltada à honestidade. 

 

Diante desse cenário, as organizações compreenderam a importância de investir em soluções que possam ajudar a construir uma imagem de credibilidade. O sistema para gestão de compliance é uma das ferramentas usadas com este propósito. 

 

O compliance compreende políticas e procedimentos internos que têm como objetivo garantir que os processos da empresa estejam em conformidade com leis, normas e regulamentos vigentes. Por esse motivo, um bom programa de compliance auxilia na concretização de uma cultura ética, transparente e responsável. 

 

A seguir, vamos nos debruçar sobre o conceito de transparência empresarial e seus princípios fundamentais. Apresentaremos, também, os seus benefícios para as organizações. Se você quer saber mais sobre o assunto, continue lendo! 


 

O que é transparência nas empresas?

No dicionário, uma das definições de transparência é o “preceito através do qual se impõe a prestação de contas de ações”

 

No cenário corporativo, ela pode ser definida como uma prática que orienta a interação honesta das empresas com clientes, funcionários, investidores, parceiros e a sociedade.

 

A comunicação aberta norteia essa prática no dia a dia da gestão empresarial. O diálogo concede acesso às informações, como prestação de contas, planos de cargos e salários, processos de atividades ambientais, entre outras. 

 

Dessa forma, uma empresa que promove a transparência se preocupa em expor sua realidade, o que abrange dificuldades, desafios, conquistas e rotinas. Tudo isso é feito por meio de uma comunicação clara e acessível


Quais as características de empresas transparentes?

Para entender o que define uma empresa como transparente, vamos detalhar seus princípios fundamentais. Confira a seguir:

Comunicação clara

É a essência da transparência nas empresas. Para isso, é necessário que os interessados possam entender a mensagem transmitida sem entraves. Por esse motivo, é importante evitar o uso de

 

  • Ambiguidades
  • Jargões técnicos
  • Excesso de formalismo
  • Comunicação unidirecional

 

Vale ressaltar que a boa comunicação deve estar presente em todas as instâncias da empresa, no contato com os diferentes públicos:

 

  • Clientes
  • Colaboradores
  • Fornecedores
  • Investidores
  • Parceiros comerciais
  • Sociedade

 

O programa de compliance também é uma forma de garantir a transparência na comunicação das organizações públicas e privadas, já que alguns dispositivos legais fazem esta exigência, como:

 



Honestidade e ética

A honestidade e a ética são características que devem estar presentes na gestão empresarial. Para assegurá-las, algumas ferramentas podem ajudar: 

 


 

Dessa forma, quando há uma valorização perceptível da honestidade em todos os níveis da organização, a opinião pública tende a criar uma imagem positiva, refletindo uma boa reputação. 

Valorização da “via de mão dupla”

Implementar a transparência na empresa também envolve um compromisso de “via de mão dupla” na comunicação. Ou seja, o acolhimento das opiniões e preocupações das partes interessadas deve fazer parte dos processos de gestão. 

 

O ponto aqui é o diálogo aberto, isto é, garantir que todos sintam que suas vozes estão sendo ouvidas e suas preocupações, consideradas. Neste aspecto, o feedback é um instrumento valioso, que ajuda a estabelecer um ambiente mais colaborativo. Veja, abaixo, outras práticas que podem ser adotadas: 

 

  • Canal de denúncias
  • Campanhas internas 
  • Dinâmicas de confiança para a equipe
  • Canais de comunicação com informações claras e acessíveis

 

 

Dicas para implantar transparência na sua empresa

Saber as características que definem uma empresa transparente é muito importante, mas na hora de colocar em prática, algumas dicas são sempre bem-vindas. Separamos as principais orientações para te ajudar nessa missão:

Tenha o benchmarking como aliado

O benchmarking é um método de avaliação das boas práticas de outras empresas. É uma espécie de análise de concorrência com o objetivo de comparar e aperfeiçoar os próprios processos.

 

A técnica é uma boa maneira para iniciar uma cultura organizacional em sua empresa. Nesse processo, é importante estudar as organizações do seu setor que são referência em transparência e analisar, de maneira estratégica, o que pode ser útil para sua própria organização. 

Faça um diagnóstico amplo

Outro método importante para estabelecer uma gestão transparente bem-sucedida é realizar um diagnóstico amplo. Para este trabalho, recomenda-se avaliar cuidadosamente os processos de comunicação interna, as políticas de divulgação e a cultura organizacional.

 

A análise atua em concomitância com o benchmarking, uma vez que auxilia na identificação de pontos fortes e fracos e na, consequente, implementação de melhorias.

 

Uma ferramenta muito usada nesse momento é a da matriz SWOT, que significa: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). 

 

Com base nessa análise, é possível desenvolver um planejamento que valorize os pontos fortes e identifique as vulnerabilidades da organização a fim de resolvê-las da melhor forma.

Tenha um plano de ação

A partir do diagnóstico, fica mais fácil para a empresa definir um plano de ação claro e realista que considere a transparência. 

 

Por exemplo, se a avaliação identificar que existe um problema com os padrões de conduta, investir em um sistema para gestão de compliance pode ser uma boa opção

 

O importante é que o plano seja específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazos bem definidos.

 

Divulgue apenas o que for verdade

A transparência começa com a divulgação da verdade, independente se ela for boa ou ruim. Para isso, sua equipe precisa estar treinada e preparada para comunicar informações com clareza e honestidade, mesmo quando enfrentar desafios ou adversidades. 

 

A divulgação da verdade é a base da transparência empresarial e deve ser mantida constantemente em todos os níveis da organização.

 

Benefícios de uma empresa transparente

Você já sabe como começar a implementar uma cultura de transparência na sua empresa, mas talvez ainda esteja se perguntando se vale a pena investir seu tempo nessa empreitada. 

 

Quer saber quais são os benefícios para uma empresa em estabelecer uma gestão transparente? Confira:

Melhoria da eficiência operacional

A transparência possibilita uma cultura de maior colaboração, o que facilita a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimento. 

 

Dessa forma, tende a ocorrer melhoria significativa na eficiência operacional, uma vez que os funcionários têm acesso às informações relevantes e podem trabalhar de forma mais integrada.

Aumento de inovação e criatividade

Inovação e criatividade também podem ser estimuladas nessa cultura, uma vez que há o incentivo para que as ideias sejam compartilhadas mais livremente. 

 

A liberdade de expressão e a colaboração resultantes da transparência podem resultar em descobertas inovadoras e melhorias nos processos.

Redução de conflitos de interesse

A transparência pode ajudar a reduzir conflitos de interesse que tendem a levar às práticas antiéticas. Quando políticas são tomadas de forma aberta e clara, os funcionários têm menos espaço para agir em benefício próprio, em detrimento da empresa ou de outras partes.


Aumento da conformidade com regulamentações

As empresas estão sujeitas às regulamentações e leis que abrangem suas operações, então, a transparência pode ajudar a garantir a conformidade

 

Isso porque uma empresa transparente facilita a auditoria interna e externa, evitando penalidades legais e fortalecendo a imagem da empresa como um negócio ético e responsável.

Acesso às informações certas

Empresas transparentes costumam ter um maior acesso às informações precisas e atualizadas, o que é essencial para tomadas de decisão bem fundamentadas. Isso elimina barreiras, reduz falhas e retrabalho, o que também contribui para evitar o desperdício de tempo e recursos.

Equipes mais coesas

Quando a transparência é valorizada, é comum ocorrer o aumento na colaboração entre as equipes. Isso acontece porque os diferentes departamentos passam a trabalhar juntos em prol de objetivos comuns, o que fortalece os times, promovendo a resolução conjunta de problemas.


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O clickCompliance é um software completo que oferece: canal de denúncia, treinamentos de compliance, governança de documentos e muito mais. É a escolha ideal para estabelecer e administrar uma gestão transparente e eficiente.

 

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Fique por Dentro

A sua empresa já está em compliance?

Para evitar problemas com multas, sanções, processos e até mesmo interdições, é muito importante que as empresas estejam em conformidade com as leis e normas estabelecidas pelo governo.

Além de prevenir situações de riscos que podem trazer prejuízos a marca, agir em conformidade fortalece uma boa imagem e proporciona também vantagem competitiva no mercado.

Essas são apenas algumas razões pela qual o compliance está cada vez mais presente nas empresas brasileiras.

Como existem muitas obrigações e departamentos a serem gerenciados, para atender essa necessidade, atualmente existem diversos tipos de compliance.

Neste artigo, abordaremos quais são os principais e como eles influenciam na gestão empresarial.

Trabalhista

Desde o processo de contratação até o desligamento de um colaborador, é preciso estar atento às Leis Trabalhistas.

Mesmo que o contrato seja sob regime de prestação de serviços, por exemplo, a instituição precisa seguir uma série de normas para não ter problemas futuros com multas e processos judiciais.

Neste contexto, o compliance trabalhista atua verificando se todas as exigências estão sendo cumpridas e resolvendo possíveis conflitos nos relacionamentos corporativos.

Compliance Fiscal

Periodicamente todas empresas precisam fornecer diversas informações aos órgãos reguladores, como dados relacionados a balanços e folha de pagamento dos funcionários.

Para evitar crimes como fraudes e lavagem de dinheiro, a Receita Federal realiza uma fiscalização minuciosa em todas as questões monetárias que envolvem uma organização.

O papel do compliance fiscal é garantir que todos esses demonstrativos estejam em dia.

Tributário

Tributos é o que não faltam para donos de empresas pagarem. O Brasil é um dos países com maior carga tributária da América Latina, ficando atrás somente de Cuba.

Logo, as organizações precisam obrigatoriamente ter o relatório das suas atividades econômicas devidamente organizadas e pagar todos os tributos estaduais e municipais que incidem sobre o seu negócio.

Algumas atividades pertencentes a área de compliance tributário nesta questão pode ser descrita, segundo artigo publicado pela FTB, em:

  • Preparar memória de cálculo de tributos;
  • Emitir notas fiscais;
  • Pagar os tributos devidos dentro do prazo de vencimento;
  • Registrar nos livros contábeis tanto os fatos econômicos com influência no patrimônio do contribuinte quanto os fatos econômicos de interesse tributário;
  • Estar atualizado sobre a legislação tributária e a jurisprudência através de uma consultoria tributária especializada e bem preparada;
  • Controlar créditos tributários em Pedidos de Restituição ou Declarações de Compensação;
  • Entre outros.

Vale ressaltar que a sonegação de impostos é crime e um grande problema enfrentado pelo governo. Só para se ter ideia, uma operação da Polícia Civil recentemente prendeu 23 suspeitos de sonegarem 1 bilhão de reais em impostos na venda de café. As ações desses indivíduos inevitavelmente impactam negativamente a imagem e reputação da empresa como um todo.

Portanto, o compliance tributário é extremamente importante para todas as empresas.

Ambiental

Preservar o meio ambiente e os recursos naturais que possuímos é um dever de todos, inclusive das organizações.

No entanto, algumas corporações acabam negligenciando essas questões e se envolvendo em acidentes ambientais.

O Brasil já viu muitos exemplos de desastres ambientais como rompimento de barragens, derramamento de óleo, incêndios e outros incidentes. Tais eventos têm consequências como a contaminação de rios, o solo, o mar e destruição da flora local.

Muitas vezes essas destruições, devido a proporção, são irreversíveis para o meio ambiente.

O compliance ambiental vem justamente para evitar que tragédias como essas aconteçam.

Ao fiscalizar a manutenção adequada de equipamentos e estruturas, é possível prevenir acidentes.

Mas, pequenas ações também estão relacionadas à essa área do compliance. Ao substituir copos descartáveis por canecas, por exemplo, pode-se reduzir o consumo de plástico e preservar o meio ambiente.

Compliance Empresarial

A forma mais generalista do compliance, mas não menos importante, está atento a todas operações que envolvem tomada de decisão na empresa.

Imagine contratar um fornecedor e depois descobrir que ele está envolvido em ações ilícitas?

A empresa contratante pode não ter nenhuma relação com esses atos inidôneas, mas, pode ter a sua imagem atrelada ao mesmo.

Assim, o compliance vem justamente para efetuar uma investigação prévia nos relacionamentos corporativos para uma análise de riscos, evitando situações conflituosas no futuro.

Contratação de colaboradores, processo de fusão e aquisição, parceria, são algumas atividades que exigem o trabalho do compliance.

Conclusão

De fato, gerenciar e implementar um programa de compliance não é algo tão simples, mas é de extrema importância para as empresas.

No entanto, hoje as organizações podem contar com softwares inteligentes que automatizam diversos processos, como coleta de aceites em políticas, realização de treinamentos, entre outros, facilitando a gestão como um todo.
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Como fazer, Governança de Documentos

O que são políticas corporativas

Antes de saber como você pode organizar as políticas corporativas da sua empresa, é bom saber exatamente o que são e para que servem. Ter políticas corporativas e outros documentos são um dos pilares do programa de Compliance.

Existem muitas variações desses pilares, mas as políticas estão sempre presentes. O Código de Ética é o mais importante e é a primeira política que a empresa deve fazer. As outras vão depender do que a sua empresa identificou como necessário. As políticas também devem refletir os riscos específicos da organização.

Como organizar essas políticas

Vamos imaginar um cenário de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais (que todo colaborador precisa aceitar). Além disso, existem algumas políticas específicas para determinados setores.

Sem contar todas essas políticas, existem outros documentos como normas, atas, regulamentos, etc., que também precisam ser vistos, lidos e aceitos por determinados funcionários. Fica muito complexo fazer a gestão de tantos documentos e aceites.

Além disso, são indicadores importantes do programa de Compliance da empresa. Ter dados à mão a respeito das suas políticas é importante para casos de investigações e auditorias. A seguir vamos explicar como você pode fazer essa organização de forma prática.

organizando políticas corporativas

O que fazer?

Basicamente, no clickCompliance trabalhamos com a estrutura de áreas e grupos. Essa estratégia também pode ser usada fora do portal, mas é indicado apenas para empresas menores. A infraestrutura que leva para fazer uma organização boa de tanta política e funcionário sem uma ferramenta para isso ia ser frágil e difícil de manejar.

O que o clickCompliance faz é utilizar os grupos que já existem na sua estrutura do Office 365, GSuite ou Active Directory. Permite que você direcione políticas para cada um desses grupos definidos.

Ou seja, vai ter um grupo para, por exemplo, o setor de compras cadastrado no Office 365 da empresa. No clickCompliance, você inclui o Código de Ética para compras e seleciona o grupo que tem que aceitar (o setor de compras), e os grupos que podem ler (outros funcionários).

Para esses funcionários que precisam aceitar a política nova, notificações automáticas vão ser enviadas para eles com o Código de Ética para compras e qualquer outro documento que falta aceitar.

O melhor disso é que essa estruturação já está (ou deveria estar) feita pelo departamento de TI. Eles também mantêm esses grupos atualizados.

E se um funcionário chegar na empresa ou mudar de área? O software é sincronizado com os sistemas de grupos, e por isso esses colaboradores também vão automaticamente receber tudo que precisam ler e aceitar, sem que ninguém da equipe de Compliance precise pedir.
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