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Fique por Dentro
A sua empresa já está em compliance?

Para evitar problemas com multas, sanções, processos e até mesmo interdições, é muito importante que as empresas estejam em conformidade com as leis e normas estabelecidas pelo governo.

Além de prevenir situações de riscos que podem trazer prejuízos a marca, agir em conformidade fortalece uma boa imagem e proporciona também vantagem competitiva no mercado.

Essas são apenas algumas razões pela qual o compliance está cada vez mais presente nas empresas brasileiras.

Como existem muitas obrigações e departamentos a serem gerenciados, para atender essa necessidade, atualmente existem diversos tipos de compliance.

Neste artigo, abordaremos quais são os principais e como eles influenciam na gestão empresarial.

Trabalhista

Desde o processo de contratação até o desligamento de um colaborador, é preciso estar atento às Leis Trabalhistas.

Mesmo que o contrato seja sob regime de prestação de serviços, por exemplo, a instituição precisa seguir uma série de normas para não ter problemas futuros com multas e processos judiciais.

Neste contexto, o compliance trabalhista atua verificando se todas as exigências estão sendo cumpridas e resolvendo possíveis conflitos nos relacionamentos corporativos.

Compliance Fiscal

Periodicamente todas empresas precisam fornecer diversas informações aos órgãos reguladores, como dados relacionados a balanços e folha de pagamento dos funcionários.

Para evitar crimes como fraudes e lavagem de dinheiro, a Receita Federal realiza uma fiscalização minuciosa em todas as questões monetárias que envolvem uma organização.

O papel do compliance fiscal é garantir que todos esses demonstrativos estejam em dia.

Tributário

Tributos é o que não faltam para donos de empresas pagarem. O Brasil é um dos países com maior carga tributária da América Latina, ficando atrás somente de Cuba.

Logo, as organizações precisam obrigatoriamente ter o relatório das suas atividades econômicas devidamente organizadas e pagar todos os tributos estaduais e municipais que incidem sobre o seu negócio.

Algumas atividades pertencentes a área de compliance tributário nesta questão pode ser descrita, segundo artigo publicado pela FTB, em:

  • Preparar memória de cálculo de tributos;
  • Emitir notas fiscais;
  • Pagar os tributos devidos dentro do prazo de vencimento;
  • Registrar nos livros contábeis tanto os fatos econômicos com influência no patrimônio do contribuinte quanto os fatos econômicos de interesse tributário;
  • Estar atualizado sobre a legislação tributária e a jurisprudência através de uma consultoria tributária especializada e bem preparada;
  • Controlar créditos tributários em Pedidos de Restituição ou Declarações de Compensação;
  • Entre outros.

Vale ressaltar que a sonegação de impostos é crime e um grande problema enfrentado pelo governo. Só para se ter ideia, uma operação da Polícia Civil recentemente prendeu 23 suspeitos de sonegarem 1 bilhão de reais em impostos na venda de café. As ações desses indivíduos inevitavelmente impactam negativamente a imagem e reputação da empresa como um todo.

Portanto, o compliance tributário é extremamente importante para todas as empresas.

Ambiental

Preservar o meio ambiente e os recursos naturais que possuímos é um dever de todos, inclusive das organizações.

No entanto, algumas corporações acabam negligenciando essas questões e se envolvendo em acidentes ambientais.

O Brasil já viu muitos exemplos de desastres ambientais como rompimento de barragens, derramamento de óleo, incêndios e outros incidentes. Tais eventos têm consequências como a contaminação de rios, o solo, o mar e destruição da flora local.

Muitas vezes essas destruições, devido a proporção, são irreversíveis para o meio ambiente.

O compliance ambiental vem justamente para evitar que tragédias como essas aconteçam.

Ao fiscalizar a manutenção adequada de equipamentos e estruturas, é possível prevenir acidentes.

Mas, pequenas ações também estão relacionadas à essa área do compliance. Ao substituir copos descartáveis por canecas, por exemplo, pode-se reduzir o consumo de plástico e preservar o meio ambiente.

Compliance Empresarial

A forma mais generalista do compliance, mas não menos importante, está atento a todas operações que envolvem tomada de decisão na empresa.

Imagine contratar um fornecedor e depois descobrir que ele está envolvido em ações ilícitas?

A empresa contratante pode não ter nenhuma relação com esses atos inidôneas, mas, pode ter a sua imagem atrelada ao mesmo.

Assim, o compliance vem justamente para efetuar uma investigação prévia nos relacionamentos corporativos para uma análise de riscos, evitando situações conflituosas no futuro.

Contratação de colaboradores, processo de fusão e aquisição, parceria, são algumas atividades que exigem o trabalho do compliance.

Conclusão

De fato, gerenciar e implementar um programa de compliance não é algo tão simples, mas é de extrema importância para as empresas.

No entanto, hoje as organizações podem contar com softwares inteligentes que automatizam diversos processos, como coleta de aceites em políticas, realização de treinamentos, entre outros, facilitando a gestão como um todo.

 
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Como fazer, Governança de Documentos

O que são políticas corporativas

Antes de saber como você pode organizar as políticas corporativas da sua empresa, é bom saber exatamente o que são e para que servem. Ter políticas corporativas e outros documentos são um dos pilares do programa de Compliance.

Existem muitas variações desses pilares, mas as políticas estão sempre presentes. O Código de Ética é o mais importante e é a primeira política que a empresa deve fazer. As outras vão depender do que a sua empresa identificou como necessário. As políticas também devem refletir os riscos específicos da organização.

Como organizar essas políticas

Vamos imaginar um cenário de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais (que todo colaborador precisa aceitar). Além disso, existem algumas políticas específicas para determinados setores.

Sem contar todas essas políticas, existem outros documentos como normas, atas, regulamentos, etc., que também precisam ser vistos, lidos e aceitos por determinados funcionários. Fica muito complexo fazer a gestão de tantos documentos e aceites.

Além disso, são indicadores importantes do programa de Compliance da empresa. Ter dados à mão a respeito das suas políticas é importante para casos de investigações e auditorias. A seguir vamos explicar como você pode fazer essa organização de forma prática.

O que fazer?

Basicamente, no clickCompliance trabalhamos com a estrutura de áreas e grupos. Essa estratégia também pode ser usada fora do portal, mas é indicado apenas para empresas menores. A infraestrutura que leva para fazer uma organização boa de tanta política e funcionário sem uma ferramenta para isso ia ser frágil e difícil de manejar.

O que o clickCompliance faz é utilizar os grupos que já existem na sua estrutura do Office 365, GSuite ou Active Directory. Permite que você direcione políticas para cada um desses grupos definidos.

Ou seja, vai ter um grupo para, por exemplo, o setor de compras cadastrado no Office 365 da empresa. No clickCompliance, você inclui o Código de Ética para compras e seleciona o grupo que tem que aceitar (o setor de compras), e os grupos que podem ler (outros funcionários).

Para esses funcionários que precisam aceitar a política nova, notificações automáticas vão ser enviadas para eles com o Código de Ética para compras e qualquer outro documento que falta aceitar.

O melhor disso é que essa estruturação já está (ou deveria estar) feita pelo departamento de TI. Eles também mantêm esses grupos atualizados.
E se um funcionário chegar na empresa ou mudar de área? O software é sincronizado com os sistemas de grupos, e por isso esses colaboradores também vão automaticamente receber tudo que precisam ler e aceitar, sem que ninguém da equipe de Compliance precise pedir.

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