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Ambiente Corporativo, Business, Como fazer

Estratégia de governança digital promove melhoria nas esferas pública e privada

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04/12/2023

- Ambiente Corporativo, Business, Como fazer

EGD usa tecnologia para melhorar a governança nas organizações. Entenda os seus benefícios.

As práticas de governança corporativa têm um papel fundamental tanto para o setor público, quanto para o privado. Elas compreendem o processo pelo qual as organizações e as instituições gerenciam seus recursos, tomam decisões e interagem com seus stakeholders. Garantir a responsabilidade, a transparência e a prestação de contas são seus principais objetivos. 

 

Num mundo cada vez mais digital, a Estratégia de Governança Digital (EGD) surge como uma aliada. O conceito refere-se às diretrizes e práticas que se utilizam de tecnologias para otimizar a gestão da comunicação e da informação, além de garantir a conformidade com as leis. 

 

A EGD busca aumentar a transparência das organizações através da participação ativa dos cidadãos. Informações relevantes ao público são disponibilizadas, o que permite a compreensão sobre as operações e as decisões das instituições.

 

Neste guia, vamos nos aprofundar no conceito de EGD, entender como a estratégia funciona e quais são os seus benefícios. Continue a leitura até o final para entender todos os detalhes! 

 

O que é Estratégia de Governança Digital?

Para entender o que é Estratégia de Governança Digital (EGD), primeiro você precisa compreender o princípio governança corporativa. A abordagem, válida tanto para o setor público quanto para o privado, tem o propósito de assegurar uma administração eficaz, transparente, responsável e ética. Os processos de governança incluem:

 

  • Transparência e divulgação de informações ao público
  • Prestação de contas
  • Auditoria e controle interno
  • Gestão de conflitos de interesse
  • Comunicação e engajamento dos acionistas
  • Compliance e conformidade
  • Avaliação da responsabilidade social 

 

Na prática, a EGD faz o uso da tecnologia para aprimorar esses processos. Ou seja, ela aproveita soluções digitais para aprimorar a prestação de serviços, a interação com o público e o uso de dados para tomar decisões embasadas. 

 

Um exemplo da EGD pode ser visto no conceito de Governo Eletrônico (E-Government ou E-gov), em alta no Brasil nos últimos anos. A prática tem o objetivo de melhorar a relação entre o estado e a sociedade civil, facilitando o envolvimento das partes. 




Quais são os objetivos da Estratégia de Governança Digital?

A EGD tem objetivos bem definidos e amplos, que envolvem a otimização dos processos elencados anteriormente. Confira:

Ampliar e inovar a prestação de serviços digitais

Um dos principais objetivos da EGD é ampliar e inovar na prestação de serviços digitais. Isso significa investir na criação de serviços mais acessíveis, eficientes e focados no público. Por exemplo, na esfera pública, já existem aplicativos que permitem: 

 

  • Solicitar documentos
  • Fazer consulta de processos
  • Pagar impostos
  • Acessar informações governamentais

 

Com o acelerado crescimento das tecnologias, não seria uma surpresa a popularização de chatbots para o atendimento. 

Estimular a colaboração no ciclo de políticas públicas

Outro ponto que a Estratégia de Governança Digital busca é a colaboração e a participação ativa da população na definição de políticas públicas. Dessa forma, o processo torna-se mais inclusivo e permite que os cidadãos tenham voz ativa na tomada de decisões. 

 

Plataformas on-line que pedem o feedback do público são um exemplo do uso da EGD para esta finalidade.

Otimizar a interação direta entre sociedade e governos

Outro foco da EGD é contribuir para a construção de uma relação mais próxima entre cidadãos e governos. Plataformas digitais podem simplificar esse processo, uma vez que ajudam o governo a ser mais acessível e responsivo às necessidades dos cidadãos. 

 

Na prática, existem ações que facilitam essa interação, como:

 

  • Portais de informações; 
  • Chats on-line para esclarecimento de dúvidas;
  • Redes sociais e participação de comunidades virtuais. 

Impulsionar o uso e a disponibilização de dados abertos

A política de dados abertos faz parte da EGD, uma vez que ajuda na transparência da organização e contribui para a inovação. 

 

Os dados governamentais, por exemplo, permitem que cidadãos e empresas utilizem informações para criar novas soluções e serviços. Para que isso aconteça, tudo precisa ser disponibilizado de forma acessível. 

Compartilhar e integrar sistemas

A integração de sistemas, processos, dados e serviços é um dos objetivos da EGD para aumentar a eficiência operacional. Com uma boa estratégia, é possível melhorar a consistência e a qualidade das informações que são compartilhadas entre diferentes setores. 

 

Isso é possível quando um único cadastro no site do governo permite que você acesse vários serviços, de saúde, transporte, cultura e outros. 

Melhorar a gestão e a governança por meio da tecnologia

Na Estratégia de Governança Digital, também é importante melhorar a gestão interna da organização. Veja algumas das ferramentas usadas para atingir este objetivo:

 

  • Sistemas de gerenciamento de desempenho;
  • Automação de processos;
  • Modernização das operações. 

Garantir sigilo dos dados 

Na EGD, existe uma grande preocupação com a segurança da informação e a privacidade dos dados. Por isso, garantir o sigilo das informações é um dos seus objetivos que envolve a implementação de: 

 

Ampliar uso de tecnologias da informação e comunicação 

As tecnologias da informação e comunicação são essenciais para promover a transparência e a eficiência dentro de uma estratégia de governança. Veja alguns exemplos que podem ajudar a melhorar os processos: 

 

  • Análise de big data;
  • Inteligência Artificial;
  • Automação.




Quais os benefícios da EGD?

Agora que você já compreendeu o que é a EGD e quais seus objetivos, vamos detalhar quais são os seus principais benefícios. 

Transparências nas ações governamentais

Com a disponibilização das informações de maneira acessível, a EGD ajuda a promover a transparência nos governos. Como exemplo, temos os portais que detalham:


  • Prestação de gastos
  • Projetos em andamento
  • Decisões políticas

Todas essas informações garantem que o público tenha uma visão mais clara a respeito das tomadas de decisão. Dessa forma, fica mais fácil prevenir a corrupção, aumentar a confiança da sociedade e tomar decisões mais informadas.

Incentivo à participação social

Como já explicado anteriormente, a EGD estimula a participação ativa do público nos processos das organizações. Isso pode ser benéfico, pois promove a inclusão e a diversidade de perspectivas. A partir dos feedbacks, muitas ideias podem surgir, evitando decisões unilaterais.  

Redução de custos

A EGD visa aumentar a eficiência e diminuir os erros da organização através de sistemas de gerenciamento, automação e outras ferramentas. Consequentemente, há uma redução de custos operacionais, pois é possível eliminar redundâncias, simplificar tarefas e reduzir a necessidade de recursos humanos em atividades manuais e repetitivas. 

Aumento de produtividade 

A integração dos sistemas e a implementação de tecnologias pode auxiliar no aumento da produtividade. Com essa ação, os fluxos de trabalho se tornam mais eficientes e menos propensos aos erros. Ou seja, tarefas que consumiam tempo e recursos podem ser realizadas de maneira mais rápida e produtiva. 



EGD serve apenas para órgãos públicos?

A Estratégia de Governança Digital não se limita apenas ao setor público. Seus princípios e suas práticas podem ser aplicados em uma variedade de contextos, inclusive em empresas privadas. 


No setor privado, a EGD pode ser implementada para: 


  • Melhorar a eficiência operacional;
  • Aprimorar a prestação de serviços ao cliente;
  • Otimizar a gestão de informações e dados;
  • Garantir a conformidade com regulamentações; 
  • Promover a inovação.


O que EGD tem a ver com compliance?

Para quem não está muito familiarizado com o assunto, governança e compliance podem parecer duas áreas isoladas. Mas, na verdade, elas se completam e compartilham muitos objetivos comuns. 


Enquanto o compliance foca em garantir que uma organização esteja em conformidade com leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis, a EGD visa aproveitar a tecnologia para otimizar os processos, incluindo a conformidade.


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Como fazer, Educação, Transparência

Prestação de contas: tudo o que sua empresa precisa saber

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27/11/2023

- Como fazer, Educação, Transparência

Entenda a importância da prestação de contas para a saúde do seu negócio.

A prestação de contas é um elemento-chave para a manutenção da saúde financeira e a construção de confiança nos relacionamentos de uma empresa. Para isso, tem na gestão financeira e na transparência seus principais pilares.  

Neste conteúdo, vamos abordar o que significa prestar contas no contexto empresarial, porque o procedimento é importante, como colocá-lo em prática, qual é a sua relação com os processos de compliance e os benefícios para a organização e a sociedade.

Ficou curioso? Não deixe de ler o texto na íntegra! Saiba como manter as finanças da empresa organizadas e garantir transparência neste trabalho para garantir a conformidade e alcançar o êxito. 

Vamos lá? Boa leitura!

 

O que é prestação de contas?

Trata-se do processo em que uma organização fornece dados e informações acerca de suas atividades financeiras. Para isso, são dados esclarecimentos sobre como os recursos foram utilizados.

Esses informes podem ser feitos por meio de:

  • Relatórios de desempenho
  • Demonstrações financeiras 
  • Registros contábeis
  • Outros documentos 

A prestação de contas é uma obrigação ética e legal das organizações que gerenciam recursos públicos. Serve para esclarecer como os valores foram utilizados.

No setor privado, as empresas de capital aberto também devem prestar contas para sócios, acionistas e potenciais investidores.

Nos demais modelos de negócio, a prestação de contas também é um processo importante, pois auxilia na organização e na manutenção do equilíbrio financeiro.

Para quem é feita a prestação de contas?

O procedimento pode ser feito para atender diversas partes interessadas, o que inclui:


  • Membros 
  • Acionistas
  • Clientes
  • Doadores
  • Sociedade 
  • Governo 

As informações são utilizadas para fins fiscais, contábeis e estatísticos e funcionam como parâmetro para averiguar como está a saúde financeira de uma instituição.

No documento, as despesas devem aparecer detalhadas, informando claramente todas as entradas e saídas de dinheiro, suas origens e o total de ativos e passivos contabilizados. O patrimônio líquido e bruto também deve ser reportado. 

A orientação para os responsáveis por elaborar a prestação de contas é considerar informações, como:

  •  Gastos variáveis
  • Gastos fixos
  • Fluxo de caixa
  • Despesas com viagens corporativas 
  • Informações complementares


Quem deve realizar a prestação de contas?

A legislação nacional prevê a obrigatoriedade da prestação de contas. Conforme o artigo 1.020 do Código Civil, os administradores devem apresentar informações sobre a administração, o inventário, o balanço patrimonial e os resultados aos sócios. Isso pode ser feito anual ou mensalmente. 

Já a Lei de Acesso à Informação (LAI) coloca em prática o direito constitucional de que qualquer cidadão possa acessar informações públicas, tornando obrigatória a disponibilização pelos órgãos públicos. Por meio dos portais de transparência, devem ser apresentadas a prestação de contas.

Como vimos, é um processo previsto pela legislação, tanto para empresas privadas, quanto para organizações públicas. Há, contudo, alguns tipos de figura jurídica que não precisam fazer um relatório financeiro detalhado. São elas:

  • Microempreendedor Individual (MEI)
  • Empreendedor Individual (EI)
  • Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli)

Já os perfis que têm obrigatoriedade incluem: 

  • Instituições públicas
  • Associações sindicais e filantrópicas 
  • Condomínios
  • Empresas com mais de dois sócios
  • Cooperativas
  • Clubes sociais

No caso de cooperativas, sindicatos e condomínios, o relatório precisa ser aprovado pela maioria e deve, portanto, ser levado para que os membros ou condôminos tenham o conhecimento do documento. 

 

O que deve entrar na prestação de contas?

Minuciosidade e transparência são palavras de ordem quando se trata de prestar contas em uma organização. 

Estes aspectos não só ajudam a manter a confiança de clientes, investidores, doadores ou acionistas, como também garantem que todos os envolvidos entendam como está a saúde financeira da empresa.

Para isso, alguns elementos importantes devem constar na análise financeira. Confira quais são eles:

Ativos

Os recursos que uma empresa possui, que têm valor econômico e são esperados para trazer benefícios futuros recebem o nome de ativos. Podem englobar:

  • Contas a receber
  • Dinheiro em caixa
  • Propriedades
  • Estoque
  • Investimentos 
  • Veículos


É fundamental que os ativos sejam listados na prestação de contas atribuindo os valores justos de mercado.

Passivos

As obrigações financeiras da empresa são representadas pelos passivos. Trata-de tudo que a organização deve a terceiros, o que abrange:

  • Empréstimos
  • Contas a pagar
  • Impostos
  • Salários.


Atenção: a prestação de contas deve listar os passivos e informar, também, quando precisam ser pagos.

Patrimônio bruto

Ter um patrimônio bruto sólido é um sinal positivo para investidores e credores de qualquer empresa, concorda?

Conhecido também como ativo líquido, é o resultado da diferença entre os ativos e os passivos de uma empresa.

Essa é uma importante forma de mensurar a saúde financeira da organização, pois indica quanto, de fato, ela possui.

Patrimônio líquido

Já o patrimônio líquido, por sua vez, é a parte do patrimônio bruto que pertence aos proprietários ou acionistas da empresa.

Para chegar ao resultado, é preciso subtrair os passivos do patrimônio bruto. A métrica é primordial na avaliação do valor da empresa e no retorno do investimento para os acionistas.


Despesas

São os gastos despendidos na operação e geração de receita. Nesta categoria, estão incluídos custos com:

  • Aluguel
  • Pessoal
  • Marketing
  • Suprimentos 
  • Outros


Na prestação de contas, é importante detalhar todas as despesas para que os interessados saibam como o dinheiro está sendo utilizado.

Receita

Representa o dinheiro que a organização recebe a partir de suas atividades. Pode ser proveniente de vendas de produtos, serviços prestados ou outras fontes.

Mostrar todas as fontes de receita na prestação de contas é fundamental para ter uma visão completa do desempenho financeiro da empresa.

 

Quando fazer prestação de contas?

Não deve ser novidade que a gestão financeira é uma tarefa complexa e vital para o sucesso de um negócio, certo?

Assim, em diversos momentos, pode ser necessário prestar contas para garantir a transparência e a responsabilidade financeira. Neste contexto, uma série de eventos podem demandar esse tipo de registro, incluindo:

  • Gastos com eventos e viagens
  • Gastos com projetos
  • Gastos imprevistos
  • Financiamentos
  • Recebimento de recursos
  • Realocação financeira
  • Reformas, aluguéis e compras de móveis ou imóveis para a empresa
  • Terceirização de pessoal e serviços
  • Contratação de pessoal


Quais são os princípios da prestação de contas?

A prestação de conta tem sua base alicerçada em alguns princípios. Eles vão desde a transparência, passando pela objetividade e integridade, até a confiança.

Todos operam juntos e integram uma sequência de ações e propostas éticas que, quando aplicadas de maneira idônea, trazem benefícios, como veremos a seguir.

Transparência

A transparência deve ser o pilar da prestação de contas a fim de possibilitar que investidores, acionistas, fornecedores e clientes estejam cientes de como os recursos financeiros estão sendo utilizados. 

Objetividade

A prestação de contas deve ser caracterizada pela clareza, precisão e concisão. Para isso, é importante evitar o uso de terminologias que possam complicar a compreensão e criar ambiguidades.

Afinal, como você deve imaginar, o propósito dessa prestação é justamente permitir que outras pessoas compreendam as informações de maneira direta e descomplicada.

Integridade

Assegurar a integridade e a honestidade é fundamental para que os dados e as informações financeiras e operacionais sejam apresentadas com sem qualquer intenção de distorção.

É necessário, portanto, não omitir informações que sejam relevantes e assegurar que todos os dados de importância sejam comunicados de modo imparcial. 

Responsabilidade

O setor encarregado da gestão financeira de uma empresa deve assumir as responsabilidades sobre suas ações. Essa incumbência inclui prestar contas e justificar todas as decisões, apresentando a comprovação das despesas.

Essas medidas são importantes já que, em muitos casos, os recursos administrados pertencem a terceiros, como investidores e acionistas, que precisam ser informados sobre como os valores foram utilizados para acompanhar os resultados alcançados e o desempenho financeiro da empresa.

Confiabilidade

Todos esses princípios culminam na preservação da credibilidade e da confiança entre todas as partes envolvidas na prestação de contas. É fundamental que todos saibam, claramente, como o dinheiro e os recursos de modo geral estão sendo empregados na organização.

A transparência reflete o comprometimento com princípios como ética, responsabilidade e honestidade. Ela, inclusive, facilita o processo de atrair investidores, fidelizar clientes e estabelecer parcerias comerciais. Você já deve ter entendido, portanto, que isso acaba por impulsionar o crescimento e o sucesso da organização. 



Prestação de contas e compliance: entenda a relação

O compliance tem como principal propósito assegurar que as organizações estejam em conformidade com a legislação vigente. Como mencionamos anteriormente, a prestação de contas é prevista por lei. 

Além disso, ao implantar um programa de compliance, a organização cria um cenário favorável para a consolidação de valores como ética, transparência e responsabilidade. Dessa forma, é estabelecida uma cultura organizacional com base nesses princípios.

Isso facilita a realização da prestação de contas de forma eficiente, pois os gestores e a própria equipe entendem a importância das medidas que contribuem para a transparência.

Somado a isso, o compliance e a prestação de contas aumentam a credibilidade da organização diante dos diferentes públicos.


Garanta conformidade regulatória com o clickCompliance

Agora que você já sabe o que significa e qual é a importância da prestação de contas, é possível integrar o compliance ao processo para torná-lo mais eficiente. Isso pode ser feito de forma simples, com auxílio da tecnologia. 

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Ambiente de trabalho

Reputação da empresa: qual a importância do compliance?

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22/11/2023

- Ambiente de trabalho

Aumentar a reputação da empresa pode significar aumento nas vendas, atração de investidores e destaque no mercado! Veja como o compliance pode ser um aliado.

Você já parou para pensar no verdadeiro valor da reputação de uma empresa? Claro, as avaliações positivas dos clientes são fundamentais, mas será que esse é o único objetivo? 

A resposta é simples, porém, exige um longo caminho de trabalho: aumentar a reputação da empresa representa oportunidades de crescimento! 

Isso mesmo, a reputação é responsável por atrair novos olhares, inclusive de potenciais parceiros e investidores. Além disso, é a base para a conquista de novos consumidores. 

Mas para colher os frutos de uma reputação sólida, é preciso cumprir uma série de condutas. E esse não é um trabalho nada fácil! O compliance se apresenta como facilitador desse processo ao auxiliar a organização a operar sob o princípio da ética e do profissionalismo. 

O programa de compliance tem o propósito de assegurar a conformidade com a legislação vigente que abrange a atividade da empresa.

Com uma gestão de processos automatizada, os resultados são otimizados e oferecem detalhes sobre os principais riscos para sua empresa, sendo fundamental para manutenção da reputação empresarial. 

Quer saber mais sobre o assunto? Não deixe de ler este conteúdo na íntegra.

 

O que é reputação da empresa?

A reputação está atrelada ao conceito de opinião pública, ou seja, se refere à ideia que os consumidores, os funcionários e os parceiros têm de uma empresa. Afinal, todos que, de alguma forma, se relacionam com os produtos ou serviços ofertados por um negócio criam um juízo de valor sobre ele. 

Portanto, a reputação de uma empresa está ligada diretamente à qualidade na entrega dos trabalhos. Porém, ela não se resume a isso! 

Por mais que gerar uma boa impressão nas pessoas seja importante, uma reputação sólida se baseia na imagem da empresa ao longo dos anos, o que inclui toda sua trajetória e dedicação. 

Quais fatores formam a boa reputação da empresa?

O ideal é identificar quais valores você quer associar à empresa, assim, fica claro para o público quais ações esperar, evitando quebra de expectativas.

Mas, de maneira geral, existem diversos pontos que podem ser explorados por uma empresa para assegurar uma boa reputação. Dentre eles se destacam: 

Produtos, serviços e preços justos

A qualidade dos produtos e da entrega dos serviços é um dos fatores que mais influencia na reputação de uma marca. Diferentes estudos mostram que os consumidores pesquisam sobre a reputação da marca antes de finalizar a compra.

Se não há satisfação ao consumir o que é oferecido, a relevância sobre aquele produto ou serviço cai. 

Em casos isolados, o efeito não é alarmante, mas em uma escala maior pode comprometer a reputação da empresa. Por isso, é importante seguir os princípios de: 

  • Nunca prometer aquilo que não possa ser cumprido;
  • Ser transparente sobre os benefícios dos seus produtos ou serviços;
  • Pesquisar sobre os valores de mercado no seu setor;
  • Oferecer uma faixa de preço justo e alinhado ao perfil do seu consumidor.

 

Comunicação honesta com público externo e interno

Tentar esconder os problemas ou fazer as coisas “por debaixo dos panos”, normalmente, não tem um bom desfecho. Assim, a comunicação honesta deve ser a base de qualquer organização! 

Por isso, busque estar presente em diferentes canais de comunicação, estreitando as relações com o público externo. Mas, também, invista em processos comunicacionais dentro da empresa, colocando os funcionários a par sobre as decisões tomadas. 

Um diálogo franco aumenta a reputação da empresa ao gerar senso de pertencimento e confiança das pessoas. 

 

Responsabilidade social

Engana-se quem acredita que assumir um compromisso com questões sociais é um diferencial para a empresa. Hoje, isso é uma necessidade. 

Ter um posicionamento em relação às responsabilidades sociais mostra que a organização se insere como agente na sociedade, e não apenas cumpre uma função mercadológica. 

A responsabilidade social precisa estar engajada com o propósito da empresa, apresentando, na prática, meios para promover avanços na causa. Não se trata de levantar bandeiras, mas de ter comprometimento.

Pesquisas mostram que os consumidores confiam mais em empresas que demonstram ter propósitos frente à sociedade.

Ética acima de tudo

Zelar pela regularidade de uma empresa é, também, cuidar da sua reputação. Condutas antiéticas estão entre os maiores vilões para a imagem de uma organização. 

Para evitar polêmicas, é importante criar uma cultura organizacional voltada para a ética. Assim, todos os processos de uma organização precisam estar em conformidade com as leis e com o bem-estar social.


Por que a reputação da empresa é importante?

Como foi dito no início, a reputação empresarial faz parte da estratégia de crescimento do negócio. Organizações com uma reputação sólida tendem a se destacar no mercado, alcançando resultados exponenciais. 

Portanto, preservar uma boa reputação garante uma série de vantagens e benefícios, como:

Conquista de mercado

Quando uma empresa é bem conceituada, é sinal de satisfação do cliente. O que significa que a entrega de seus produtos ou serviços possui qualidade. 

Proporcionar uma boa experiência ao cliente, do início ao fim da jornada de compra, é uma forma de se destacar no mercado, aumentando as chances de: 

  • Satisfação; 
  • Fidelização; 
  • Recomendação; 
  • Aumento das vendas.



Cria referência e solidez

Ser reconhecido por ter uma boa reputação faz a empresa se tornar referência em seu nicho. 

Assim, o consumidor conhece os valores da empresa e não há desconfianças na hora de optar por seus produtos ou serviços. 

Gera dividendos financeiros

Quando uma empresa possui uma reputação sólida, os investidores costumam ter maior confiança na sua habilidade em gerar valor e proporcionar retornos financeiros consistentes. 

Assim, as chances de conseguir atrair mais investidores é grande. Esse é um fator essencial para trazer crescimento para o seu negócio. 

Como o compliance ajuda na reputação da empresa?

Empresas que atuam em conformidade tendem a ter processos mais estruturados, construindo uma imagem melhor no mercado. 

Assim, a reputação positiva pode ser uma consequência direta de um bom programa de compliance! Veja em quais quesitos ele pode ajudar a sua empresa: 

Trabalha preventivamente

O compliance dispõe de muitos recursos para atuar de forma preventiva, como a avaliação de riscos. 

O programa tem o objetivo de mapear possíveis irregularidades, prevendo riscos e auxiliando a empresa a lidar com essas questões. 

Estimula o feedback

Esse é um ponto fundamental no trabalho de compliance, pois os gestores da empresa precisam compreender os feedbacks dados pelo setor e, através deles, realizar os ajustes necessários. 

Dessa forma, o feedback se torna a base para uma boa cultura organizacional, sendo essencial para a execução de processos internos. 

Monitora cenário permanentemente

No compliance, acompanhar métricas é uma das tarefas mais importantes, portanto, o monitoramento do cenário da empresa ocorre de maneira constante. 

Isso é essencial para medir os resultados da empresa e se ela realmente está seguindo as orientações da legislação vigente.

 

Garanta a conformidade e a reputação da sua empresa

Se você quer construir ou manter a boa reputação da sua empresa, tenha o programa de compliance como seu principal aliado!

O clickCompliance oferece soluções que auxiliam nesse processo. Acesse o nosso site para conhecer nossos serviços e agende uma demonstração!

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Ambiente de trabalho, Business, Business, Business, Transparência

Compliance corporativo e seus principais desafios

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17/11/2023

- Ambiente de trabalho, Business, Business, Business, Transparência

Desde 2013, com a criação da Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846) no Brasil, o debate sobre compliance vem conquistando cada vez mais espaço nas organizações. Mas, por ser um assunto novo, ainda restam muitas dúvidas sobre como colocar o que é dito em prática e de forma realmente eficaz.


O compliance corporativo tem como principal objetivo garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações que abrangem o seu setor de atuação, bem como evitar condutas ilegais e antiéticas.

Para isso, é criada uma política de compliance para a empresa que reúne um conjunto de regras e procedimentos internos que devem ser seguidos por todos os funcionários. Também é necessário nomear um responsável pela conformidade, o compliance officer, e realizar ações que garantam a eficiência do compliance corporativo.

Entre as tarefas estão a análise de riscos, a criação de um Código de Conduta, a implementação de controles internos, a realização de treinamentos para funcionários e de auditorias para a avaliação interna das práticas de compliance, além de prevenção e investigação de irregularidades.

Entre planejar e executar o amplo trabalho do compliance corporativo, muitos desafios podem surgir. Neste conteúdo, apontaremos quais são os mais comuns e como solucioná-los para garantir a eficiência do programa.

Não deixe de conferir!


O que é compliance corporativo?

O termo compliance corporativo refere-se ao conjunto de regras e procedimentos adotados por uma empresa para garantir que suas atividades estejam em conformidade com as leis, os regulamentos e as normas aplicáveis ao negócio.

É uma ferramenta de extrema importância para as empresas que buscam o crescimento sustentável e a longevidade dos negócios, uma vez que o compliance corporativo é a base para a construção e a consolidação de uma cultura organizacional ética e transparente.


Quais os desafios do compliance corporativo?

A implantação do compliance corporativo pode esbarrar em algumas dificuldades iniciais que, se não forem sanadas, chegam a comprometer sua eficácia.

É válido lembrar que, para uma organização alcançar os resultados desejados com o compliance corporativo, não basta ter apenas um programa. É necessário garantir a sua eficiência prática.

Veja os cinco principais desafios que podem surgir durante a implantação do compliance corporativo e quais são as alternativas para solucioná-lo:

Falta de integração com outras áreas

A integração entre o departamento de compliance e os outros setores da empresa é fundamental para garantir uma colaboração mútua e o cumprimento das práticas de conformidade por todas as áreas da empresa.

A dificuldade ou a ausência de integração irá comprometer os resultados do programa de compliance. Veja as alternativas para solucionar essa questão:

  • Promova a conscientização sobre a importância dos processos de compliance para toda a empresa;
  • Realize reuniões entre os profissionais de compliance e as lideranças dos outros setores;
  • Priorize uma análise de riscos setorial e colaborativa com quem atua em cada área.


Envolvimento dos colaboradores

O compliance corporativo só é eficiente se todas as ações estabelecidas no papel forem colocadas em prática por todos os funcionários, sem exceção. Promover o envolvimento dos colaboradores na causa é um grande desafio, mas isso é totalmente possível. Veja como:

  • Divulgue as regras e os procedimentos de compliance internamente;
  • Realize reuniões com a Alta Administração para que as lideranças atuem como exemplos dentro da empresa;
  • Promova treinamentos de compliance para toda a equipe;
  • Tenha canais de comunicação na empresa para esclarecer dúvidas.


Complexidade regulatória

As leis e regulamentações podem sofrer mudanças com o passar do tempo. Como o objetivo do compliance corporativo é assegurar que a empresa se mantenha em conformidade, é preciso que os profissionais da área estejam atentos às informações mais recentes. Para isso, é necessário:

  • Acompanhar as informações sobre a legislação que abrange o setor de atuação;
  • Fazer revisões periódicas no programa de compliance;
  • Quando necessário, implantar uma nova regra ou procedimento interno que deverá ser informado para toda equipe.


Prevenção, investigação e solução de irregularidades

Entre as atribuições do compliance corporativo está o trabalho de prevenção e combate às irregularidades que podem ser praticadas no ambiente corporativo. Para este trabalho, é necessário:

  • Ter um canal de denúncias;
  • Garantir a segurança e o anonimato do denunciante;
  • Dar a devida atenção à denúncia recebida, com o início da apuração dos fatos;
  • Se, após a investigação, a infração for confirmada, aplicar as sanções previstas pelo Código de Conduta.


Conformidade de terceiros

Além da conformidade dentro da empresa, o compliance corporativo deve ficar atento à conduta de fornecedores, parceiros comerciais e investidores a fim de evitar o envolvimento em escândalos de corrupção, fraude e outras condutas que possam prejudicar a imagem institucional. Para isso, é importante:

  • Priorizar o due diligence, que consiste num processo de investigação, análise e avaliação minuciosa de terceiros a fim de avaliar os riscos da parceria.



Quais são os benefícios do compliance corporativo?

A adoção de um programa de compliance corporativo eficaz pode trazer diversos benefícios para a empresa. Confira:

Benefícios internos

O compliance corporativo traz impactos positivos para o ambiente interno da empresa, como:

  • Estabelece a gestão de riscos;
  • Melhora o clima organizacional;
  • Aumenta a confiança dos funcionários na empresa;
  • Garante maior satisfação da equipe;
  • Aprimora os processos internos;
  • Aumenta a produtividade;
  • Promove a diversidade e a inclusão;
  • Estabelece uma cultura organizacional ética e transparente;
  • Aumento da confiança dos clientes;
  • Melhorias na governança corporativa.


Benefícios externos

O compliance também beneficia financeiramente as empresas, veja:

  • Evita multas e sanções decorrentes do descumprimento da legislação;
  • Reduz os riscos de ajuizamento de ações trabalhistas;
  • Combate irregularidades que podem causar prejuízos financeiros e danos à reputação;
  • Atrai mais clientes;
  • Aumenta o potencial atrativo de investidores;
  • É um diferencial competitivo frente à concorrência;
  • Fortalece a imagem institucional diante dos diferentes públicos.


Como ter um compliance corporativo eficiente?

Garantir a eficiência do compliance corporativo é uma forma de obter resultados muito positivos para o seu negócio. Mas como começar?

O clickCompliance pode auxiliar a sua empresa! Nosso software otimiza processos e confere maior agilidade e precisão à rotina do setor. Use a tecnologia ao seu favor!

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Governança de Documentos, Legislação

Transparência na Gestão de Contratos: Dicas Para sua Empresa ser Eficiente

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06/11/2023

- Governança de Documentos, Legislação

Entenda os passos e as estratégias necessárias para estabelecer uma gestão de contratos transparente na sua empresa



Imagine a seguinte situação: sua empresa tem contratos com vários fornecedores e clientes, mas os detalhes desses acordos são confusos e difíceis de rastrear. 

 

Isso pode resultar em falta de visibilidade sobre prazos importantes, atrasos no cumprimento de obrigações contratuais e, até mesmo, riscos legais. 

 

Esse é um simples exemplo que mostra que a transparência na gestão de contratos não é apenas desejável, mas essencial. Por isso, as empresas devem garantir o compliance na realização deste trabalho.

 

É através da gestão de contatos que os relacionamentos com clientes e fornecedores se desenvolvem. No entanto, a falta de transparência nesse processo pode levar a uma série de problemas, como perda de confiança, litígios e impactos financeiros negativos.

 

Se você deseja entender a importância da transparência na gestão de contratos e ver dicas práticas de como implementá-la em sua organização, não deixe de ler este conteúdo na íntegra!


 

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde as solicitações iniciais e cronogramas até a rescisão e a renovação. 

 

Cada contrato precisa ter uma definição clara de expectativas, obrigações e metas de ambas as partes, bem como os prazos e as condições que regem o acordo.

 

O objetivo da gestão de contratos é aprimorar o desempenho operacional da organização e mitigar os riscos financeiros associados a cada acordo realizado. 

 

Esse trabalho abrange a análise de desempenho em relação aos prazos e às fases do contrato, garantindo que as obrigações sejam cumpridas conforme o acordado entre as partes.

 

O compliance é compreendido como os procedimentos adotados por uma organização para garantir o cumprimento da legislação que abrange o negócio. Ele pode ser aplicado em diferentes áreas da empresa, como:

 

 

Como vimos, há diferentes tipos de compliance. Na prática, a organização realiza uma avaliação de riscos e identifica quais áreas merecem a atenção do profissional de compliance a fim de evitar falhas que possam acarretar o descumprimento de alguma norma, lei ou regulamentação.

 

Quando o compliance é aplicado na gestão de contratos, há o gerenciamento dos processos e documentos de forma mais eficiente e transparente, o que resulta no alicerce para a realização bem-sucedida de transações comerciais. 

 

Isso não apenas ajuda a evitar problemas legais, mas também garante que sua empresa aproveite, ao máximo, cada contrato, obtendo retornos financeiros satisfatórios.

 




Benefícios da gestão de contratos

Você pode estar se perguntando: por que a gestão de contratos é tão importante? 

 

Essa prática é capaz de melhorar todos os processos da sua empresa. Quando os contratos são gerenciados de forma eficaz, fornecem estrutura e clareza para as operações, permitindo que a equipe saiba exatamente o que é esperado em termos de desempenho e prazos.

 

A seguir, confira os principais benefícios de uma gestão de contratos realizada com transparência:

Melhora todos os processos de negócios

A gestão eficiente de contratos é a estrutura sobre a qual todos os processos do negócio podem ser construídos. 

 

Ela funciona como um guia que define as expectativas, obrigações e responsabilidades de todas as partes envolvidas em um contrato. 

 

Além de simplificar o funcionamento interno da organização, também promove a clareza nos relacionamentos com:

 

  • Clientes
  • Fornecedores
  • Parceiros comerciais

 

Ao alinhar os acordos com os objetivos estratégicos da empresa, os gestores podem avaliar como os contratos atendem a esses objetivos. Isso ajuda a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos. 

 

Quando os colaboradores têm acesso aos contratos que foram bem gerenciados, é possível compreender melhor as expectativas e concentrar o trabalho em aspectos mais estratégicos do negócio como, por exemplo:

 

  • Avaliar o desempenho do contrato
  • Identificar áreas de melhoria 
  • Antecipar futuras necessidades

 

Minimiza gastos

Os gastos não documentados ou mal rastreados estão entre os principais desafios para as empresas. Uma gestão de contratos transparente ajuda a resolver o problema, por meio de uma visão clara e detalhada sobre a utilização dos recursos financeiros.

 

Na prática, é possível tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e identificar oportunidades para a economia de custos. A capacidade de gerenciar de perto os gastos ajuda a evitar desperdícios e contribui, significativamente, para a saúde financeira da empresa.

Dá transparência aos negócios com fornecedores

A transparência na gestão de contratos permite que você rastreie o desempenho de seus fornecedores com base nos critérios estabelecidos pelo acordo firmado entre as partes.

 

Isso ajuda a avaliar se os fornecedores estão cumprindo suas obrigações e possibilita a construção de relacionamentos colaborativos de longo prazo. Com os dados sobre o desempenho, é possível  tomar decisões assertivas sobre continuar ou encerrar parcerias comerciais.

Melhora a conformidade

A conformidade é um aspecto crítico para os negócios, especialmente, em setores altamente regulamentados. Aplicar o compliance à gestão de contratos é uma forma de aprimorar esse processo.

 

Dessa forma, é possível mitigar riscos que envolvem o descumprimento da legislação. Uma boa gestão de contratos ajuda a garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações. Além disso, fornece um histórico claro e documentado que pode ser usado para auditorias e demonstrações de conformidade.

 




Como dar transparência à gestão de contratos?

A transparência na gestão de contratos assegura que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os termos, os prazos e as expectativas contratuais. Aqui estão algumas dicas para colocar esse trabalho em prática:

Veja fluxos contratuais

Iniciar o processo de melhoria na gestão de contratos requer uma análise aprofundada dos fluxos de trabalho em toda a organização. O mapeamento dessas etapas oferece uma visão clara de como os processos são executados, identificando fases redundantes ou ineficientes. 

 

A utilização de diagramas de fluxo de trabalho é uma ferramenta valiosa para estabelecer padrões e procedimentos claros, garantindo que todos na organização compreendam o caminho que um contrato percorre, desde a criação até a execução.

 

Identifique pontos críticos

Cada setor da empresa pode enfrentar desafios específicos na gestão de contratos. Identificar esses pontos críticos é um dos primeiros passos para uma coordenação eficiente de processos e documentos. 

 

Para isso, é necessário realizar uma análise detalhada capaz de revelar as  inconsistências e as lacunas existentes. Ao compreender essas áreas problemáticas, é possível pensar soluções padronizadas.

Acompanhe o calendário

Uma parte fundamental da gestão de contratos é o acompanhamento de datas, como vencimentos e prazos contratuais.

 

Ter um sistema de calendário ajuda a garantir que sua equipe esteja sempre ciente das datas importantes. Isso é essencial para evitar a interrupção de serviços e possíveis penalidades devido ao não cumprimento de prazos. 

 

Um sistema de calendário automatizado pode enviar lembretes e alertas para que nenhuma data seja negligenciada.



Alimente o sistema

A integração de dados é essencial para uma gestão de contratos transparente e eficiente. Certifique-se de que todas as informações relevantes sejam devidamente inseridas em um único sistema centralizado. 

 

Isso proporciona à equipe de gestão de contratos maior visibilidade e facilidade de acesso às informações. A integração de dados de todos os setores da empresa também ajuda a identificar áreas para a otimização de receita e a minimização de custos.

Tenha um gestor

A colaboração entre departamentos desempenha um papel fundamental em uma gestão de contratos transparente. 

 

Normalmente, o departamento jurídico supervisiona esse processo, mas é essencial estabelecer procedimentos e canais de comunicação eficazes para garantir que os contratos atendam às necessidades de todas as partes interessadas. 

 

Promover a comunicação e o entendimento mútuo entre departamentos contribui para resultados mais eficientes. 

Utilize um sistema de gestão

Investir em um sistema de gestão de contratos é um passo significativo para garantir a transparência e eficiência desse trabalho. Esse tipo de solução permite: 

 

  • automação de fluxos de trabalho
  • maior visibilidade dos contratos
  • eficiência para a gestão de documentos 
  • obtenção de insights valiosos. 

 

A transparência na gestão de contratos é uma necessidade para o sucesso organizacional, uma vez que reduz riscos legais e financeiros, fortalece relacionamentos com fornecedores e contribui para a boa reputação da empresa.


clickCompliance pode te ajudar

Como vimos anteriormente, a aplicação do compliance na gestão de contratos é o caminho para assegurar a transparência na realização desse trabalho.

 

O clickCompliance pode ajudar a sua empresa nesse processo! Agende uma demonstração hoje mesmo para começar essa transformação.

 

 
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Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Treinamento de Compliance

Importância da Prestação de Contas no Terceiro Setor: Desafios Enfrentados

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01/11/2023

- Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Treinamento de Compliance

Saiba qual é a relevância da prestação de contas para o terceiro setor, os principais desafios para implantá-la e como o compliance pode ajudar.


Você já deve ter ouvido falar sobre a importância da prestação de contas no terceiro setor, certo? Para fortalecer a confiança entre parceiros e alcançar o sucesso dos projetos, é preciso administrar os processos de maneira transparente. 

 

Por meio da prestação de contas, o terceiro setor reafirma a integridade e a eficácia no uso dos recursos públicos destinados aos projetos sociais.

 

Assim, enquanto os municípios asseguram que os investimentos estejam alinhados aos objetivos e às demandas da população, as entidades do terceiro setor precisam comprovar a administração e a aplicação correta das verbas disponíveis.

 

Neste conteúdo, vamos esclarecer o conceito de terceiro setor, a relevância da prestação de contas para a sua atuação e como o compliance pode ajudar a superar os desafios enfrentados nessa empreitada. 

 

Acompanhe até o final e não perca nenhuma informação. 

 

Boa leitura!


 

O que é terceiro setor?

 

Terceiro setor é o termo usado para descrever organizações sem fins lucrativos. São aquelas que não integram o governo e nem o setor privado. Dessa forma, é composto por entidades que têm como objetivo principal promover:

  • o bem-estar social;
  • a caridade;
  • a filantropia;
  • o voluntariado;
  • as causas sociais, em geral.

 

As entidades do terceiro setor são chamadas pela legislação de organizações da sociedade civil (OSC) e, popularmente conhecidas, como organizações não governamentais (ONGs). Elas podem assumir várias formas, incluindo:

 

  • associações;
  • fundações;
  • cooperativas;
  • instituições religiosas.

 

De acordo com o Mapa das Organizações da Sociedade Civil, estudo realizado pelo Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), o Brasil abriga 815.676 organizações do terceiro setor, com dados atualizados até 2020.

 

Quando se trata da natureza jurídica dessas organizações, o levantamento mostra que 81% são classificadas como associações sem fins lucrativos. 

 

As organizações religiosas representam 17% desse universo, enquanto as fundações constituem 1,5% do panorama das OSCs brasileiras.

 

Elas desempenham um papel fundamental na sociedade, atuando em áreas como:

  • assistência social
  • saúde
  • educação
  • direitos humanos
  • meio ambiente
  • cultura
  • outras causas.

 

Como as organizações do terceiro setor não têm o propósito de gerar lucro para seus membros, qualquer excedente financeiro é reinvestido em sua missão. Além disso, muitas delas dependem do trabalho voluntário para alcançar metas e contribuir para o desenvolvimento da comunidade 

 

Vale lembrar que, embora operem de forma independente do governo e do setor privado, elas podem estabelecer parcerias específicas com esses setores em projetos colaborativos.


Qual a importância da prestação de contas no terceiro setor?


 

Até este ponto, você notou que as OSCs têm o objetivo de promover benefícios sociais, e que as pessoas esperam e têm o direito de cobrar responsabilidade por isso.

 

Dessa maneira, no terceiro setor, um dos trabalhos mais relevantes é a prestação de contas. Mas, o que isso realmente significa?

 

Mais do que divulgar números e programas de forma transparente, é preciso explicar porque certas ações foram ou não realizadas.

 

Em essência, a responsabilização é quando uma ONG se compromete a ser totalmente transparente sobre como usa seus recursos, garantindo que não abuse de sua posição sem fins lucrativos.

 

Uma ONG verdadeiramente responsável deve abrir suas contas e registros para o escrutínio público, incluindo beneficiários, doadores e outros interessados.

 

Essa postura constrói confiança na sociedade e demonstra o compromisso com o bem comum. Essa responsabilidade é essencial porque as organizações do terceiro setor são baseadas na ideia de que os cidadãos têm o direito de se unir para causas importantes.

 

O Brasil apoia esse princípio com isenções fiscais e financiamento público. Em troca, é preciso compromisso das ONGs de atender às necessidades da comunidade, sem buscar lucro pessoal.





Desafios na prestação de contas no terceiro setor?


 

O terceiro setor enfrenta diversos desafios ao lidar com a prestação de contas que, como pudemos observar, é um aspecto essencial para manter a confiança da comunidade, doadores e apoiadores. 

 

A seguir, conheça alguns dos principais desafios enfrentados pelas organizações sem fins lucrativos.

Transparência

 

A transparência é um pilar da prestação de contas. Para garanti-la, é preciso promover a divulgação acessível de informações acerca das operações financeiras e ações da empresa. Esse princípio é um desafio que merece destaque porque a falta de clareza pode minar a confiança e prejudicar a credibilidade das organizações. 

 

A governança de documentos contribui para a promoção da transparência. A capacidade de gerenciar, arquivar e disponibilizar documentos de forma eficaz faz com que as organizações possam demonstrar a integridade de suas operações e cumprir as obrigações legais.

 

Além de facilitar o acesso aos dados, a governança de documentos ajuda a evitar a perda de informações importantes e a garantir a precisão dos conteúdos divulgados.

Rastreabilidades financeira

 

Imagine gerenciar várias fontes de financiamento e de despesas complexas. Essa responsabilidade requer uma rastreabilidade financeira precisa, concorda? 

 

Por esse motivo, é necessário registrar como os fundos são usados. Também é preciso demonstrar esse trajeto de recursos sempre que necessário.

Mapeamento de projetos

 

Com frequência, as organizações do terceiro setor precisam coordenar diversos projetos simultaneamente. Para melhorar a transparência nas informações, uma alternativa é mapear cada um deles, incluindo:

 

  • objetivos;
  • alocação de recursos;
  • resultados alcançados. 

 

Traçar esse panorama ajuda a avaliar o impacto real das ações da instituição.

Riscos de fraudes

 

No terceiro setor, os riscos de fraudes também são uma preocupação constante. A gestão financeira inadequada pode abrir portas para atividades fraudulentas que destroem a confiança dos doadores e a eficácia das entidades. 

 

Desse modo, a prevenção e a detecção de fraudes são desafios críticos no processo de prestação de contas. A criação de um programa de compliance pode contribuir para esse trabalho, por meio de:

 

 

Burocracia  

 

Lidar com obrigações legais pode ser complicado, além de consumir recursos valiosos. A burocracia em excesso dificulta a eficiência operacional e o direcionamento de recursos para as atividades de impacto social. 

 

Para solucionar esse problema, as organizações podem adotar estratégias como:

 

  • automação de processos;
  • colaboração em redes;
  • capacitação da equipe;
  • envolvimento político;
  • consultoria especializada com profissional de compliance.

 

Além disso, a contratação de advogados internos também pode ser uma alternativa para simplificar a conformidade regulatória e direcionar recursos para atividades de impacto social. Por vezes, é possível conseguir ainda apoio pro bono de alguns profissionais da área.

Capacitação dos envolvidos

 

Treinamentos, capacitações e constantes atualizações são fundamentais na rotina de entidades do terceiro setor. 

 

Por meio desse tipo de atividade é possível manter todos os membros da organização informados sobre as melhores práticas e regulamentações.

 

A capacitação constante é necessária para garantir que todos entendam e cumpram os requisitos de prestação de contas.

Resultados positivos

 

O objetivo final da prestação de contas é evidenciar resultados positivos. Demonstrar o impacto real das ações da organização na comunidade pode ser um desafio, mas é essencial para atrair apoiadores e doadores e manter a confiança da sociedade.


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