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Formulários de Compliance

Imagina que você é analista de RH de uma grande empresa de comunicação e acaba de abrir uma vaga Junior no departamento de criação. A diretora é uma grande amiga e te envia uma mensagem assim: “Olá, fulana, tudo bem? Vi que você está cuidando do processo seletivo da nova vaga aberta aqui no meu departamento. Meu sobrinho é um dos candidatos, um garoto muito preparado e capaz, olha para ele com carinho…”. Você saberia como reagir?

 

Essa prática se chama conflito de interesses e é um dos grandes fatores de atenção da área de compliance. Isso porque essas práticas podem corromper o funcionamento das instituições, minando a competitividade justa e mesmo a produtividade da empresa.

 

O Ipea (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada), define o conflito de interesses como uma “situação gerada pelo confronto entre interesses públicos e privados, que possa comprometer o interesse coletivo ou influenciar, de maneira imprópria, o desempenho da função”.

 

No caso exposto, a mensagem da diretora tem como único objetivo buscar o favorecimento em prol de um laço pessoal dela, em detrimento do interesse da empresa: que o candidato escolhido seja o mais adequado ao perfil da vaga e que o critério seja seu desempenho. Neste artigo vamos falar sobre como identificar e prevenir essa prática nas corporações.

O Que Causa O Conflito de Interesses?

 

Um conflito de interesses surge quando uma pessoa privilegia ganho pessoal em vez dos deveres para uma organização na qual é parte interessada ou explora sua posição para ganho pessoal de alguma forma.

 

Conflitos de interesse são um embate que ocorre mais frequentemente entre requisitos e interesses. Vários tipos podem ocorrer devido à natureza das relações versus regras de organizações ou leis federais e estaduais.

 

As pessoas podem facilmente se tornar tendenciosas (têm uma preferência injusta) por causa de pequenas coisas como amizade, comida ou bajulação, ou podem ser influenciadas a tomar uma decisão devido ao potencial de ganhar poder, prestígio ou dinheiro.

 

Os conflitos podem ser reais, potenciais ou percebidos, ou representar um conflito de dever.

 

  • Conflito real de interesses:

Há um conflito real entre os deveres públicos de um empregado ou diretor e interesses privados.

 

  • Potencial conflito de interesses:

Um empregado ou diretor tem interesses privados que podem entrar em conflito com seus deveres públicos. Isso se refere a circunstâncias em que é previsível que um conflito possa surgir no futuro e que medidas devem ser tomadas agora para mitigar esse risco futuro.

 

  • Conflito de interesses percebido:

O público ou um terceiro poderiam formar a opinião de que os interesses privados de um funcionário ou diretor poderiam influenciar indevidamente suas decisões ou ações, agora ou no futuro.

 

  • Conflito de deveres:

Surgirá quando uma pessoa é obrigada a cumprir dois ou mais papéis que podem realmente, potencialmente ou serem percebidos como em conflito uns com os outros.

 

Deveres Públicos E Interesses Privados

 

As funções públicas são as tarefas oficiais que você desempenha como funcionário ou diretor. Os interesses privados podem ser diretos ou indiretos, e financeiros ou não financeiros:

 

  • Interesses diretos:

Inclui interesses pessoais, familiares, profissionais ou comerciais de um funcionário ou diretor.

 

  • Interesses indiretos:

Inclui os interesses pessoais, familiares, profissionais ou comerciais de indivíduos ou grupos com os quais o funcionário ou diretor está, ou foi recentemente, intimamente associado.

 

  • Interesses financeiros:

Envolve um ganho ou perda financeira real, potencial ou percebida. O dinheiro não precisa mudar de mãos para que os juros sejam financeiros.

As pessoas têm interesse financeiro se (ou um parente, ou um associado próximo) possuem ações, têm uma posição em uma empresa licitando para o trabalho do governo, recebem benefícios como concessões, descontos, presentes ou hospitalidade de uma determinada fonte relacionada à organização do setor público, ou podem se beneficiar financeiramente de uma decisão significativamente influenciada ou tomada pela organização.

 

  • Interesses não financeiros:

Surgem de relações pessoais ou familiares, ou envolvimento em atividades esportivas, sociais ou culturais. Eles incluem qualquer tendência para o favoritismo ou preconceito resultante de amizade, animosidade ou outro envolvimento pessoal com outra pessoa ou grupo.

Se os valores pessoais provavelmente impactarão no bom desempenho do dever público, então estes também podem levar a um conflito de interesses.

 

Conflito de Interesses No Setor Público

 

O acesso dos agentes a informações privilegiadas pode fazer com que suas ações entrem em conflito com os interesses da comunidade, o que não seria correto ou ético por parte da administração pública, por exemplo.

 

Assim como o poder estatal pode ser instrumentalizado para atender demandas estranhas ao papel social do setor público, o que deve gerar atenção não só de agentes públicos, mas também de agentes privados que se relacionam com eles. 

 

A legislação brasileira já prevê uma regulamentação sobre o tema no art. 3º da Lei 12.813/2013, que define conflito de interesse como:

.

 “Situação decorrente do confronto de interesses públicos e privados que pode comprometer o interesse coletivo e afetar indevidamente a execução do serviço público”.

 

Esta definição se aplica especificamente à funcionários públicos e se concentra no que pode levar a esses conflitos de interesse.

 

Conflito de Interesses No Setor Privado

 

No caso do setor privado não existe uma legislação específica que regulamente o tema, cabendo ao setor de compliance e integridade definir as políticas internas e procedimentoS para identificar, investigar e prevenir potenciais casos.

 

Neste sentido, para formular uma política eficiente você pode:

  1. Criar um formulário de conflito de interesses
  2. Ter indicadores em tempo real para monitoramento
  3. Configurar alertas de novos riscos
  4. Ter integrações com bases de usuários
  5. Ter uma solução com login e senha
  6. Automatizar a cobrança do preenchimento
  7. Criar grupos de usuários
  8. Fazer acompanhamento do tratamento dos riscos

 

Automatize Os Processos

 

O trabalho de prevenção e combate às irregularidades no ambiente corporativo integra a rotina da empresa. Por isso, o programa de compliance não envolve apenas ações pontuais.

 

É preciso realizar o monitoramento contínuo, por meio de auditorias e avaliações, a fim de evitar os riscos e coibir práticas irregulares.

 

O clickCompliance disponibiliza soluções tecnológicas para otimizar os processos de implantação e efetivação dos programas de compliance e integridade.

 

Agende uma demonstração com a gente para mais informações!

 

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Como fazer, Formulários de Compliance
O conflito de interesses é um risco que pode parecer pequeno e específico, mas persegue os compliance officers que precisam fazer a gestão de possíveis perigos.

Felizmente, hoje em dia existem diversas soluções que ajudam a identificar o conflito de interesses com rapidez e precisão.

Vamos explicar 9 passos para implementar uma boa estratégia de combate a conflitos de interesses à distância durante o home-office.

Para isso provavelmente será necessário ter alguma solução em nuvem, já que o acompanhamento presencial e o uso de papel impresso e processos manuais são impossíveis de usar à distância.

1: Criar um formulário de conflito de interesses



O primeiro passo é criar um formulário de conflito de interesses que seus funcionários devem preencher. Para que você tenha o registro de quem ou não da sua empresa está em situação de conflito de interesses, eles precisam compartilhar alguns detalhes.

Esse formulário deve conter perguntas sobre o relacionamento do funcionário ou terceiro, seus parentes, sócios, etc. com a empresa ou stakeholders da empresa em geral.

Deve também ser um formulário digital com preenchimento pela internet. Existem algumas formas de fazer isso como softwares especializados, PDFs e aplicativos online.

Se você ainda não tem esse formulário, temos um pack gratuito que inclui um formulário de conflito de interesses e mais 5 para baixar.

2: Ter indicadores em tempo real para monitoramento



Agora que você tem o meio principal para identificar possíveis riscos de conflito de interesses, é preciso uma forma fácil de visualizar o progresso do preenchimento.

Afinal, não é prático perder tempo lendo manualmente cada formulário que foi submetido e anotando qual funcionário está em dia ou não com as informações.

Por isso, busque uma solução que te dê dashboards com visualização fácil para monitorar as respostas e outros indicadores úteis.

3: Configurar alertas de novos riscos



Um passo além de dados para monitorar respostas é ter uma solução que permita configurar alertas quando um preenchimento do formulário apresentar um risco.

Por exemplo, um alerta que te notifica quando alguém responder “sim” na pergunta “Você tem algum parente que trabalha na empresa?”.

Isso faz com que seu trabalho seja mais passivo, deixando o sistema identificar os riscos e deixando mais tempo livre para você focar em tarefas mais estratégicas e tratamento de riscos.

4: Ter integrações com bases de usuários

Uma funcionalidade muito importante é ligar os seus formulários a uma base de usuários. Isso pode ser um banco de dados com nomes, e-mails e outras informações, ou integrações com o Office 365 ou Google Gsuite.

Com isso, você tem um banco automaticamente atualizado dos funcionários. Em vez de enviar manualmente o formulário para uma lista de e-mails de todos os funcionários, um sistema poderia fazer isso.

Um grande benefício é que o sistema está sempre atualizado. Por exemplo, quando entra um novo funcionário, o compliance não precisa se preocupar em atualizar a lista de e-mails. Ele será incluído automaticamente e passará a receber o formulário.

5: Ter uma solução com login e senha

Busque também uma forma de o funcionário poder fazer o preenchimento do formulário após um login. Assim, dispensa a necessidade da assinatura digital, que pode ser um custo muito alto para a empresa.

O login do usuário é registrado, e é uma forma muito segura de garantir o acesso de uma pessoa só.

Com integrações com o Office 365 ou Gsuite, ainda, o acesso é feito com o e-mail corporativo. Além disso, salvaguardas podem ser criadas, como confirmação de login.

6: Automatizar a cobrança do preenchimento



Um dos maiores benefícios de formulários online e da adoção de tecnologia no combate ao conflito de interesses é a possibilidade de automação.

Com a ferramenta certa, você consegue fazer o sistema cobrar periodicamente o preenchimento de formulários.

Assim, você não precisa se preocupar em ficar enviando e-mails, e tem certeza de que todos os funcionários estão recebendo.

Esse controle pode ser difícil de fazer com precisão quando não há papéis físicos e contato presencial.

7: Criar grupos de usuários

Outra possibilidade é a função de criar diferentes grupos de funcionários para serem enviados os formulários.

Não só isso permite a visualização mais segmentada dos dados, como também permite diferenciar usuários externos e internos.

Por exemplo, você pode enviar um formulário de conflito de interesses específico para fornecedores, um para funcionários regulares e um para candidatos a uma vaga.

8: Fazer acompanhamento do tratamento dos riscos



Independente da forma que você escolher fazer sua estratégia remota de combate ao conflito de interesses, é preciso poder acompanhar o tratamento.

O tratamento dos riscos identificados é o verdadeiro trabalho do compliance officer (por isso é importante automatizar com soluções para ganhar tempo). É uma tarefa que exige o discernimento humano e investigação.

Busque uma forma de manter esse controle entre a equipe, que tem sua comunicação ainda mais defasada à distância.

Para isso você pode usar aplicativos como Microsoft Planner e Trello, ou uma solução própria para o compliance.

Assim, todos sabem a etapa de tratamento de cada risco, quem está cuidando, etc. Plataformas próprias do compliance podem integrar esse acompanhamento com cada formulário preenchido dentro dela.

Conclusão

Ainda estamos nos adaptando a um modo de trabalhar em home office de forma massiva, mas a transição pode ser mais fácil com a adoção de soluções e tecnologias. A opção certa varia para cada empresa, a quantidade de funcionários e a complexidade das ações do compliance.

No entanto, seja um software customizada, um produto pronto ou um conjunto de apps que ajudam a organizar a vida, este é o momento de buscar uma forma de manter o trabalho produtivo em home office.


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