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Fique por Dentro, Governança de Documentos, Legislação, Programa de Integridade

Transparência Fiscal: Por Que é Tão Importante Para Sua Empresa?

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08/11/2023

- Fique por Dentro, Governança de Documentos, Legislação, Programa de Integridade

Entenda o que é a transparência fiscal e os benefícios de implantá-la na sua empresa.


Você já ouviu falar em transparência fiscal? A prática consiste no fornecimento de informações financeiras e decisões fiscais de forma clara e acessível. 

 

Trata-se de um procedimento fundamental para estabelecer a relação de confiança entre cidadãos e órgãos públicos, mas que também tornou-se uma necessidade para a iniciativa privada. 

 

No ambiente empresarial, onde a conformidade e a responsabilidade corporativa têm sido cada vez mais valorizadas, a transparência fiscal é um fator decisivo para a tomada de decisão de investidores, parceiros e consumidores.

 

As empresas já não são mais apenas avaliadas com base em seus lucros e resultados. Na verdade, são submetidas a uma análise rigorosa quanto à conduta ética, à responsabilidade social e ao compromisso com as leis e regulamentos fiscais.

 

Se você deseja se aprofundar no assunto e entender de uma vez por todas porque a transparência fiscal é tão importante para a sua empresa, não deixe de ler este conteúdo na íntegra! 

 

A seguir, vamos explicar como estabelecer a transparência fiscal na sua empresa e quais ferramentas podem ser utilizadas no processo.




O que é transparência fiscal? 

A transparência fiscal pode ser compreendida como o ato de disponibilizar informações financeiras e fiscais de forma aberta, acessível e compreensível para o público interessado. O conceito é aplicável nas esferas pública e privada, confira:

Nos governos

Na esfera pública, a transparência fiscal abrange os órgãos:

 

  • Federais
  • Estaduais
  • Municipais
  • Legislativo
  • Judiciário
  • Segurança Pública
  • Controle e Fiscalização
  • Estatais
  • Reguladores



A transparência fiscal contribui para que os cidadãos tenham acesso às informações sobre:

  • Orçamento público
  • Receitas e despesas públicas
  • Contratos e licitações
  • Entre outros.

 

Nas empresas

Já no âmbito empresarial, a transparência fiscal representa um compromisso com a ética, a responsabilidade e a governança corporativa. 

 

A divulgação aberta e honesta de informações financeiras e políticas de tributação demonstra o comprometimento com as obrigações fiscais, não apenas como um dever legal, mas como parte de uma cultura organizacional que valoriza a integridade e a conformidade.

 

É importante lembrar que, as empresas de capital aberto, que estão listadas na Bolsa de Valores (B3), devem disponibilizar as informações financeiras e fiscais para a divulgação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM). A partir delas, potenciais investidores podem tomar as decisões de forma estratégica.

 

O que deve ser divulgado?

  • Balanço financeiro
  • Relatórios anuais
  • Relatórios de sustentabilidade
  • Informações fiscais
  • Relatórios de auditorias

 

Qual é a legislação que abrange a transparência fiscal?

 

Veja as principais leis relacionadas à transparência fiscal:

 

  • Lei Complementar nº 101/2000: estabelece as normas de finanças públicas para a responsabilidade na gestão fiscal.
  • Lei nº12.527/2011: conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), determina a transparência de informações pelo setor público.
  • Lei nº 12.741/2012: popularmente chamada de Lei da Transparência Fiscal, exige que os estabelecimentos comerciais informem ao consumidor quais os tributos incidentes nas compras a fim de facilitar a compreensão sobre a precificação de produtos e serviços.
  • Lei nº 12.846/2013: conhecida como Lei Anticorrupção, não trata especificamente da transparência fiscal, mas responsabiliza as empresas que cometeram atos ilícitos contra a Administração, o que contribui para promover a conformidade com a legislação vigente, inclusive a tributária.
  • Lei de Diretrizes Orçamentárias: aprovada, anualmente, detalham as informações sobre o uso dos recursos públicos. 






Quais os benefícios da transparência fiscal na sua empresa?

Agora que você compreendeu o significado e a importância da transparência fiscal, vamos falar sobre a sua relevância para as empresas. Aqui estão alguns dos principais benefícios dessa prática:

Adequação às leis

Manter a transparência fiscal ajuda a sua empresa a cumprir todas as leis e regulamentos fiscais em vigor. Dessa forma, é possível:

 

  • Evitar multas e penalidades que podem afetar o caixa e a imagem da empresa.
  • Reduzir riscos jurídicos, economizando tempo e recursos.
  • Tornar as auditorias fiscais mais rápidas e eficazes, diminuindo o impacto operacional dessas verificações.
  • Ajudar a identificar oportunidades de economia fiscal para obtenção de incentivos.

Aprimoramento da gestão

A transparência fiscal requer uma organização eficiente dos registros financeiros e processos internos, o que gera benefícios para a gestão, como:

  • Tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
  • Eficiência operacional, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
  • Redução de desperdícios, o que permite o direcionamento de recursos para áreas mais estratégicas.
  • Maior facilidade para o planejamento financeiro, pois é possível estabelecer metas realistas, monitorar o progresso e se preparar para momentos de contingência.

Proteção anticorrupção

A transparência fiscal é uma barreira natural à corrupção. Quando todas as transações financeiras são documentadas e disponibilizadas, há menos espaço para práticas corruptas. 

 

A visibilidade das finanças torna mais difícil para qualquer indivíduo ou grupo se envolver em atividades corruptas sem ser notado. Quando cada movimentação de dinheiro é registrada, qualquer discrepância ou transação suspeita pode ser identificada rapidamente.

Melhoria da imagem

Empresas transparentes tendem a estabelecer uma reputação positiva perante os diferentes públicos, o que pode levar à maior fidelidade dos clientes e atração de investidores. Além disso, promove:

 

  • Vantagem competitiva
  • Valor da marca
  • Melhor resposta às crises

Diminuição de riscos

Ao acompanhar de perto suas finanças e obedecer às leis fiscais, sua empresa reduz os riscos que podem surgir de auditorias ou litígios.

 

Manter registros transparentes e em conformidade com as regulamentações fiscais minimiza a probabilidade de auditorias desfavoráveis e multas. 

Geração de confiança

Transparência fiscal gera confiança, fortalece relacionamentos comerciais e atrai talentos para a sua empresa. É importante destacar que:

 

  • Investidores têm mais confiança em alocar recursos em empresas com uma postura transparente e o compromisso com a conformidade legal.
  • Fornecedores veem uma parceria com uma empresa transparente como uma oportunidade de negócios sólida e confiável.
  • Clientes confiam mais em empresas transparentes, o que pode influenciar positivamente suas decisões de compra e fidelização.

Ambiente de trabalho seguro

Quando os colaboradores compreendem as políticas fiscais da empresa, isso cria um ambiente de trabalho mais seguro e tranquilo, onde as preocupações com irregularidades fiscais são minimizadas.

Redução de perdas financeiras

A falta de transparência pode levar a erros financeiros que resultam em perdas substanciais. A transparência fiscal ajuda a evitar essas situações, garantindo que todas as transações sejam registradas e documentadas adequadamente.





Como implantar transparência na gestão fiscal?

Implantar a transparência fiscal em sua empresa é fundamental na busca por uma gestão responsável e ética. Vamos detalhar os passos a seguir:

Estar em dia com impostos ambientais

O compliance ambiental é indispensável para uma empresa comprometida com a sustentabilidade. Isso envolve o pagamento de taxas e contribuições específicas que financiam a preservação e a mitigação de impactos. 

 

Estar em dia com esses impostos demonstra responsabilidade social e ambiental, algo cada vez mais valorizado por clientes e investidores.

Aderir aos benefícios fiscais e previdenciários de cunho social

O governo oferece incentivos fiscais às empresas que contribuem para o bem-estar social. Isso pode incluir programas, como:

 

  • Contratação de pessoas com deficiência
  • Investimento em comunidades carentes
  • Programas de jovem-aprendiz 
  • Incentivo à diversidade 

 

Dessa forma, a empresa assume o papel de agente de mudança positiva na sociedade.

Pagar todos os tributos

O cumprimento pontual de todas as obrigações fiscais é fundamental para evitar multas e penalidades que podem prejudicar as finanças da empresa. Além disso, demonstra o compromisso da organização em agir de acordo com a legislação e contribuir para o funcionamento adequado do sistema fiscal.

Implantar um sistema de prestação de contas

Estabelecer um sistema de prestação de contas eficiente envolve a divulgação regular e transparente de informações financeiras detalhadas. Isso atende às obrigações de transparência e permite que as partes interessadas compreendam a saúde financeira da empresa e tomem decisões informadas.

Gerar relatórios fiscais

A geração de relatórios regulares ajuda a manter o controle das atividades fiscais da empresa. Os documentos fornecem uma visão abrangente de todos os aspectos fiscais, incluindo receitas, despesas e obrigações tributárias. 

 

Isso auxilia na identificação de tendências financeiras e permite a solução antecipada de problemas.

Fazer auditorias fiscais

As auditorias fiscais, tanto internas quanto externas, garantem a conformidade com a legislação e ajudam a identificar áreas de melhoria na empresa.

 



Quais são as ferramentas da transparência fiscal?

Você já sabe o que é transparência fiscal e como iniciar a sua implantação. Agora, para garantir o sucesso neste processo, você pode contar com diversas ferramentas:

Compliance

O compliance é uma forma de garantir a conformidade com as regulamentações fiscais. Ao adotar o programa, sua empresa irá assegurar o cumprimento das leis fiscais vigentes. 

Além de evitar multas e penalidades, o compliance estabelece uma cultura organizacional que valoriza a integridade e a responsabilidade, criando um ambiente no qual a transparência fiscal pode prosperar.

 

Prestação de contas

A prestação de contas é uma aliada da transparência fiscal. Quando clientes, fornecedores e investidores têm acesso às informações transparentes, sentem-se mais seguros em suas relações comerciais. 

 

Os relatórios de prestação de contas devem oferecer uma visão completa das finanças da empresa, promovendo a confiança e a transparência em todos os níveis.

Auditorias permanentes

As auditorias são necessárias para avaliar a conformidade com os regulamentos fiscais e identificar oportunidades de aprimoramento. Por meio delas, é feita uma avaliação objetiva e imparcial das práticas fiscais da empresa. 

 

Ao realizar auditorias de forma periódica, sua empresa reduz o risco de possíveis problemas fiscais e demonstra compromisso com a transparência.

Canais ativos de denúncias

Fornecer um canal de denúncias  para que funcionários e as partes interessadas relatem irregularidades fiscais é um componente-chave da transparência. 

 

Esses canais permitem prevenir, identificar e solucionar práticas incorretas, protegendo sua empresa e promovendo um ambiente de trabalho seguro e ético.

Divulgação de custos

A divulgação aberta de informações sobre gastos e decisões financeiras é uma prática que demonstra o compromisso com a transparência. Dessa forma, além de atender às obrigações legais, também constrói uma imagem de responsabilidade corporativa. 



Conheça o clickCompliance

 

Com integrações eficientes e um design profissional, o clickCompliance torna o trabalho de compliance mais simples e eficaz, auxiliando na promoção da transparência fiscal. 

 

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Legislação

O Que Significa Conflito de Interesses?

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10/10/2023

- Legislação

Conheça os casos mais comuns, saiba como impactam a sua empresa e quais as melhores maneiras de evitá-los!

Em meio a um mundo repleto de interações complexas e relações multifacetadas, provavelmente você já se deparou com o termo “conflito de interesses“, certo?

Mas afinal, o que essa expressão realmente representa e como ela impacta o cotidiano dos negócios? Se você já se perguntou sobre o significado e a importância desse conceito, está no lugar certo!

Conflito de interesses ocorre quando os interesses pessoais de colaboradores entram em choque com os da empresa ou de terceiros, podendo prejudicar o desempenho e a imparcialidade na tomada de decisões.

Essa situação é definida pela Lei nº 12.813/2013 tanto no contexto público, em que afeta o interesse coletivo e o desempenho de funções públicas, quanto no ambiente privado, pois pode impactar a objetividade da organização.

É crucial, portanto, que as empresas estejam cientes dos riscos envolvidos, uma vez que conflitos de interesses podem levar a decisões enviesadas e falta de transparência. Nesse contexto, medidas preventivas são essenciais para proteger a integridade do negócio e garantir a ética no mundo corporativo.

Neste post, vamos mergulhar no assunto e desvendar suas nuances para compreender seu papel em diversas esferas da sociedade.

Vamos explorar as definições legais, exemplos práticos e consequências desses conflitos, além de abordar como indivíduos e organizações podem se proteger e agir de forma ética e transparente. 

Vamos lá? Boa leitura! 


Os casos mais comuns de conflitos de interesses

Os conflitos de interesses são questões sensíveis que podem surgir em diversos contextos profissionais, afetando negativamente a ética, a imparcialidade e a integridade das organizações.

Entre os casos mais comuns de conflito de interesses, destacam-se:

  • nepotismo: em que favorecimentos a familiares e amigos comprometem a meritocracia;
  • recebimento de presentes de fornecedores: que pode influenciar decisões de compra;
  • recebimento de regalias: o qual pode influenciar o julgamento dos colaboradores em suas atuações.


Além disso, favorecimentos a conhecidos ou parentes em detrimento de outros e a situação de colaboradores com dois empregos em organizações concorrentes também são cenários que podem gerar descontentamento e afetar a confiança e a justiça no ambiente de trabalho.

A seguir, falamos um pouco mais sobre cada um deles. Confira! 

Nepotismo

O nepotismo é um dos casos mais comuns de conflito de interesses que ocorre em ambientes profissionais. Esse fenômeno acontece quando um indivíduo utiliza sua posição de poder para favorecer familiares, amigos ou conhecidos, sem considerar critérios objetivos de competência ou mérito.

Essa prática pode comprometer a imparcialidade e a meritocracia dentro da organização, gerando descontentamento entre os colaboradores e prejudicando o desempenho da empresa como um todo.

Presentes de fornecedores

O recebimento de presentes, brindes ou favores por parte dos funcionários de fornecedores pode configurar outro cenário de conflito de interesses.

A tentação de aceitar essas gratificações pode influenciar negativamente o julgamento dos colaboradores em relação a decisões de compra e contratação. 

Essa situação afeta a relação de confiança com os fornecedores e prejudica a integridade das negociações comerciais.

Recebimento de regalias

Quando colaboradores recebem regalias ou benefícios pessoais de parceiros comerciais – como viagens, hospedagens ou convites para eventos –, isso pode representar uma ameaça ao comprometimento com os interesses da empresa. 

Essas vantagens podem influenciar as decisões dos funcionários e comprometer a objetividade em suas atuações profissionais, criando um ambiente propício para decisões enviesadas e antiéticas.

Favorecimentos a conhecidos ou parentes

Quando profissionais de uma empresa pública ou privada beneficiam diretamente conhecidos ou parentes em detrimento de outros colegas ou fornecedores, ocorre um conflito de interesses prejudicial à empresa.

Essa prática pode gerar descontentamento e desmotivação entre os demais colaboradores, além de comprometer a justiça e a meritocracia dentro do ambiente de trabalho.

Colaboradores com dois empregos em concorrentes

A situação em que colaboradores atuam simultaneamente em empresas concorrentes também é uma forma comum de conflito de interesses.

Essa dupla vinculação pode levar à divulgação de informações sensíveis, estratégias comerciais ou até mesmo favorecimento de uma organização em detrimento da outra.

Além disso, pode afetar negativamente o compromisso e a lealdade dos funcionários com ambas as empresas, prejudicando a produtividade e a integridade das atividades desempenhadas.

Quais os impactos do conflito de interesses na empresa?

 

Um conflito de interesses pode ter efeitos profundos e abrangentes no ambiente corporativo. Um dos principais impactos ocorre no aspecto financeiro, já que decisões enviesadas podem levar a investimentos imprudentes, acordos desfavoráveis e custos desnecessários, prejudicando a saúde financeira da empresa.

Além disso, essas situações podem acarretar ações judiciais de partes prejudicadas, resultando em gastos adicionais com processos legais e danos à imagem da empresa perante a opinião pública.

Outro impacto crucial é o prejuízo nas relações com os colaboradores, gerando desmotivação, desconfiança e afetando negativamente o clima organizacional.

O dano à imagem da corporação também é um desdobramento significativo do conflito de interesses. Ele pode levar à perda de confiança dos clientes, parceiros comerciais e investidores. 

Financeiros

Como enfatizamos, o conflito de interesses pode ter consequências significativas para as finanças da empresa.

Decisões tomadas com base em interesses pessoais ou relacionados a terceiros podem levar a investimentos inadequados, negociações desfavoráveis com fornecedores ou parceiros e despesas desnecessárias.

Essas práticas podem afetar negativamente o desempenho financeiro da empresa e comprometer sua sustentabilidade a longo prazo.

Ações judiciais

Em situações de conflito de interesses, os prejudicados podem buscar reparação legal por meio de ações judiciais.

Casos de favorecimentos injustos, nepotismo ou decisões enviesadas podem levar a processos legais, resultando em custos adicionais, perda de tempo e desgaste da imagem da empresa perante o sistema judiciário.

Prejuízo na relação com colaboradores

Quando conflitos de interesses são identificados ou percebidos pelos colaboradores, isso pode resultar em descontentamento e desmotivação dentro da equipe.

A percepção de que decisões não são tomadas com base em mérito e justiça pode minar a confiança dos funcionários na empresa e nos líderes, prejudicando o ambiente de trabalho e impactando a produtividade e a coesão da equipe.

Prejuízo da imagem da corporação

A reputação e a imagem de uma empresa são ativos valiosos e um conflito de interesses pode manchar esses atributos de forma significativa.

Ao perceber ações antiéticas ou favorecimentos, o público – clientes, parceiros comerciais ou investidores – passa a olhar com desconfiança para a empresa. 

As consequências incluem perda de negócios, redução da confiança dos stakeholders e, até mesmo, boicotes por parte dos consumidores. Essa dinâmica, com você pode perceber, afeta diretamente o sucesso e a viabilidade da corporação no mercado.

Quais são as formas de evitar conflito de interesse?


Identificar e combater conflitos de interesses é fundamental para garantir um ambiente de trabalho ético, transparente e eficiente.

As empresas devem adotar políticas claras e medidas preventivas para evitar essas situações e promover a integridade e a confiança dentro da organização.

Vale lembrar que conflito de interesses e compliance têm uma relação intrínseca no ambiente corporativo.

O compliance é o conjunto de regras e normas que busca assegurar a conformidade legal e ética das práticas empresariais.

Nesse contexto, evitar conflitos de interesses é um dos pilares essenciais para garantir a integridade e a transparência das operações.

As políticas de compliance são projetadas para identificar, prevenir e mitigar situações de conflito de interesses, promovendo uma cultura organizacional ética e responsável. 

A seguir, vamos indicar como sanar conflito de interesses e abordar algumas das principais medidas recomendadas, inclusive, pelo Instituto de Pesquisa do Risco Comportamental (IPRC Brasil). Acompanhe até o final!

Criar código de conduta

Uma das principais formas de evitar conflitos de interesse é estabelecer um código de conduta claro e abrangente.

Esse documento deve orientar os colaboradores sobre os padrões éticos e comportamentais esperados dentro da empresa, destacando a importância da imparcialidade, transparência e integridade nas decisões.

O código de conduta deve abordar especificamente situações que possam caracterizar conflitos de interesse e fornecer diretrizes para lidar com essas questões de forma ética e responsável.


Ter canal de denúncias seguro

Um canal de denúncias seguro e confidencial é essencial para incentivar a comunicação transparente dentro da empresa.

Colaboradores devem se sentir encorajados a relatar qualquer suspeita de conflito de interesses, sem receio de retaliações.

Esse canal proporciona uma maneira segura de denunciar práticas antiéticas ou questionáveis, permitindo que a empresa tome medidas corretivas de forma eficiente.

Criar comitê de análises

A criação de um comitê de análises dedicado a avaliar casos de potencial conflito de interesses é uma estratégia eficaz para lidar proativamente com essas questões. 

Esse comitê pode ser composto por membros independentes e experientes, responsáveis por analisar situações específicas e tomar decisões imparciais.

A abordagem contribui para uma visão mais objetiva e reduz a possibilidade de favorecimentos indevidos.

Auditar processos e procedimentos periodicamente

A realização de auditorias regulares nos processos e procedimentos da empresa é uma medida preventiva crucial para identificar e corrigir potenciais conflitos de interesses.

Esses procedimentos devem avaliar a conformidade com o código de conduta, identificar pontos vulneráveis e verificar a eficácia das políticas implementadas.

Ao monitorar de perto as atividades da empresa, é possível evitar desvios éticos e garantir que as práticas estejam em consonância com os valores e interesses da organização.

Automatize processos com o clickCompliance

O clickCompliance dispõe de uma solução tecnológica de automação de processos de compliance projetada especialmente para mitigar conflito de interesses, identificar pessoas politicamente expostas, registrar recebimento de brindes, presentes e hospitalidade e catalogar interações entre funcionários e a administração pública e órgãos fiscalizadores. 

Agende uma demonstração e saiba como rodar processos automaticamente, deixando apenas casos mais críticos para resolução humanizada.

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Anticorrupção, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Legislação

Pessoas Expostas Politicamente: Coaf Atualiza Lista

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09/06/2022

- Anticorrupção, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Legislação

Em vigor desde o dia 1 de dezembro de 2021, a Resolução Nº 40 do Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) atualiza a lista de cargos e funções de quem são os PEP (Pessoas Expostas Politicamente), abrangendo outros cargos de diferentes níveis e esferas da União.

Entre os que foram incorporados estão membros:

  • do Ministério Público
  • do Conselho Nacional de Justiça
  • do Conselho Superior de Justiça do Trabalho
  • dos Tribunais Regionais Federais, dos Tribunais Regionais do Trabalho
  • dos Tribunais Regionais Eleitorais
  • e vice procurador e os subprocuradores-gerais da República.

Além desses, o maior volume vem de cargos relacionados à esfera municipal como secretários municipais e equivalentes, presidentes de autarquias municipais e presidentes de estatais.

Levando em consideração o tamanho da máquina pública de 5.570 municípios, considerando os estreitos colaboradores (familiares, sócios, assessores…), conseguimos vislumbrar uma grande demanda para o compliance brasileiro.

Quem são as pessoas politicamente expostas?

De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF):

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, não são só pessoas diretamente ligadas a cargos públicos, como também pessoas que possuam qualquer relacionamento estreito com uma dessas pessoas.

Por exemplo, um amigo, assessor ou sócio de um candidato ou ocupante de cargo público.

Os riscos que envolvem essas pessoas estão relacionados ao possível acesso ao poder e as contas públicas oriundas dessa relação, que pode facilitar, por exemplo, casos de corrupção e tráfico de influência.

Embora nem todos os casos de corrupção envolvendo pessoas expostas politicamente tenham potencial de responsabilizar ou imputabilizar as empresas, os danos na sua imagem e reputação podem ser graves.


PESSOAS-EXPOSTAS-POLITICAMENTE

Como o compliance pode ajudar na gestão de PEP’s?

Cabe ao programa de compliance mitigar os riscos de uma relação politicamente exposta à sua empresa garantindo mecanismos que combatam os possíveis desvios de conduta que se podem estabelecer através dessas relações.

A última resolução da Coaf atinge diretamente empresas e instituições financeiras regulados pelo órgão. Os compliance pode agir de diversas formas para sustentar essa norma, como:

  • Agir na gestão de formulários que devem ser obrigatórios e periodicamente atualizado para que se possa acompanhar qualquer mudança de situação.
  • Promover treinamentos, importantes para orientar os colaboradores da cultura ética da empresa e os riscos de ser pessoa exposta politicamente.
  • Registrar e monitorar brindes e presentes à colaboradores para evitar a prática de suborno e desvios de conduta.






A sistematização do processo é fundamental para conseguir estar de acordo com a legislação

Como vimos anteriormente, a ampliação do universo de PEP pela Coaf inseriu uma nova e grande demanda para compliance que exige agilidade e organização para gerir os documentos e outros processos necessários.

Tarefas que se tornam muito mais custosas ou mesmo inviáveis se feitas manualmente ou por meio de plataformas limitadas.

O software da clickCompliance informatiza e automatiza todos os procedimentos internos de um programa de compliance, dando acesso a diversas funcionalidades específicas, como:

  • formulários de compliance distribuídos automaticamente para os funcionários
  • obrigatoriedade de preenchimento com cobrança automática por e-mail até ser preenchido pelo funcionário
  • filtros que te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção (como por exemplo quando o colaborador for uma PEP).
  • seção para registrar e monitorar o recebimento de presentes e brindes para colaboradores.


Conheça os nossos serviços, agende uma demonstração!

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Controle de Pessoas Politicamente Expostas (PPE’s)

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16/04/2020

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Um dos objetivos principais do compliance e do programa de compliance é minimizar a quantidade de riscos aos quais a empresas está sujeita. E um desses grandes riscos são as pessoas politicamente expostas (PPE’s).

Antes de entender o que fazer sobre essas pessoas, é importante entender quem podem ser as PPE’S. Como vamos ver a seguir, existe uma enorme quantidade de pessoas que podem ser consideradas politicamente expostas e que representam muitos riscos à empresa.

Quem pode ser uma Pessoa Politicamente Exposta?

Uma PPE não é apenas aquele funcionário que está se candidatando a um cargo público. Na verdade, a definição é bastante ampla. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF):

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, não são só pessoas diretamente ligadas a cargos públicos, como também pessoas que possuam qualquer relacionamento estreito com uma dessas pessoas. Por exemplo, um amigo, assessor ou sócio de um candidato ou ocupante de cargo público.

Publicada dia 22 de novembro de 2021, a Resolução Coaf nº 40, que está em vigor desde o dia 1 de dezembro do ano passado atualizou a lista de cargos e funções ampliando o universo de pessoas expostas politicamente, incluindo membros dos Conselhos Nacional de Justiça e do Ministério Público, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho, vice-procurador e os subprocuradores-gerais da República.

A ampliação também abrange agentes públicos municipais, presidentes de estatais e autarquias, inserindo uma alta demanda de compliance para adequar esse novo público.

Outro perigo importante é que PPE’S não são apenas os funcionários diretos da empresa. Qualquer funcionário, terceiro ou stakeholder em geral pode representar um risco para a empresa se for uma PPE.

Quais os riscos de uma PPE para uma empresa?

Essas pessoas representam um risco para a empresa devido a sua proximidade com a administração pública. Ou seja, é mais fácil para elas realizarem atos de corrupção ou serem cúmplices de um agente público.

Por exemplo, em um esquema de lavagem de dinheiro, o agente da corrupção pode usar a posição da pessoa politicamente exposta na sua empresa para ajudar a cometer o crime.

Outro caso possível é um funcionário de alto escalão usar de um relacionamento com a administração pública para beneficiar a empresa, como em casos de licitações fraudadas, por exemplo.

Os riscos que isso traz para a empresa são muitos. Nem todos os casos envolvendo PPE’S podem responsabilizar diretamente a empresa. No entanto, levam a, no mínimo, sérios problemas para a reputação do negócio.

Já alguns casos, como o segundo que propomos, que beneficiam a empresa de alguma forma, podem levar a multas pesadas e outras sanções devido à Lei Anticorrupção.

Como fazer o controle de Pessoas Politicamente Expostas?

Lidar com esses casos exige mais do que uma simples checagem antes da contratação. As principais formas de ter cuidados com Pessoas Politicamente Expostas são os formulários de compliance e treinamentos.

Formulários

O formulário de PPE é um dos formulários de compliance mais básicos para a empresa. Eles devem ser de preenchimento obrigatório e distribuídos aos funcionários periodicamente, para que o compliance esteja sempre atualizado em caso de mudança na situação.

Seguem algumas formas de fazer o controle desses formulários:

1. Manualmente


Esse controle pode ser feito de forma manual, como as políticas corporativas. O formulário é impresso e distribuído manualmente para preenchimento. Depois, o compliance recolhe manualmente e guarda junto com outros documentos do funcionário.

Isso é uma boa opção para empresas menores, que não têm orçamento e nem necessidade de investir em outras soluções.

2. Google ou Microsoft Forms


Outra ferramenta facilmente disponível para fazer a coleta dessas informações é um aplicativo online como o Google Forms ou Microsoft Forms.

O primeiro é gratuito e qualquer pessoa pode usar. Já o segundo faz parte do pacote do Office 365 e, portanto, é pago.

O pagamento é mensal e você pode usar diversos outros aplicativos da Microsoft. No entanto, muitas empresas já usam o Office 365 (se seu e-mail corporativo é o Outlook, você já tem acesso ao Microsoft Forms).

A construção em ambos é simples e o preenchimento é mais facilmente e rápido para os funcionários. É ideal para empresas de médio porte, que precisam ganhar tempo e espaço por terem muitos funcionários.

Você pode exportar os resultados em uma planilha ou em PDF para serem analisados.

No entanto, essa opção ainda carece de funcionalidades, automações e integrações necessárias para um bom controle de pessoas politicamente expostas em empresas de grande porte.

Softwares especializados

Sempre defendemos a aplicação de tecnologia para diminuir muito o trabalho do compliance officer, principalmente em empresas de médio e grande porte. O melhor exemplo disso são os softwares especializados.

Um exemplo é o próprio clickCompliance, que tem um módulo específico para formulários de compliance. Com um software de compliance você pode ter acesso a diversas funcionalidades específicas para o que você precisa.

Seguem alguns exemplos das nossas:

  • Distribuição automática
Os formulários de compliance são distribuídos automaticamente para os funcionários com a periodicidade desejada para que o compliance não precise ficar fazendo isso.

  • Obrigatoriedade de prenchimento
Além disso, qualquer formulário pode ser marcado como obrigatório. Se for, a cobrança vai continuar sendo feita pelo sistema por e-mail até ser preenchido pelo funcionário.

  • Filtros
Nossos filtros te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção.

Por exemplo, se alguém responder que tem sim relação estreita com um ocupante de cargo público você receberá uma notificação.

Ou seja, você saberá automaticamente quem é uma PPE no momento do preenchimento do formulário.

Treinamentos

É importante, também, manter treinamentos periódicos sobre os riscos de ser uma PPE, e sobre como identificar situações em que o funcionário pode estar cometendo algum crime ou agindo contra as normas da empresa.

Além disso, como explicamos, em muitos casos os funcionários nem sabem que podem ser considerados pessoas politicamente expostas, visto que a definição é relativamente abrangente.

Nossa plataforma também cobra a realização de treinamentos online automaticamente. É possível verificar o desempenho por área ou setor e outros grupos, além de índices de finalização de cada treinamento.
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