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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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Anticorrupção
Ao longo dos últimos cinco anos, compliance se tornou uma palavra de ordem ao se tratar de governança corporativa no Brasil. Sob o nome de conformidade, integridade, ou mesmo de compliance, o tema entrou de forma profunda e indissociável na rotina de empresas, e conquistou espaço na mídia e em políticas públicas. Para a indústria de Óleo e Gás, recentemente afetada por escândalos de corrupção envolvendo grandes empresas do setor, o compliance se tornou o mapa e a bússola para a retomada da credibilidade junto a investidores e o mercado em geral, e as empresas do segmento tem se destacado em iniciativas em prol da integridade.

Nos anos de 2017 e 2018, o Instituto Brasileiro de Petróleo, Gás e Biocombustíveis – IBP, casa da indústria de Óleo e Gás no Brasil, dedicou-se a iniciativas inéditas no setor, estabelecendo um alto padrão de integridade para as atividades da indústria, capaz de ao mesmo tempo refletir as melhores práticas adotadas por empresas transnacionais, e ser acessível para todos os demais membros da cadeia de suprimentos. O primeiro resultado desses esforços foi alcançado na Rio Oil&Gas 2018 com o lançamento e a assinatura do “Pacto de Integridade da Indústria de Óleo, Gás e Biocombustíveis”, assinado por 14 das maiores empresas da indústria. O Pacto é um compromisso das signatárias com a prática de um alto padrão de integridade na condução de suas atividades, visando a promoção de um modelo de negócios ético, sustentável, transparente, ambiental e socialmente responsável.

A fim de ampliar o acesso à informação e corroborar com a difusão deste padrão de integridade, o IBP redigiu, como segunda iniciativa, uma cartilha voltada para pequenas e médias empresas da cadeia de produção e serviços, lançada sob o título de “Guia de Boas Práticas em Integridade Corporativa para o Setor de Óleo e Gás”. São tratados com maior profundidade os temas abordados no Pacto, e visa a traçar um panorama geral dos principais riscos e políticas de integridade praticados por empresas da indústria de Óleo e Gás. O Pacto e o Guia estão disponíveis nas plataformas digitais do Instituto, são documentos públicos e gratuitos.

Nosso setor agrega empresas com presença mundial, e a adesão de suas subsidiárias aos programas de compliance criados em suas matrizes fez com que a integridade corporativa chegasse a pontos do globo onde sequer se discutia o combate à corrupção. Outrossim, o intenso relacionamento com o poder público, e o histórico de punições aplicadas contra empresas do setor, faz com que a indústria seja um solo fértil para a criação de sofisticadas práticas de integridade.

Creio que este potencial criativo se fará ver especialmente agora, quando o reaquecimento da economia e a retomada do plano de desenvolvimento de campos de petróleo e gás no Brasil anunciam um novo momento de negócios para o país. Avistam-se novos leilões, novos consórcios e novos contratos, e é o desejo da indústria que esse crescimento se dê pautado em preceitos éticos, alinhado com o que há de mais moderno nos esforços globais de combate à corrupção. Valerá a pena prestar atenção nas ações futuras dessas empresas no campo de compliance, pois creio que veremos bons exemplos para a governança corporativa no Brasil.  

*Maurício Bove é Head de Compliance e Jurídico do IBP (Instituto Brasileiro de Petróleo, Gás e Biocombustíveis) e idealizador e docente do “Curso de Formação em Compliance Anticorrupção para o Setor de Energia” do Instituto. Palestrante e coordenador de iniciativas como o “Pacto de Integridade da Indústria de O&G” e do “Guia de Boas Práticas em Integridade Corporativa para o Setor de O&G”
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Anticorrupção

O programa de compliance é fundamental para proteger sua empresa de ações ou escândalos envolvendo corrupção, e ainda reduzir o valor da multa implicada se for condenada. As grandes empresas estão gastando milhões. Mas será que o custo/benefício do investimento vale a pena para você? Quanto custa realmente um programa de compliance? A seguir, analisamos quanto é gasto na gestão de compliance. Isso inclui equipes, um profissional de compliance, como analista de compliance, e consultores.


Custo do profissional: Compliance Officer, Analista de Compliance e Gerente de Compliance

Ao avaliar o custo para a sua empresa, é preciso analisar as opções de implantação do programa de compliance. A primeira etapa é contratar um profissional de compliance. Normalmente é o chamado Compliance Officer, mas também pode ser o analista de compliance, gerente de compliance ou gestor de compliance. Este profissional geralmente é graduado na área de direito, mas outras graduações comuns são administração e economia.

Principalmente por causa na Operação Lava Jato, nos últimos anos a demanda por especialistas na área aumentou muito. De acordo com a empresa de recrutamento Robert Half, o salário médio mensal para o profissional de compliance varia entre R$ 12,7 mil e R$ 19 mil. No entanto, isso também varia de acordo com alguns fatores, como experiência.

Apenas um profissional normalmente é utilizado em empresas menores. Mas quanto maior a empresa, maior o custo de um programa de compliance adequado a ela. A opção para essas são as equipes. Empresas envolvidas em escândalos de corrupção, por exemplo, já contam com equipes de até 300 profissionais de compliance. Estão investindo milhões em programas, com orçamentos parecidos para os próximos anos.


Custo de uma consultoria de compliance

Outra opção é uma consultoria, para empresas que não querem gastar com um programa fixo. Os custos de uma consultoria de compliance variam de acordo com o que é demandado e o porte da empresa. Para uma grande empresa, esse valor gira em torno de R$ 50 mil e R$ 3 milhões, e incluiria serviços como avaliação de riscos e instalação de um canal de denúncia, alguns dos pilares dos programas de compliance.

Se for uma empresa menor, uma opção é contratar apenas um profissional de compliance para fazer a consultoria. O valor pode ser calculado em salário por mês ou pelo custo por hora do consultor vezes a quantidade de horas solicitadas pela empresa. A média nacional nos Estados Unidos do salário de um consultor de compliance atualmente é de R$ 22.252,00 mensais ($ 5.765,00).

Também pode ser calculado por hora, que depende do valor cobrado por cada consultor, das horas que ele vai trabalhar, e dos serviços que ele irá realizar. Levando em conta todos esses fatores, o valor/hora de uma consultoria pode ficar entre R$150,00 e R$600,00. O consultor presta serviços, em média, 3 ou 4 vezes na semana. Mas é importante lembrar que tudo isso depende do trabalho solicitado, da experiência do profissional, tamanho da empresa, etc. E na sua empresa, quanto custa o seu programa de compliance?

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