Gestão de Compliance - clickCompliance
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Ambiente Corporativo, Ambiente de trabalho, Anticorrupção, Business, Ética

Qual a Importância da Certificação CP-Integrity® Para a clickCompliance?

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26/01/2023

- Ambiente Corporativo, Ambiente de trabalho, Anticorrupção, Business, Ética

As certificações são cedidas as organizações que procuram se adequar aos padrões normativos de qualidade, meio ambiente, saúde ocupacional e segurança, entre outras, obtém um grande diferencial competitivo no mercado, utilizando padrões de excelência global. 

Confira nesse artigo a diferença que faz para um negócio em ter ou não ter uma certificação e como a clickCompliance se encontra nesse cenário. 

Boa leitura! 

 

Afinal, qual o valor de uma certificação? 

A certificação de sistemas de gestão é uma ferramenta indispensável para organizações que buscam aprimorar processos, produtos e serviços e, assim, demonstrar aos mercados nacional e internacional seu compromisso com a melhoria contínua e a satisfação de seus clientes.

As organizações que buscam se adequar a padrões normativos como qualidade, meio ambiente, saúde e segurança, utilizando padrões globais de excelência, obtêm uma enorme vantagem competitiva no mercado. 


O valor da certificação vai além do aspecto mercadológico do marketing, pois o processo envolve todos os colaboradores e recursos, ajudando as organizações a entender melhor seus processos e suas interfaces internas e externas, levando-as à melhoria contínua que produz resultados financeiros e estratégicos.  

 

Do que se trata a CP-Integrity®?  

O Programa de Certificação de Sistemas de Gestão Anticorrupção da BRA (CP-Integrity®) garante que a empresa certificada cumpre com uma série de exigências e normas para garantir uma gestão de compliance bem-feita e estruturada de maneira correta e honesta. O certificado que a empresa recebe faz parte desse programa exclusivo, completo e permanentemente atualizado da BRA Certificadora, que garante pleno atendimento à ISO 37001 (Antissuborno) e avança sobre todos os outros riscos de corrupção. 


O Programa de Certificação de Sistemas de Gestão Anticorrupção da BRA Certificadora é o mais completo do mercado e continuamente atualizado. Abrange os requisitos das principais diretrizes, normas e leis que visam combater o suborno, a corrupção e demais práticas lesivas (cartéis, lavagem de dinheiro, fraude em licitações, entre outras). 


Conhecendo profundamente a cada cliente, seu business, seu planejamento estratégico e riscos, o CP-Integrity® mergulha no cotidiano real da organização por meio de diversas verificações antes de qualquer reconhecimento, sendo muito mais do que um selo, mas uma bússola que mostra com clareza e valor para onde a empresa está caminhando, de fato, quando o tema é seu Programa e sua Cultura de Integridade. 


Desenvolvido a partir de um grupo de trabalho formado por especialistas em certificações, conformidade e compliance anticorrupção, liderados pelo Diretor Executivo da BRA Certificadora – Tiago Martins e pelo então Sócio Sênior em Investigações e Compliance da Chediak Advogados e Ex-Diretor de Governança e Conformidade da Petrobras – Rafael Gomes. 

 

CP integrity certificadora BRA

 

O que significa para nós termos recebido esse certificado? 

Para nós, ter a consciência de que o Software clickCompliance está em conformidade para apoiar os nossos clientes em concomitância aos requisitos de um programa de certificação neste nível, é ter a certeza de que seguimos no caminho certo e de que oferecemos uma ferramenta realmente capaz de entregar valor, conformidade, segurança, credibilidade e eficiência aos nossos clientes. 


Por conta disso, os clientes que usam nossos serviços, não somente terão a garantia de um produto de qualidade e transparente que está verdadeiramente agregando valor, mas também estes mesmos clientes ficam bem mais próximos de cumprir os requisitos para se certificar no CP-Integrity®. 


Agende sua demonstração e confie na clickCompliance para ser o braço direito dos seus processos de compliance. 

 

 

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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

Como Fazer a Gestão de Compliance no Dia a Dia das Empresas

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26/10/2021

- Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

Diante da necessidade cada vez mais latente de implantar o compliance nas empresas, é comum a dúvida: quem será responsável pela gestão do setor?

Uma das opções para a realização desse trabalho é a contratação de um ou mais profissionais que atuem de forma exclusiva na área. Outra possibilidade é terceirizar o serviço por meio de uma consultoria especializada.

No caso de empresas que optam por criar um setor interno, outra dúvida que pode ser levantada é sobre qual deve ser o tamanho da equipe que irá exercer essa função. As respostas corretas para esses questionamentos dependem da realidade de cada empresa. 

Aquelas que atuam em setores altamente regulamentados terão uma maior demanda de trabalho. Nesse caso, pode ser interessante estabelecer um setor interno dedicado ao compliance. 

O número de funcionários é outra característica que deve ser considerada, pois também interfere na rotina e nas atribuições do setor. Quanto maior o porte da empresa, mais abrangente será o trabalho do compliance.

Por fim, também é preciso avaliar o aspecto financeiro. Caso não seja possível realizar contratações no momento, o trabalho de uma consultoria pode ser mais viável.

Como deve ser o profissional de compliance?

Antes de criar um setor interno ou contratar uma consultoria para realizar o serviço de compliance, é aconselhável saber quais são as habilidades, as capacidades técnicas e as atribuições inerentes ao profissional da área.

Em termos de formação, não há uma exigência específica, tendo em vista que o compliance é um setor multidisciplinar em que podem atuar profissionais das áreas jurídica, contábil, controle interno, auditoria, comunicação, recursos humanos, dentre outros.

Com relação às competências técnicas, é importante o conhecimento de normas, leis e regulamentações que abrangem o negócio. Também é necessário saber identificar e gerenciar riscos.

No referente às habilidades interpessoais, é recomendável que o profissional de compliance tenha um bom relacionamento com a equipe, capacidade de liderança, boa comunicação, pensamento estratégico, dentre outras.

Essas características são necessárias tendo em vista as funções que o profissional irá exercer, o que inclui desde a avaliação de riscos até o trabalho de prevenção, identificação e coibição de irregularidades.

Saiba como é o dia a dia do compliance

A principal responsabilidade do compliance é garantir a conformidade da empresa com as leis e regulamentações vigentes. Para isso, é importante identificar quais os setores mais suscetíveis ao risco.

Uma vez realizada essa avaliação, será necessário implantar políticas internas que deverão ser seguidas por todos os colaboradores.

O objetivo do compliance é estabelecer uma cultura organizacional pautada na ética, na transparência e na responsabilidade empresarial. Para isso, é preciso um trabalho contínuo.

Essa continuidade será assegurada por uma rotina que envolva ações de divulgação dessas políticas, treinamento para a assimilação das informações e o engajamento da equipe, e o monitoramento periódico do desempenho desse trabalho.

Ferramentas essenciais para a rotina de compliance 

Para garantir a execução das atividades de compliance nas empresas, algumas ferramentas são fundamentais:

  • Código de Ética e Conduta: documento que deverá estabelecer as diretrizes internas da empresa e apresentar a postura desejada dos colaboradores.
  • Canais de comunicação interna: utilizados para divulgar as diretrizes e os procedimentos internos para a equipe, de modo a garantir que todos estejam bem informados e alinhados com o propósito da empresa.
  • Treinamentos de compliance: são uma forma de assegurar não só o esclarecimento mais detalhado das informações, como também, promover o engajamento da equipe.
  • Avaliações e auditorias: são recursos que permitem monitorar o desempenho da equipe com relação às práticas adotadas.
  • Canal de denúncias: é uma ferramenta essencial para o compliance, pois funciona como porta de entrada para o recebimento de informações sobre irregularidades praticadas no ambiente corporativo. A partir das denúncias recebidas é aberta a investigação e, caso comprovada a irregularidade, serão aplicadas as sanções previstas pela empresa.

Mas, afinal, por que implantar o compliance?

Ter um programa de compliance garante uma série de vantagens para as empresas. A primeira delas é a segurança jurídica de estar em dia com as leis e as regulamentações vigentes.

Consequentemente, outro aspecto positivo é evitar prejuízos financeiros e demais sanções previstas para quem descumpre a legislação.

Além da questão financeira, é válido destacar os danos à imagem institucional de empresas que praticam irregularidades.

Escândalos de corrupção, envolvimento em fraudes e outros tipos de ações ilícitas são capazes de ter um efeito devastador à reputação da empresa, o que resulta em perda de mercado e interesse dos investidores.

Por outro lado, a empresa que está em compliance atesta a sua transparência e ética, valores que asseguram vantagem competitiva e aumentam o potencial para investimentos. O compliance é, além de tudo, uma maneira de garantir a longevidade dos negócios.

Cinco passos para um compliance eficiente

A rotina do setor de compliance é abrangente, o trabalho é contínuo e o profissional ou a equipe que desempenhar esse papel deverá contar com a participação de toda a empresa. Para que esse trabalho seja bem sucedido, é fundamental:

  1. Conhecimento do negócio: seja uma equipe interna ou terceirizada, é necessário conhecer a dinâmica de funcionamento da empresa, as atribuições de cada setor e os detalhes que envolvem a atividade.
  2. Envolvimento da alta direção: é preciso que as lideranças funcionem como um suporte para o setor de compliance, de forma que contribuam para o engajamento dos demais funcionários.
  3. Estímulo à cultura organizacional ética: esta deve ser uma prática diária, garantindo que as diretrizes da empresa não fiquem apenas no papel, mas façam parte do dia a dia de todos os colaboradores.
  4. Investigação das denúncias recebidas: um trabalho eficiente deve ter resultados práticos. O canal de denúncias é uma ferramenta essencial para o compliance, mas é necessário que as informações recebidas sejam apuradas e haja a resolução dos problemas apresentados.
  5. Uso de ferramentas adequadas: o trabalho do compliance exige o suporte de soluções específicas para a execução das várias funções que são de sua responsabilidade. Disponibilizar essas ferramentas de compliance é fundamental para que o trabalho seja eficiente.

O clickCompliance é um software de gestão de compliance e programa de integridade que possibilita uma maior otimização e eficiência deste trabalho a partir da automatização de processos.

Para saber mais, entre em contato com a gente!
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Anticorrupção, Legislação, Programa de Integridade, Programa de Integridade

Compliance na Gestão Empresarial

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20/07/2021

- Anticorrupção, Legislação, Programa de Integridade, Programa de Integridade

Ética e transparência são valores essenciais para qualquer empresa, independente do porte ou do setor de atuação. Mas é muito importante que esses conceitos não fiquem apenas na teoria.

A sociedade está cada vez mais atenta a quem os coloca em prática. Nos últimos anos, novas leis foram criadas no Brasil com o intuito de coibir irregularidades. Por isso, investir em compliance empresarial tornou-se tão necessário.

A Lei Anticorrupção (nº 12.846/2013) é considerada um marco para os profissionais de compliance empresarial. O texto dispõe sobre a responsabilidade das empresas com relação aos atos ilícitos praticados contra a administração pública. Desde então, outras legislações foram criadas e vem contribuindo para essa área.

Outro exemplo é a Lei Geral de Proteção de Dados (nº 13.709/2018) que determina a obrigatoriedade das empresas comprovarem a integridade e a segurança ao lidarem com informações pessoais de clientes, funcionários e terceiros.

Mais recentemente, publicada em abril deste ano, a Lei nº 14.133/2021, que trata de licitações e contratos administrativos, exige que a Administração Pública coloque nos editais de contratações de obras e serviços com valores acima de R$ 200 milhões uma cláusula informando que o licitante deverá implantar um programa de integridade. 

As novas legislações refletem um olhar mais atento da sociedade às empresas. Esse comportamento revela o entendimento de que as ações das organizações têm impactos que vão além da sua própria estrutura.

Por isso, é importante um trabalho de prevenção e de combate às práticas que podem ser prejudiciais interna e externamente.

O que é compliance empresarial?

O termo compliance empresarial pode ser compreendido como o trabalho realizado nas empresas para estar em conformidade com as legislações vigentes e, assim, minimizar os possíveis riscos.

A atividade envolve um conjunto de ações que irá fazer parte da cultura organizacional e deverá ser seguido por líderes, gestores e funcionários no dia a dia, de forma contínua. 

O trabalho é realizado por um profissional ou departamento específico, que também será responsável pelo acompanhamento prático das ações. 

Conheça os tipos de compliance 

Há legislações diferentes específicas para cada setor de uma empresa. Estar em conformidade com todas elas requer conhecimento e domínio destas áreas específicas:

  • Compliance fiscal: assegura que demonstrativos de balanços, folhas de pagamento e demais informações prestadas à Receita Federal e a outros órgãos reguladores estejam corretos e em dia;
  • Compliance tributário: garante que todos os tributos inerentes à empresa sejam pagos e o relatório das atividades esteja atualizado;
  • Compliance trabalhista: mantém a conformidade da empresa no referente às legislações trabalhistas;
  • Compliance ambiental: fiscaliza a rotina da empresa para garantir que esteja de acordo com a preservação do meio ambiente. Isto pode incluir desde pequenas ações para reduzir impactos no dia a dia, como a substituição de copos plásticos por canecas, até a fiscalização regular de estruturas para evitar desastres ambientais;
  • Programa de integridade: vertente do compliance direcionada às ações anticorrupção. Responsável por prevenir, identificar e combater práticas ilícitas como fraudes, desvios de dinheiro dentre outros. 

Como implantar um setor de compliance

O compliance empresarial tem o propósito de reduzir os riscos que as empresas correm quando não se atendem às legislações, como multas e outras penalidades.

Por isso, o primeiro passo para implantar esse trabalho é identificar onde estão esses riscos e quais são as áreas da empresa que exigem maior atenção.

É importante ter um Código de Ética e que o mesmo seja seguido por todos, incluindo a alta direção, que deve estar envolvida no processo de implantação do compliance. O compromisso das lideranças promove o engajamento das ações junto aos colaboradores. 

A proposta é que os procedimentos criados pela equipe de compliance integrem a cultura organizacional e façam parte da rotina da empresa.

Mas para que isso seja possível, é necessário que todos os colaboradores estejam bem informados sobre quais são esses procedimentos, como funcionam na prática, com qual finalidade foram criados e os resultados que são esperados.

Essas informações devem ser repassadas por meio de canais internos de comunicação e treinamentos. Durante esse contato, é importante disponibilizar um canal de denúncias, que seja prático, seguro e eficiente.

Por fim, o trabalho de monitoramento deverá ser contínuo. Desta forma, o setor será responsável por diariamente atuar na prevenção, na identificação e na resposta às eventuais irregularidades que possam surgir.

Também é recomendável a realização de auditorias para auxiliar o trabalho de acompanhamento das ações desenvolvidas.

Outro procedimento aconselhável é o chamado Due Diligence, uma avaliação do compliance sobre quem a empresa possa vir a fazer negócios com.

É uma ação interessante, pois evita que o nome da companhia possa ser associado à postura antiética ou atos ilícitos praticados por terceiros.

Benefícios do compliance para as empresas

Para falar dos benefícios, antes é preciso destacar os prejuízos que podem ocorrer para empresas que não atendem às legislações.

Além de multas, há o risco de danos à reputação, perda de mercado consumidor, aumento de ações judiciais que podem levar ao fechamento do negócio.

Em contrapartida, quando as empresas estão em conformidade, desfrutam de vantagens como desconto em linhas de crédito, maior competitividade no mercado, fortalecimento da marca e ganho de credibilidade, aumento do engajamento dos colaboradores e maior potencial para atração de investidores.

Automatização

O trabalho da equipe pode ser otimizado por meio do uso de softwares de compliance que facilitam a implantação e o monitoramento dos procedimentos.

O clickCompliance é uma plataforma que possibilita a redução do trabalho manual do setor a partir da automatização dos processos, o que também implica em redução de custos e prazos.

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Fique por Dentro

A Relação do Compliance e Governança Corporativa

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02/02/2021

- Fique por Dentro

O compliance e a governança corporativa são conceitos que muitas vezes são confundidos um com o outro. Nem sempre é fácil fazer a distinção entre quais as funções de cada um, e dividir tarefas e responsabilidades de acordo com as diferenças.

Por isso, a seguir vamos explicar em detalhes a governança corporativa, e como ela se relaciona com o trabalho do profissional de compliance.

Governança corporativa, risco e compliance (GRC)

Um termo muito importante que mostra a relação do compliance e governança corporativa é o GRC. Com ele temos uma visão clara da distinção entre os dois termos que estamos analisando.

Além disso, vemos que, apesar de diferentes, ambos são complementares. É por isso inclusive que é tão importante conhecermos as funções de cada um, para que possam trabalhar em conjunto.

O GRC é uma metodologia que pode ser implementada em empresas, e sua principal vantagem é a unificação dos processos de gestão. A gestão, assim, se torna muito mais integrada e organizada.

O objetivo geral da metodologia é garantir a conformidade das operações da empresa com disposições previstas em leis, normas, estatutos e demais regulamentos.

Objetivo da governança corporativa

A governança corporativa especificamente se refere à forma como as decisões corporativas são tomadas pelos gestores e líderes.

Já o objetivo da governança corporativa é criar e aplicar políticas e procedimentos internos que orientem a empresa, e a alta direção, a conduzirem a empresa de acordo com os princípios da governança:

  • Transparência: estar aberto a atender perguntas e demandas de stakeholders e ter meios de mostrar seus processos. Gera confiança e segurança;
  • Equidade: cobrar deveres e dar direitos a todos os stakeholders, sem diferenciação. Ou seja, tratar acionistas e clientes finais com o mesmo respeito;
  • Prestação de contas (accountability): estar disposta a se responsabilizar plenamente pelos seus atos. Mostra responsabilidade e preocupação;
  • Responsabilidade corporativa: crescer e fazer negócios de forma eficiente, sustentável e também responsável.

Nesse sentido, a relação do compliance e governança corporativa se dá na criação de políticas corporativas e a manutenção dos processos da empresa conforme leis e normas.

Se o objetivo da governança é gerir os negócios de forma transparente e responsável, é preciso se ater rigorosamente às legislações.

Governança corporativa em empresas familiares

A governança corporativa e compliance muitas vezes são levados em consideração particular nas empresas familiares. Essas empresas são as administradas ainda pelas próprias famílias fundadoras. Ou seja, são Sociedades Anônimas de Capital fechado.

Essas empresas tem desafios particulares que tornam a governança corporativa e compliance ainda mais necessários. Por exemplo, quando não há participação de terceiros no capital, não é preciso atender ao interesse desses terceiros.

Assim, a empresa corre o risco de não conseguir separar os interesses dos sócios e fundadores dos interesses da empresa como um todo.

Além disso, essas empresas também têm dificuldade em separar as desavenças pessoais entre os parentes que exercem diferentes funções. Problemas e disputas pessoais podem colocar em risco a integridade dos negócios.

O compliance ajuda a criar políticas, treinamentos e outros procedimentos que concretizem como esses membros da família (e os demais funcionários) devem agir em qualquer situação.

Governança corporativa e sustentabilidade

A sustentabilidade é uma parte integral da responsabilidade corporativa, um dos pilares da governança. Para a governança corporativa, é fundamental pensar e gerir seus negócios de olho na sustentabilidade.

Isso acontece porque uma empresa, ao escolher um ramo que tenha impacto sobre o meio ambiente, toma para si a responsabilidade de cuidar daquele ambiente para o bem dos cidadãos que moram ali.

Além disso, os impactos financeiros vindos de irresponsabilidades ambientais, que muitas vezes são falhas na governança e gestão, são muito graves.

E qual a relação entre compliance e governança corporativa para sustentabilidade? A legislação está cada vez mais rigorosa quanto à atuação sustentável das empresas, e o compliance tem o dever de criar procedimentos para que a empresa só atue dentro dessas regulamentações.
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Anticorrupção, Anticorrupção, Fique por Dentro

Due Diligence e Compliance

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03/11/2020

- Anticorrupção, Anticorrupção, Fique por Dentro

Este artigo foi escrito por Clodoaldo Sena, um dos palestrantes do próximo Compliance Talks, cujo tema é Due Diligence e Tecnologias Inovadoras. Faça sua inscrição nesse evento online e gratuito.

“Diga-me com quem tu andas e te direi quem tu és”

Esse é um ditado popular muito utilizado para alertar, principalmente os adolescentes e jovens, quanto a escolha de suas amizades e companhias, e como os relacionamentos podem influenciar, principalmente negativamente, nossa reputação. Esse mesmo conceito não é diferente quando falamos das pessoas jurídicas, ou seja, das instituições.

A reputação e imagem de uma instituição está diretamente relacionada a credibilidade que ela tem perante seus clientes, parceiros, fornecedores e o mercado. Muitos são os fatores que podem abalar a credibilidade, entre eles destacam-se situações de conflito de interesse, discriminação de qualquer tipo, assédio moral ou sexual, fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro, “caixa 2”, evasão fiscal, crime ambiental, entre outros.

Nunca as instituições se preocuparam tanto com sua reputação, e nesse sentido muitos esforços e investimentos tem sido direcionados à implantação e manutenção de Programas de Ética e Integridade, buscando disseminar e fortalecer sua cultura ética, missão, visão, valores, princípios e consequentemente sua credibilidade.

Se já é um desafio enorme atingir e engajar o público interno ao Programa de Ética e Integridade, quanto o mais o externo, principalmente os fornecedores e parceiros. Entretanto, voltando ao ditado popular “Diga-me com quem tu andas e te direi quem tu és”, é fundamental que as instituições conheçam seus fornecedores e parceiros, ANTES de iniciar qualquer relacionamento.

Dessa forma, um dos pilares essenciais do Programa de Ética e Integridade é o processo de “Due Diligence”, que visa avaliar, previamente, os riscos provenientes de relacionamentos com fornecedores e parceiros, baseado em níveis de verificação por graduação de risco do terceiro, atentando aos aspectos de mercado (credenciais e experiências), compliance (envolvimento em casos de corrupção, fraudes, lavagem de dinheiro, processos judiciais, “red flags”, pessoas politicamente expostas, etc.), aspectos financeiros (liquidez, nível de endividamento, restrições financeiras, nível de solvência, etc.), e aspectos legais (licenças e alvarás, certidão negativa de débitos, cláusulas contratuais, etc.). O Decreto Nº 8.420, de 18 de março de 2015, que regulamenta a Lei Anticorrupção Nº 12.846, em seu Artigo 42, item XIII, estabelece que um Programa de Ética e Integridade deve aplicar “diligências apropriadas para contratação e, conforme o caso, supervisão, de terceiros, tais como, fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados”.

Assim como na vida pessoal, como representantes da instituição para a qual trabalhamos, devemos ser zelosos e criteriosos na escolha de fornecedores e parceiros, bem como na gestão dos relacionamentos com terceiros, por meio da aplicação e melhoria contínua do processo de Due Diligence, reduzindo a exposição à riscos e fortalecendo a credibilidade da instituição.


Clodoaldo Sena é profissional de compliance e gestão de riscos com 20 anos de experiência, tendo trabalhado em empresas como Walmart, Sony, Hospital São Camilo, Hospital Santa Catarina e Ernst & Young.
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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Dicas Para Gestão de Compliance e Documentos

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01/07/2020

- Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.
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