Conheça o que diz a lei e como implantar a transparência na gestão pública.

Incorporar o princípio da transparência na gestão pública garante maior credibilidade à administração.

A população tem o direito, garantido pela legislação, de ter acesso às informações sobre tomadas de decisão, uso de recursos, andamento de obras e outras ações dos órgãos dos governos municipal, estadual e federal.

A transparência é uma forma de demonstrar o compromisso com a gestão de obrigações regulatórias e aumentar a confiança dos cidadãos.

Por isso, a importância de disponibilizar as informações de forma clara e acessível. Assim, é possível incentivar a participação cidadã e construir serviços públicos de qualidade.

Mas o que é necessário para uma organização pública municipal garantir a transparência na sua gestão? Quais são os principais desafios? Como o compliance pode contribuir para este trabalho?

A seguir, vamos responder a cada uma dessas perguntas e apresentar qual é o melhor caminho a ser seguido.

Boa leitura!

O que é a transparência na gestão pública municipal?

O conceito de transparência está associado à divulgação de informações sem obstáculos, o que significa ter clareza e facilidade de acesso na comunicação.

Quando associado à gestão pública, sua aplicação consiste na disponibilidade de informações de interesse público dos cidadãos.

As instituições governamentais realizam ações com o uso de recursos públicos. Por isso, é necessário prestar contas à população sobre:

Orçamento disponível
Projetos idealizados
Custos para a execução de projetos
Despesas da administração
Investimentos realizados

A transparência na gestão pública parte de princípios éticos, legais e morais.

Por isso, trata-se de um dever dos órgãos municipais, estaduais e federais.

Na esfera municipal, a transparência é essencial para serviços, como:

Transporte público
Pavimentação das ruas
Educação infantil e de ensino fundamental
Atendimento à saúde
Cultura, lazer e esporte

Assim, para garantir a transparência na gestão pública municipal, é preciso assumir um compromisso de excelência na administração dos recursos, mantendo o cidadão informado sobre cada decisão tomada.

Principais ferramentas de transparência na gestão pública municipal

A legislação exige que o princípio da transparência seja incorporado às organizações públicas. Há ferramentas que podem ser usadas para garantir a conformidade com os preceitos legais. Confira a seguir

Lei de Responsabilidade Fiscal

Considerada um marco para a gestão de finanças públicas no país, a Lei Complementar nº 101/2000 estabelece regras para assegurar a transparência fiscal e define métodos para a prevenção e a correção de situações que comprometam o equilíbrio das contas públicas.

Popularmente conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, determina regras para:

Lei de Diretrizes Orçamentárias
Lei Orçamentária Anual
Previsão e arrecadação
Despesas com pessoal
Operações de crédito

Lei de Acesso à Informação

Sancionada em novembro de 2011, a Lei de nº 12.527 – LAI regulamenta o direito garantido pela Constituição Federal de 1988 de acesso às informações dos órgãos públicos.

Dessa forma, qualquer cidadão, sem necessidade de justificativa prévia, pode requerer informações dos governos municipais, estaduais e da União.

A LAI exige a criação de um site na internet, onde os órgãos públicos deverão informar sobre:

Receitas
Despesas
Contratos
Licitações
Outras atividades de interesse público

Esses espaços, como o Portal da Transparência, contribuem para a compreensão das decisões e a fiscalização da gestão pública. Prefeituras, Câmaras Municipais e outros órgãos públicos devem disponibilizar esse canal para o cidadão.

Também é necessário garantir uma opção para contato, caso a informação desejada não esteja disponível no portal da transparência. No âmbito federal, o Fala.BR cumpre esse papel, mas os municípios também devem oferecer uma alternativa.

Auditoria

As auditorias garantem que os órgãos públicos cumpram as leis e as regulamentações. Isso evita possíveis sanções legais e garante que o governo atue dentro dos limites estabelecidos.

Além disso, através das auditorias é possível identificar áreas onde podem ser feitas melhorias para a maior qualidade do serviço público.

Ao demonstrar compromisso com a prestação de contas e com a participação popular, os órgãos públicos mantêm sua legitimidade perante a sociedade.

Combate à corrupção

Quando há transparência, é mais difícil a ocorrência de atos ilícitos. Por isso, é tão importante seguir as regulamentações na administração pública.

Ter um programa de compliance eficiente é uma maneira de garantir o cumprimento da legislação e, também, prevenir e combater a corrupção.

As críticas mais comuns aos governos é a má administração do dinheiro público. Quando o uso dos recursos é acompanhado pela população, a fiscalização também é maior.

Por isso, a relevância da transparência na gestão pública. Uma das ferramentas de compliance que pode auxiliar nesse processo é o canal de denúncias.

Por que é importante ter transparência na gestão pública?

Em primeiro lugar, os impostos que todos nós pagamos sustentam o funcionamento do governo e financiam os serviços públicos. Portanto, é direito do cidadão saber como esses recursos são utilizados.

Além disso, a transparência promove o senso de pertencimento e a responsabilidade coletiva. Ao entenderem como o bem público está sendo gerido, as pessoas se sentem mais motivadas a participar ativamente na construção de uma sociedade melhor.

A transparência é um pilar essencial para a democracia. Portanto, a transparência pública promove o bem-estar social ao servir para:

Fiscalizar a gestão de recursos públicos

A LAI obriga que os órgãos públicos divulguem os dados sobre a gestão de recursos, assim, a população pode supervisionar o funcionamento e cobrar melhorias dos serviços.

Isso permite identificar possíveis desvios e irregularidades, promovendo a responsabilidade e a integridade das empresas e dos serviços públicos.

Dar satisfação aos cidadãos

A transparência só é efetiva quando há facilidade de acesso às informações pela população. Por isso, é dever das organizações criar um canal de comunicação transparente. Isso evidencia o compromisso com o público.

Permitir avaliar a administração pública

Esse é um benefício valioso para a população. O acompanhamento da tomada de decisão das organizações públicas permite não só a fiscalização, mas também a maior participação, garantindo políticas públicas mais eficientes para a sociedade.

Atender necessidades sociais

A transparência na gestão pública tem como objetivo garantir que os recursos sejam distribuídos de maneira justa e benéfica para a população, de modo a atender às prioridades sociais.

Ao fornecer informações sobre a gestão pública, a população tem acesso a dados importantes. Isso permite que os cidadãos participem de forma mais informada no processo democrático, favorecendo a formulação de políticas mais alinhadas com as necessidades reais da sociedade.

Transparência na gestão pública municipal é com o ClickCompliance

O setor público também deve estar em conformidade. O software do clickCompliance pode ajudar na transparência da gestão de órgãos governamentais, autarquias, estatais e outros serviços públicos.

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Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Legislação

Transparência na Gestão de Contratos: Dicas Para sua Empresa ser Eficiente

By Helen Pereira on

06/11/2023

- Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Legislação

Entenda os passos e as estratégias necessárias para estabelecer uma gestão de contratos transparente na sua empresa

Imagine a seguinte situação: sua empresa tem contratos com vários fornecedores e clientes, mas os detalhes desses acordos são confusos e difíceis de rastrear.

Isso pode resultar em falta de visibilidade sobre prazos importantes, atrasos no cumprimento de obrigações contratuais e, até mesmo, riscos legais.

Esse é um simples exemplo que mostra que a transparência na gestão de contratos não é apenas desejável, mas essencial. Por isso, as empresas devem garantir o compliance na realização deste trabalho.

É através da gestão de contatos que os relacionamentos com clientes e fornecedores se desenvolvem. No entanto, a falta de transparência nesse processo pode levar a uma série de problemas, como perda de confiança, litígios e impactos financeiros negativos.

Se você deseja entender a importância da transparência na gestão de contratos e ver dicas práticas de como implementá-la em sua organização, não deixe de ler este conteúdo na íntegra!

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde as solicitações iniciais e cronogramas até a rescisão e a renovação.

Cada contrato precisa ter uma definição clara de expectativas, obrigações e metas de ambas as partes, bem como os prazos e as condições que regem o acordo.

O objetivo da gestão de contratos é aprimorar o desempenho operacional da organização e mitigar os riscos financeiros associados a cada acordo realizado.

Esse trabalho abrange a análise de desempenho em relação aos prazos e às fases do contrato, garantindo que as obrigações sejam cumpridas conforme o acordado entre as partes.

O compliance é compreendido como os procedimentos adotados por uma organização para garantir o cumprimento da legislação que abrange o negócio. Ele pode ser aplicado em diferentes áreas da empresa, como:

Compliance fiscal: garante o cumprimento dos processos fiscais.
Compliance tributário: assegura que a empresa esteja em dia com as questões tributárias.
Compliance trabalhista: atesta a conformidade com relação às leis e normas que abrangem os direitos dos trabalhadores.
Compliance digital: estabelece o cumprimento da legislação que abrange o meio digital.
Compliance ambiental: garante a conformidade com as leis e normas de preservação do meio ambiente.

Como vimos, há diferentes tipos de compliance. Na prática, a organização realiza uma avaliação de riscos e identifica quais áreas merecem a atenção do profissional de compliance a fim de evitar falhas que possam acarretar o descumprimento de alguma norma, lei ou regulamentação.

Quando o compliance é aplicado na gestão de contratos, há o gerenciamento dos processos e documentos de forma mais eficiente e transparente, o que resulta no alicerce para a realização bem-sucedida de transações comerciais.

Isso não apenas ajuda a evitar problemas legais, mas também garante que sua empresa aproveite, ao máximo, cada contrato, obtendo retornos financeiros satisfatórios.

Benefícios da gestão de contratos

Você pode estar se perguntando: por que a gestão de contratos é tão importante?

Essa prática é capaz de melhorar todos os processos da sua empresa. Quando os contratos são gerenciados de forma eficaz, fornecem estrutura e clareza para as operações, permitindo que a equipe saiba exatamente o que é esperado em termos de desempenho e prazos.

A seguir, confira os principais benefícios de uma gestão de contratos realizada com transparência:

Melhora todos os processos de negócios

A gestão eficiente de contratos é a estrutura sobre a qual todos os processos do negócio podem ser construídos.

Ela funciona como um guia que define as expectativas, obrigações e responsabilidades de todas as partes envolvidas em um contrato.

Além de simplificar o funcionamento interno da organização, também promove a clareza nos relacionamentos com:

Clientes
Fornecedores
Parceiros comerciais

Ao alinhar os acordos com os objetivos estratégicos da empresa, os gestores podem avaliar como os contratos atendem a esses objetivos. Isso ajuda a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos.

Quando os colaboradores têm acesso aos contratos que foram bem gerenciados, é possível compreender melhor as expectativas e concentrar o trabalho em aspectos mais estratégicos do negócio como, por exemplo:

Avaliar o desempenho do contrato
Identificar áreas de melhoria
Antecipar futuras necessidades

Minimiza gastos

Os gastos não documentados ou mal rastreados estão entre os principais desafios para as empresas. Uma gestão de contratos transparente ajuda a resolver o problema, por meio de uma visão clara e detalhada sobre a utilização dos recursos financeiros.

Na prática, é possível tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e identificar oportunidades para a economia de custos. A capacidade de gerenciar de perto os gastos ajuda a evitar desperdícios e contribui, significativamente, para a saúde financeira da empresa.

Dá transparência aos negócios com fornecedores

A transparência na gestão de contratos permite que você rastreie o desempenho de seus fornecedores com base nos critérios estabelecidos pelo acordo firmado entre as partes.

Isso ajuda a avaliar se os fornecedores estão cumprindo suas obrigações e possibilita a construção de relacionamentos colaborativos de longo prazo. Com os dados sobre o desempenho, é possível tomar decisões assertivas sobre continuar ou encerrar parcerias comerciais.

Melhora a conformidade

A conformidade é um aspecto crítico para os negócios, especialmente, em setores altamente regulamentados. Aplicar o compliance à gestão de contratos é uma forma de aprimorar esse processo.

Dessa forma, é possível mitigar riscos que envolvem o descumprimento da legislação. Uma boa gestão de contratos ajuda a garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações. Além disso, fornece um histórico claro e documentado que pode ser usado para auditorias e demonstrações de conformidade.

Como dar transparência à gestão de contratos?

A transparência na gestão de contratos assegura que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os termos, os prazos e as expectativas contratuais. Aqui estão algumas dicas para colocar esse trabalho em prática:

Veja fluxos contratuais

Iniciar o processo de melhoria na gestão de contratos requer uma análise aprofundada dos fluxos de trabalho em toda a organização. O mapeamento dessas etapas oferece uma visão clara de como os processos são executados, identificando fases redundantes ou ineficientes.

A utilização de diagramas de fluxo de trabalho é uma ferramenta valiosa para estabelecer padrões e procedimentos claros, garantindo que todos na organização compreendam o caminho que um contrato percorre, desde a criação até a execução.

Identifique pontos críticos

Cada setor da empresa pode enfrentar desafios específicos na gestão de contratos. Identificar esses pontos críticos é um dos primeiros passos para uma coordenação eficiente de processos e documentos.

Para isso, é necessário realizar uma análise detalhada capaz de revelar as inconsistências e as lacunas existentes. Ao compreender essas áreas problemáticas, é possível pensar soluções padronizadas.

Acompanhe o calendário

Uma parte fundamental da gestão de contratos é o acompanhamento de datas, como vencimentos e prazos contratuais.

Ter um sistema de calendário ajuda a garantir que sua equipe esteja sempre ciente das datas importantes. Isso é essencial para evitar a interrupção de serviços e possíveis penalidades devido ao não cumprimento de prazos.

Um sistema de calendário automatizado pode enviar lembretes e alertas para que nenhuma data seja negligenciada.

Alimente o sistema

A integração de dados é essencial para uma gestão de contratos transparente e eficiente. Certifique-se de que todas as informações relevantes sejam devidamente inseridas em um único sistema centralizado.

Isso proporciona à equipe de gestão de contratos maior visibilidade e facilidade de acesso às informações. A integração de dados de todos os setores da empresa também ajuda a identificar áreas para a otimização de receita e a minimização de custos.

Tenha um gestor

A colaboração entre departamentos desempenha um papel fundamental em uma gestão de contratos transparente.

Normalmente, o departamento jurídico supervisiona esse processo, mas é essencial estabelecer procedimentos e canais de comunicação eficazes para garantir que os contratos atendam às necessidades de todas as partes interessadas.

Promover a comunicação e o entendimento mútuo entre departamentos contribui para resultados mais eficientes.

Utilize um sistema de gestão

Investir em um sistema de gestão de contratos é um passo significativo para garantir a transparência e eficiência desse trabalho. Esse tipo de solução permite:

automação de fluxos de trabalho
maior visibilidade dos contratos
eficiência para a gestão de documentos
obtenção de insights valiosos.

A transparência na gestão de contratos é uma necessidade para o sucesso organizacional, uma vez que reduz riscos legais e financeiros, fortalece relacionamentos com fornecedores e contribui para a boa reputação da empresa.

clickCompliance pode te ajudar

Como vimos anteriormente, a aplicação do compliance na gestão de contratos é o caminho para assegurar a transparência na realização desse trabalho.

O clickCompliance pode ajudar a sua empresa nesse processo! Agende uma demonstração hoje mesmo para começar essa transformação.

Ambiente de trabalho, Business, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Visão Sistêmica: Seis Dicas Para Gerir Bem Sua Empresa

By Helen Pereira on

25/08/2023

- Ambiente de trabalho, Business, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Saiba tudo sobre o conceito de visão sistêmica: o que é, como implantar e quais as vantagens para os negócios.

Realizar uma gestão eficiente é um exercício diário e desafiador para as empresas que requer a habilidade de enxergar a organização como um todo, compreendendo as ligações existentes entre suas partes constituintes e os processos pelos quais elas interagem.

Para isso, cabe aos gestores analisarem os setores e os departamentos por meio de suas particularidades e demandas específicas, sem esquecer que se referem ao corpo da empresa.

Para o exercício desse modelo de gestão, a visão sistêmica é uma abordagem fundamental. Através dela, é possível obter uma compreensão mais profunda e integrada dos processos e das relações internas, o que permite aos líderes identificarem conexões e oportunidades.

Neste conteúdo, iremos detalhar o conceito de visão sistêmica, como é feita sua aplicação na prática e quais as vantagens para a cultura organizacional da empresa.

O que é visão sistêmica?

A visão sistêmica pode ser definida como uma perspectiva abrangente e interconectada, que considera a empresa como um sistema vivo, composto por elementos que se influenciam de forma mútua. Dessa forma, contribui para a tomada de decisões mais assertivas.

Para melhor entender o conceito, vamos imaginar uma empresa com seus vários departamentos: gestão de pessoas, financeiro, marketing, compliance, atendimento e logística, por exemplo.

A empresa pretende realizar uma grande campanha de marketing para a captação de novos clientes, mas precisa certificar-se que é o melhor momento para o projeto. Com a abordagem da visão sistêmica, os gestores irão considerar a realidade de cada setor, e não apenas do marketing. Assim, irão avaliar:

Marketing: como a demanda irá afetar a rotina da equipe? Há funcionários suficientes ou serão necessárias contratações? Como ficarão os outros projetos?
Financeiro: há recursos para a realização da campanha? Quais os possíveis impactos para a saúde financeira da empresa?
Compliance: a quais as normas o projeto deve estar submetido? Há profissional para monitorar o trabalho de perto?
Atendimento: se a campanha for bem sucedida, o setor de atendimento tem condições de absorver novos clientes ou será preciso realizar contratações?
Logística: a estrutura do setor (recursos humanos e materiais) conseguirá atender o aumento da demanda?
Gestão de pessoas: se for necessário realizar novas contratações, a equipe tem condições de assumir a demanda?

Este é um exemplo de como uma ação tem impactos em toda a empresa e não apenas em uma de suas partes. Por isso, reconhecer a totalidade da organização garante uma gestão mais eficiente, com tomadas de decisões mais estratégicas.

Qual é a importância da visão sistêmica na gestão empresarial?

A visão sistêmica permite analisar o reflexo das ações em diferentes níveis, o que traz muitos benefícios para a empresa. Confira:

Tomada de decisões assertivas

As ações internas passam a ser analisadas de forma mais aprofundada, deixando para trás soluções imediatistas ou pouco estratégicas. Cada decisão é tomada a partir de uma avaliação criteriosa, que considera os impactos para o todo e, por isso, é mais assertiva.

Redução de riscos e falhas

Com decisões mais estratégicas e assertivas, a empresa reduz os riscos e as falhas. Na verdade, é possível identificar gargalos e antecipar soluções e correções.

Redução de custos e desperdícios

Os efeitos positivos da visão sistêmica operam em efeito cascata: decisões assertivas reduzem falhas e, consequentemente, diminuem custos com refações, desperdícios e perdas.

Aumenta o engajamento e a motivação da equipe

A visão sistêmica faz com que os funcionários também se entendam como parte de um todo. O sentimento de pertencimento aumenta a motivação e promove o engajamento.

Possibilidade de expansão dos negócios

Através da visão sistêmica, há maior transparência sobre a trajetória que a empresa pretende seguir. Para essa jornada, uma gestão eficiente e funcionários motivados são pilares essenciais.

Como implantar a visão sistêmica na empresa?

A implantação da visão sistêmica na empresa requer um esforço conjunto e uma mudança de mentalidade por parte dos gestores e colaboradores. A seguir, reunimos seis dicas para a sua organização realizar esse processo:

1) Tenha em mente qual é o propósito da sua empresa

O primeiro passo para implantar a visão sistêmica é ter clareza sobre o propósito da empresa. Compreender a missão, a visão e os valores ajuda a alinhar todas as ações e decisões na busca desse propósito.

2) Analise os perfis dos colaboradores

A gestão deve conhecer as habilidades e as competências dos colaboradores para identificar como podem ser melhor aproveitadas dentro do sistema organizacional. Isso permite a formação de equipes complementares e mais eficientes.

3) Entenda todos os processos e os fluxos de trabalho

Os gestores devem ser capazes de identificar pontos de conexão e possíveis gargalos dos fluxos de trabalho para garantir os ajustes necessários. Para isso, o mapeamento de processos é uma ferramenta fundamental, pois permite visualizar as etapas e entender como as atividades se relacionam.

4) Identifique quais são os desafios enfrentados pela empresa

Ao compreender a empresa em sua totalidade, é possível identificar quais são os desafios enfrentados pela empresa, o que favorece o desenvolvimento de soluções eficazes e abrangentes.

5) Colete os feedbacks dos diferentes públicos

A coleta de feedbacks é valiosa para entender como as ações afetam a experiência dos envolvidos, sejam consumidores, funcionários ou parceiros, o que também propicia o aprimoramento e a melhoria contínua.

6) Crie um programa de compliance

A gestão dos processos de compliance utiliza a abordagem da visão sistêmica no dia a dia, o que a torna natural na organização.

O programa de compliance propõe uma avaliação de riscos de todas as áreas da empresa a fim de apontar quais estão mais suscetíveis ao descumprimento da legislação. A partir da análise, cria medidas internas que envolvem todos os funcionários.

Visão sistêmica na prática: comece agora

Depois de entender qual é o conceito de visão sistêmica e as vantagens de implantar a abordagem na sua empresa, agora é a hora de partir para a prática.

O clickCompliance pode auxiliar o seu negócio. Nosso software realiza a gestão do programa de compliance através da automatização e otimização dos processos, o que confere maior agilidade e precisão no trabalho.

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Transparência na Gestão Pública Municipal: Como Alcançar?