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Como fazer
Controles internos são um conjunto de procedimentos administrativos usados para organizar melhor o dia a dia na empresa. Podem ser usados para deixar as rotinas da empresa mais eficientes, assegurar o cumprimento efetivo de normas e regulamentos, sistematizar dados, etc.

Controles internos e Compliance

Uma característica importante dos controles internos é sua capacidade de garantir que a empresa busque e atinja os objetivos traçados pela administração de forma organizada. Para isso, costumam ser usados normativas e procedimentos formais.

O Compliance envolve muita burocracia, além de atuar em diversas frentes na empresa. Não é à toa que existem 9 pilares do programa de Integridade. Ou seja, são muitos controles internos envolvidos se você quer que o compliance alcance seus objetivos. Além disso, precisam ser muito bem estruturados e planejados para evitar falhas, desvios e vulnerabilidades.

Gestão de riscos

O Compliance busca fundamentalmente proteger a empresa de riscos legais. Por isso, um de seus pilares é a gestão de riscos. Mas só essa gestão também envolve muitos processos dentro da empresa, como mapeamento de possíveis riscos, análise de causas e efeitos, avaliação de estratégias para tratamento de riscos, etc.

Quanto mais processos e burocracia, maior a possibilidade de existirem falhas e ineficiências. Por isso, procedimentos corporativos para mapeamento, passo a passo para compras, procedimentos formais para documentação financeira, etc. precisam ser bem delineados e específicos.

Um exemplo é fazer uma matriz de riscos. Nesse tipo de tabela, é feito o mapeamento dos riscos existentes, e documentado o grau de risco identificado em cada um. Esse controle interno, de criar uma matriz de riscos durante a gestão dos riscos, deve então se tornar parte de um processo corriqueiro e obrigatório.

Auditoria interna

A auditoria interna é outro pilar do programa de Compliance, e é também um controle interno. Pode ser considerado o “controle interno dos controles internos”, pois serve para fiscalizar os outros controles da empresa.

Através da auditoria, a empresa consegue administrar o bom funcionamento dos procedimentos internos, e ainda procurar e sugerir formas de melhoramento. Ou seja, a auditoria interna é muito importante não só porque ela aponta falhas nos processos administrativos, como sugere melhorias.

Controles internos e cultura organizacional

A relação entre os controles internos e a cultura organizacional deve ser de extrema importância para a administração. Controles internos são todos os processos de organização da empresa que buscam tornar o funcionamento eficiente e benéfico, além de condizente com normas, leis e regulamentos. E não é isso que queremos para todos os funcionários, equipes e projetos, não só a equipe de controle?

Mesmo que se tenha uma equipe dedicada a administrar esses procedimentos, seu trabalho pode ser muito menos proveitoso se tiver que equilibrar suas funções com a desorganização e cultura burocrática do resto da empresa.

É importante que a alta administração divulgue uma cultura organizacional que seja favorável aos controles internos. Ou seja, o Tone at the Top não é exclusivo do Compliance. É importante para qualquer comportamento que a alta administração quer que seja parte da cultura da empresa.

Controles internos como um instrumento de governança corporativa

Como pudemos ver, a ideia dos controles internos deve perpassar todas as camadas da empresa para que seja o mais eficaz possível. Também deve estar alinhado com os objetivos que a alta administração tem para a empresa. Assim como a Governança Corporativa, os controles internos são um conjunto de estratégias gerais para tornar a administração da empresa a melhor possível.
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Como fazer
A Governança Corporativa é uma estratégia que dialoga muito com o Compliance. Além de serem complementares, ambas têm objetivos parecidos. Governança Corporativa e Compliance são utilizadas para fazer uma gestão ética, legal e eficiente das empresas. Uma diferença importante é que a Governança foca na estratégia geral e nos princípios das diretorias, e em criar uma boa imagem para stakeholders, gerando confiança. Já o Compliance foca em criar processos, estruturas e equipes voltadas à conformidade, normas, leis e regras.

A seguir listamos os princípios fundamentais da Governança Corporativa, além de algumas das melhores práticas para seguir esses princípios, como a adoção de processos de Compliance, por exemplo.

Princípios da Governança Corporativa

A Governança Corporativa tem 4 princípios gerais que são amplamente conhecidos. São eles que são a base desse tipo de estratégia.

4 Princípios da Governança Corporativa

1. Transparência

A transparência é fundamental para uma boa política de governança. Já que o objetivo dela é criar um laço de confiança e segurança para acionistas e stakeholders, eles precisam saber no que estão envolvidos. Só assim eles terão certeza de que a sua empresa é responsável e honesta.

E não adianta só estar aberto ao compartilhamento. É preciso deixar claro aos stakeholders que vocês estão dispostos a compartilhar o que eles gostariam de saber. Além disso, procure disponibilizar informações além daquelas que já são obrigatórios por leis e regulamentos. Isso reforça sua boa vontade.

2. Equidade

A equidade diz respeito ao tratamento dos seus stakeholders. Esse grupo é composto por uma série de pessoas físicas e jurídicas que possuem diferentes deveres, interesses e direitos. Se você quer que eles confiem e levem sua empresa a sério, é preciso reconhecer tanto os direitos, quanto os deveres de cada um, igualmente.

Isso significa reconhecer os direitos de todos igualmente, mas também cobrar os deveres de cada um também, independente do tamanho, impacto e “importância” de cada um para a empresa. Isso mostra que você respeita todos os stakeholders, e reconhece a diferença que cada um faz para a sua empresa.

3. Prestação de contas

Os agentes responsáveis pela estratégia de governança corporativa devem estar preparados para se responsabilizar pelas suas ações. Não só isso assegura aos stakeholders que eles não sofrerão consequências por ações da sua empresa, como mostra liderança e responsabilidade com aqueles que contribuem para a sua empresa. Todos devem ter uma visão clara e objetiva da Governança Corporativa da organização.

4. Responsabilidade Corporativa

Quanto à responsabilidade corporativa, é preciso que a empresa seja gerida para que cresça de forma saudável, eficiente e segura. Nenhum negócio deve ser feito que possa prejudicar ou levar ao prejuízo de stakeholders, nem causar danos indiretos como problemas de reputação. Ações também devem ser tomadas a partir de análises dos efeitos a curto, médio e longo prazo.

Boas práticas da Governança Corporativa

boas praticas governança corporativa

1. Seja organizado

Para conseguir alcançar os objetivos da Governança Corporativa de acordo com os princípios básicos, é preciso que a estratégia, e a empresa em geral seja rigorosamente organizada. Por exemplo, para que sua organização seja transparente e tenha informações à disposição, é preciso que documentos estejam fáceis de encontrar e claros.

Para manter o funcionamento organizado da empresa, os funcionários precisam ter uma visão clara da hierarquia da empresa. Ou seja, os funcionários e stakeholders devem saber a quem recorrer em cada situação, a quem ele responde, etc.

Outra boa prática da Governança é ter reuniões frequentes com equipes variadas. Ter equipes integradas e cientes das estratégias gerais da empresa ajuda a deixar os processos mais rápidos e eficientes. Ainda cria uma transparência interna, que transparece para os stakeholders externos.

2. Utilize a tecnologia a seu favor

O primeiro benefício que a tecnologia pode trazer para a sua Governança Corporativa é a confiabilidade. Usar a tecnologia mostra que sua empresa está preparada para encarar um mercado em transformação. Além disso, diversos processos podem se tornar mais objetivos e menos suscetíveis à corrupção humana quando geridos de forma automatizada.

E para o princípio da responsabilidade corporativa, não há forma mais precisa e eficiente de gerir uma empresa do que com tecnologia. Hoje existem softwares para automatizar diversas tarefas e ter dados muito mais específicos. Seus funcionários podem focar em criar estratégias e outras atividades que não poderiam focar antes por falta de tempo. Essa otimização ainda reduz custos drasticamente.

Os dados que são recolhidos e aplicados em estratégias como Business Intelligence, por exemplo, além de permitirem uma gestão mais eficiente, também permitem uma gestão mais transparente. Relatórios e gráficos podem ser criados automaticamente, facilitando a interpretação.

3. Foque em prevenção

Uma boa prática não só da Governança Corporativa, como também de qualquer gestão empresarial, é focar em prevenção em vez de remediação. Isso não só mostra responsabilidade com gastos de reparação, como dá muito mais segurança aos seus stakeholders. Se as suas estratégias estão voltadas para evitar problemas, stakeholders podem ter certeza de que as chances de algo prejudicial afetar eles é muito menor.

Uma das formas mais em alta de fazer prevenção na sua empresa é investir em Compliance. Um dos objetivos do Compliance é justamente evitar qualquer processo, investigação, multa ou problema derivada de fraude, corrupção e falta de aderência a normas internas. Existem diversos pilares do Compliance, como fazer Due Dilligence, análise de riscos, monitoramento, etc., que fazem parte dessa cultura de prevenção.
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