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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


 
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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Uma das áreas do compliance mais aplicadas em empresas é o compliance trabalhista. Isso porque o objetivo principal do compliance é mitigar riscos que podem causar prejuízos financeiros e de imagem à empresa. E quem, afinal, representa mais a empresa e, portanto, representa maior risco à empresa, do que os funcionários?

Essas pessoas são quem compõem a empresa, e por isso precisam ser muito bem cuidadas, e precisam representar bem a cultura da empresa. É possível fazer isso através de um bom programa de compliance trabalhista.

A seguir vamos destacar alguns pontos importantes para uma estratégia desse tipo que vão além dos pilares de programas de compliance em geral.

1 – Treinamentos de conduta no ambiente de trabalho

Treinamentos são uma peça indispensável para programas de compliance em geral. No entanto, quando o objetivo é trabalhista, é preciso focar em alguns fatores.

Uma estratégia para minimizar riscos e problemas trabalhistas é investir no ambiente de trabalho. Isso inclui trabalhar questões que podem criar um ambiente tóxico de trabalho como, por exemplo:

  • Assédio sexual
  • Assédio moral
  • Conflitos entre colaboradores
  • Desigualdade de gênero

E é através de treinamentos de ética e compliance voltados para conduta no ambiente de trabalho que você pode garantir que os funcionários saibam reconhecer essas condutas impróprias, as punições para atitudes como essas e também o que fazer a respeito.

Invista em tecnologia

Outra dica para treinamentos é investir em ferramentas de tecnologia que ajudam o seu treinamento ser o melhor possível. Hoje em dia não faltam opções que podem fazer com que o trabalho do profissional de compliance seja menor, e os resultados sejam menores.

Alguns benefícios de adotar plataformas de treinamento em vez de fazer treinamentos presenciais são:
  • Abrangência a todos os funcionários de uma só vez
  • Menor trabalho para profissional de compliance em ministrar treinamentos
  • Controle automática e precisa de presença
  • Controle preciso de resultados
  • Maior engajamento com recursos audiovisuais de ponta
  • Possibilidade de acompanhamento por métricas automáticas e precisas

2 – Ter um canal de denúncias confiável

Outra forma muito importante para garantir um bom programa de compliance trabalhista e que hoje em dia é ainda mais fácil de implementar é não só ter um canal de denúncias, como ter um canal em que os colaboradores confiam e realmente usam.

O canal de denúncias também é um pilar básico do compliance, e como pode ser de fácil implementação, muitas empresas dão o mínimo de atenção e assim, garantem pelo menos alguma coisa para mostrar em caso de auditoria.

O problema é que a tendência é uma rigidez cada vez maior na fiscalização de programas decompliance, e sua empresa não está segura da Lei Anticorrupção só porque tem um canal de denúncias. O mesmo vale para a eficácia do compliance trabalhista.

Por isso a nossa dica não é ter um canal de denúncias, e sim ter um canal confiável. Se o seu canal é confiável, significa que ele possui essas características fundamentais:

  • É bem conhecido por seus colaboradores (é bem divulgado e seu uso é estimulado pela empresa)
  • É realmente utilizado pelos funcionários
  • Os funcionários têm a prova de que suas denúncias são analisadas e tratadas
  • Os denunciantes têm como saber que as denúncias foram resolvidas, como foram e por quê 

Uma boa forma de garantir tudo isso é ter uma opção de canal de denúncias web. Com ele, você consegue colocar o link para ele em diversas plataformas e materiais digitais, facilitando a disseminação.

Além disso, consegue automatizar o processo de notificação ao denunciante sobre o andamento do tratamento da denúncia. Assim, nenhum funcionário fica sem feedback e é sempre atualizado em tempo real.

Outro motivo para investir nesse tipo de canal é que o website é o principal canal utilizado na hora de fazer denúncias. 43% das denúncias são feitas pelo site, contra apenas 26% por telefone e 17% por e-mail.

3 – Ter uma boa cultura de recrutamento

Como os verdadeiros protagonistas do compliance trabalhista são os funcionários, é importante que, além de manter boas práticas para eles enquanto já estão na sua empresa, você também faça a seleção de candidatos já propensos a viverem a cultura de ética e integridade da empresa.

Para isso, uma boa ideia é fazer questionários durante o processo seletivo para saber como um funcionário agiria em determinadas situações em que sua ética seria testada.

Além disso, é possível procurar conhecer o que essas pessoas valorizam em uma equipe e em um ambiente de trabalho, além de o que pensam sobre assuntos polêmicos como assédio sexual.

É possível que em algum momento seja preciso escolher entre uma pessoa mais qualificada ou uma pessoa que se encaixa nos valores da empresa. É preciso ter certeza de que os seus recrutadores saibam quais os prejuízos que um profissional que cometa fraudes, assédios e outros problemas pode trazer para a empresa.

Por isso, é importante dar prioridade ao perfil do candidato, já que habilidades técnicas podem ser adquiridas com prática.

Posso checar antecedentes criminais?

Embora seja tentador fazer checagem de antecedentes criminais, é importante lembrar que não é permitido para a maioria das vagas. Não contratar um candidato baseado nisso pode ser classificado como um ato de preconceito.

Existem algumas vagas que exigem maior fidúcia devido à natureza do trabalho, como quem lida com bens de alto valor, entre outros.

Se você acredita que esse é o seu caso e que é importante checar antecedentes, faça uma boa pesquisa e consulte os advogados da empresa para se certificar de que não terá nenhum problema com o direito do trabalho.

4 – Ter políticas corporativas claras e conhecidas

A última dica que queremos dar para a implementação do compliance trabalhista na prática é sobre políticas corporativas.

Isso é especialmente importante no compliance trabalhista porque as políticas são o guia de comportamento dos funcionários, além de assegurar os direitos deles.

Por isso é importante que funcionários não só conheçam bem, como entendam o conteúdo das políticas.

Criando as políticas

Antes de tudo, é preciso primeiro garantir que a sua empresa tem as políticas mais importantes como um todo, e também as mais importantes para cada setor (lembre-se de que um excesso de políticas também fica cansativo e desnecessário. Por isso, foque apenas no que é necessário).

Depois de saber quais políticas serão feitas, trabalhe não só com o departamento jurídico na elaboração delas, mas também com o RH e com chefes do departamento ao qual a política será direcionada.

Isso vai ajudar a redigir políticas de forma clara e compatível com o público que terá que ler e aceitar. Muitas vezes o jurídico tem a tendência de fazer textos mais complexos e rebuscados, o que não é sempre necessário no caso de políticas corporativas e dificulta o entendimento.

Distribuindo as políticas e recebendo aceites

A última etapa na gestão de políticas é na hora da distribuição das políticas e no recolhimento dos aceites. Não basta ter um bom texto, é preciso ter uma forma precisa e abrangente de pedir a leitura, cobrar o entendimento e registrar o aceite.

Para isso também é possível recorrer à tecnologia. Existem ferramentas que automatizam todo o processo de cobrança de leitura para o profissional de compliance.

É possível também configurar perguntas para comprovar que o funcionário entendeu a política antes de aceitar. Tudo isso cria dados e relatórios que podem ser acompanhados para melhorar o programa de compliance trabalhista e identificar pontos problemáticos.


 
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Como fazer, Governança de Documentos
A base de um programa de Compliance é composta pelas políticas corporativas da empresa. Elas precisam ser pensadas com cuidado, e escritas de forma simples, para que todos os funcionários entendam. A seguir, vamos falar de 4 dicas que empresas devem usar em políticas de viagens corporativas.

Consulte os setores que fazem viagens corporativas

Existem diversos exemplos de políticas de viagens corporativas que podemos usar como base na hora de criar uma da própria empresa. No entanto, ninguém sabe mais sobre as dificuldades e necessidades específicas que a sua política precisa cobrir do que os funcionários que fazem viagens pela empresa.

Não só eles têm experiência com o tipo de viagem que costuma ser feito, como podem pontuar pontos fracos em políticas já existentes. Assim você pode adequar ela de acordo com necessidades reais.

Além disso, uma boa prática para políticas em geral é ter poucas páginas para facilitar a leitura e entendimento. Isso é mais um motivo para usar a experiência de quem precisa fazer viagens pela empresa. Vai te ajudar a entender e escolher quais os problemas mais frequentes que precisam ser priorizados na política.

Inclua procedimentos de segurança

Uma boa política corporativa de viagem vai se preocupar com a segurança dos funcionários. Para isso, inclua uma seção sobre procedimentos que o viajante deve seguir antes e durante a viagem.

Por exemplo, um requerimento básico é o preenchimento de informações de contato em casos de emergências. Esse documento deve ser obrigatório, e também deve incluir o endereço da hospedagem e os dias e horários de compromissos marcados.

Detalhe também um passo a passo que o viajante deve seguir em casos de emergência, como entrar em contato com filiais da empresa, embaixadas (se a viagem for internacional), etc.

Além disso, um direito importante do funcionário é o seguro viagem. Isso pode ser uma ferramenta útil para evitar maiores despesas e transtornos se alguma coisa acontecer durante a viagem.

Explique as condições de compra de passagens

Ter um processo e condições de compra de passagens ajuda a empresa a garantir preços razoáveis e eficiência na hora de fazer a compra. No entanto, é preciso tomar cuidado para não limitar demais as possibilidades do funcionário e tornar o processo muito longo e burocrático.

Um exemplo é ter um fluxo de aprovação da compra. Tenha cuidado para que passe apenas pelos superiores mais necessários. Por exemplo, o superior direto do funcionário e o gerente financeiro. Também não custa nada incluir alguém do Compliance nessa aprovação para verificar irregularidades.

Outro controle que a empresa deve estabelecer é antecedência mínima para compra de passagens antes da viagem. Isso ajuda a manter os preços das passagens mais baixos, já que quanto mais perto da viagem, mais caro é.

Ainda por cima, o processo de aprovação pode não ser tão rápido assim, então é bom deixar um tempo para que o fluxo aconteça tranquilamente.
Outra dica é sugerir um único local de busca e reserva de passagens. Assim, a empresa tem um controle maior de médias de preços e de onde o funcionário conseguiu achar a passagem.

Isso é importante para evitar que ele não declare um preço mais alto ou mais baixo do que a empresa realmente vai pagar, e facilitar em investigações internas, se houver.

Explique o processo de cancelamento de viagem

Um problema sério que pode gerar muita dor de cabeça e burocracia se não houver um procedimento certo é cancelamento ou adiamento da viagem. Deixe claro o que o funcionário deve fazer, quais os prazos e quais os contatos de quem pode ser acionado se acontecer.

Algumas dicas são, por exemplo, antecedência máxima para remarcar ou cancelar uma viagem. Isso porque, dependendo do transporte e da empresa, podem haver multas e tarifas que alguém (nem sempre a empresa) terá que pagar.

Esses custos adicionais precisam ter um responsável por pagar definido na política. Poderia ser ou o próprio funcionário, dependendo das circunstâncias, ou algum setor da empresa.


 
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Funcionalidades, Governança de Documentos
As políticas corporativas da empresa não duram para sempre. Legislações mudam, equipes e estratégias de Compliance mudam, etc. Como é possível, então, fazer um bom controle de novas versões ou revisões dessas políticas? E quando é preciso que os funcionários aceitem as novas políticas? Saiba a seguir como fazemos para automatizar todo esse processo.

O que é versionamento de políticas corporativas

O termo que usamos quando um documento dentro de um software, como o clickCompliance, para uma nova versão é “versionamento”. Isso acontece quando, por exemplo, uma política da empresa não necessariamente foi refeita ou se tornou outra, e nem recebeu uma pequena revisão.

É quando continua sendo o mesmo documento, porém mais atualizado e de acordo com novas normas da empresa ou novas legislações. Sabemos que hoje em dia uma das tarefas mais difíceis do Compliance Officer é manter as políticas corporativas atualizadas com o mercado.

Mas como você faz para conseguir controlar todas essas novas versões, quem já aceitou a nova, quem ainda precisa aceitar, quando uma política vai expirar, etc.? Em uma empresa com muitos funcionários e muitas políticas, esse processo pode ficar muito desorganizado.

O que o clickCompliance faz?

O clickCompliance permite colocar as políticas e documentos no portal para recolher diversos tipos de indicadores. Além disso, automatiza processos de aprovação, aceite, etc. E para o caso de políticas modificadas, existem três possibilidades.

  • Revisão
Quando você seleciona uma política no portal para atualizar, você pode escolher a opção versão ou revisão. Quando você escolhe revisão, significa que é apenas uma correção ou alteração que não altera o sentido. Ou seja, não é necessário que os funcionários aceitem novamente.

Por isso, o sistema não vai enviar avisos e notificações automáticos solicitando aceite, e nem vai criar uma nova política. Vai simplesmente registrar a data de atualização.

  • Nova versão
Já quando você seleciona a opção de versionar, significa que houve sim uma alteração do sentido da política. Isso acontece quando alguma legislação muda, ou a empresa decide fazer políticas mais flexíveis ou duras, de acordo com uma nova cultura.

Nesse caso, o sistema já vai saber que precisa pedir novamente que todos os funcionários que precisam aceitar essa política façam isso. Os dados nos gráficos serão separados por política. Ou seja, você saberá quantos funcionários e de quais áreas aceitaram as duas políticas, e quem ainda não aceitou a versão nova.

  • Validade
Também é possível estabelecer validade para as políticas que precisam ser aceitas no portal. Assim que atingir essa data, o processo de solicitação de aceite também vai ser iniciado automaticamente. O software registra quem já está ou não com o aceite em dia para cada política.

A possibilidade de versionamento no clickCompliance é apenas uma das funcionalidades pensadas especificamente com as necessidades do profissional de Compliance em mente. Para fazer uma gestão eficiente e organizada do seu programa de integridade, é preciso contar com uma automação que consegue atingir as tarefas do seu dia a dia.

 
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Como fazer, Governança de Documentos

O que são políticas corporativas

Antes de saber como você pode organizar as políticas corporativas da sua empresa, é bom saber exatamente o que são e para que servem. Ter políticas corporativas e outros documentos são um dos pilares do programa de Compliance.

Existem muitas variações desses pilares, mas as políticas estão sempre presentes. O Código de Ética é o mais importante e é a primeira política que a empresa deve fazer. As outras vão depender do que a sua empresa identificou como necessário. As políticas também devem refletir os riscos específicos da organização.

Como organizar essas políticas

Vamos imaginar um cenário de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais (que todo colaborador precisa aceitar). Além disso, existem algumas políticas específicas para determinados setores.

Sem contar todas essas políticas, existem outros documentos como normas, atas, regulamentos, etc., que também precisam ser vistos, lidos e aceitos por determinados funcionários. Fica muito complexo fazer a gestão de tantos documentos e aceites.

Além disso, são indicadores importantes do programa de Compliance da empresa. Ter dados à mão a respeito das suas políticas é importante para casos de investigações e auditorias. A seguir vamos explicar como você pode fazer essa organização de forma prática.

O que fazer?

Basicamente, no clickCompliance trabalhamos com a estrutura de áreas e grupos. Essa estratégia também pode ser usada fora do portal, mas é indicado apenas para empresas menores. A infraestrutura que leva para fazer uma organização boa de tanta política e funcionário sem uma ferramenta para isso ia ser frágil e difícil de manejar.

O que o clickCompliance faz é utilizar os grupos que já existem na sua estrutura do Office 365, GSuite ou Active Directory. Permite que você direcione políticas para cada um desses grupos definidos.

Ou seja, vai ter um grupo para, por exemplo, o setor de compras cadastrado no Office 365 da empresa. No clickCompliance, você inclui o Código de Ética para compras e seleciona o grupo que tem que aceitar (o setor de compras), e os grupos que podem ler (outros funcionários).

Para esses funcionários que precisam aceitar a política nova, notificações automáticas vão ser enviadas para eles com o Código de Ética para compras e qualquer outro documento que falta aceitar.

O melhor disso é que essa estruturação já está (ou deveria estar) feita pelo departamento de TI. Eles também mantêm esses grupos atualizados.
E se um funcionário chegar na empresa ou mudar de área? O software é sincronizado com os sistemas de grupos, e por isso esses colaboradores também vão automaticamente receber tudo que precisam ler e aceitar, sem que ninguém da equipe de Compliance precise pedir.

 
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Funcionalidades, Governança de Documentos
As políticas corporativas não são apenas um dos pilares dos programas de Compliance, são um dos primeiros passos de implantação do programa. Arriscamos dizer, inclusive, que não existe um programa de integridade na empresa sem um Código de Ética e outras políticas. Mas fazer a gestão delas pode ser complicado.

Por exemplo, uma parte importante do programa de Compliance mas muito complexa é conseguir recolher e documentar qual funcionário leu e aceitou qual política. Além de, também, conseguir que os funcionários de fato leiam e aceitem as políticas.

Vamos imaginar um cenário de uma empresa que tem 1000 colaboradores e 10 políticas corporativas gerais (que todo colaborador precisa aceitar). Além disso, os terceiros (distribuidores, fornecedores, etc.) também precisam aceitar essas e outras políticas. Coletar os aceites de forma organizada, e assegurar a leitura e entendimento de tanto documento é muito complexo.

Nesse blogpost vamos explicar como as empresas recolhem aceites e tentam provar que quem aceitou realmente leu e entendeu, e por que na maioria das vezes essas estratégias não funcionam. Depois, vamos te mostrar o que você precisa fazer para ter evidências reais de que seus funcionários têm ciência das políticas da empresa.

Quais estratégias existem?

Essas são as duas estratégias que são encontradas em algumas ferramentas e algumas empresas. Apesar de muito usadas, não são um indicador muito preciso de leitura. Ainda por cima, políticas corporativas nem sempre são feitas com uma linguagem fácil de entender. Ou seja, muitos colaboradores aceitam sem ter realmente entendido o que leu.

  • Tempo de permanência na página
Essa estratégia contabiliza quanto tempo a pessoa ficou com a política aberta no computador. Isso não produz nenhuma evidência de que a pessoa realmente está lendo a política. Ela pode simplesmente abrir a página, esperar um tempo, ir fazer outra coisa, etc.

  • Rolagem até o final da página
Essa é uma tática muito usada em termos de uso que encontramos na internet. O problema é que, de novo, não tem nada que comprove que a pessoa leu e muito menos de que entendeu. Você pode simplesmente rolar a política até o final e o botão de aceite é liberado.

Como provar que quem aceitou a política corporativa realmente leu e entendeu?

Nós decidimos que apenas aceitar uma política corporativa como quem marca “eu li e aceito os termos de uso” não é evidência de que seu colaborador sabia o que ele podia fazer ou não. Para a legislação ou em uma auditoria, é preciso mostrar que seus funcionários entenderam o que leram.

Ou seja, você tem que mostrar que sua empresa fez questão de ter certeza absoluta de que seu funcionário tinha ciência das políticas da empresa. Assim, se ele cometer algum ato ilícito, ele sabia que não era permitido.

A nossa solução foi essa: para conseguir essas evidências, antes de um aceite ser liberado pelo clickCompliance o colaborador precisa responder pequenos questionários sobre a política que você configura.

Se ele não acertar a quantidade certa, tem que sair da política e entrar novamente. Mas ele não precisa se preocupar com punições. O objetivo desses questionários não é avaliar. Para isso existem os treinamentos. Queremos apenas garantir que ele entendeu a política.

  • Indicadores de Compliance
Essas evidências ficam disponibilizadas em gráficos intuitivos e em tempo real no seu dashboard para serem usadas em investigações e auditorias. Esses dados também servem para otimizar o seu programa de integridade em setores que têm uma performance pior.

Assim, você sabe exatamente quem, em cada departamento ou setor, não só leu como entendeu (ou não entendeu) cada política.

Boas práticas em questionários

A seguir listamos algumas boas práticas que sugerimos para quem quer otimizar os questionários que serão aplicados. Não só ajudam a convencer funcionários a lerem mesmo a política, como tornam seus dados mais precisos.

  • Os critérios das perguntas
Uma dúvida que às vezes surge é como escolher as melhores perguntas. Afinal, se forem abrangentes demais podem ser muito fáceis ou não comprovarem nada, e se forem específicas demais podem ser tão difíceis que nem quem entendeu vai saber responder.

O que sugerimos é identificar o que exatamente em todo o conteúdo daquela política é realmente importante que o funcionário saiba. Ou seja, um ponto de alto risco de atividade ilícita ou algo que é requerido por lei que os funcionários façam.

  • Atualização de versões das políticas corporativas
O clickCompliance permite que você crie novas versões de políticas. Ou seja, uma política pode precisar ser atualizada sem que você crie toda uma nova política no software. Nesse caso as perguntas também não precisam ser reconfiguradas, mas os funcionários terão que aceitar a política novamente e responder o questionário.

Pode acontecer, por exemplo, de atualizar um ponto da política que estava nas perguntas, ou adicionar um novo ponto importante que precisa estar nas perguntas. Por isso, fique de olho nessa manutenção.

  • Banco de perguntas
Um outro possível problema é que o funcionário erre as perguntas, saia da política e entre de novo, escolha outra opção errada, saia, entre de novo e acerte assim por eliminação. O que sugerimos é usar a possibilidade de banco de perguntas do clickCompliance.

Você deve criar em média 10x a quantidade de perguntas que terão no questionário. Então, por exemplo, se o funcionário abrir a política e ter 2 perguntas, mas não acertar a quantidade necessária, quando ele entrar novamente serão sorteadas 2 novas perguntas de um banco de 20 opções.
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