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Ambiente de trabalho, Fique por Dentro, Formulários de Compliance

Importância do Compliance Para o Crescimento da Empresa

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30/05/2023

- Ambiente de trabalho, Fique por Dentro, Formulários de Compliance

Um programa de compliance eficiente é capaz de promover o desenvolvimento sustentável dos negócios. Trata-se, portanto, de um dos pilares fundamentais para a longevidade de uma empresa no mercado.

Mas como isso acontece na prática?

O compliance tem como principal objetivo assegurar a conformidade da organização com a legislação vigente. Logo, ele deve estar presente em todas as fases da empresa, sendo responsável por nortear o seu crescimento de forma planejada e ordenada.

Além disso, ele possibilita construir relações sólidas com diferentes públicos, o que contribui não só para a prosperidade financeira, mas também para o fortalecimento da imagem institucional e o reconhecimento dos valores da marca. Quer saber mais sobre a importância do compliance para o crescimento da empresa? Continue a leitura deste conteúdo!

A seguir, explicaremos o papel do programa de compliance em cada uma das fases da organização e como ele pode beneficiar os relacionamentos internos e externos.

Importância do compliance para o desenvolvimento da empresa

O compliance desempenha um papel crucial em todas as fases de desenvolvimento da empresa: concepção, maturação, consolidação e longevidade. Veja a seguir:

1) Concepção
Desde o início, é fundamental que uma empresa considere a conformidade legal e regulatória em suas operações. Uma política de compliance ajuda a estabelecer uma base sólida para o desenvolvimento do negócio. Isso inclui:
  • Obtenção de licenças e autorizações necessárias para o funcionamento;
  • Estruturação jurídica e criação de um departamento de compliance;
  • Adequação da rotina e dos processos para o cumprimento da legislação aplicável à atividade.

2) Maturação
O período de maturação de uma empresa pode ser compreendido como um momento de ajustes que visam o crescimento organizado. Nesta fase, ter um programa de compliance é um diferencial para nortear o caminho que será seguido. Ele será responsável por:
  • Criar regras e procedimentos internos que garantam a conformidade contínua com leis, normas regulatórias e resoluções emitidas por autoridades legais;
  • Estabelecer padrões éticos para o comportamento dos funcionários em diferentes situações;
  • Avaliar e fazer a gestão de riscos;
  • Prevenir e combater irregularidades no ambiente empresarial;
  • Realizar treinamentos de compliance com a equipe;
  • Fomentar uma cultura organizacional ética, transparente e responsável.

3) Consolidação
À medida que a empresa se consolida no mercado, o compliance desempenha um papel relevante nos cuidados com a sua reputação. Nesta fase, as prioridades são:
  • Monitorar o envolvimento dos colaboradores com as políticas de compliance;
  • Fazer ajustes na política de compliance e, quando necessário, criar novas regras;
  • Incluir as novas regras no Código de Conduta e realizar treinamentos com os colaboradores;
  • Dar continuidade ao trabalho de apuração e combate às irregularidades;
  • Manter o due diligence como precaução antes de firmar novas parcerias.

4) Longevidade
O trabalho de compliance é contínuo e, portanto, não termina com a consolidação da empresa no mercado. Considerando que as leis podem sofrer alterações e outros regulamentos podem ser criados, é preciso que as políticas internas estejam em constante revisão.
A empresa que adota uma abordagem proativa, monitorando e ajustando constantemente suas práticas de conformidade, está melhor preparada para enfrentar as mudanças regulatórias e superar desafios ao longo do tempo.
Após a fase de consolidação, a empresa deve:

  • Trabalhar o aperfeiçoamento do programa de compliance;
  • Garantir a eficiência do canal de denúncias;
  • Atualizar as tecnologias usadas nas práticas de conformidade: módulos de treinamento, softwares de gestão, canal de privacidade e outras ferramentas;
  • Assegurar que a empresa esteja em conformidade com as novas leis que possam surgir.

Importância do compliance para os diferentes públicos

Além da importância para o desenvolvimento saudável da empresa, o compliance impacta diretamente no relacionamento com os seus diferentes públicos:

Funcionários

O compliance é uma demonstração do compromisso em agir de maneira correta e responsável, tratando todos os indivíduos com equidade e garantindo o respeito à legislação trabalhista. Dessa forma, impacta diretamente na imagem da empresa para os funcionários, trazendo benefícios como:

  • Maior confiança e respeito dos colaboradores na organização;
  • Sentimento de pertencimento, segurança e valorização;
  • Motivação para o trabalho;
  • Aumento da produtividade;
  • Maior potencial para atração e retenção de talentos;
  • Bom clima organizacional.

Clientes

O compliance também é importante para a construção de uma relação transparente com os clientes. Há, inclusive, uma vertente apenas sobre a conformidade com legislação direcionada aos consumidores, é o chamado compliance consumerista.
Veja as principais vantagens do compliance na relação empresa-consumidor:

  • Aumenta a confiança dos consumidores na proteção de seus direitos;
  • Melhora a qualidade de produtos e serviços, uma vez que as normas da área também são cumpridas;
  • Promove a transparência das informações e aumenta a credibilidade;
  • Garante a segurança na coleta, no uso e no armazenamento de dados;
  • Fortalece a imagem da empresa perante os clientes;
  • Aumenta as chances de fidelização;
  • Promove a marca de forma orgânica e positiva;
  • Ajuda a atrair mais clientes.

Parceiros

A relação com os parceiros comerciais também é beneficiada quando a organização tem um programa de compliance ativo e eficiente, pois é uma forma de atestar:

  • Cumprimento das obrigações contratuais;
  • Transparência nas relações comerciais;
  • Segurança para as parcerias;
  • Zelo pela imagem da organização;
  • Redução de riscos de prejuízos financeiros ou danos à reputação por conta do descumprimento da legislação;
  • Gestão ética e responsável.

Dessa forma, o compliance é um diferencial competitivo frente aos concorrentes que não possuem práticas de conformidade.

Investidores

Assim como os parceiros comerciais, os investidores priorizam uma boa reputação e os indicadores de uma relação positiva e próspera com a empresa antes de fazer negócio. Neste sentido, o compliance funciona como uma espécie de garantia sobre:

  • Transparência dos processos;
  • Confiabilidade das informações transmitidas;
  • Conformidade com a legislação vigente;
  • Redução dos riscos de perdas financeiras;
  • Gestão ética e responsável;
  • Valores da empresa;
  • Interesse por investimentos responsáveis;
  • Amadurecimento dos negócios.

Assim, o compliance contribui diretamente para aumentar o potencial atrativo de investimentos nacionais e internacionais.

Sociedade

Uma reputação entre os funcionários, os clientes, os parceiros comerciais e os investidores reverbera para toda a sociedade. Dessa forma, mesmo quem não consome os produtos ou serviços da organização, a reconhece como ética e responsável.
Quando uma organização atinge esse nível de reconhecimento social, ela torna-se sinônimo de:

  • Credibilidade;
  • Prestígio;
  • Força da imagem institucional;
  • Grande potencial atrativo de profissionais, investidores e parceiros;
  • Clientes fiéis e que reverberam a relevância da marca;
  • Crescimento sustentável;
  • Longevidade.

Por que compliance ajuda empresa a crescer?

Como vimos, o compliance deve estar presente em todas as fases da empresa como um forte aliado para o crescimento planejado e organizado. Ele direciona a organização para um caminho que tem como foco a construção de boas relações, o fortalecimento institucional e a conquista da longevidade.

Quer saber como começar um programa de compliance? Para isso, é importante conhecer quais são as leis gerais e as específicas que abrangem a atividade do negócio.

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Educação, Fique por Dentro

Compliance e Educação: A Importância de Integrar Valores Éticos no Ensino 

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12/05/2023

- Educação, Fique por Dentro

Em um mundo em constante evolução, a integração de compliance e educação se torna cada vez mais relevante. A adoção de práticas éticas e transparentes é crucial para garantir a sustentabilidade e o sucesso de qualquer organização, seja ela uma empresa, instituição de ensino ou entidade governamental.  

Ao cultivar uma cultura de compliance nas instituições educacionais, estamos investindo no desenvolvimento de futuros líderes conscientes e responsáveis. 

Acompanhe nesse artigo sobre como o compliance e a educação andam de mãos dadas e fique por dentro desse tema importantíssimo. 


Boa leitura! 

 

Os braços do compliance na educação 

O compliance, como um conjunto de normas e políticas, visa garantir que uma organização funcione de acordo com os padrões legais, éticos e regulamentares.  

Na educação, essa abordagem pode ser aplicada em diferentes níveis: desde a elaboração de políticas internas de conduta até a promoção de uma cultura de responsabilidade e transparência entre alunos, professores e funcionários.
 

Incorporar o compliance no ambiente educacional significa trabalhar com os estudantes desde cedo para desenvolver habilidades críticas, como pensamento ético, tomada de decisão responsável e resolução de conflitos.
  

Essas habilidades são fundamentais para a formação de cidadãos comprometidos com a integridade e a justiça, que estarão melhor preparados para enfrentar os desafios do mundo corporativo e social.
 

Além disso, a prática do compliance na educação ajuda a prevenir e combater problemas como assédio, discriminação, plágio e corrupção. Ao estabelecer políticas claras e promover o diálogo aberto sobre questões éticas, as instituições de ensino reforçam seu compromisso com a integridade e contribuem para a construção de uma sociedade mais justa e inclusiva. 

 

Os educadores e sua influência 

O papel dos educadores é fundamental nesse processo. Professores e gestores escolares devem ser capacitados para identificar e abordar questões de compliance, servindo como exemplos de conduta ética para seus alunos.
  

Não só isso, a implementação de programas de treinamento em compliance pode contribuir para o desenvolvimento profissional e pessoal dos educadores, bem como para a eficiência e a qualidade da educação oferecida. 

 

Compliance no ensino superior 

No ensino superior, o compliance refere-se à conformidade com leis, regulamentos e diretrizes aplicáveis às instituições educacionais. Isso envolve garantir que a instituição esteja operando de acordo com as normas legais e regulatórias, tanto em termos acadêmicos quanto administrativos.
 

As instituições de ensino superior devem cumprir diversas regulamentações, como leis educacionais, diretrizes governamentais, regulamentos acadêmicos e padrões de qualidade. Elas devem assegurar, por exemplo, que seus programas estejam de acordo com as normas curriculares estabelecidas, que as políticas de inclusão e acessibilidade sejam seguidas, e que os recursos financeiros sejam utilizados de forma adequada e transparente.
 

O compliance no ensino superior também abrange aspectos como proteção de dados, ética acadêmica, relações trabalhistas e contratos. Isso significa que as instituições devem garantir a privacidade e segurança das informações dos alunos, promover uma cultura de integridade acadêmica, cumprir as leis trabalhistas e estabelecer contratos e parcerias de forma adequada e transparente. 

 

 

Por que é importante adotar um compliance educacional?  

Aqui estão alguns motivos para implementar o compliance educacional em sua instituição de ensino superior (IES): 

 

Diminuição de riscos de penalidades regulatórias  

O setor educacional deve seguir várias normas estabelecidas pelo MEC (Ministério da Educação). O descumprimento dessas normas pode levar a sérias penalidades por parte das autoridades reguladoras, afetando processos internos, a imagem da instituição e resultados comerciais, como queda do número de matrículas e até o fechamento da instituição. 

 

Prevenção de perdas financeiras  

Se uma ação interna violar as normas do MEC ou de outras autoridades reguladoras, há um alto risco de perdas financeiras, afetando a instituição a curto, médio e longo prazo.

Além disso, o não cumprimento das normas pode levar ao descredenciamento dos programas governamentais e a impactos financeiros significativos. Situações indenizatórias, como preconceitos, agressões e outros comportamentos irregulares, podem gerar condenações legais expressivas e resultar em prejuízos financeiros e comerciais. 

 

Redução das chances de danos à reputação da instituição  

Como mencionado anteriormente, as IES têm uma relação direta com o mercado e uma missão de zelar pela sociedade, promovendo a educação e a formação de profissionais qualificados.

Portanto, atitudes inadequadas ou outras situações podem prejudicar a reputação da instituição, afetar o desempenho e até mesmo levar à falência, dependendo do impacto. 

 

Como estabelecer um compliance educacional eficiente?  

Para implementar um compliance educacional robusto em sua IES, algumas ações são fundamentais, como: 

 

  1. Criar um Código de Conduta: O Código de Conduta é um conjunto de regras éticas, transparentes, respeitosas, confiáveis, responsáveis e solidárias que orientam o comportamento de um grupo de pessoas. Nas IES, é possível estabelecer regulamentos para professores e alunos, indicando direitos, deveres e possíveis penalidades. 

 

  1. Implementar um Canal de Ouvidoria e um Canal de Denúncias: Estes dois canais promovem a interação com alunos, professores e outros membros da instituição. O Canal de Ouvidoria permite que os usuários apresentem reclamações, sugestões e elogios, enquanto o Canal de Denúncias permite que relatem irregularidades. Para garantir a eficácia desses canais, é necessário assegurar a privacidade e a confidencialidade dos denunciantes e estabelecer medidas eficientes para investigar as situações. 

 

  1. Estabelecer mecanismos de monitoramento e acompanhamento: O compliance educacional só é eficaz se houver meios de acompanhar as medidas adotadas. Além do gerenciamento adequado dos canais de denúncias e ouvidoria, a tecnologia pode ajudar a garantir que todos estejam cumprindo suas responsabilidades, permitindo o monitoramento de alunos e professores, automatizando a comunicação, tornando a coleta de dados mais transparente, promovendo uma gestão inteligente e, facilitando o cumprimento das normas. 

 

Como implementar um programa de compliance inteligente 

 

É importante compreender que o compliance é um trabalho realizado no dia a dia, de forma contínua. Então, mais do que criar um programa, é preciso aplicar cada ação na rotina da gestão e de cada área do ambiente escolar. 
 
Neste sentido, o envolvimento de toda a equipe no cumprimento do programa é fundamental. Também é importante que, a partir do monitoramento e das avaliações de desempenho, o programa possa ser aperfeiçoado. 
 
O propósito do compliance é consolidar uma cultura organizacional ética, responsável e transparente que possa: 
 
 

  • Melhorar os processos e os resultados; 
  • Aumentar a credibilidade da instituição; 
  • Fortalecer a imagem institucional; 
  • Oferecer segurança jurídica; 
  • Evitar prejuízos financeiros decorrentes de multas, sanções e processos trabalhistas; 
  • Evitar danos à reputação por conta de escândalos de fraudes e corrupção; 
  • Promover o crescimento sustentável da instituição. 

 
Há várias ferramentas que podem otimizar o trabalho do compliance.  

Entre em contato com o clickCompliance para saber mais e agendar uma demonstração!  

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Ambiente de trabalho, Como fazer, Treinamento de Compliance

Constante Análise de Compliance Garante Sucesso de Programa nas Empresas

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13/12/2022

- Ambiente de trabalho, Como fazer, Treinamento de Compliance

 

Ter um programa de compliance é fundamental para que as empresas possam construir e consolidar uma cultura organizacional que tenha como seus principais pilares ética, responsabilidade, respeito e transparência.

Apenas criá-lo, porém, não basta. É preciso que gestores e profissionais responsáveis tenham em mente que o trabalho dessa área é contínuo. Só assim será possível garantir a eficiência das ações e conquistar os resultados desejados.

Após a elaboração do programa, deve-se realizar uma análise de compliance. Essa gestão é necessária não só para assegurar o cumprimento das práticas estabelecidas, mas também para identificar possíveis gargalos e planejar o aprimoramento do programa.

Mesmo com as empresas entendendo cada vez mais sobre a importância do compliance para os negócios, dúvidas sobre como torná-lo efetivo na prática podem surgir.

Neste conteúdo, explicaremos o que é a análise de compliance, como ela contribui para a eficiência do programa, quais ferramentas podem ajudar a realizá-la e os resultados que podem ser alcançados a partir dela.

Boa leitura!


Análise de compliance: uma estratégia de gestão

Na rotina empresarial, é comum que a criação de um produto ou serviço passe pela fase de testes. No período, são observados o desempenho e as possíveis falhas que exigem correção antes do lançamento para o mercado. Essa referência pode servir como uma analogia para ajudar a compreender o que é a análise de compliance e como ela funciona.

A análise de compliance nada mais é do que uma observação criteriosa de como a empresa tem colocado as diretrizes do programa em prática. Esse monitoramento deve ser realizado a fim de identificar falhas ou apenas questões a serem aprimoradas.

Estratégia de gestão para o monitoramento das ações do programa, a análise de compliance é feita por meio de avaliações de desempenho, auditorias e uso de ferramentas que auxiliam na fiscalização.

Diferentemente da fase de testes, que é finalizada com o lançamento do produto ou serviço da empresa, a análise é feita regularmente. Afinal, o programa de compliance é dinâmico e pode sofrer alterações ao longo do tempo.

como é realizada a análise de compliance

O que é o programa de compliance


Compliance se configura em um conjunto de ações criadas para que a empresa siga tudo o que é determinado pela legislação vigente. Para isso, o profissional responsável pelo programa deve ter conhecimento sobre o que diz as leis referentes às atividades da organização.

A partir disso , ele realiza um trabalho in loco, acompanhando a rotina de cada setor para, assim, mapear os riscos de descumprimento da legislação.

As ações do programa de compliance são elaboradas com a finalidade de reduzir tais perigos. Uma vez criadas, devem ser colocadas em prática por todos os funcionários.



Relação entre análise e sucesso do programa de compliance


O compliance é apenas a primeira etapa para alcançar a conformidade com a legislação. Afinal, não adianta estar tudo feito apenas no papel. O ponto crucial para garantir que o programa seja bem-sucedido é fazer com que suas ações sejam praticadas no dia a dia.

É esse o caminho para estabelecer uma cultura organizacional ética, responsável e transparente.

A análise de compliance está diretamente relacionada ao sucesso do programa, pois é por meio dela que serão feitos um acompanhamento regular dentro da empresa e as alterações no programa com o decorrer do tempo.

Análise de compliance em empresas


Como fazer uma análise de compliance


A análise de compliance deve ser periódica e contemplar os seguintes pontos:

  • revisão da legislação para verificar se houve alterações;
  • em caso de inclusão de processos, novo acompanhamento junto aos setores;
  • coleta e análise de dados sobre treinamentos de compliance para avaliar a compreensão dos funcionários sobre o programa;
  • apuração de denúncias sobre irregularidades e avaliação sobre a necessidade de criar outras ações de compliance para coibir as práticas identificadas no ambiente corporativo;
  • aplicação de avaliações;
  • realização de auditorias.

Ferramentas para a gestão e a análise de compliance


O trabalho na área de compliance é abrangente e contínuo, uma vez que envolve todos os funcionários e requer um acompanhamento da rotina da empresa.

Há ferramentas que facilitam a gestão do compliance, de acordo com cada objetivo. Confira:

1. Para informar a equipe sobre as diretrizes do programa de compliance:
2. Para promover o engajamento da equipe:

  • campanhas internas de comunicação;
  • treinamentos de compliance.

3. Monitoramento das atividades

Vantagens da análise de compliance


Sinônimo de comprometimento com o programa, a análise de compliance confere vantagens à empresa que estão relacionadas ao sucesso das práticas de conformidade. Veja algumas:

  • garante um programa de compliance atualizado e de acordo com as reais necessidades da empresa;
  • contribui para a prevenção, a identificação e a coibição de irregularidades;
  • cria um ambiente de trabalho mais respeitoso e colaborativo;
  • evita prejuízos financeiros e danos à reputação da marca;
  • possibilita o desenvolvimento sustentável dos negócios;
  • promove a conscientização dos funcionários;
  • fortalece a imagem institucional;
  • garante segurança jurídica.

Conheça as tecnologias do clickCompliance


Como vimos, a tecnologia pode ser uma aliada para a realização da análise de compliance. O clickCompliance é um software que oferece soluções para esse tipo de demanda.
Acesse o site e agende uma demonstração!
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Governança de Documentos, Legislação, Treinamento de Compliance, Treinamento de Compliance, Treinamento de Compliance

O Que É Compliance Trabalhista?

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24/06/2022

- Governança de Documentos, Legislação, Treinamento de Compliance, Treinamento de Compliance, Treinamento de Compliance

Leis trabalhistas são regulações e regras existentes em nível federal. Elas existem para proteger os direitos dos trabalhadores, e exigem um conhecimento adicional por parte do empregador. 

 

Seu negócio deve estar em conformidade com essas leis, sob pena de sofrer graves consequências financeiras que podem prejudicar seus resultados. Toda empresa, independentemente de seu tamanho, deve estar vigilante sobre seu compliance trabalhista. 

 

Neste artigo vamos conhecer um pouco mais sobre o que significa o compliance trabalhista e como ele pode ser uma ferramenta para evitar ações judiciais. 

 

Legislação Trabalhista Vigente No Brasil 

 

A legislação trabalhista brasileira está regida sob pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), criada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 para regular as relações de trabalho. 

 

Existem quatro tipos principais de contrato que são usados ​​no Brasil, com base na natureza do trabalho para o qual alguém é contratado. 

 

  •  Contrato de trabalho por tempo indeterminado: 

Este é o tipo de contrato mais comum utilizado no Brasil, em que não é estabelecido um período fixo de trabalho. Nos termos de tal contrato, caso o empregador rescinda o contrato, o empregado tem direito a receber uma indenização equivalente a um mês de salário. 

 

  • Contrato de trabalho por tempo determinado:  

Um contrato por tempo definido pode durar até 2 anos e é aplicável sob as seguintes condições: 

  1. A natureza do serviço justifica a pré-determinação do tempo de trabalho. 
  2. A atividade do negócio é de natureza temporária ou transitória. 
  3. Para contratos de experiência. 

 

  • Contrato de trabalho temporário:  

Um contrato de trabalho temporário pode ser estabelecido somente para tipos particulares de trabalho ou papéis que os justificam. Os exemplos incluem trabalho sazonal ou cobertura para licença maternidade ou outros tipos de período prolongado de licença. 

 

  • Contrato de trabalho intermitente: 

Prevê-se o contrato intermitente para o trabalho que envolva um horário de trabalho irregular e ad hoc, e pelo qual o trabalhador é pago à hora de acordo com as necessidades do empregador. Como tal, um contrato intermitente não inclui um salário fixo. 

 

Sob certas circunstâncias, o contratante também deve fornecer vale-transporte e alimentação, enquanto para alguns empregos o empregado tem direito a ter certos benefícios cobertos, como seguro saúde e vida. 

 

Crie Um Checklist Para O Compliance Trabalhista 

 
Uma vez que você entendeu como a leis trabalhistas impactam o seu negócio, criar um checklist para o compliance trabalhista pode te ajudar a se organizar. 

 

Por exemplo, você gostaria de realizar um treinamento com todos os colaboradores relacionados a seus direitos e deveres no trabalho, a cultura da empresa, os canais com os quais eles podem contar?  

 

Com suas tarefas compiladas em uma checklist, você saberá como se manter em conformidade com antecedência. 

 

Se alguma coisa nesta lista for recorrente, é útil manter um calendário de funcionários, pedindo à equipe que o acompanhe para garantir prazos adequados para concluir as tarefas. 

 

Faça Um Manual Do Funcionário

 

Com um manual do funcionário sua equipe vai ter acesso a informações úteis sobre seus direitos e deveres. Além disso, as informações deste manual ajudarão a reduzir eventuais desinformações ou confusões em relação à legislação trabalhista. 

 

Quando você decide criar um manual do funcionário, você deve mantê-lo frequentemente atualizado para garantir se está seguindo as práticas comerciais atuais. Desta forma, o compliance sempre estará apurando como sua companhia lida com as suas políticas. 

 

É importante também ter uma plataforma que te mantenha informado sobre os aceites dos colaboradores nos manuais e políticas internas, inclusive para suas possíveis atualizações. 

 
Uma plataforma sistematizada pode desafogar a equipe de compliance, cumprindo tarefas cotidianas como contato direto com os colaboradores, coleta e análise de dados, registro de brindes e presentes, permitindo que sua equipe foque nas tarefas prioritárias. 

 

Implemente Políticas Contra A Discriminação No Trabalho 

 

Práticas discriminatórias podem prejudicar fortemente o ambiente de trabalho, o cotidiano de sua empresa e a saúde mental de seus colaboradores. Para estar em compliance com os direitos trabalhistas e humanos é preciso promover políticas de diversidade. 

 

Várias ações de RH podem ser desenvolvidas pela sua companhia. Por exemplo, é uma boa ideia fazer uma auditoria interna. Essa prática garante que você não corra o risco de entrar em águas discriminatórias. 

 

O treinamento também é uma etapa fundamental para criar um ambiente seguro e livre de discriminação para as minorias. Uma plataforma que garanta um material didático e que autonomize a cobrança por e-mail, pode ser uma boa saída. 

 

Além disso, é preciso garantir uma canal de denúncias seguro, que garanta o anonimato do denunciante e o direito de defesa do denunciado. O compliance nunca deve deixar de apurar eventuais trangressões. 

 

 

Utilize Um Contrato de Trabalho 

 

Sempre use um contrato de trabalho. Isso ajudará a solidificar e fortalecer o vínculo empregatício ao mesmo tempo em que protege os direitos de sua equipe e de seu negócio. 
 
 

Quando você documenta as responsabilidades para seus funcionários, há uma menor margem de erro para confusão sobre a relação de trabalho. Um documento como este deve ser o mais abrangente possível, oferecendo proteção para ambos os lados.  Você pode criar um modelo de contrato personalizado.  
 
 

Ao manter o controle de todas as ações de compliance trabalhista, você consegue evitar uma grande dor de cabeça. Seja proativo para reduzir as possíveis consequências da não conformidade. 

 

A Sistematização De Processos É Fundamental 

 

O clickCompliance informatiza e automatiza todos os procedimentos internos de um programa de compliance, dando acesso a diversas funcionalidades específicas, como: 

 

  • formulários de compliance distribuídos automaticamente para os funcionários 
  • obrigatoriedade de preenchimento com cobrança automática por e-mail até ser preenchido pelo funcionário 
  • filtros que te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção. 
  • treinamentos temáticos, monitorando o nível de engajamento dos colaboradores. 
  • canal de denúncias seguro, que garanta o anonimato do denunciante. 
  • chatbot onde funcionários podem tirar dúvidas 24h de forma impessoal e anônima. 

 

  
O software abrange todos os stakeholders, inclusive terceiros, e te protege juridicamente no caso de ações ilícitas ou antiéticas.   

  Entre em contato com o clickCompliance para saber mais e agendar uma demonstração!

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Anticorrupção, Como fazer, Como fazer, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Programa de Integridade

Seguir as Fases do Programa de Compliance é Fundamental Para Dar Certo

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31/05/2022

- Anticorrupção, Como fazer, Como fazer, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Programa de Integridade



O programa de compliance para ser bem implantado em uma empresa deve seguir algumas fases pré-determinadas.

Essa ferramenta atua como meio regulatório e de fiscalização que, quando integrado aos processos das instituições, pode trazer bons resultados tanto no que diz respeito à gestão de pessoas quanto à financeira.

O termo compliance é derivado do verbo em inglês “to comply”, que significa cumprir. Sendo assim, os programas de compliance garantem que a corporação esteja de acordo com as normas vigentes, fazendo com que os riscos sejam minimizados ou afastados.

No mundo dos negócios, portanto, esta palavra está diretamente ligada ao cumprimento rigoroso do sistema jurídico ao qual uma empresa e seus colaboradores estejam vinculados.

Sendo assim, as normas setoriais reguladoras, o conjunto de leis aplicáveis e as regras elaboradas pela própria empresa – como acordo de acionistas, manuais de boas práticas, códigos de condutas e de ética, e políticas de confidencialidade – devem ser seguidas.

Etapas de implantação do compliance

O compliance tem várias etapas que precisam ser seguidas de modo a levar em consideração as peculiaridades e a cultura de cada organização. Portanto, não é aconselhável replicar em uma empresa um programa desenvolvido para outra companhia.

Existem quatro etapas, no entanto, que podem ser seguidas para aplicar um programa de compliance customizado nas empresas.

  • Diagnóstico.
  • Implantação.
  • Consolidação.
  • Avaliação e ajustes.

As fases levam em consideração fatores como mapeamento de risco, elaboração de documentos e processos, calendário de comunicação e treinamentos de compliance junto à equipe e monitoramento das medidas implantadas.

Diagnóstico


O primeiro passo para aplicar um programa de compliance numa empresa é fazer um diagnóstico da organização por meio do mapeamento de risco e da elaboração e apresentação de relatórios.

Essa etapa é primordial, pois é por meio dela que a empresa pode identificar quais são as verdadeiras falhas e riscos aos quais está exposta. É nesse momento que o programa de compliance pode ser customizado conforme as necessidades da companhia.

O diagnóstico se dá em algumas etapas. Confira quais são elas:

Análise dos documentos da organização

A análise de documentação da empresa envolve documentos como acordo de acionistas e de parcerias; contratos de honorários, de trabalho e de prestação de serviços; contrato social; e atas de reunião.

Essa etapa avalia quais regras da própria empresa devem ser observadas no compliance, e se esse conjunto de normas está em consonância com a legislação.

Entrevistas com os diversos departamentos da empresa

As entrevistas junto aos gestores dos departamentos da empresa são importantes para conhecer e compreender a companhia e sua rotina de perto, para além do que se é apresentado em documentos.

Depois das entrevistas, a alta gestão pode passar a ter conhecimento sobre culturas e práticas recorrentes que colocam a empresa em risco.

Alguns exemplos são situações de assédio moral e sexual, contratações irregulares, prática de corrupção de agentes públicos e privados, desvios de valores e inobservância de regras trabalhistas.

Entrevistar fornecedores da empresa também é recomendado para que se identifique situações que não estejam em conformidade com a lei e que possam prejudicar o negócio.

 

fases programa compliance


Visitas de campo

No que diz respeito ao mapeamento de risco, por fim, é importante fazer visitas de campo para confirmar as impressões e os relatos obtidos com as entrevistas realizadas junto aos colaboradores.

Implantação

A segunda etapa para implementar um programa de compliance é o momento em que o projeto sai do papel e vai para a prática.

O primeiro passo desse momento é criar uma estrutura de operação do compliance. Para isso, é preciso definir setores responsáveis por implementar e acompanhar os processos de perto.

Essa estrutura pode contar, por exemplo, com a criação de:

  • comitê de auditoria interno ou externo;
  • departamento próprio de recursos humanos;
  • comitê de segurança de tecnologia da informação;
  • departamento de compliance;
  • canal de denúncias;
  • departamento de proteção de dados.

Com a estrutura definida, a fase da implantação também é a ocasião para elaborar processos e documentos da área a fim de materializar o programa de compliance.

Alguns exemplos são a elaboração de código de conduta, código de ética e disciplina, modelos de formulários, requerimentos e manuais de processos e procedimentos de cada um dos departamentos da empresa.

Consolidação

Chegada a terceira etapa, de consolidação, é a hora de apresentar o programa de compliance e seu funcionamento para toda a equipe. As seguintes medidas devem ser tomadas:

  • apresentação do programa para toda a equipe da empresa;
  • apresentação do canal de denúncias e seu modo de funcionamento;
  • ministração de treinamentos para todos os funcionários;
  • elaboração de agenda anual para tratar assuntos de compliance.

Vale lembrar que este pode ser o primeiro contato dos colaboradores com o conceito de compliance de maneira formal e institucional. É aqui que a equipe fica sabendo sobre a importância, os benefícios e as possíveis consequências a partir do cumprimento das determinações do programa.

Avaliação e ajustes

A quarta etapa consiste no processo de avaliação, que deve monitorar as medidas implementadas e verificar se foram eficientes para o objetivo pretendido.

A partir dos processos feitos nas fases anteriores, é a hora de considerar a possibilidade de ajustar as medidas do programa de compliance para que os riscos mapeados cheguem a zero.

Essa é a fase também de averiguar quais foram as ações empregadas pelos setores responsáveis para lidar com eventuais ocorrências e verificar se tais atitudes surtiram o efeito desejado.

Com a avaliação, a gestão da empresa pode se basear em elementos e informações fidedignas para manter ou ajustar os processos do programa de compliance.

Software de compliance é essencial

Para garantir que todas as etapas sejam executadas corretamente, o uso de ferramentas automatizadas é fundamental. O software clickCompliance dispõe de uma série de soluções que dão amparo tecnológico em cada fase, otimizando o trabalho da equipe e reduzindo custos.

Para saber mais sobre o funcionamento do sistema, agende uma demonstração.
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Anticorrupção, Programa de Integridade

Compliance Criminal: Quatro Passos Para Adotar o Programa em Empresas

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26/04/2022

- Anticorrupção, Programa de Integridade

O compliance criminal pode ser definido como o conjunto de práticas adotadas por uma empresa com a finalidade de evitar a violação de normas criminais e combater condutas do tipo no ambiente corporativo.

A proposta desta vertente do compliance é incentivar que a organização esteja em conformidade com a legislação criminal. Diferente do Direito Penal, que tem uma atuação posterior à conduta ilícita, trabalhando na apuração dos fatos e na avaliação dos critérios para as sanções por parte do Estado, o compliance criminal mantém o foco em ações de prevenção.

Dessa forma, a principal função do compliance criminal é evitar a ocorrência do delito. Para isso, devem ser criadas medidas internas que envolvam toda a equipe neste mesmo propósito, além de uma fiscalização com fornecedores e parceiros.

O trabalho do profissional de compliance nesta área deve ser contínuo e, por isso, também são necessárias ações perenes para a verificação do cumprimento das leis e a certificação de que todos os membros da empresa, fornecedores e parceiros mantêm uma conduta ética e responsável.

Para mais informações sobre como implantar o compliance criminal na sua empresa, continue a leitura do post.

Objetivos do compliance criminal

A partir da definição sobre o que é o compliance criminal, podemos entender como objetivos desta área:

  • Evitar a responsabilização penal;
  • Realizar uma gestão de riscos criminais;
  • Incentivar a organização a cumprir a legislação criminal;
  • Promover uma conduta ética da equipe;
  • Monitorar a relação com parceiros e fornecedores;
  • Prevenir e combater crimes como lavagem de dinheiro, fraudes, corrupção e financiamentos de atos ilícitos;
  • Preservar a integridade da empresa;
  • Proteger a imagem institucional;
  • Evitar o prejuízo financeiro por conta de sanções e multas.

Passo a passo para implantar o compliance criminal

A conformidade com a legislação criminal pode ser estabelecida na organização em quatro passos:

1) Conheça a legislação

O primeiro passo exige que o profissional de compliance conheça as leis que tratam do assunto. Entre os principais textos estão:

Lei nº 2.848/1940: estabelece o Código Penal Brasileiro.
Lei nº 8.137/1990: informa quais são os crimes de ordem tributária, econômica e de relações de consumo.
Lei nº 9.613/1988: popularmente chamada de Lei sobre Lavagem de Dinheiro. O texto cria o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) e aborda os crimes de lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores.
Lei nº 9605/1998: conhecida como Lei dos Crimes Ambientais, elenca as sanções penais e administrativas contra quem pratica alguma atividade que compromete a fauna, a flora, o ordenamento urbano, o patrimônio cultural e a administração ambiental, bem como quem promove a poluição e outros crimes contra o meio ambiente.
Lei nº 12.529/2011: estabelece o Sistema Brasileiro de Defesa da Concorrência e define quais são as infrações à ordem econômica.
Lei nº 12.846/2013: a chamada Lei Anticorrupção é um marco para o compliance no Brasil. A partir da sua implantação, as organizações compreenderam a necessidade de ter um programa interno para assegurar a conformidade. O texto dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil das empresas que praticarem atos ilícitos contra a Administração Pública.

A partir da compreensão de quais leis devem ser cumpridas pela empresa para evitar a responsabilização penal, o profissional de compliance irá realizar uma gestão de riscos criminais, que consiste em verificar quais as áreas da empresa estão mais suscetíveis às falhas.

Feito isso, o próximo passo será elaborar as medidas internas que deverão ser cumpridas no dia a dia da organização.

2) Crie ações de prevenção, fiscalização e monitoramento

A segunda etapa de implantação do compliance criminal é o desenvolvimento das ações de prevenção. As medidas variam de empresa para empresa, dependendo do setor de atuação e da avaliação de riscos sobre quais áreas estão mais suscetíveis à violação de normas. Algumas possíveis providências são:

  • Criar sistemas de controle financeiro e fiscal;
  • Avaliar, periodicamente, o recolhimento de tributos;
  • Inspecionar se os balanços financeiros estão em dia;
  • Implantar regras específicas para atender a legislação ambiental;
  • Fiscalizar a participação da empresa em licitações;
  • Realizar auditorias em compras;
  • Outras.

Uma vez criadas as ações de prevenção aos crimes, é importante que o trabalho seja contínuo. Por isso, devem ser realizadas ações de monitoramento e avaliações de desempenho para mensurar a eficiência do programa de compliance criminal a fim de aprimorá-lo.

3) Envolva os funcionários

Mas para além das próprias ações estabelecidas pelo compliance criminal, a eficiência do programa dependerá do envolvimento e comprometimento de todos os membros da empresa, o que diz respeito, também, à alta direção.

Para incentivar a participação da equipe, é necessário que as medidas estabelecidas pelo compliance criminal sejam amplamente divulgadas. Também é importante que o setor de compliance esteja aberto às sugestões e ao recebimento das informações por parte dos funcionários. Neste sentido, é preciso:

  • Criar um Código de Ética que contenha as medidas adotadas pelo programa de compliance;
  • Usar os canais de comunicação interna para divulgar as informações sobre a importância de estar em conformidade com a legislação criminal e explicar como fazê-lo no dia a dia;
  • Promover treinamentos com a equipe para fixar as informações e esclarecer dúvidas;
  • Disponibilizar um canal de denúncias para o recebimento de informações sobre atos ilícitos praticados no ambiente corporativo;
  • Investigar as denúncias recebidas e, em caso de confirmação, aplicar as sanções estabelecidas no Código de Conduta para combater os crimes na organização.

4) Faça o Due Diligence

Por fim, é preciso lembrar que, além do público interno, os parceiros e os fornecedores da empresa também devem estar em conformidade com as leis criminais.

Por isso, cabe ao profissional de compliance realizar o chamado Due Diligence, que é uma avaliação prévia sobre os riscos para a contratação, aquisição, formação de consórcio e o estabelecimento de uma relação de parceria.

O Due Diligence é uma forma de mitigar os perigos do envolvimento da empresa com quem viola as normas criminais.


Para saber mais sobre os tipos de compliance e como implantá-los na sua empresa, acesse nosso blog no link abaixo:

Blog do clickCompliance.

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