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Fique por Dentro
Ao tentar entender os custos de um programa de compliance, algumas áreas precisam ser analisadas. Quanto se gasta com políticas, com pessoal, com segurança de dados, etc. Outro ponto chave de conseguir manter uma cultura ética na empresa é a comunicação. Ou seja, conseguir divulgar e fortificar as normas da empresa de forma duradoura entre os colaboradores.

Divulgação de Políticas Corporativas

A peça mais básica do programa de compliance é o Código de Ética da empresa. Em seguida, as demais normas atas, e políticas específicas. Ter um devido controle desses documentos certamente é importante. Mas não adianta em nada se eles não estão sendo bem divulgadas.

Você tem um profissional para entregar e recolher as políticas? Vocês já usam algum tipo de tecnologia como enviar por e-mail, ou até softwares como o clickCompliance? Todas essas opções têm custos, mas é imprescindível ter pelo menos uma delas.

Dependendo do tamanho da sua empresa, o custo dos profissionais de compliance pode variar. Mas o que temos certeza é que fazer a comunicação das políticas e demais recursos manualmente raramente vale a pena. Além de provavelmente demandar mais tempo e pessoal, diminuindo a produtividade, você gasta com papel e tinta.

A opção mais razoável e adequada para empresas de pequeno porte é divulgação por e-mail solicitando a leitura das políticas, além de lembretes e informativos sobre a corrupção e a ética no geral. Mas isso pode ser completamente automatizado com softwares de compliance que fazem a divulgação automática das políticas. Você não precisa gastar com pessoal, já que fica tudo configurado. Isso é ainda mais necessário para grandes empresas com muitas políticas e muitos colaboradores.

Notificações

O próximo passo depois da divulgação é a notificação. Mais uma vez, o que mais desperdiça dinheiro nesse processo é tempo. Ficar enviando e-mails manualmente pedindo que os funcionários leiam na maioria das vezes é uma perda de tempo. Muitas vezes os e-mails não são nem abertos. E, principalmente, os colaboradores passam a dar menos credibilidade ao profissional de compliance quando ele é bombardeado por e-mails e notícias.

Novamente a opção com maior custo-benefício é a automatização. Não se perde tempo nem pessoal com tarefas simples do dia a dia, podendo utilizá-los em processos mais importantes como auditorias e treinamentos. E a culpa de ficar recebendo esse monte de coisa não cai mais sobre o setor de compliance, e sim o programa.

Softwares como o clickCompliance enviam notificações automáticas pré-configuradas para relembrar os funcionários da importância de aceitar as políticas e estar em conformidade.

Treinamentos

E assim chegamos a um ponto fundamental na consolidação de uma cultura ética nas empresas. Treinar seus funcionários periodicamente é uma forma muito eficaz de comunicar a importância do compliance para o bom funcionamento, e simplesmente a sobrevivência da empresa.

Aqui você pode tomar alguns rumos. Primeiro, e mais comum, você pode escalar a sua equipe de compliance para realizar o treinamento. Essa é a opção mais barata, já que você já tem a equipe. O único custo extra seriam materiais como apostilas, manuais, etc. que seriam entregues aos funcionários.

Você também pode terceirizar o treinamento. Existem algumas empresas que oferecem o serviço, e o preço é um pouco mais alto. Mas pode ser útil se a sua equipe não é capacitada para isso, se não é grande o suficiente para todos os funcionários, ou simplesmente não está disponível. Ainda tem o benefício de ser uma empresa especializada.

Existe outra opção também que, na verdade, é a mais barata. Não é a mais indicada, mas pode quebrar um galho e, apesar de não ser um treinamento de verdade, é uma forma de comunicar a cultura ética da empresa. Você pode entregar materiais, como esse manual gratuito de relacionamento com a administração pública, cartilhas ou panfletos (virtualmente, para não gastar nem com papel e nem com tinta).

Envolvendo a Alta Direção

A comunicação da cultura de ética e responsabilidade social na empresa não estaria completa sem o envolvimento da alta direção. Os diretores da empresa nem sempre estão disponíveis para dar a devida atenção. Uma forma de ajudar no envolvimento é criar informativos falando sobre a ética na empresa lidos e assinados por membros da direção.

Embora sutil, já mostra aos funcionários que a direção está presente e tentando criar uma empresa íntegra, e espera isso de seus funcionários. Esses informativos podem ser feitos facilmente e sem custo pela equipe de comunicação ou compliance.
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Anticorrupção

Políticas corporativas

Para se entender quais os custos com políticas corporativas no compliance, é importante saber quais documentos, registros, normas e procedimentos você precisa ter. Assim, você consegue perceber qual será a complexidade da gestão desses, e quais leis você precisa acompanhar e conhecer.

A principal política que toda empresa deve ter é o Código de Ética e Conduta. Ele vai refletir de forma completa e geral os valores da empresa. É o que consolida a cultura da empresa, e normalmente é o guia do programa de compliance. Uma dica tendência é incluir a voz do presidente da empresa. Isso reafirma o compromisso da direção com o compliance e com os valores em si.

Já as outras políticas podem variar dependendo da empresa. Uma avaliação de riscos, que normalmente é feita no início da construção do programa de compliance, pontua os locais de maior risco na empresa. E é com essa informação que devem ser escolhidas as outras políticas. Por exemplo, uma empresa que não possui nenhum relacionamento com a administração pública não precisa de documentos referentes a licitações. Mas se lida com fornecedores ou terceiros, precisará de normas para lidar com essas situações.

Gestão de documentos

Algumas pessoas podem acabar não dando a devida importância à gestão das políticas corporativas no compliance. Para garantir a conformidade e a organização, você precisa ter total controle sobre as versões de cada política, de quais funcionários leram e aceitaram ou não, quando isso aconteceu, a validade da política que os funcionários aceitaram, novas normas e legislações que podem influenciar esses documentos, e muito mais.

Antigamente, tudo isso era feito manualmente, com uma equipe jurídica e muito papel para ser arquivado. Mas as LawTechs estão chegando com tudo para otimizar os processos do setor e diminuindo gastos. O próprio clickCompliance é um software que faz todas as funções descritas acima e mais algumas, aumentando a produtividade do trabalho e reduzindo gastos com pessoal. E ainda tem painéis e relatórios que ajudam a medir a eficácia do programa. O custo depende do tamanho da empresa.

Outro benefício importante de uma gestão de documentos de compliance otimizada é a divulgação eficaz da cultura de ética pelos funcionários. Com uma gestão bem controlada, os funcionários estão sempre em contato com novas políticas ou atualizações.

Legislação

Provavelmente o maior perigo de gastos com a documentação de compliance é com legislações. As multas e outras sanções decorrentes de uma falha no programa de compliance podem falir uma empresa dependendo da gravidade. A principal lei brasileira que regula o compliance é a Lei Anticorrupção. A multa pode ser até 20% do faturamento bruto da empresa, mas depende de diversos fatores.  E ela inclusive permite diminuições na multa e acordos de leniência de acordo com o nível do programa de integridade. A documentação é uma prova importante do comprometimento da empresa com o programa.

De acordo com a própria lei, “Serão levados em consideração na aplicação da multa, por exemplo, a existência de Programas de Compliance, com mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta no âmbito da pessoa jurídica”.

Ou seja, só as perdas em produtividade decorrentes de uma má gestão dos documentos já é um custo alto demais para uma empresa não se prevenir. E isso sem contar o que é gasto com pessoal e, no pior dos casos, penalidades jurídicas. Se quiser saber mais sobre  o tema, veja o nosso webinar on demand sobre a gestão de documentos em um programa de compliance.

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Como fazer

Até pouco tempo atrás, o bullying no trabalho por parte de superiores era considerado normal. Dar ordens de forma grossa ou intimidadora era uma tática para garantir trabalho feito. Mas pesquisas mais recentes mostram que um funcionário que se sente confortável e acolhido no emprego acaba produzindo mais e melhor. E um programa de compliance é uma ferramenta muito eficaz para garantir uma cultura hospitaleira entre seus funcionários.

Como o bullying afeta a produtividade?

Um funcionário que sofre de bullying no trabalho não se sente à vontade e tem a tendência de faltar mais, ou de realizar as tarefas com menos ânimo. A falta de vontade de participar do crescimento da empresa também limita suas contribuições e sua criatividade na hora de resolver problemas. Esses efeitos também são válidos para um funcionário que não concorda com a filosofia ou a ética da empresa. Entra em jogo o programa de compliance.

Como um programa de compliance afeta o bullying no trabalho?

O primeiro passo é se certificar de que as suas políticas de ética especificam a contrariedade da empresa quanto a esse tipo de atitude. Um bom programa de compliance te ajuda a monitorar os aceites das políticas. Assim, os funcionários têm a certeza de que o que estão sofrendo não é permitido. Eles sabem que têm algo que os protege, e a quem recorrer. Com o programa bem estruturado, também é possível comprovar que quem cometeu o bullying (normalmente com cargo superior à vítima, provocando medo de retaliação), também estava ciente das políticas.

Compliance, cultura e comunicação

Além da documentação, como políticas de integridade, que trabalha como escudo para a vítima, é possível implantar outras medidas de compliance mais enraizadas. Essas têm o objetivo de implantar toda uma cultura ética na empresa, como combate ao bullying no trabalho e à corrupção. Através delas a empresa oferece treinamentos, que podem ser de temas como anticorrupção, integração de equipe e anti-assédio (de diversos tipos). Além disso, é recomendável criar canais de denúncia confiáveis, enviar mensagens periódicas sobre a cultura que a empresa deseja para seus funcionários, entre outros. Este tipo de programa de compliance mais completo também pode trazer alguns benefícios fora da empresa.

O nosso programa de compliance, o clickCompliance, ajuda a organizar tudo que você precisa para o compliance na sua empresa. Ele é adquirido facilmente pela plataforma Azure, da Microsoft, e é personalizado para se encaixar nas suas necessidades. Agende uma demonstração gratuita!

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Anticorrupção

A Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) já foi um grande incentivo para que as empresas começassem a rever suas políticas de integridade e ficassem mais de olho nas ações de seus funcionários. Com a Operação Lava-Jato, a insegurança e a necessidade de prevenção contra a corrupção só aumentou. E não é só entre as grandes empresas. As pequenas também sofrem com fraudes internas, lavagem de dinheiro e propinas a autoridades locais, por exemplo. A novidade da lei é que agora as empresas são efetivamente responsáveis pelas ações de seus funcionários em qualquer esquema e corrupção que beneficie, direta ou indiretamente, a empresa. Isso é independentemente de seu envolvimento e seu consentimento. As penas podem ser multas até 20% do faturamento da companhia, e pode inclusive levar à interrupção das atividades dela. A lei anticorrupção abrange principalmente as atividades relacionadas à propina, o pagamento por parte de uma empresa a um funcionário público para obter vantagens. Isso pode ser em dinheiro, objetos, viagens, etc. Também são fiscalizados: financiar, custear, patrocinar ou subvencionar os atos ilícitos; utilizar-se de interposta Pessoa Jurídica ou Pessoa Física para ocultar ou dissimular seus reais interesses, etc. Veja abaixo 5 dicas anticorrupção para empresas, grandes e pequenas, implementarem e evitarem que seus funcionários a façam sofrer as consequências.  

Compliance

O principal meio de prevenção anticorrupção das empresas é ter um bom programa de compliance, independente da complexidade do escolhido. Ele ajuda a confirmar que todos os colaboradores estão cientes de como devem agir de acordo com as regras das empresas, e comprovam através de assinaturas. A Lei Anticorrupção ainda cita que empresas que tiverem programas assim podem obter uma redução da pena, caso cheguem a ser autuadas por corrupção. E pequenas empresas também podem investir. Não precisa ser necessariamente com um departamento de compliance, mas com um profissional responsável e documentações organizadas devidamente, por exemplo.  

Treinamentos

É importante reforçar e manter a equipe atualizada com as políticas da empresa e ajudar a entender suas condutas. Assim podem criar um bom ambiente de trabalho sem agir ilicitamente. Ter treinamentos anticorrupção periódicos não só cria uma rotina de segurança, como também reforça o compromisso com o combate à corrupção.  

Canal de denúncia

Mesmo agora entendendo o que é a corrupção e o que não deve ser feito, os colaboradores precisam de um meio seguro para poder relatar o que veem. Principalmente em grandes empresas, um funcionário pode ter medo de denunciar e receber retaliações. Eles precisam saber que podem relatar ações até de membros dos altos escalões de forma anônima, e que a informação está chegando às mãos corretas. Então uma das ferramentas anticorrupção mais básicas para sua empresa é um confiável e acessível canal de denúncias.  

Pequenas ações do dia a dia

Uma recomendação é reforçar as políticas anticorrupção da empresa no dia a dia dos funcionários, sempre reforçando a ética da instituição. Por exemplo, mensagens no computador falando sobre a importância da transparência e como manter a integridade da empresa é importante. Mostrar pequenos vídeos anticorrupção e fazer curtas avaliações ou atividades também são atitudes fáceis de implantar em qualquer empresa. Tudo isso ajuda a concretizar o empenho da empresa em se manter dentro das normas.  

Políticas de integridade e o ClickCompliance

A nossa última dica anticorrupção para sua empresa é ter um controle das políticas de integridade da empresa, como código de conduta e manuais de ética. Toda empresa, independente deve ter esses documentos de forma que possam ser facilmente acessados pelos colaboradores. Eles ajudam a esclarecer aos funcionários no que consiste a corrupção. Muitas vezes eles podem nem saber que o que estão fazendo é ilícito, como aceitar ou oferecer favores ou lavagem de dinheiro. Dar bobeira com essas pequenas infrações podem ter um custo alto, principalmente para as empresas menores. Foi por isso que criamos o nosso programa ClickCompliance. Ele desburocratiza o processo de reunião de assinaturas, de monitoramento do aceite de cada colaborador completo com data, hora e login, gráficos e relatórios. Entenda o nosso programa, o ClickCompliance, que utiliza a plataforma de nuvem Azure para automatizar o controle do programa de compliance da sua empresa.

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Legislação

A Alta Direção e seu Papel fundamental no Programa de Integridade

O Avião chega ao destino se os pilotos (comandantes), não estiverem comprometidos com a rota correta? O navio desembarca no porto no qual originalmente deveria atracar se seu comandante não o fizer? O motorista do ônibus leva os passageiros ao destino correto se ele, por algum motivo quiser, desejar, ou preferir outro local como destino final? Desta mesma forma, o que adiantaria a vontade/desejo dos respectivos passageiros, tanto do avião, do navio e do ônibus em chegar ao destino se os responsáveis “comandantes” destes meios de transporte assim não o fizessem? Teríamos no mínimo situações de extrema tensão e perigo.

Por mais simplória que seja esta analogia, e transportando a mesma para o universo dos programas de Compliance/Integridade, sem o apoio da Alta direção, ou “TONE AT THE TOP”, de fato não se chega ao local pretendido, ou a rota original. Mas de fato o que isso significa, ou como verificar se a Alta Direção da Empresa está de fato engajada com o programa de Compliance?


Um efetivo programa de integridade deve partir da decisão de comprometimento da alta direção, isto é, o “tom que guia a companhia” vem do seu Presidente, Diretores, Administradores, Gestores, Gerentes, Coordenadores, enfim, independente da nomenclatura que se der, vem daqueles que estiverem no topo da cadeia de comando, os quais devem demonstrar seu engajamento com o comportamento ético e íntegro. Por isso, o comprometimento da alta direção foi elencado como o primeiro dos cinco pilares de um programa de compliance segundo a CGU (atualmente Ministério da Transparência), tendo em vista que o apoio da alta direção da empresa é condição indispensável e permanente para o fomento a uma cultura ética e de respeito às leis e para a aplicação efetiva do Programa.

Os membros da Alta Direção da empresa devem demonstrar apoio visível e comprometimento com relação à integridade e à prevenção da corrupção e demais atos lesivos previstos na Lei Anticorrupção. Tal apoio e compromisso devem se materializar de diversas maneiras e em diferentes frentes e oportunidade, em linha com as atividades cobertas pelo sistema de gestão anticorrupção da empresa. As comunicações formais dos membros da Alta Direção devem reforçar seu compromisso de conduzir os negócios de forma justa, aberta e honesta, com tolerância zero com relação à corrupção, além de relembrar aos empregados e administradores sobre as consequências das infrações, seja para o público interno ou para Terceiros a serviço da empresa.

É importante que a comunicação esclareça à Organização sobre os benefícios de dizer não à corrupção, além de fazer referência aos departamentos e profissionais responsáveis pelo Sistema de Gestão Anticorrupção e aos diferentes procedimentos e mecanismos de prevenção adotados pela empresa, incluindo canais de comunicação que garantam confidencialidade e proteção contra a retaliação. Caso aplicável, é importante que o discurso também faça alusão a compromissos públicos assumidos pela empresa, com relação à ética nos negócios e repúdio à corrupção, bem como sobre a participação da empresa em ações coletivas ou pactos setoriais contra a corrupção.

Além da comunicação, a Alta Direção deve se envolver diretamente no Sistema de Gestão Anticorrupção. Em Pequenas e Médias Empresas, pode ser importante que os membros da Alta Direção estejam pessoalmente envolvidos nas atividades relacionadas ao desenho e implantação do sistema de gestão anticorrupção e de decisões críticas sobre a prevenção à corrupção, ao passo que em grandes empresas o Conselho de Administração ou a Diretoria deve ser responsável por estabelecer as políticas de prevenção à corrupção.

Nesse mesmo sentido, segundo orientações da Controladoria Geral da União (atualmente denominado Ministério da Transparência, Controle e Fiscalização), a empresa deve assegurar que os ocupantes de cargos de média gerência tenham ciência do comprometimento da alta direção com o Programa, para que eles também apoiem a iniciativa. Entende-se como essencial que as gerências (tone of the middle) incorpore e propague os valores, regras, políticas e procedimentos de integridade em suas metas e orientações. Alguns exemplos de evidências que ajudam a indicar a existência do comprometimento da alta direção:

  • Documentos que  comprovem  o  envolvimento  direto  da  direção  ao firmar o compromisso público contra a corrupção;
  • Material relacionado a manifestações públicas da alta direção, artigos em jornal, entrevistas, mensagens no site da empresa, etc;
  • Declaração de que a alta direção participa ativamente no comitê de ética/compliance da empresa, se for o caso;
  • Comprovação de  participação  da  alta  direção  em  capacitações  e treinamentos relacionados à ética e à integridade;
  • Mensagens dos membros da alta direção aos funcionários da empresa, promovendo o comportamento ético e demonstrando o compromisso da empresa com a prevenção e o combate à corrupção (e-mails, comunicações em jornais internos, newsletter, intranet, elemídia, canais internos de TV, atas de reunião, etc.);
  • Atas de reuniões entre membros da alta direção e responsáveis pelas atividades do programa de integridade;
  • Comprovação da   participação   de   membros   da   alta   direção   nas atividades do comitê de ética/compliance;
  • Cópias de comunicações internas trocadas entre a alta direção e os responsáveis pelas atividades do programa de integridade;
  • Assinaturas de membros da alta direção em relatórios de atividades do programa de integridade.

A cultura de compliance fica caracterizada pelo compromisso da Alta Direção, que deve estruturar e promover uma política claramente articulada contra a corrupção, comunicada pela Alta Direção a toda a Organização, de forma inequívoca. A Alta Direção deve demonstrar sua adesão integral à política proposta e disseminá-la a toda a Organização. Assim, tal como o comandante de um avião que além de planejar, deve levar os passageiros ao destino final e fazer todas as ações para se manter na rota, da mesma forma a Alta Direção além de planejar, deve colocar em práticas as ações necessárias para implementação e manutenção do programa de integridade na sua empresa.

O engajamento e a conduta dos líderes, norteiam os demais membros da equipe. Por tal razão, é que o comprometimento da alta administração resultou na sua seleção como primeiro pilar de um efetivo programa de integridade, e sem dúvida, parte fundamental no sucesso e manutenção do Programa.  

Arthur Dorigo é Advogado, pós-graduado em Direito Ambiental e em Gestão de QSMS, Óleo e Gás. Nos últimos anos se especializou na Área de Compliance Anticorrupção, participou da primeira turma do Curso de Formação em Compliance Anticorrupção para o Setor de Energia – Instituto Brasileiro de Petróleo, Gás e Bio Combustíveis (IBP). É Auditor Líder nas Normas ISO
Líder SIG ISO19.600:2014 (Compliance) e ISO 37001:2016 (Antissuborno). Gerente de Produto (Jurídico) na BRA CERTIFICADORA e responsável pelo desenvolvimento e implementação do Programa de Certificação de Sistemas de Gestão Anticorrupção da BRA Certificadora e de todo o portfólio de serviços na área de Compliance da empresa.
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Anticorrupção
Uma das definições mais usadas para corrupção é o “abuso do poder confiado para fins privados”. Na falta de uma definição jurídica mundial, esta forma simples e conveniente engloba uma série de atos ilícitos e reconhece a dimensão do conceito. Apesar disso, não pretende enumerar ou delimitar o termo com a precisão necessária.

De fato, o mercado tem dificuldades em estabelecer uma definição geral. Atos como suborno de um servidor público para conseguir um contrato, por exemplo, podem ser mais difíceis de serem reconhecidos. A imagem do suborno inserida na mente da população onde malas de dinheiro são ofertadas é antiga. Nos dias de hoje, a corrupção é muito mais sutil. Assim, fica cada vez mais difícil de ser reconhecida pelos colaboradores.

O limite entre práticas ilícitas e corruptas pode ser bastante indefinida e gerar confusão. Por exemplo, oferecer brindes, ingressos e convites para eventos é uma prática comum e perfeitamente lícita em situações quando o objetivo é manter boas relações comerciais. Porém, é errado oferecer esse tipo de regalia para influenciar em decisões. Essas pequenas sutilezas só prejudicam quando se põe em cheque uma definição para corrupção. Esses tipos de situações podem ser usadas, intencionalmente ou não, como desculpa para um comportamento ilegal. Baseadas nisso, as empresas devem reconhecer e passar a reconhecer este desafio. Dessa forma, fica mais fácil pelo fato de que poderão oferecer orientação e apoio aos colaboradores.  

É responsabilidade de todos

Corrupção é ilegal e deve ser sempre proibida e punida quando descoberta. Não importa sua proporção e seu nível de envolvimento. Todos colaboradores devem entender que o combate à corrupção é de responsabilidade geral e não apenas do alto escalão.

Ignorância não é justificativa

As estruturas jurídicas internacionais de combate à corrupção partem do pressuposto de que o desconhecimento das leis é irrelevante no momento em que as violações são descobertas e vão para julgamento. É muito importante que a empresa instrua seus funcionários com as leis referentes ao seu trabalho para que não ocorra nenhum problema futuro. Assista ao Webinar “Compliance e Legislação Anticorrupção na era digital” e veja como estruturar um programa de compliance na sua companhia e como a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo.

Fonte: Cartilha Alliance for Integrity, pgs 4 e 5

 

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