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Como fazer
O mundo está passando por um momento totalmente inédito, e isso tem tido consequências para as empresas e as relações de trabalho. A pandemia do COVID-19 (Coronavírus) tem obrigado pessoas a ficarem de quarentena em suas casas. Mas como fica o trabalho, e como fica a produtividade das empresas?

O home office e a quarentena

Este momento que estamos vivendo é único por um motivo muito importante: a tecnologia e a digitalização não só no trabalho, mas da vida. Isso permitiu que pessoas ao redor do mundo acessassem informações em tempo real, ajudando a implementar medidas de contenção drásticas, mas mais rápidas e eficazes.

Além disso, é a primeira vez que o mundo passa por uma situação como essas tendo tecnologias como a nuvem para trazer tudo do mundo de fora para as suas casas. Isso inclui não só toda a seleção de filmes e séries através do streaming, por exemplo, como o ambiente de trabalho também.

É importante notar que o home office, apesar de ter sido uma obrigação repentina durante a pandemia, já é um modelo de trabalho que tem crescido nos últimos anos. Uma pesquisa do International Workplace Group (IWG) nos Estados Unidos mostrou que 83% das empresas do país introduziram uma política de trabalho flexível ou planejam adotar uma.

Continuar trabalhando normalmente de casa nunca foi tão fácil, e, no entanto, muitas empresas ainda não têm a estrutura adequada para todos os seus setores fazerem isso. Por exemplo, setores mais administrativos podem ter acesso a todos os seus documentos na nuvem do Microsoft Office ou do Google.

Mas como ficam setores como o compliance, que possuem diversas atividades específicas que não são facilmente feitas nessas plataformas já existentes, ou que ainda são burocráticas e antiquadas, utilizando ainda muito trabalho manual?

Basicamente, o COVID-19 tem levantado uma pergunta importante: como é possível para o compliance manter seus programas e suas atividades de casa, e como pode atingir funcionários que muitas vezes nem chegam a ir para o escritório fisicamente, como é uma tendência cada vez maior?

O desafio do home office para o compliance

O COVID-19 é apenas um exemplo que nos leva a refletir sobre como fica o trabalho remoto para o nosso setor. O compliance é um trabalho que envolve muito documento. Sejam códigos ou políticas, formulários, procedimentos e relatórios, a gestão deles costuma ser física e presencial.

O compliance solicita assinaturas de funcionários, distribui políticas da empresa, consegue a aprovação de novos documentos da cadeia hierárquica e pede o preenchimento de diversos formulários. Mas e para o funcionário em home office? E quando o próprio compliance está em home office e ninguém pode se encontrar?

Ainda mais difícil é a realização de treinamentos. Eles são um dos pilares principais do programa de integridade, e leis como a Lei Anticorrupção e a LGPD falam de sua importância para o compliance.

Para o home office, isso se torna um problema. Como, afinal, você vai fazer o controle de quais treinamentos foram dados, quem fez qual, quem passou ou não, se você não pode se encontrar com os funcionários?

E mesmo que seja em um esquema “vídeo aula”, você tem as ferramentas para garantir que o controle seja igualmente eficaz para todos os funcionários?

Mas e o VPN?

O que as pessoas do compliance têm nos relatado é que usam o VPN (Virtual Private Network, ou Rede privada virtual). Basicamente, você consegue acessar uma rede interna, de uma empresa por exemplo, através de uma rede na sua em casa.

O problema que têm acontecido com as empresas agora é que a VPN não foi preparada para o enorme tráfego de dados que tem ocorrido de repente com o home office obrigatório. 

Isso significa que as pessoa têm tido problemas para usar e, em alguns casos, as empresas estão limitando o uso do VPN apenas para funções essenciais. E, como sabemos, na maioria das vezes isso não inclui o compliance.

O VPN é um bom quebra-galho para situações inesperadas em que um ou outro funcionário terá que trabalhar remotamente, ou quando a empresa já está preparada para o uso massivo dessa tecnologia.

No entanto, a nuvem é a tecnologia mais indicada para o trabalho remoto por alguns motivos: a úncia coisa necessária é acesso a internet, é escalável e pode abarcar quantos usuários precisar sem maiores dificuldades, e existem soluções específicas para facilitar o trabalho de cada setor.


A solução

Transformação Digital

A transformação digital é a principal estratégia que poderia ter tornado a transição das empresas para o home office mais tranquila. Esse princípio se baseia na transição de todas as operações e comunicações das empresas para o meio digital.

Isso é importante hoje em dia devido ao novo comportamento das pessoas, de funcionários a consumidores, cujas vidas e comportamentos têm sido cada vez mais no meio digital. Por isso, empresas deveriam estar se adaptando a essa transformação.

Para fazer isso, um dos passos é transferir todos os processos, operações e, mais importante, comunicações, da empresa possíveis para um mundo digital e em nuvem. Assim poderiam ser acessados de qualquer lugar através do computador.

Um dos efeitos disso é que, desde que o funcionário tenha um computador e acesso à internet, poderia acessar todo o seu trabalho. Ou seja, poderia trabalhar de casa facilmente assim que fosse necessário.

O problema é que ainda existem muitas empresas ou setores específicos que estão atrasados em sua transformação digital, um problema evidenciado em situações como a que estamos vivendo.

O clickCompliance

Hoje em dia não existe desculpa para não estar igualmente produtivo em casa e no escritório. Existe uma infinidade de soluções disponíveis para garantir a transformação digital das empresas e de todos os seus setores.

O clickCompliance é um software em nuvem, como os aplicativos do Office 365, por exemplo. É possível acessar ele de qualquer lugar e tudo é sincronizado e atualizado automaticamente.

Além disso, ele foi pensado justamente para resolver os problemas manuais do dia a dia do profissional de compliance. Em relação a documentos, temos o módulo de gestão de documentos. Cobra aceites de políticas digitais, controla a validade das políticas e muito mais.

Já em relação ao preenchimento de formulários, o módulo de formulários de compliance permite montar seu formulário digital, e ele automaticamente solicita o preenchimento dos funcionários.

Nosso módulo de treinamentos de compliance é pensado para ser engajador e acessível a qualquer momento. O sistema pede que funcionários assistam e mostra relatórios de desempenho.

Vamos fazer um webinar para explicar como o compliance pode usar a transformação digital em tempos de home office. Se inscreva!

 
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Formulários de Compliance
Os processos internos são uma parte da estrutura básica de um programa de integridade. E um desses processos internos mais importante é o formulário de Compliance. Existem diversos tipos de formulários e abaixo vamos listar os principais.

Conflito de Interesses

Esse é o mais conhecido e mais básico formulário de Compliance. Ele serve para que a empresa tenha o registro de que o funcionário não possui nenhum tipo de conflito de interesses dentro da empresa.

Isso é um tema especialmente relevante para empresas que tenham sedes em cidades pequenas. Por exemplo, empresas do setor agro, que possuem diversas unidades em cidades menores.

E por que isso é um problema para essas empresas? Quem já morou em cidade pequena sabe que todo mundo conhece todo mundo. E, em muitos casos, não só conhecem, como são parentes uma da outra.

Assim, é comum que várias dessas pessoas trabalhem na mesma empresa. A empresa precisa tomar cuidado para que esses funcionários estejam em cargos e equipes não conflitantes.

Isso é apenas um exemplo de empresas que precisam de um formulário de conflito de interesses. Mas pode existir um caso de parentesco em qualquer empresa, então não deixe de recolher esse formulário.

Registro de Brindes

Uma situação perigosa que toda empresa deve ter em mente é a entrega ou o recebimento de brindes.

É importante que o Compliance esteja sempre ciente de casos de brindes, principalmente para regular se a entrega ou recebimento foi ético.

A principal forma de controlar e avaliar esses recebimentos sem ter que ativamente buscar saber se houve esse tipo de contato é com um formulário de registro.

Todo funcionário que receber ou dar um brinde deve ativamente preencher ele e submeter no Compliance.

Após a análise do registro, o Compliance pode decidir se a situação é regular, ou se terá que tomar alguma atitude interna.

Pessoa Politicamente Exposta

O terceiro formulário de Compliance é o PPE, ou Pessoa Politicamente Exposta. PPE’s normalmente são os stakeholders de mais alto risco na empresa. Além de serem muito suscetíveis a se envolverem em atos ilícitos, como propina e corrupção, suas atividades são fortemente vigiadas por agências reguladoras.

Ainda por cima, a definição de Pessoa Politicamente Exposta é muito abrangente. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) na resolução número 16 de 28 de março de 2007, Artigo 1 – Parágrafo 1º:

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, é importante seus funcionários entenderem que, mesmo que não sejam um ocupante óbvio de cargo público, pode ser que ainda sejam uma PPE. Portanto, precisariam declarar isso no formulário.

Para que os funcionários estejam bem cientes desse risco, recomendamos fazer treinamentos para conscientizar funcionários. Afinal, por essa definição, até parceiros, parentes, funcionários, etc. de agentes públicos podem ser uma PPE.

Não é incomum vermos surgir, após investigações, exemplos dessas pessoas sendo parceiras de ocupantes de cargos públicos em esquemas de corrupção.

São aqueles que possuem contatos em empresas, guardam dinheiro, lavam dinheiro para o agente público, etc.

Compliance em Processo Seletivo

A última dica de formulário é um formulário sobre compliance para a contratação de novos funcionários. Esse tipo de documento pode fazer uma diferença enorme na cultura da sua empresa.

Isso porque, ao “testar” a ética e integridade durante o processo seletivo, você traz para a sua empresa pessoas que já tem a cultura corporativa que o compliance tanto busca e tenta implementar.

E isso vale para novos recrutas dos níveis mais iniciantes aos mais sêniores (diretores, conselheiros, etc.).

Esse tipo de formulário é como uma “prova” da integridade da pessoa, e deve ter questionamentos sobre como ela agiria em situações de moral duvidosa.

Alguns exemplos mais difíceis incluem se a pessoa denunciaria um amigo que ela suspeita de corrupção.

Esse é, inclusive, o único tipo de formulário de compliance que não pode ser automatizado no nosso módulo de formulários, por ser preenchido por uma pessoa que ainda não pode fazer parte do sistema da empresa.

 
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Fique por Dentro
Governança corporativa e compliance são duas estratégias muito importantes para a gestão e administração de uma empresa. São conceitos que contribuem para a longevidade e qualidade do negócio.

No entanto, às vezes é difícil entender a diferença entres eles. Diferenciar é importante para você conseguir, por exemplo:

  • Escolher qual a melhor estratégia para os objetivos da sua empresa
  • Decidir em qual das duas áreas você quer atuar
  • Saber qual das duas (ou nenhuma, ou as duas) é aplicada na sua empresa

Além disso, vamos abordar outro conceito importante: o programa de integridade, que costuma ser confundido com o compliance. Por isso, também vamos explicar onde ele se encaixa na estratégia da gestão da empresa e quais as suas particularidades.

O que é a governança corporativa?

A governança corporativa é uma estratégia mais ampla. Seu objetivo amplo é garantir a confiança dos stakeholders da empresa. Ou seja, mostrar para acionistas, clientes, fornecedores, o governo, seus funcionários e muito mais que a empresa é confiável.

Para conseguir fazer isso, a governança corporativa propõe objetivos menores, o de gerir a empresa com base em 4 fundamentos da governança corporativa:

  • Transparência: estar aberto a atender perguntas e demandas de stakeholders e ter meios de mostrar seus processos. Gera confiança e segurança.
  • Equidade: cobrar deveres e dar direitos a todos os stakeholders, sem diferenciação. Ou seja, tratar acionistas e clientes finais com o mesmo respeito.
  • Prestação de contas: estar disposta a se responsabilizar plenamente pelos seus atos. Mostra responsabilidade e preocupação.
  • Responsabilidade Corporativa: crescer e fazer negócios de forma eficiente, sustentável e também responsável.

O que é o programa de compliance?

O programa de compliance já é uma estratégia um pouco mais específica. Em vez de focar em cultura geral da empresa e da sua apresentação para stakeholders, o compliance foca em manter a empresa de acordo com normas e leis.

Ou seja, a governança corporativa e compliance podem ser divididos em um objetivo principal e objetivos menores que possibilitam o primeiro. No caso do compliance esse objetivo principal é estar em conformidade com todas as normas e leis.

Para alcançar isso são instituídos processos e estratégias seguindo os 9 pilares de um programa de compliance:


Através do apoio da alta administração, de controles, treinamentos, auditorias, etc., a empresa consegue estar (e provar que está) em conformidade com todas as leis que dizem respeito a ela.

Dependendo da empresa, podem existir programas de compliance mais específicos, como compliance ambiental, compliance imobiliário, compliance tributário, compliance trabalhista, compliance anticorrupção, etc.

Já em algumas empresas não é necessário ter processos e controles para cada um desses tipos específicos, podendo focar em processos e leis mais gerais. Por exemplo, a Lei Anticorrupção, que abrange todos os tipos de empresa.

Então qual a diferença entre governança corporativa e compliance?

Que conclusão podemos tirar disso? A governança corporativa tem o objetivo de mostrar confiabilidade e responsabilidade aos stakeholders. O programa de compliance é justamente uma das formas de fazer isso. Portanto, o programa de compliance pode ser uma parte de uma estratégia maior de governança.

Mostrar os processos que a empresa mantém para estar em conformidade com leis (o programa de compliance) diminui drasticamente as chances de multas, desvalorização, falência ou problemas com reputação. Tudo isso pode afetar a confiança dos stakeholders na empresa.

Mas é importante lembrar que a governança como um todo ainda pode conter outros programas e estratégias.

O que é o programa de integridade?

Já o programa de integridade é outro conceito que pode ser confundido com programa de compliance. A diferença está, novamente, no objetivo.

Enquanto o compliance foca em estar em compliance com leis e normas, a integridade foca na prevenção a atos ilícitos e antiéticos cometidos por funcionários ou terceiros.

O programa de integridade é focado nesses colaboradores que representam a empresa, e busca criar uma cultura de ética e integridade entre eles para minimizar riscos que vêm com a corrupção ou falta de compliance.

Ou seja, atacar problemas como corrupção pela raiz do problema, na cultura da empresa e dos colaboradores. Isso é feito conforme os 5 pilares do programa de integridade:

  • Comprometimento e apoio da alta direção
  • Definição de instância responsável
  • Análise de perfil e riscos
  • Estruturação das regras e instrumentos
  • Estratégias de monitoramento contínuo

Como programas de compliance e integridade se relacionam?

Como entre governança corporativa e compliance, o programa de integridade pode ser uma das formas de atingir o objetivo do compliance. Por exemplo, uma das consequências da falta de compliance são irregularidades e corrupção na empresa.

Já uma das formas de corrigir é buscar resolver o problema da falta de compliance com normas e políticas corporativas, como códigos de ética, através de um programa de integridade.

Ou seja, no final, temos a seguinte relação entre os três conceitos abordados:

Governança corporativa, e programa de compliance
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Funcionalidades, LGPD
A LGPD tem estado no topo da lista de preocupações de executivos e profissionais de Compliance. Tanto que 78% dos executivos avaliaram a privacidade de dados como um dos principais riscos do Compliance, de acordo com a Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil 2019 da KPMG. Em 2015, somente 65% apontaram esse risco.

Somada à Lei Anticorrupção, essa lei intensificou ainda mais a necessidade de ter programas de Compliance que seguem as indicações e sugestões das legislações e dos órgãos nacionais. Abaixo, vamos explicar como o clickCompliance ajuda a sua empresa a estar em conformidade com a LGPD a partir de trechos retirados do próprio texto da Lei.

Evidência de comprometimento

No artigo 50, parágrafo 2, inciso I da LGPD, são listadas algumas boas práticas e diretrizes para o seu programa de Governança Corporativa. Abaixo vamos explicar como o clickCompliance ajuda a cumprir os principais pontos.

I – implementar programa de governança em privacidade que, no mínimo:

a) demonstre o comprometimento do controlador em adotar processos e políticas internas que assegurem o cumprimento, de forma abrangente, de normas e boas práticas relativas à proteção de dados pessoais;

Aqui, deixa claro que o controlador (a empresa) precisa ter evidências que comprovem que ela está comprometida em desenvolver um programa de Compliance que preza pela proteção de dados.

Já o inciso II também explicita a necessidade de ter indicadores e evidências sobre o programa à prontidão quando a ANPD ou qualquer órgão “responsável por promover o cumprimento de boas práticas”, pedir.

II – demonstrar a efetividade de seu programa de governança em privacidade quando apropriado e, em especial, a pedido da autoridade nacional ou de outra entidade responsável por promover o cumprimento de boas práticas ou códigos de conduta, os quais, de forma independente, promovam o cumprimento desta Lei.

E como o clickCompliance faz isso? Nossos dashboards administrativos mostram todos os dados da plataforma de forma simples e acessível. Podem ser segmentados de diversas formas (por área dos funcionários, por política corporativa, etc.), e estão sempre atualizados com a base de funcionários.



Atualização e monitoramento

Já a Lei também estabelece como boa prática para proteção de dados que o programa de Compliance seja atualizado sempre e melhorado conforme seja monitorado e avaliado.

I – implementar programa de governança em privacidade que, no mínimo:

h) seja atualizado constantemente com base em informações obtidas a partir de monitoramento contínuo e avaliações periódicas;

Para isso, o uso da tecnologia torna o trabalho muito mais fácil e preciso. Como faz isso? Primeiro, é possível fazer o acompanhamento das ações do seu programa de Compliance. O clickCompliance responde algumas perguntas como:

  • Os funcionários estão realizando denúncias?
  • As denúncias estão sendo investigadas e concluídas?
  • Quais departamentos não estão lendo e aceitando as políticas corporativas?
  • Quais treinamentos de Compliance estão tendo o pior resultado?

clickcompliance LGPD


Depois, a área administrativa pode ser acessada com facilidade para fazer as alterações necessárias nos treinamentos, na frequência de envio de lembrete para que funcionários aceitem a política, etc.

O design feito com utilizando técnicas de UX (experiência de usuário) fazem com que as atualizações constantes sejam rápidas e menos trabalhosas.

Basicamente, o clickCompliance cobre os pontos mais fundamentais que a LGPD requere quanto à criação do programa de Governança e Integridade, e está de acordo com as principais boas práticas. Que tal marcar uma demonstração sem compromisso para ver a plataforma em uso e com mais detalhes?

 
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Fique por Dentro
Estamos entrando em uma nova década, e esse é o momento perfeito para renovar e redobrar os esforços e ânimos com os Programas de Compliance. A seguir listamos as nossas apostas para as maiores tendências do Compliance em 2020 para você não só ter um Programa de Compliance, como torna-lo cada vez melhor.

Segurança de dados

Legislações sobre a proteção de dados estão colocando a segurança de dados no radar dos profissionais de Compliance. A entrada em vigor da LGPD está programada para o ano que vem, mas 84% das empresas ainda não estão bem adequadas para a chegada dela. Por isso, a corrida para se preparar para a nova lei deve ser uma forte tendência em 2020.

Será necessário criar fortes laços com o setor de TI, conhecer e contratar funcionários especializados, como o Data Protection Officer (DPO) e estar por dentro da criação da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Inteligência Artificial

A Inteligência Artificial é uma tecnologia que vem se desenvolvendo com força em todos os setores. No entanto, novos projetos e incentivos estão estimulando a chegada da Inteligência Artificial no setor jurídico.

Para se manter atualizado e até à frente da curva, o Compliance deve começar a pesquisar e implementar ferramentas e tecnologias mais sofisticadas. Elas serão um complemento às estruturas já mais maduras dos Programas de Compliance.

Big Data e análise de dados

A I.A e o Big Data andam lado a lado. Com programas de Compliance cada vez mais complexos, o volume de dados que os Compliance Officers terão ao alcance só vai aumentar.

Esses dados vão ser muito úteis e vão ajudar a aprimorar o Compliance. O trabalho pode ser mais minucioso e efetivo quando ferramentas de Big Data analisam milhares de dados muito mais rápido, e identificam irregularidades em questão de segundos.

Equipes colaborativas

Outra consequência da adoção de novas tecnologias é a tendência de ter equipes mais colaborativas. Enquanto ferramentas estão ocupadas realizando tarefas manuais, os profissionais podem pensar juntos em estratégias.

Isso é uma tendência não só do Compliance, como do trabalho em geral. Equipes mais humanizadas e a integração entre áreas e tipos de profissionais deve marcar o modelo de trabalho em empresas na próxima década.

Conhecimentos técnicos

É claro que não será exigido nenhum conhecimento muito complexo ou profundo sobre questões técnicas. No entanto, ao estar em cada vez mais contato com tecnologia no dia a dia, e com preocupações com segurança digital e dados, etc., os Compliance Officers terão que conhecer um pouco melhor o que acontece por trás da tecnologia.

Indicadores e métricas

Com tudo isso, vamos ter um acesso muito maior a dados e indicadores. Por isso, procure conhecer melhor o Business Intelligence (BI), por exemplo. Pesquise ferramentas que te ofereçam os indicadores mais úteis para o seu Programa de Compliance.

Ter indicadores e evidências cada vez mais sofisticados é uma consequência não só do acesso a muitos dados e de ferramentas de mineração (Big Data), como da inteligência cada vez maior de ferramentas, que conseguirão extrair informações organizadas e relevantes para sua empresa.
Ao usar dados sobre seu Programa de Compliance, você poderá direcionar melhor custos, esforços e estratégias, tornando o Compliance da empresa mais eficiente.

Eficiência e produtividade

Tudo isso levará a uma maior eficiência e produtividade do setor de Compliance. A primeira etapa de implementação e estruturação já se foi. O início de uma nova década será o momento de abraçar as novidades e buscar refinar a qualidade do programa de Compliance.
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Como fazer, Governança de Documentos
A base de um programa de Compliance é composta pelas políticas corporativas da empresa. Elas precisam ser pensadas com cuidado, e escritas de forma simples, para que todos os funcionários entendam. A seguir, vamos falar de 4 dicas que empresas devem usar em políticas de viagens corporativas.

Consulte os setores que fazem viagens corporativas

Existem diversos exemplos de políticas de viagens corporativas que podemos usar como base na hora de criar uma da própria empresa. No entanto, ninguém sabe mais sobre as dificuldades e necessidades específicas que a sua política precisa cobrir do que os funcionários que fazem viagens pela empresa.

Não só eles têm experiência com o tipo de viagem que costuma ser feito, como podem pontuar pontos fracos em políticas já existentes. Assim você pode adequar ela de acordo com necessidades reais.

Além disso, uma boa prática para políticas em geral é ter poucas páginas para facilitar a leitura e entendimento. Isso é mais um motivo para usar a experiência de quem precisa fazer viagens pela empresa. Vai te ajudar a entender e escolher quais os problemas mais frequentes que precisam ser priorizados na política.

Inclua procedimentos de segurança

Uma boa política corporativa de viagem vai se preocupar com a segurança dos funcionários. Para isso, inclua uma seção sobre procedimentos que o viajante deve seguir antes e durante a viagem.

Por exemplo, um requerimento básico é o preenchimento de informações de contato em casos de emergências. Esse documento deve ser obrigatório, e também deve incluir o endereço da hospedagem e os dias e horários de compromissos marcados.

Detalhe também um passo a passo que o viajante deve seguir em casos de emergência, como entrar em contato com filiais da empresa, embaixadas (se a viagem for internacional), etc.

Além disso, um direito importante do funcionário é o seguro viagem. Isso pode ser uma ferramenta útil para evitar maiores despesas e transtornos se alguma coisa acontecer durante a viagem.

Explique as condições de compra de passagens

Ter um processo e condições de compra de passagens ajuda a empresa a garantir preços razoáveis e eficiência na hora de fazer a compra. No entanto, é preciso tomar cuidado para não limitar demais as possibilidades do funcionário e tornar o processo muito longo e burocrático.

Um exemplo é ter um fluxo de aprovação da compra. Tenha cuidado para que passe apenas pelos superiores mais necessários. Por exemplo, o superior direto do funcionário e o gerente financeiro. Também não custa nada incluir alguém do Compliance nessa aprovação para verificar irregularidades.

Outro controle que a empresa deve estabelecer é antecedência mínima para compra de passagens antes da viagem. Isso ajuda a manter os preços das passagens mais baixos, já que quanto mais perto da viagem, mais caro é.

Ainda por cima, o processo de aprovação pode não ser tão rápido assim, então é bom deixar um tempo para que o fluxo aconteça tranquilamente.
Outra dica é sugerir um único local de busca e reserva de passagens. Assim, a empresa tem um controle maior de médias de preços e de onde o funcionário conseguiu achar a passagem.

Isso é importante para evitar que ele não declare um preço mais alto ou mais baixo do que a empresa realmente vai pagar, e facilitar em investigações internas, se houver.

Explique o processo de cancelamento de viagem

Um problema sério que pode gerar muita dor de cabeça e burocracia se não houver um procedimento certo é cancelamento ou adiamento da viagem. Deixe claro o que o funcionário deve fazer, quais os prazos e quais os contatos de quem pode ser acionado se acontecer.

Algumas dicas são, por exemplo, antecedência máxima para remarcar ou cancelar uma viagem. Isso porque, dependendo do transporte e da empresa, podem haver multas e tarifas que alguém (nem sempre a empresa) terá que pagar.

Esses custos adicionais precisam ter um responsável por pagar definido na política. Poderia ser ou o próprio funcionário, dependendo das circunstâncias, ou algum setor da empresa.


 
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