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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Legislação, LGPD, Programa de Integridade
O aumento das interações no ambiente on-line evidenciou a necessidade de segurança dos dados pessoais. Redes sociais, aplicativos e sites recebem diariamente um grande volume de informações de seus usuários.

O tratamento inadequado pode implicar no vazamento deste tipo de conteúdo, trazendo riscos para as pessoas e perda de credibilidade para as empresas.

Neste contexto, o Brasil instituiu a lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que “dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, como informa o texto da legislação.

Desta forma, as empresas precisam comprovar o comprometimento com a segurança e a integridade dos dados de clientes, funcionários e parceiros. Essas informações podem constar em cadastros, mailings, pesquisas, relatórios, contratos e outros meios.

Entendendo a relação entre LGPD e compliance

A LGPD é apontada por especialistas como um marco para o desenvolvimento de uma nova cultura nas organizações, pautada na segurança digital.

Considerando que o trabalho do compliance consiste em garantir que as empresas estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes, ambos estão diretamente relacionados.

Estar em compliance com a LGPD significa adequar a rotina e os processos ao texto da lei e, assim, inserir a empresa nessa nova cultura organizacional. Essa adequação garante maior segurança aos clientes, funcionários e parceiros, além de benefícios para as empresas, como veremos adiante.

O que diz a LGPD

A LGPD é dividida em dez capítulos e 65 artigos. O texto tem entre seus principais fundamentos o respeito à privacidade; a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem; o desenvolvimento econômico, tecnológico e a inovação; a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor; os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania.

Dentre as suas determinações, está a obrigatoriedade da criação de um programa de governança em privacidade. Mas não basta apenas instituí-lo, é preciso comprovar o comprometimento com boas práticas para o tratamento e a segurança de dados pessoais. 

Além disso, o texto pontua que a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e outras entidades podem solicitar essas comprovações quando acharem necessário. Este é um dos apontamentos da legislação que mostra a necessidade de esse trabalho ser contínuo e eficiente.

Ainda nesse mesmo sentido, outro aspecto descrito na lei é a determinação de que o programa de governança em privacidade seja atualizado frequentemente a partir das informações obtidas pelo trabalho de monitoramento e avaliação periódica das ações estabelecidas dentro da empresa.

Como estar em conformidade com a LGPD

A adequação à LGPD ainda tem desafiado muitas empresas, afinal, trata-se de uma legislação recente. Sancionada em agosto de 2018, ela entrou em vigor dois anos depois, em agosto de 2020. No entanto, as multas e sanções passaram a ser aplicadas desde o dia 1º de agosto de 2021. Veja como se adaptar:

  • Faça um mapeamento dos fluxos de dados: identifique as operações internas que estão relacionadas à captação e ao tratamento de dados pessoais de clientes, funcionários e parceiros.
  • Organize os dados que foram levantados: após mapear as operações que envolvem dados pessoais, é preciso analisar esse material e classificá-lo de acordo com a relevância e a finalidade. Aproveite para eliminar informações duplicadas, inválidas ou que não são usadas pela empresa.
  • Tenha políticas de proteção: para estar de acordo com a LGPD, também é imprescindível que a empresa estabeleça políticas de proteção de dados pessoais para manter as informações seguras. Essas diretrizes devem ser informadas tanto para o público interno (funcionários) quanto para o externo (clientes e parceiros).
  • Revise os termos e políticas: caso a empresa tenha elaborado termos de uso, políticas de privacidade e contratos antes da LGPD, será necessário revisar esse material para adaptá-lo às novas regras.
  • Envolva a equipe: para uma empresa estar em compliance com uma determinada legislação, é preciso que todos os funcionários sigam as diretrizes criadas. Divulgue as informações sobre a LGPD e as ações da empresa para se adequar à lei nos canais de comunicação interno e realize treinamentos que permitam fixar essas regras e engajar os profissionais.
  • Escolha as ferramentas corretas: verifique se as ferramentas que a empresa dispõe para o tratamento de dados pessoais estão em conformidade com a LGPD. Há muitas soluções tecnológicas disponíveis que podem ajudar nessa adaptação. Uma recomendação é a implantação de um canal de denúncias, mecanismo que contribui para identificar, investigar e combater possíveis irregularidades.
  • Faça monitoramentos periódicos: o trabalho do compliance é contínuo, feito no dia a dia da empresa. Por isso, é fundamental acompanhar o andamento das ações que foram implantadas. Isso, inclusive, é uma exigência da LGPD.
  • Lembre-se de comprovar as boas práticas: adote ferramentas que possibilitem o registro das ações internas que foram criadas, do repasse das informações aos funcionários e do trabalho de avaliação periódica.

Vantagens de adaptar-se à LGPD

Adequar a rotina e os processos à LGPD garante muitos benefícios para a empresa. O primeiro deles é a segurança jurídica de estar em conformidade com a lei. Outro aspecto positivo é evitar sanções e o prejuízo financeiro. A multa pelo descumprimento da legislação pode chegar a R$ 50 milhões.

Outra vantagem é o fortalecimento da credibilidade no mercado, uma vez que estar de acordo com a lei oferece maior segurança para clientes, funcionários e parceiros. Os casos de vazamentos de dados pessoais são responsáveis por danos à imagem e à reputação de empresas.

Todas as empresas, independente do porte ou do setor de atuação, devem estar em conformidade com a LGPD. Em caso de dúvidas, busque auxílio de profissionais que possam orientar sobre a adequação prática aos termos da lei. 

O clickCompliance é um software de compliance que realiza a gestão do programa de integridade por meio da gestão e automação de processos. A ferramenta possui várias funções que contribuem para o atendimento à LGPD.

Para mais informações, entre em contato com a gente!
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Anticorrupção, Canal de Denúncias, Governança de Documentos, Programa de Integridade
O programa de integridade pode ser compreendido como a área do compliance que atua no combate à corrupção. Em tese, tem o objetivo de prevenir, identificar e combater fraudes, irregularidades e outros atos ilícitos.

Com a sociedade cada vez mais atenta à postura das empresas e o ambiente regulatório mais demarcado, zelar pela integridade tornou-se uma prática de rotina.

A importância de se ter um setor de compliance e adotar um programa de integridade vem sendo cada vez mais discutida. Mas quais são os reais benefícios? 

Um trabalho eficiente direcionado às práticas de compliance e de integridade é capaz de contribuir de forma muito positiva para o seu negócio. Compreender esses impactos é o primeiro passo para se planejar.

12 motivos para implantar um programa de integridade

  1. Garantir a segurança jurídica: a proposta do compliance é fazer com que as empresas cumpram o que é determinado por leis e regulamentações. No caso do programa de integridade, podemos destacar a conformidade com a leis nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa); nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD); nº 9.613/1998 (Prevenção à Lavagem de Dinheiro); e nº 12.529/2011 (Defesa da Concorrência – Lei Antitruste).
  2. Prevenir riscos: a primeira etapa do trabalho de um setor de compliance é compreender todas as legislações e regulamentações que impactam a empresa. Feito isso, serão mapeados os riscos corporativos e criadas as normas internas que deverão ser seguidas por todos os funcionários a fim de evitar irregularidades.
  3. Identificar problemas com terceiros: o mapeamento de riscos corporativos também inclui o público externo da empresa, como fornecedores e investidores. O Due Diligence é a prática de analisar esses perfis para evitar o relacionamento com pessoas e empresas envolvidas em escândalos de corrupção, fraude, lavagem de dinheiro, dentre outras irregularidades.
  4. Conscientizar e engajar funcionários: para que as normas estabelecidas dentro da empresa sejam eficientes é necessário o envolvimento de todos os funcionários, independente do cargo. Além de conscientizar os profissionais, isso promove o sentimento de pertencimento e a maior participação no dia a dia da empresa.
  5. Conservar uma boa reputação: com o setor de compliance e a adoção de um programa de integridade, a empresa demonstra uma postura mais ética, transparente e responsável, o que contribui para uma boa reputação diante dos diferentes públicos.
  6. Eficiência operacional: uma boa reputação é capaz de aumentar a satisfação dos funcionários. Uma equipe motivada resulta em aumento da produtividade e, consequentemente, da eficiência dos processos.
  7. Vantagem competitiva: para o público externo, uma empresa com boa reputação, que valoriza a ética e a transparência, tem um diferencial no mercado diante da concorrência.
  8. Maior interesse dos investidores: outro efeito de uma boa reputação para o público externo está relacionado ao aumento do potencial para atrair investimentos. O mercado financeiro também se mantém atento à postura das empresas.
  9. Evitar prejuízos: além de possíveis danos à imagem da empresa, o descumprimento de leis e o envolvimento em práticas corruptas implicam multas e ações judiciais que podem provocar grandes perdas financeiras.
  10. Combater irregularidades: o programa de integridade tem a função de combater práticas irregulares no ambiente corporativo. Uma vez que este tipo de situação seja detectada, será aberto o processo de investigação e, em caso de confirmação, serão adotadas as medidas cabíveis estabelecidas pela empresa para a resolução do problema.
  11. Aumento da qualidade de produtos e serviços: o cumprimento das normas de qualidade, aliado à maior eficiência operacional, traz como benefício para a empresa melhores resultados.
  12. Longevidade: por tudo exposto anteriormente, quem adota um programa de integridade eficiente tem mais chances de crescer e se manter no mercado.

Para quem o programa de integridade é destinado

É um engano pensar que a integridade deve ser uma preocupação de empresas de um determinado porte ou setor. Saiba quem precisa deste tipo de programa e o porquê:

Pequenas e médias empresas: o descumprimento de legislações e regulamentações pode provocar prejuízos financeiros capazes de levar ao encerramento das atividades dos pequenos negócios.

Grandes empresas privadas e estatais: a sociedade e o mercado financeiro estão mais exigentes com relação à postura das grandes companhias. Zelar pela integridade da empresa é uma forma de garantir a competitividade, manter bons fornecedores e atrair investidores. 

Associações, fundações e cooperativas: a integridade assegura uma boa reputação diante dos diferentes públicos, o que é fundamental também para essas organizações. 

Como implantar um programa de integridade

Estabelecer um programa de integridade é uma das estratégias do setor de compliance. Portanto, para implantá-lo é preciso estruturar este setor. Para isso, é importante compreender a situação atual da empresa. 

Faça um levantamento sobre as leis e as regulamentações que impactam o setor; mapeie os pontos fortes e fracos do negócio para identificar possíveis riscos; analise o perfil de parceiros e fornecedores.

Com esse entendimento, deverá ser elaborado um Código de Ética e Conduta a ser seguido pelos funcionários. É necessário o envolvimento do alto escalão da empresa para motivar os demais no cumprimento das normas. Use os canais de comunicação interna e realize treinamentos para reforçar essas regras junto à equipe.

Outro elemento importante é o canal de denúncias, mecanismo que permite o recebimento de informações sobre possíveis irregularidades na empresa. A partir das denúncias, caberá ao setor de compliance apurar a veracidade do relato, garantindo a segurança tanto do denunciante quanto do denunciado, durante este processo. 

Em caso de confirmação de prática irregular, será necessário aplicar as medidas estabelecidas pelo Código de Ética e Conduta. A capacidade de resolução dos problemas apresentados é uma das formas de medir a eficiência do programa de integridade.

Para manter o bom desempenho da empresa, é necessário que o trabalho de prevenir, identificar e combater irregularidades seja contínuo. Por isso, o programa também deve incluir ações de monitoramento e fiscalização, que devem ser realizadas periodicamente.

Soluções tecnológicas

Como observado, a atuação da equipe de compliance é bastante abrangente e engloba muitos processos. Algumas soluções tecnológicas, como software de compliance, podem contribuir para essa rotina por meio da automação e otimização de processos. 

O clickCompliance é um software de gestão para programa de compliance e integridade. Entre em contato com a gente e conheça as nossas soluções.

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Como fazer, Programa de Integridade
Uma empresa interessada em construir uma imagem sólida, ética e responsável, encontra no compliance um grande aliado para colocar em prática suas ações de forma mais efetiva. O compliance é o conjunto de diretrizes que que visam garantir que as empresas cumpram legislações, normas e condutas para obter sucesso em seus negócios e relacionamentos, sejam eles internos ou externos, em conformidade com a lei.

Essas diretrizes são conhecidas como os pilares de compliance que, atualmente, são compostos por dez conceitos. Quando o compliance começou a ser adotado por boa parte das empresas brasileiras, o programa abordava nove pilares. Recentemente, um novo item foi acrescido à lista – Diversidade e inclusão – observando a crescente preocupação com esse tema em todo o mundo.

Atualmente, esses são os dez pilares que formam o programa de compliance:

  • Suporte da alta administração;
  • Avaliação de riscos;
  • Código de conduta e ética;
  • Controles internos;
  • Treinamento e comunicação;
  • Canais de denúncia;
  • Investigações internas;
  • Due diligence;
  • Auditoria e monitoramento;
  • Diversidade e inclusão.

Passo a passo do compliance

Como citamos anteriormente, os dez pilares que formam o compliance devem assegurar, em conjunto, a integridade de uma instituição e a dos seus colaboradores. Cada um deles aborda questões específicas, que iremos detalhar a seguir. Veja:


Suporte da alta administração

É facilmente compreendido pelo próprio nome. Por isso, aparece logo no topo da lista. Não adianta tentar instalar um programa de compliance em uma empresa se seus gestores não concordarem com o projeto ou se não enxergam os seus potenciais e não o apoiam. Para que o programa seja, de fato, efetivo, é preciso ter total independência para não prejudicar seu andamento.

Avaliação de riscos

Deve ser implantado logo no começo do processo, analisando todo o impacto que o compliance terá na companhia, assim como os riscos envolvidos nas diferentes etapas. É um dos passos mais importantes deste trabalho, pois faz um mapeamento de toda a empresa, com o envolvimento de responsáveis pelos diferentes setores existentes na corporação. 

Código de conduta e ética

Refere-se ao código que vai ditar os rumos da empresa e quais procedimentos devem ser adotados a cada momento, baseados sempre em princípios sustentáveis e de acordo com os valores da empresa. Deve ser escrito de maneira clara e objetiva, desde que atenda aos interesses do mais graduado executivo ao funcionário mais simples. Esse código tem que garantir uma cultura de integridade e valorização dos comportamentos éticos.

Controles internos 

Indica a criação de regras e mecanismos válidos para toda a empresa, de forma a garantir que as políticas do compliance sejam cumpridas por todos. Esse pilar também preza pelos registros contábeis e financeiros, com governança de documentos, processamentos e registros de transações.

Treinamento e comunicação

É preciso que toda a empresa seja comunicada dos processos de compliance e entenda a importância do programa, conhecendo os benefícios e lutando por eles. Cada indivíduo é importante e tem que se sentir responsável, sabendo que sua atuação colabora para um bom resultado final. Treinamentos de compliance frequentes também são indicados para melhor condução dos trabalhos.

Canais de denúncia

É o pilar que visa abrir um contato direto da empresa com o colaborador. É por meio do canal de denúncias que um funcionário pode, por exemplo, reclamar de algo ou questionar sobre alguma postura, às vezes até de forma anônima. Podem ser denúncias sobre fraude, corrupção, desconformidade ou mesmo assédio moral e sexual.

Investigações internas 

O colaborador que fez uma denúncia precisa ter a confiança, e a garantia, de que sua reclamação será ouvida e apurada. Qualquer vestígio de má conduta, que vá de encontro ao preconizado pelo código ética e outras legislações, tem que ser investigado e, se for o caso, punido da forma prevista.

Due Diligence ou “diligência devida”

Consiste na análise de fornecedores, distribuidores e terceirizados que se relacionam com a empresa, para estabelecer que tais parceiros também tenham práticas e condutas parecidas com o que é previsto.

Auditoria e monitoramento

É a avaliação constante de todos os passos do compliance, uma própria auditoria que acompanha sempre o que está e o que não está dando certo, quais pontos devem ser melhorados e como o processo vem sendo recebido. Esse pilar também garante a constante atualização do compliance, pois em uma dinâmica de ambiente empresarial, as demandas e as necessidades estão em frequente mudança.

Diversidade e inclusão

Diversidade e inclusão é o mais recente pilar, com o objetivo de garantir um ambiente de trabalho com oportunidades iguais para todos os grupos de pessoas, sem discriminação com mulheres, negros, LGBTQIA+ e pessoas com deficiência.


Para concluir, vale destacar que os dez pilares do compliance foram traçados com o intuito de render crescimento sustentável para as empresas, independentemente de qual seja o tamanho delas. Assim, ao adotar um programa de compliance, a empresa pode obter grandes benefícios, bem como ganhar em produtividade e se tornar mais competitiva no mercado. 

O clickCompliance têm ferramentas tecnológicas de gestão inteligentes de integridade que dão suporte ao trabalho da equipe de compliance e a todos os colaboradores.

Conheça um pouco mais sobre nosso trabalho, agendando uma demonstração.


 
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Anticorrupção, Programa de Integridade
Estar em conformidade com a lei é uma prerrogativa para o funcionamento e o sucesso de qualquer empreendimento. Em um mundo tecnológico, as empresas podem recorrer ao uso de softwares especializados para realizarem uma gestão mais assertiva e eficiente dos programas de compliance.

As adequações às normas e às legislações que prezam por transparência, ética e combate à corrupção exigem um trabalho minucioso, abrangente e contínuo, que envolve o dia a dia de todos os funcionários. Por isso, o uso desse tipo de ferramenta é um facilitador.

Os softwares auxiliam nos processos de implantação, aplicação e fiscalização das políticas de compliance. Na prática, automatizam processos e reduzem o trabalho manual da equipe responsável pela área. Mas antes de abordar a relevância e a aplicação deste tipo de ferramenta, é preciso compreender duas questões.

O que é compliance?

Independente de porte ou setor de atuação, todas as organizações devem estar em conformidade com padrões éticos e leis vigentes. Mais do que isso, devem evitar irregularidades que prejudiquem a sua reputação ou acarretem prejuízos financeiros por conta do descumprimento de normas. Os programas de compliance são responsáveis pela criação, aplicação e fiscalização de procedimentos que garantam essa conformidade.

Existem diferentes tipos

Compliance fiscal: garante a transparência de informações fiscais e o cumprimento de regras estabelecidas pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.

Compliance trabalhista: assegura o cumprimento da legislação trabalhista, bem como a solução de eventuais conflitos internos.

Compliance ambiental: busca o empenho de toda a equipe em ações para a preservação do meio ambiente, o que pode ser feito por meio de atitudes simples, como redução de uso de plástico, até mais complexas, como o monitoramento de atividades para evitar desastres ambientais.

Compliance tributário: mantém as relações tributárias da empresa em conformidade com as leis vigentes, reduzindo riscos e corroborando com uma conduta ética e transparente.

Por que minha empresa deve ter um programa de compliance?

A discussão sobre os impactos das práticas organizacionais na sociedade ganhou destaque nos últimos anos. Com isso, tornou-se mais urgente a necessidade de garantir que as atitudes empresariais sejam sempre pautadas na ética e na transparência.  

No Brasil, legislações recentes abordam o assunto, como a Lei Anticorrupção (nº 12.846/2013) e a Lei Geral de Proteção de Dados (nº 13.709/2018). A primeira determina a responsabilização de empresas por atos praticados contra a administração pública. Já a segunda estabelece a criação de mecanismos para a proteção de dados pessoais.

Estar de acordo com essas e outras legislações significa:

  • Preservar a integridade da empresa;
  • Evitar multas, sanções e danos à reputação;
  • Fortalecer a credibilidade junto ao mercado;
  • Ampliar o potencial de atração de investidores.


Implantação e resultados

A partir da compreensão desses dois pontos, é necessário garantir a eficiência dos programas de compliance para, assim, alcançar os resultados esperados. Isso é possível quando uma série de procedimentos são adotados, como:

  • Definição dos profissionais que irão atuar na área de compliance; 
  • Criação de normas de conduta que deverão ser seguidas por todos os funcionários;
  • Uso de canais de comunicação interna e realização de treinamentos de compliance periódicos para que essas práticas sejam compreendidas pela equipe;
  • Comprometimento e envolvimento da alta direção com o programa; 
  • Implantação de um canal de denúncias para o recebimento de irregularidades; 
  • Monitoramento das práticas adotadas de forma contínua.

O softwares de compliance contribui em todas as fases desse processo. Por isso, podemos destacar os cinco principais motivos para investir no uso da plataforma.

1) A equipe de compliance precisa de suporte tecnológico

O trabalho dos profissionais desta área é extenso, envolve toda a empresa e deve ser realizado de forma contínua. Contar com o suporte de uma tecnologia significa facilitar essa rotina, bem como reduzir as possibilidades de eventuais falhas. 

2) Maior organização, agilidade e precisão das práticas de compliance

Um software de compliance permite gerenciar documentos, realizar treinamentos e criar o canal de denúncias de irregularidades. Além disso, por meio de sistema de mensagens e notificações, é possível comprovar o envolvimento da alta direção. Já os painéis estatísticos apresentam dados e métricas sobre o andamento do programa. 

3) A Lei Anticorrupção e a LGPD podem ser atendidas pelo software de compliance

As duas legislações estabelecem parâmetros específicos que podem ser cumpridos de forma mais prática por meio das plataformas. Uma das exigências da Lei Anticorrupção, por exemplo, é a análise periódica de riscos. Este tipo de trabalho, sem o auxílio da tecnologia, pode ser complicado e demorado. Já com o software, é feito de forma mais simples, a partir de formulários eletrônicos.

A LGPD, por sua vez, estabelece a obrigatoriedade de implantação de um programa de governança em privacidade que transpareça o comprometimento da empresa em assegurar boas práticas relativas à segurança de dados. Por meio de um software, é mais fácil fazer esta comprovação. Basta o envio das informações aos funcionários e a confirmação de ciência das regras estabelecidas.

4) O uso da plataforma reduz falhas e custos para a empresa

A tecnologia oferece indicadores que garantem maior precisão dos resultados e, por isso, há diminuição dos erros. Ao reduzir falhas, automaticamente, ocorre a economia de custos para a empresa.

5) Aumenta a eficiência dos programas de compliance

Não basta apenas criar um programa, com o objetivo de que a empresa esteja em conformidade com padrões éticos e legislações. É necessário garantir a sua eficiência para, assim, alcançar os resultados esperados. 

Como fazer a sua escolha

Para escolher o melhor software para a sua empresa, é preciso entender qual é a demanda interna. Como há vários tipos de compliance, é importante saber qual ou quais ferramentas são necessárias. A partir deste entendimento, é possível analisar as opções disponíveis no mercado e suas funcionalidades.

O clickCompliance oferece soluções para a otimização da gestão dos programas de compliance e integridade. O software é dividido em módulos, o que permite a escolha de quais ferramentas serão usadas. 

Para tirar suas dúvidas, agende uma demonstração com nossa equipe. Estamos a postos para ajudar.


 
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Anticorrupção, Programa de Integridade
A adoção de um programa de integridade é fundamental para qualquer empresa, independente do porte ou do segmento em que atua. Por meio dessa ferramenta é possível prevenir, identificar e combater irregularidades e atos ilícitos contra a administração pública garantindo, assim, a conformidade com a Lei nº 12.846/2013 – popularmente conhecida como Lei Anticorrupção – e evitando a aplicação de penalidades.

Trata-se, portanto, de uma importante ferramenta de governança corporativa. Mas apesar de sua relevância, o programa de integridade ainda é motivo de muitas dúvidas. Isso porque a legislação brasileira que dispõe sobre a responsabilização de pessoas jurídicas por práticas contra o setor público é recente. Para se ter ideia, a Lei nº 12.846 está em vigor desde 2014, e o Decreto nº 8.420 que a regulamenta foi publicado em março de 2015.


O que é Programa de integridade

Mas, afinal, o que é um programa de integridade?

A definição consta no Decreto nº 8.420/2015: “conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.

Na prática, o programa de integridade é responsável por nortear lideranças, gestores e colaboradores para que a legislação seja cumprida. Para isso, é preciso elaborar, implantar e monitorar o cumprimento de códigos de conduta e ética da organização. Também é necessário criar canais para o recebimento e a apuração de denúncias, bem como medidas para solucionar os problemas verificados.



Passo a passo programa de integridade

Passo a passo para fazer um programa de integridade

É importante destacar que cabe às empresas promoverem uma cultura de integridade no dia a dia, disseminando uma conduta ética por meio de políticas, orientações e exemplos. A criação de um programa específico valida a relevância dada pela organização ao tema.

O primeiro passo para realizar um programa de integridade é o comprometimento das lideranças, que devem se mostrar engajadas na disseminação e no cumprimento das práticas de integridade.

O segundo pilar é a criação de uma instância que tenha autonomia, autoridade e esteja bem estruturada para aplicar e fiscalizar tais práticas. O trabalho deve ser realizado por uma equipe interna que tenha os recursos materiais e humanos necessários para se dedicar ao programa.

Posteriormente, deve ser feito o mapeamento do perfil e dos riscos da empresa. Nesse processo é preciso ter domínio das legislações que dispõem sobre defesa da concorrência (Lei nº 12.529/2011); licitações (Lei nº 8.666/1993); improbidade administrativa (Lei nº 8.429/1992); anticorrupção (Lei nº 12.846/2013); proteção de dados (Lei nº 13.709/2018), dentre outras.

A partir destas definições, é possível criar as regras e os instrumentos necessários para estabelecer e difundir a conduta ética e as práticas de integridade que deverão ser repassadas a todos os colaboradores, por meio de treinamentos e de um trabalho efetivo de comunicação interna. Também é nessa fase que devem ser criados o canal de denúncias, os métodos de apuração de irregularidades, as medidas disciplinares e as ações de remediação.

Por fim, caberá à instância responsável pelo programa de integridade realizar ações de acompanhamento, monitoramento e aprimoramento da ferramenta.



Função cíclica do programa de integridade

Prevenção, identificação e reação

Conforme observado, o programa de integridade tem uma função cíclica de prevenção, identificação e reação às práticas ilícitas, tais como fraudes, desvios de dinheiro e/ou recursos e outras irregularidades previstas pela legislação vigente.

No trabalho de prevenção é preciso criar políticas e diretrizes que promovam a cultura de integridade entre todos os membros da organização, independente da função desempenhada ou do setor de atuação. É um trabalho que deve ser realizado de forma conjunta e contínua.

Para que essa prevenção seja eficiente, é necessário assegurar que as políticas corporativas sejam repassadas de forma clara, simples, direta e transparente, e que sejam acessíveis a todos os colaboradores. Isso pode ser feito por meio dos canais de comunicação interna e, também, treinamentos.

Já a identificação das irregularidades será realizada pela equipe responsável pela gestão do programa de integridade, a partir do uso dos instrumentos disponíveis, como o canal de denúncias, as auditorias, dentre outros.

A reação, por sua vez, acontece após a constatação das irregularidades. Nesta etapa será necessário um plano de ação para solucionar o problema dentro da previsão legal e das políticas corporativas.



cinco motivos para implantar um programa de integridade

Cinco motivos para implantar um programa de integridade

Implantar um programa de integridade é assegurar que a empresa adota medidas anticorrupção e está de acordo com o que é estabelecido pela lei. Os impactos dessa ação são muito positivos em diferentes aspectos. Confira cinco deles:

  1. Evita danos financeiros e à imagem: estar em dia com a legislação dá a segurança de não sofrer penalidades financeiras ou prejudicar a imagem da empresa junto aos diferentes públicos (interno e externo) devido ao envolvimento em escândalos de corrupção.

  2. Fortalecimento institucional: a realização do programa de integridade exige a participação de todos os colaboradores, o que aumenta o senso de pertencimento e fortalece a empresa internamente. Além disso, é uma garantia para o público externo de uma boa conduta, o que também promove o fortalecimento institucional.

  3. Credibilidade: o resultado deste fortalecimento institucional interna e externamente é a maior credibilidade da marca, o que aumenta a confiança de fornecedores e de contratantes, bem como a segurança de líderes, gestores e colaboradores.

  4. Valorização de mercado: todo esse processo se traduz em maior valor de mercado da empresa e da marca, junto com a possibilidade de ampliação dos negócios e atração de investidores.

  5. Desenvolvimento sustentável: por todas as vantagens já citadas, o programa de integridade contribui diretamente para o desenvolvimento mais sustentável dos negócios. Uma empresa que tem uma marca forte e consolidada, que adquire credibilidade junto aos público e é valorizada no mercado, tende a crescer e garantir a sua longevidade.



diferença de programa de integridade e compliance
Diferença entre programas de integridade e compliance

Quando o assunto é programa de integridade, uma dúvida comum é sobre qual é a diferença dessa ferramenta para o programa de compliance. Para responder, é preciso ir “ao pé da letra”.

Compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa cumprir. Um programa de compliance é aquele que auxilia a empresa a cumprir a lei, a partir do atendimento às exigências necessárias por meio de diferentes processos e ferramentas.

Mas não é isso que o programa de integridade faz? Sim! Na verdade, o programa de integridade é uma vertente do programa compliance direcionada a incentivar a ética e a integridade das organizações, o que inclui, principalmente, o combate à corrupção.

Quanto ao compliance, existem outros tipos:

  • Compliance empresarial: envolve os aspectos gerais da organização, por meio de uma investigação prévia nos relacionamentos corporativos para uma análise de riscos, evitando situações conflituosas no futuro. Trata-se de um diferencial competitivo, uma vez que atesta a transparência e a legalidade da empresa.

  • Compliance tributário: atua na conformidade das relações tributárias com a legislação. É uma obrigatoriedade ter o relatório de atividades econômicas organizado e pagar todos os tributos estaduais e municipais que incidem sobre o negócio. O compliance tributário é uma forma de reduzir riscos e, também, garantir uma conduta ética e responsável.

  • Compliance fiscal: observa o cumprimento das normas estabelecidas pela Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores. Tem como objetivo assegurar a transparência para todas as informações fiscais, tais como folhas de pagamentos, compras e vendas, estoques e bens, dentre outros.

  • Compliance trabalhista: verifica o cumprimento das Leis Trabalhistas, desde o processo de contratação até o desligamento dos funcionários. Também é responsável por resolver eventuais conflitos nos relacionamentos corporativos.

  • Compliance ambiental: tem foco nas ações de preservação do meio ambiente e dos recursos naturais, o que também é um dever das empresas. Para evitar tragédias e desastres ambientais é preciso garantir o cumprimento da legislação, realizar fiscalizações de estruturas e monitoramentos contínuos. Mas esta vertente do compliance também objetiva pequenas ações do dia a dia, como a substituição de copos descartáveis por canecas para reduzir o consumo de plástico, por exemplo.



Lei Anticorrupção

Parâmetros da Lei Anticorrupção

As práticas de corrupção prejudicam a atividade empresarial, contribuindo para a concorrência desleal, os preços superfaturados e a restrição de oportunidades de negócio, por exemplo.

Na tentativa de combater a corrupção, o Brasil instituiu a Lei nº 12.846/2013, conhecida como a Lei Anticorrupção ou a Lei Empresa Limpa. Para além do caráter punitivo, a legislação reconhece as medidas anticorrupção adotadas pelas empresas como fator atenuante em um eventual processo de responsabilização.

Essa lei também estabelece que o programa de integridade adotado pelas empresas será avaliado, quanto a sua existência e aplicação, de acordo com alguns parâmetros:

  • Comprometimento da alta direção;
  • Políticas e procedimentos de integridade;
  • Acesso a terceiros;
  • Comunicação e treinamento;
  • Análise de riscos;
  • Interação com a administração pública;
  • Independência na aplicação e na fiscalização;
  • Canal de denúncias.



Gestão do programa de integridade com clickcompliance

Como o clickCompliance pode ajudar

A adoção de um software para gestão do programa de integridade é uma forma de automatizar os processos internos, reduzir custos e diminuir o trabalho manual da equipe responsável por este trabalho. O clickCompliance é um sistema de gestão de compliance e integridade que pode ser uma alernativa uma alternativa para essa otimização.

Na implantação do programa de integridade, o clickCompliance permite o atendimento aos parâmetros exigidos na Lei Anticorrupção como, por exemplo, a comprovação do envolvimento e da participação da alta direção.

O sistema também dispõe de várias ferramentas que contribuem para auxiliar na gestão das políticas corporativas, com controle de validade e cobrança automática de aceite, por exemplo. Além disso, conta com questionários para comprovar o entendimento das mesmas. Também há espaço para treinamento dos colaboradores.

Outro aspecto importante é que a plataforma é extensível a terceiros, permitindo a participação de fornecedores, prestadores de serviços, agentes intermediários e associados no mesmo processo.

O clickCompliance oferece, ainda, um canal para o recebimento e o tratamento de denúncias, que também é um dos parâmetros exigidos pela Lei Anticorrupção.


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Como fazer, Fique por Dentro, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento está promovendo mais uma edição do Selo Mais Integridade, que avaliará práticas de integridade por empresas do agronegócio sob a ótica da responsabilidade social, sustentabilidade, ética e ainda o empenho para a mitigação das práticas de fraude, suborno e corrupção (integridade).

As inscrições ficarão abertas até 4 de junho, e os interessados em obter o prêmio deverão realizar sua inscrição diretamente no site oficial do MAPA.

Esse selo é importante visto que o setor agro é particularmente forte no Brasil, e foi fortemente impactado por operações e campanhas anticorrupção e pró sustentabilidade. Também é um setor que possui dificuldades singulares em relação a compliance. Isso se dá por conta de vários fatores, como:

  • Difícil acesso a comunicação, internet, etc. nas localidades (fazendas, indústrias, etc.)
  • Alta rotatividade de colaboradores
  • Espaçamento físico entre sedes e outras operações da empresa

Isso vai fazer a diferença no modo como as empresas do setor são avaliadas quanto ao compliance e governança. Afinal, quando a grande maioria dos funcionários estão dispersos, os objetivos do compliance não podem seguir os mesmos procedimentos mais corporativos de uma empresa tradicional.

Porque buscar o Selo Mais Integridade?

Obter um prêmio como esse é um ponto positivo para empresas que traz diversos benefícios, como dar mais confiança aos stakeholders por exemplo. Além disso, é uma forma de priorizar e direcionar estratégias de compliance ao que é mais relevante para o mercado.

Por último, um grande ponto positivo de receber um selo como esse é a análise de riscos. Muitas empresas já consideram uma certificação como um atenuante de risco durante o due diligence de potenciais fornecedores.

Como se inscrever no Selo Mais Integridade?

A inscrição é gratuita e pode ser feita pelo formulário do site do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA). Por ser especificamente das empresas do setor agrícola, a avaliação desse prêmio tem uma característica própria.

Enquanto outros como o Pró-Ética focam em gestão e governança, estrutura, etc., esse selo foca na prática e no dia a dia do compliance. Ou seja, avalia treinamentos, políticas corporativas, e como a empresa faz para atingir seus funcionários diariamente.

A seguir, vamos destacar alguns pontos considerados chaves por profissionais de compliance que participaram do processo de inscrição:

Evidências!

Essa foi a palavra mais usada para descrever o que é avaliado na inscrição do Selo Mais Integridade. Será preciso comprovar as ações realizadas através de fotos, vídeos, capturas de tela, etc. Ao contrário de outros selos que focam em processos, esse prêmio quer provas das ações no dia a dia. Por exemplo:

  • Lista de presença de treinamentos
  • Fotos e vídeos de ações e treinamentos
  • Fotos de materiais distribuídos como cartilhas
  • Provas de ações para público não letrado

Dica: Comece a guardar fotos, vídeos e materiais em um só lugar para acelerar o processo de busca dessas informações. Se deixar para juntar só na inscrição, pode ficar corrido demais.

Treinamentos

Os treinamentos foram um ponto considerado de destaque para os avaliadores. Solicitaram listas de presença e fotos para provar a realização, o que pode ser devido à dificuldade de acesso aos funcionários, espalhados por diversos locais remotos.

Afinal, um dos grandes desafios das empresas desse setor é justamente fazer com que suas comunicações cheguem bem em todos os funcionários da empresa.

Dica: De acordo com o profissional entrevistado, os treinamentos online tinham taxa de presença maior do que o presencial, o que foi um ponto positivo para a avaliação.

Ações e campanhas

Outros selos, como o Pró-Ética, avaliam a estrutura da governança, o relacionamento da empresa com a administração pública e outros pilares do programa de compliance.

No entanto, o Mais Integridade foi descrito como focado no contato entre o compliance e os funcionários da empresa. Por isso, buscaram entender quais as ações eram feitas para fazer o compliance e a integridade chegarem em toda a empresa.

Se a sua empresa não fizer esforços efetivos em criar campanhas criativas e estimular o engajamento dos colaboradores, perderá pontos nos olhos dos avaliadores.

Alta direção

O envolvimento da alta direção vai sempre ser muito buscado por pessoas que estão avaliando um programa de compliance. Com esse selo, não foi diferente. De acordo com pessoas que passaram por essa experiência, foi necessário ter uma carta de declaração do presidente da empresa como parte da inscrição.

Isso reforça a importância dada por esse selo às evidências materiais dos conceitos do programa de integridade, em vez de somente os processos bem documentados.

Conclusão

O que aprendemos com essa conversa é que interessados em se inscrever no Selo Mais Integridade precisam ter à sua disposição todo tipo de evidência e indicador sobre seu programa de compliance e as campanhas.

Além disso, como houveram muitas dúvidas e questionamentos ao longo do processo de inscrição e avaliação, o Ministério da Agricultura se colocou à disposição para auxiliar em tudo que fosse preciso.
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