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Como fazer
Treinamentos e a comunicação são uma parte fundamental para o programa de Compliance. E não somos nós que estamos falando. A CGU, em suas Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance diz que que o “investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”. Por isso, a seguir vamos explicar algumas boas práticas de compliance, treinamento e comunicação.

Comunicação


O que é a comunicação em um programa de integridade? O fator principal que deve ser analisado é a divulgação de políticas. E, especialmente, o cargo chefe de qualquer programa: o Código de Ética. A CGU, na mesma publicação que citamos acima, comenta a importância dessa comunicação. Diz que “os valores e as linhas gerais sobre as principais políticas de integridade adotadas pela empresa, geralmente externalizados no código de ética ou conduta, devem estar acessíveis a todos os interessados e ser amplamente divulgados”.

Algumas dicas para fazer uma boa divulgação dessas políticas são:


É importante considerar a situação de todas as pessoas na empresa. Por exemplo, funcionários que não têm acesso a computador no dia a dia podem ser atingidos por uma estratégia com um manual impresso ou um aplicativo com as políticas.

Alguns pontos para se atentar na comunicação:


Divulgação do Canal de Denúncias:

De acordo não só com a publicação da CGU, mas também os profissionais e organizações do setor de Compliance, é imprescindível divulgar um Canal de Denúncias. Por exemplo, na publicação do órgão está escrito que o “Investimento em comunicação e treinamento é essencial para que o Programa de Integridade da empresa seja efetivo”.

Essa divulgação serve para aumentar a cultura de integridade na empresa, engajar funcionários e ainda aumentar a descoberta de ilicitudes na empresa. Tudo isso é motivo para considerar a divulgação do Canal de Denúncias um dos fatores que julga a efetividade do programa de compliance.

Canais de comunicação:

Outro ponto avaliado na hora de analisar a efetividade do Programa de Compliance é a existência de canais de interação. Ou seja, um espaço onde funcionários podem tirar dúvidas e conhecer um pouco mais sobre as normas da empresa e o próprio programa.

Exemplos de canais:

  • Hotlines com atendentes para atender o telefone e tirar dúvidas
  • E-mail da equipe de Compliance para receber dúvidas
  • Palestras e encontros presenciais
  • Um atendente virtual 24h (ChatBot)

É importante que esses canais sejam gratuitos e abertos para todos da empresa, inclusive terceiros, que agora são um grupo importante para programas de Compliance. Além disso, esses canais também precisam ser facilmente acessíveis e amplamente divulgados. As mesmas estratégias de divulgação das políticas e do Canal de Denúncias podem ser usadas.

Treinamentos


A segunda parte do trio compliance, treinamento e comunicação são os Treinamentos de Compliance. Eles são uma peça chave para garantir uma avaliação positiva na análise de efetividade do programa de integridade. No art. 42, inciso IV, do Decreto Federal nº. 8.420/2015, foi estabelecido que treinamentos periódicos fazem parte da avaliação da efetividade de um programa de Compliance. Inclusive, foi considerado um fator relevante nas empresas que receberam o selo Pró-Ética.

Além disso, a CGU diz que “dirigentes, funcionários, e até mesmo, em casos apropriados, terceiros responsáveis pela aplicação das políticas, devem ser devidamente treinados”.

Na publicação da CGU Diretrizes para Empresas Privadas para implementação de programas de Compliance, são detalhadas algumas perguntas que você deve fazer sobre os treinamentos na sua empresa.

Perguntas para se fazer sobre treinamentos, de acordo com a CGU:

  • Os membros da alta direção participaram de treinamentos sobre o programa de integridade nos últimos 12 meses?
  • Foram realizados treinamentos sobre o código de conduta/ética para os empregados e administradores nos últimos 12 meses?
  • Esses treinamentos alcançaram, pelo menos, 50% dos empregados?
  • A empresa apresentou um planejamento para realização de treinamentos relacionados ao programa de integridade?
  • A instância responsável pelo programa de integridade participa do planejamento, elaboração, aplicação e/ ou contratação dos treinamentos sobre temas de integridade?
  • Existem controles para verificar a participação dos empregados nos treinamentos?
  • Existem mecanismos para verificar a retenção dos conteúdos abordados nos treinamentos?

É possível notar a importância que a CGU dá para treinamentos nos próprios comentários que foram feitos durante a avaliação das empresas que receberam o selo Pró-Ética.

Pontos positivos de empresas Pró-Ética:

  • “Os treinamentos são elaborados e aplicados de acordo com o público alvo, adotando metodologia e conteúdo às necessidades e especificidades tanto da alta direção (casos em que podem ser em língua estrangeira), quanto dos funcionários horistas da fábrica.”
  • “O Código de Conduta da empresa é tratado de forma mais didática até mesmo por meio da utilização de histórias em quadrinhos (Gibi).”
  • “Os treinamentos sobre as políticas de conduta ética nos negócios previstas no Programa de Compliance são extensivos aos parceiros de maior risco da empresa, via web.”
  • “A empresa realiza treinamentos voltados aos diversos públicos de acordo com suas atividades e de acordo com a necessidade de interação com os stakeholders.”
  • “Fornecedores e pessoal terceirizado também são alcançados por capacitações de Compliance sobre a política de conduta de fornecedores, o uso dos canais de denúncia de forma responsável, além de serem destinatários de palestras e eventos presenciais em todo território nacional.”
  • “A empresa comprovou que aos funcionários terceirizados se aplicam os mesmos treinamentos realizados para os funcionários celetistas da empresa.”

Como aplicar esses pontos na minha empresa?

1) Dados e métricas

Como as perguntas sugeridas pelo CGU mostram, uma parte importante para mostrar ao órgão que o treinamento é eficaz é ter um bom controle. Como você sabe se os treinamentos alcançaram pelo menos 50% dos funcionários? Você sabe qual funcionário fez qual treinamento? A forma mais eficiente de juntar esses dados é usar softwares que coletam essas informações para você, ou organizar em planilhas manualmente.

2) Comunicação efetiva

A comunicação dos treinamentos faz parte da comunicação do programa de integridade em geral. Por isso, é sempre lembrar de divulgar os treinamentos quando fizer a divulgação geral. Você pode usar as dicas que listamos acima na parte de comunicação.

3) Grupos e audiências dos treinamentos

Parte do controle de seus treinamentos é atingir os funcionários certos para cada treinamento. Ou seja, preciso ter alguma forma de direcionar cursos sobre compras, por exemplo, ao setor responsável por compras. E isso sem deixar de poder atingir todos com cursos gerais sobre o Código de Ética da empresa.

4) Treinamentos em diversos formatos lúdicos

Uma coisa que a CGU notou em uma empresa foi o uso de HQ’s em treinamentos. Isso porque engaja melhor o funcionário, e prende a atenção ao conteúdo que está sendo passado. Portanto, é importante ter formatos lúdicos e interessantes no seu treinamento, como vídeos em animação, por exemplo.

No geral, o que percebemos é que a aplicação do trio da CGU, compliance, treinamento e comunicação, não é tão complexo. Inclusive, existem soluções que automatizam grande parte das especificações que o órgão prioriza. Que tal fazer uma demonstração gratuita e sem compromisso do nosso software?


 
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Como fazer
Ter um treinamento de Compliance na sua empresa é uma parte fundamental para consolidar seu programa de Compliance. E dados são outro bem imprescindível para a sua empresa em geral. Por isso, para extrair o melhor do seu treinamento e otimizar o seu trabalho é bom combinar os dois.

Inclusive, de acordo com o Guia Programas de Compliance do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE) “O sucesso de um programa de compliance depende igualmente da capacidade de a organização monitorar sua efetiva implementação. ” Mas como fazer isso na prática?

Auditorias Internas e Investigações

As investigações estão se tornando uma realidade cada vez mais possível para as empresas brasileiras. Isso se deve à crescente regulamentação e preocupação com o combate à corrupção no país. E ter dados e relatórios que documentam em detalhes os seus processos de Compliance podem servir para mostrar o seu compromisso com o combate à corrupção.

Vejamos um trecho do Guia do CADE:

“[…] a correta documentação das atividades de compliance concorrencial poderá ser de grande valia caso a entidade seja chamada a prestar informações a respeito de suas condutas perante a autoridade concorrencial. […] caso a organização mantenha os devidos registros de que orientações sólidas e específicas foram prestadas a determinado colaborador […] poder-se-ia concluir […] que eventual envolvimento daquele colaborador em uma conduta de coordenação de preços representaria um desvio individual de conduta distanciado da política corporativa, com o consequente reconhecimento de boa-fé que deve implicar diminuição da gravidade do ilícito e redução da penalidade a ser imposta.”

Ou seja, se comprovada através de indicadores, a pessoa jurídica pode ter sua responsabilidade no ato ilícito diminuída. Um dos resultados disso é a redução de penalidades.

Muitas coisas podem ser documentadas e servirem como evidência do compromisso da empresa com o Compliance. Alguns exemplos são os aceites dos funcionários às políticas, a comprovação de que fizeram treinamento de Compliance, testes de conhecimento sobre o treinamento, fluxos de aprovação de documentos, etc.

Melhoramento do desempenho do Programa de Compliance

Ter dados de monitoramento também são uma parte importante de qualquer processo da sua empresa. Isso porque você consegue analisar como está a aceitação do que você implementou.

Na prática existem algumas formas de aplicar isso. A primeira é monitorar em quais setores ou áreas da empresa estão tendo performance melhor ou pior nos treinamento. O setor financeiro, por exemplo, pode entender melhor como funciona a questão da documentação de registros fiscais. Já o marketing deve se sair especialmente bem em situações envolvendo brindes.

Outra forma de aplicar esses dados é entender em que setores, em quais cargos, ou qualquer outra segmentação, os funcionários estão tendo uma performance baixa. Quem não está conseguindo passar no treinamento de Compliance? Tendo essa informação em mãos, você pode buscar o porquê e o como consertar isso.

É claro que a análise de dados também pode ser ainda mais profunda. Quem souber fazer conexões entre os relatórios pode chegar a novas conclusões e buscar melhorias ainda mais pontuais. Imagine que tem um grupo na empresa que não está indo bem nos treinamentos, e também não está aceitando as políticas corporativas. Uma situação como essa é um fator de risco, porque é mais provável que alguma atitude ilícita ou antiética saia desse grupo.

A partir disso é possível identificar o problema. Será que eles não estão recebendo bem a comunicação de que precisam aceitar as políticas e fazer os treinamentos, ou a cultura do Compliance não é respeitada? Depois, você consegue chegar à solução. O Compliance deve direcionar campanhas para incentivar a participação ou para mostrar a importância do Compliance para o crescimento da empresa?

Como conseguir esses dados?

Ao lidar com muitos funcionários, muitas políticas e, em geral, muitos dados (como tem sido a tendência em empresas), é preciso algo que te ajude a acompanhar. E na maioria dos casos, isso é a tecnologia. Um software como o clickCompliance automatiza essa coleta, armazena na nuvem e cria relatórios prontos de acordo com as segmentações que você escolhe.

Mais um trecho do Guia do CADE resume bem a importância dessa coleta e do bom uso de dados sobre o seu programa de Compliance:

“Cada uma das iniciativas relacionadas ao compliance concorrencial deve ser devidamente documentada pela organização. A adequada documentação dessas atividades fortalece a evolução contínua do programa, baseada no aprimoramento dos compromissos anteriormente assumidos e compartilhados entre as diversas áreas”.


 
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Anticorrupção
O treinamento de Compliance tem sido uma das ferramentas mais buscadas para estimular a cultura de Compliance nas empresas. Ter certeza de que seus funcionários foram capacitados para lidar com situações de risco não só diminui incidência de ilegalidades, como mostra a órgãos fiscalizadores, e ao mundo, que a sua empresa está comprometida com a criação de um espaço íntegro.

Mas como ainda é uma estratégia que está ganhando força, você pode se esbarrar em algumas dificuldades na hora de promover esses treinamentos. Por exemplo, baixo engajamento, falta de controle de quem fez e dos resultados, divulgação e custos. Abaixo vamos explicar como usar a tecnologia para potencializar o desempenho dos treinamentos de Compliance.

treinamento de compliance interface

Tenha dados para acompanhamento

Você sabe quais funcionários fizeram quais treinamentos? E quanto eles completaram em cada um? Você sabe quais setores da sua empresa estão menos envolvidos com os treinamentos ou que demoram mais? Com um treinamento de Compliance em EAD que registra tudo isso, é possível acompanhar todas essas métricas.

Assim, você pode distribuir melhor seus esforços e recursos de divulgação para quem precisa mais, e ainda fazer outras ações para quem já está mais engajado. O treinamento do clickCompliance, por exemplo, integra com o Office 365 e GSuite, permitindo todos esses relatórios em gráficos. Fica fácil de acompanhar, e suas ações serão mais precisa.

Dê maior acessibilidade com o mobile

Oferecer uma maior quantidade de opções para os funcionários também ajuda a aumentar a eficácia. Alguns podem tirar um tempo no trabalho para assistir algumas aulas. Mas ter uma boa opção mobile permite que seus funcionários façam os treinamentos de Compliance no tempo e espaço mais eficiente para eles. Seja no transporte, na cama, em casa ou no trabalho, o funcionário tem a chance de assistir treinamento com qualidade quando quiser, e isso com certeza aumenta o uso.

Use conteúdos multimídia

Um dos maiores presentes que o digital nos deu é a possibilidade de usar recursos multimídia. As pessoas têm cada vez mais dificuldade em manter a atenção e o interesse em conteúdos estáticos. E convenhamos que o Compliance, ao primeiro olhar, não é o assunto mais interessante para um funcionário. Mas ao utilizar diferentes recursos, é possível despertar mais interesse e engajamento com o conteúdo.

Por exemplo, o treinamento de Compliance do clickCompliance usa vídeos animados, textos, documentos anexos, slides e mais para criar aulas mais dinâmicas. Isso sem contar com a melhora na qualidade do conteúdo, que fica muito mais profundo e completo. Com tudo isso, não só o engajamento e interesse aumentam, como a absorção do conteúdo também.



Consequências

Redução de custos

A redução de custos está sempre atrelada ao uso de tecnologia. Isso porque, quando o tempo e a qualidade são otimizados, você ganha todo o tempo e recursos que são perdidos com a ineficiência. Por exemplo, tudo que você gasta fazendo campanha para tentar convencer os funcionários a participarem de treinamentos ou assistirem os materiais enviados. Com o uso específico do EAD para os treinamentos, podemos pensar em 2 exemplos claros de redução de custos.

O primeiro é com equipe. Os profissionais de Compliance não precisam perder tempo de trabalho fazendo palestras e treinamentos. Assim, podem se dedicar a tarefas que precisam de mais atenção e seu tempo também é usado de forma mais eficiente.

O segundo é com o próprio tempo dos funcionários. Quando eles têm a opção de assistir os treinamentos quando quiserem, organizam seu tempo de forma mais eficiente. Ao escolher, por exemplo, fazer no transporte, não perde tempo no trabalho nem precisa interromper nenhuma tarefa.

O uso da tecnologia, para muitos, ainda está ligado a investimentos muito grandes, apesar de eventuais benefícios financeiros no longo prazo. Mas agora, com o SAAS (software-as-a-service, ou software como serviço), você paga um valor mensal de acordo com a quantidade de usuários. Ou seja, não exige nenhum investimento inicial e é adaptável à medida que entram ou saem usuários.

Maior engajamento

O benefício mais interessante para o uso de tecnologia no treinamento de Compliance é o aumento do engajamento. É muito difícil ainda estimular a participação nas atividades promovidas pelo setor de Compliance. E ainda por cima, com treinamentos, temos o receio adicional relacionado aos sentimentos negativos que pessoas têm quanto a estudos, “provas”, aprender conteúdo, “perda de tempo”, etc.

Com a tecnologia você tem uma infinidade de recursos para criar o conteúdo mais interessante, e ainda customizar as aulas de acordo com as necessidades da sua empresa e dos seus funcionários. Sem dúvidas, quando o conteúdo é feito para encaixar no que é melhor para o seu funcionário, ele vai entender por que é tão importante e engajar mais com ele e disseminar essa cultura de Compliance.

 
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