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Controles internos são um conjunto de procedimentos administrativos usados para organizar melhor o dia a dia na empresa. Podem ser usados para deixar as rotinas da empresa mais eficientes, assegurar o cumprimento efetivo de normas e regulamentos, sistematizar dados, etc.

Controles internos e Compliance

Uma característica importante dos controles internos é sua capacidade de garantir que a empresa busque e atinja os objetivos traçados pela administração de forma organizada. Para isso, costumam ser usados normativas e procedimentos formais.

O Compliance envolve muita burocracia, além de atuar em diversas frentes na empresa. Não é à toa que existem 9 pilares do programa de Integridade. Ou seja, são muitos controles internos envolvidos se você quer que o compliance alcance seus objetivos. Além disso, precisam ser muito bem estruturados e planejados para evitar falhas, desvios e vulnerabilidades.

Gestão de riscos

O Compliance busca fundamentalmente proteger a empresa de riscos legais. Por isso, um de seus pilares é a gestão de riscos. Mas só essa gestão também envolve muitos processos dentro da empresa, como mapeamento de possíveis riscos, análise de causas e efeitos, avaliação de estratégias para tratamento de riscos, etc.

Quanto mais processos e burocracia, maior a possibilidade de existirem falhas e ineficiências. Por isso, procedimentos corporativos para mapeamento, passo a passo para compras, procedimentos formais para documentação financeira, etc. precisam ser bem delineados e específicos.

Um exemplo é fazer uma matriz de riscos. Nesse tipo de tabela, é feito o mapeamento dos riscos existentes, e documentado o grau de risco identificado em cada um. Esse controle interno, de criar uma matriz de riscos durante a gestão dos riscos, deve então se tornar parte de um processo corriqueiro e obrigatório.

Auditoria interna

A auditoria interna é outro pilar do programa de Compliance, e é também um controle interno. Pode ser considerado o “controle interno dos controles internos”, pois serve para fiscalizar os outros controles da empresa.

Através da auditoria, a empresa consegue administrar o bom funcionamento dos procedimentos internos, e ainda procurar e sugerir formas de melhoramento. Ou seja, a auditoria interna é muito importante não só porque ela aponta falhas nos processos administrativos, como sugere melhorias.

Controles internos e cultura organizacional

A relação entre os controles internos e a cultura organizacional deve ser de extrema importância para a administração. Controles internos são todos os processos de organização da empresa que buscam tornar o funcionamento eficiente e benéfico, além de condizente com normas, leis e regulamentos. E não é isso que queremos para todos os funcionários, equipes e projetos, não só a equipe de controle?

Mesmo que se tenha uma equipe dedicada a administrar esses procedimentos, seu trabalho pode ser muito menos proveitoso se tiver que equilibrar suas funções com a desorganização e cultura burocrática do resto da empresa.

É importante que a alta administração divulgue uma cultura organizacional que seja favorável aos controles internos. Ou seja, o Tone at the Top não é exclusivo do Compliance. É importante para qualquer comportamento que a alta administração quer que seja parte da cultura da empresa.

Controles internos como um instrumento de governança corporativa

Como pudemos ver, a ideia dos controles internos deve perpassar todas as camadas da empresa para que seja o mais eficaz possível. Também deve estar alinhado com os objetivos que a alta administração tem para a empresa. Assim como a Governança Corporativa, os controles internos são um conjunto de estratégias gerais para tornar a administração da empresa a melhor possível.