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Anticorrupção, Canal de Denúncias, Compliance Bot, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance

Ferramentas de Compliance: Em Quais uma Empresa Deve Investir

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26/08/2021

- Anticorrupção, Canal de Denúncias, Compliance Bot, Formulários de Compliance, Governança de Documentos, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance

Empresas que cumprem com as legislações e as regulamentações específicas para a atividade que exercem ou o setor em que atuam garantem mais qualidade, credibilidade e segurança aos seus produtos e serviços. Por isso, o compliance é considerado um diferencial competitivo para as organizações.

Mas na hora de implantar um programa de integridade, muitas dúvidas podem surgir: o que é necessário para estar em compliance? Por onde a minha empresa deve começar? Quais são as leis que tratam deste assunto? Quais são as ferramentas de compliance que podem ajudar o meu negócio a cumprir essas legislações? 

Vamos falar sobre cada uma dessas questões de forma mais detalhada a seguir.

O que é preciso para estar em compliance?

O termo compliance é originado do verbo em inglês “to comply”, que tem a tradução para o português como “cumprir”, “concordar”. Assim, na prática, pode ser compreendido como “estar em conformidade” com as legislações vigentes e, também, com as regras específicas direcionadas a sua atuação.

Para estar em compliance é preciso conhecer as diferentes áreas de abrangência e quais regulamentações se aplicam a cada uma delas:

  • Compliance empresarial: engloba os aspectos gerais da organização, sendo responsável por investigar os relacionamentos corporativos e analisar possíveis riscos.
  • Compliance trabalhista: garante que a empresa cumpra as leis trabalhistas, desde a contratação do funcionário.
  • Compliance fiscal: assegura que o envio das informações e dos demonstrativos à Receita Federal e aos demais órgãos de fiscalização esteja em dia.
  • Compliance tributário: atua para que a empresa cumpra com as obrigações tributárias e mantenha um registro atualizado sobre esse trabalho.
  • Compliance ambiental: é direcionado às ações em prol dessa causa, seja no dia a dia dos colaboradores dentro da empresa ou na execução de projetos internos e externos.
  • Programa de integridade: vertente do compliance que tem como objetivo principal o combate à corrupção.

Por onde começar: como implantar o setor de compliance

Um setor de compliance deve ser constituído por profissionais que tenham domínio das legislações e das regulamentações que são aplicadas ao negócio. O papel dessa equipe é mapear os riscos que a empresa corre de não estar em conformidade. Assim, é preciso identificar quais áreas merecem maior atenção.

O segundo passo é adotar diretrizes, por meio de um Código de Ética, que devem ser seguidas por todos os colaboradores no dia a dia da empresa. Para isso, são necessárias as seguintes ações:

  • Ampla divulgação, por meio dos canais internos de comunicação, das normas que foram criadas;
  • Envolvimento das lideranças e gestores no cumprimento dessas diretrizes para dar o exemplo aos funcionários;
  • Realização de treinamentos de compliance para a fixação dessas normas;
  • Implantação de um canal de denúncias para a identificação, apuração e solução de irregularidades;
  • Fiscalização e monitoramento, por meio da realização de auditorias, relatórios e outras ações de acompanhamento.

O trabalho do setor é extenso e contínuo, mas algumas ferramentas de compliance podem facilitar e agilizar esses procedimentos. Mais adiante, falaremos sobre elas.

O que diz a Lei Anticorrupção?

As regras que cada empresa deve seguir variam de acordo com a atividade e o setor de atuação. Por exemplo, uma organização que atua na área da saúde deverá estar atenta às regulamentações da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), enquanto os bancos precisam atender às normas do Conselho Monetário Nacional, determinadas pelo Banco Central.

Mas independente dessas especificidades, algumas determinações são válidas para qualquer tipo de empresa, independente do porte ou atividade. A Lei Nacional nº 12.846/2013 conhecida como Lei Anticorrupção é considerada um marco para o compliance. O texto responsabiliza as empresas que cometeram atos ilícitos contra a administração pública. 

O artigo 42 do Decreto 8.420/2015 foi responsável por regulamentar a Lei Anticorrupção. Ele especifica como os programas de integridade serão avaliados. Tal avaliação é dividida de acordo com os seguintes critérios:

  • Comprometimento da alta direção;
  • Políticas e procedimentos de integridade:
  • Acesso a terceiros;
  • Comunicação e treinamento;
  • Análise de riscos;
  • Interação com a administração pública;
  • Independência na aplicação e na fiscalização;
  • Canal de denúncias;
  • Medidas disciplinares;
  • Procedimentos de detecção e remediação.
  • Monitoramento;
  • Transparência.

O que é a LGPD?

Outra legislação que também merece a atenção dos setores de compliance é a Lei nº 13.709/2018, intitulada Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que dispõe sobre o tratamento que as empresas devem dar às informações pessoais de clientes, fornecedores e parceiros, inclusive no ambiente digital.

O texto lista o que são consideradas boas práticas e diretrizes de um programa de governança corporativa. Sendo assim, é necessário:

  • Demonstrar o comprometimento com a proteção de dados;
  • Comprovar esse comprometimento, caso seja solicitado pelas autoridades;
  • Realizar ações de monitoramento e avaliações periódicas que permitam atualizar o programa.

Principais ferramentas de compliance

Realizar a adequação às legislações é um processo contínuo e trabalhoso, que pode ser facilitado pela adoção de soluções tecnológicas. O uso de ferramentas de compliance automatiza esses processos e promove maior agilidade, precisão e assertividade dos resultados. Confira as ferramentas que podem auxiliar no dia a dia:

Governança de documentos: automatizar esse processo permite que a empresa controle e comprove que os funcionários foram informados sobre as diretrizes adotadas, atendendo o que é solicitado pela Lei Anticorrupção e pela LGPD.

Treinamentos: contribui para divulgar e fixar as normas junto aos colaboradores. Esse tipo de ferramenta também permite produzir relatórios de desempenho que podem ser utilizados para o aprimoramento do programa.

Compliance bot: é um canal para que os colaboradores tirem dúvidas, funcionando como mais uma forma de divulgação e fixação das diretrizes a serem seguidas.

Canal de denúncias: é essencial para uma empresa garantir que está em conformidade, tanto que foi incluído como um critério avaliado pela Lei Anticorrupção. É o mecanismo que levará até o setor de compliance as possíveis irregularidades a serem checadas. 

Formulários: a automatização desse tipo de documento assegura agilidade e praticidade para a rotina do setor de compliance, além de funcionar como um registro das atividades realizadas.

Canal de privacidade: solução direcionada ao cumprimento da LGPD, pois documenta o tratamento dado pela empresa às informações pessoais.

Estar em conformidade com as legislações evita que as empresas tenham prejuízos por conta da aplicação de multas, ações judiciais, danos à reputação, perda de mercado consumidor e fornecedores, dentre outras situações que podem comprometer a sua existência.

Em contrapartida, assegura vantagens como descontos em linhas de crédito, fortalecimento da marca e maior credibilidade junto aos colaboradores, consumidores, parceiros e investidores.
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Anticorrupção, Legislação, Programa de Integridade

Compliance na Gestão Empresarial

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20/07/2021

- Anticorrupção, Legislação, Programa de Integridade

Ética e transparência são valores essenciais para qualquer empresa, independente do porte ou do setor de atuação. Mas é muito importante que esses conceitos não fiquem apenas na teoria.

A sociedade está cada vez mais atenta a quem os coloca em prática. Nos últimos anos, novas leis foram criadas no Brasil com o intuito de coibir irregularidades. Por isso, investir em compliance empresarial tornou-se tão necessário.

A Lei Anticorrupção (nº 12.846/2013) é considerada um marco para os profissionais de compliance empresarial. O texto dispõe sobre a responsabilidade das empresas com relação aos atos ilícitos praticados contra a administração pública. Desde então, outras legislações foram criadas e vem contribuindo para essa área.

Outro exemplo é a Lei Geral de Proteção de Dados (nº 13.709/2018) que determina a obrigatoriedade das empresas comprovarem a integridade e a segurança ao lidarem com informações pessoais de clientes, funcionários e terceiros.

Mais recentemente, publicada em abril deste ano, a Lei nº 14.133/2021, que trata de licitações e contratos administrativos, exige que a Administração Pública coloque nos editais de contratações de obras e serviços com valores acima de R$ 200 milhões uma cláusula informando que o licitante deverá implantar um programa de integridade. 

As novas legislações refletem um olhar mais atento da sociedade às empresas. Esse comportamento revela o entendimento de que as ações das organizações têm impactos que vão além da sua própria estrutura.

Por isso, é importante um trabalho de prevenção e de combate às práticas que podem ser prejudiciais interna e externamente.

O que é compliance empresarial?

O termo compliance empresarial pode ser compreendido como o trabalho realizado nas empresas para estar em conformidade com as legislações vigentes e, assim, minimizar os possíveis riscos.

A atividade envolve um conjunto de ações que irá fazer parte da cultura organizacional e deverá ser seguido por líderes, gestores e funcionários no dia a dia, de forma contínua. 

O trabalho é realizado por um profissional ou departamento específico, que também será responsável pelo acompanhamento prático das ações. 

Conheça os tipos de compliance 

Há legislações diferentes específicas para cada setor de uma empresa. Estar em conformidade com todas elas requer conhecimento e domínio destas áreas específicas:

  • Compliance fiscal: assegura que demonstrativos de balanços, folhas de pagamento e demais informações prestadas à Receita Federal e a outros órgãos reguladores estejam corretos e em dia;
  • Compliance tributário: garante que todos os tributos inerentes à empresa sejam pagos e o relatório das atividades esteja atualizado;
  • Compliance trabalhista: mantém a conformidade da empresa no referente às legislações trabalhistas;
  • Compliance ambiental: fiscaliza a rotina da empresa para garantir que esteja de acordo com a preservação do meio ambiente. Isto pode incluir desde pequenas ações para reduzir impactos no dia a dia, como a substituição de copos plásticos por canecas, até a fiscalização regular de estruturas para evitar desastres ambientais;
  • Programa de integridade: vertente do compliance direcionada às ações anticorrupção. Responsável por prevenir, identificar e combater práticas ilícitas como fraudes, desvios de dinheiro dentre outros. 

Como implantar um setor de compliance

O compliance empresarial tem o propósito de reduzir os riscos que as empresas correm quando não se atendem às legislações, como multas e outras penalidades.

Por isso, o primeiro passo para implantar esse trabalho é identificar onde estão esses riscos e quais são as áreas da empresa que exigem maior atenção.

É importante ter um Código de Ética e que o mesmo seja seguido por todos, incluindo a alta direção, que deve estar envolvida no processo de implantação do compliance. O compromisso das lideranças promove o engajamento das ações junto aos colaboradores. 

A proposta é que os procedimentos criados pela equipe de compliance integrem a cultura organizacional e façam parte da rotina da empresa.

Mas para que isso seja possível, é necessário que todos os colaboradores estejam bem informados sobre quais são esses procedimentos, como funcionam na prática, com qual finalidade foram criados e os resultados que são esperados.

Essas informações devem ser repassadas por meio de canais internos de comunicação e treinamentos. Durante esse contato, é importante disponibilizar um canal de denúncias, que seja prático, seguro e eficiente.

Por fim, o trabalho de monitoramento deverá ser contínuo. Desta forma, o setor será responsável por diariamente atuar na prevenção, na identificação e na resposta às eventuais irregularidades que possam surgir.

Também é recomendável a realização de auditorias para auxiliar o trabalho de acompanhamento das ações desenvolvidas.

Outro procedimento aconselhável é o chamado Due Diligence, uma avaliação do compliance sobre quem a empresa possa vir a fazer negócios com.

É uma ação interessante, pois evita que o nome da companhia possa ser associado à postura antiética ou atos ilícitos praticados por terceiros.

Benefícios do compliance para as empresas

Para falar dos benefícios, antes é preciso destacar os prejuízos que podem ocorrer para empresas que não atendem às legislações.

Além de multas, há o risco de danos à reputação, perda de mercado consumidor, aumento de ações judiciais que podem levar ao fechamento do negócio.

Em contrapartida, quando as empresas estão em conformidade, desfrutam de vantagens como desconto em linhas de crédito, maior competitividade no mercado, fortalecimento da marca e ganho de credibilidade, aumento do engajamento dos colaboradores e maior potencial para atração de investidores.

Automatização

O trabalho da equipe pode ser otimizado por meio do uso de softwares de compliance que facilitam a implantação e o monitoramento dos procedimentos.

O clickCompliance é uma plataforma que possibilita a redução do trabalho manual do setor a partir da automatização dos processos, o que também implica em redução de custos e prazos.

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Anticorrupção, Como fazer, LGPD

A Importância do Monitoramento no Compliance Bancário

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29/06/2021

- Anticorrupção, Como fazer, LGPD

O monitoramento é uma das principais ações de um programa de compliance bancário. Realizado de forma contínua, é o mecanismo para verificar se o que foi planejado tem sido colocado em prática de forma eficiente, alcançando os resultados esperados.

Trata-se, portanto, de uma etapa-chave para a avaliação e, também, para o aperfeiçoamento dos processos de prevenção, detecção e combate às irregularidades.

Nos últimos anos, o Brasil acompanhou mudanças no ambiente regulatório com a criação de legislações que exigem maior transparência e ética por parte das empresas e instituições. O setor financeiro foi impactado por essas novas regras e precisou adaptar-se. 

Na prática, os bancos instituíram programas de compliance e passaram a monitorar de forma contínua as diversas transações realizadas a fim de identificar com mais rapidez os sinais de alerta – red flags – para o risco de fraude.

O que diz a Lei Anticorrupção e a LGPD?

Considerada a principal legislação para o setor de compliance, a Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/13) responsabiliza pessoas jurídicas por atos ilícitos contra a administração pública nacional ou estrangeira.

O Artigo 42 do Decreto 8.420/15, que regulamentou a lei, determina que o monitoramento do programa de integridade seja realizado de forma contínua, com o objetivo de garantir o seu aperfeiçoamento.

Já a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018) dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive em meio digital. O texto estabelece a criação de um sistema de governança de privacidade que precisa ser constantemente atualizado, com base nas informações obtidas a partir de monitoramento e de avaliações periódicas.

Nota-se, portanto, que o monitoramento é uma etapa obrigatória dos programas de compliance, assegurada pelas legislações vigentes. 

Como realizar o monitoramento

O trabalho deve ser feito diariamente pela equipe responsável pelo setor de compliance. O foco é analisar os resultados alcançados com os procedimentos e as ferramentas adotadas para a implantação das políticas de compliance. 

Neste processo, os dados têm um papel fundamental. Uma recomendação é definir quais deles serão analisados, isto é, quais são os indicadores chaves de performance ou Key Performance Indicators (KPIs). 

Frentes de atuação do compliance bancário

Mas antes de definir os KPIs, é preciso compreender quais tipos de dados o compliance bancário é capaz de produzir. Para isso, é necessário saber em quais frentes ele atua:

  • Prevenção à lavagem de dinheiro;
  • Identificação de fraudes e sonegações;
  • Proteção de dados;
  • Redução de riscos para a proteção patrimonial do banco e dos clientes.

Para atingir esses objetivos, há adoção de estratégias e procedimentos específicos, tais como implantação de canal de denúncias, uso de Big Data, biometria, softwares personalizados e ferramentas analíticas que geram dados e relatórios, a partir dos quais é mais fácil definir quais KPIs são mais relevantes e deverão ser monitorados.

Avaliação de riscos e linhas de defesa

O Guia “Boas Práticas de Compliance”, realizado pela Federação Brasileira dos Bancos (Febraban), explica que o compliance bancário deve promover “a identificação, a mensuração e priorização, o monitoramento e o reporte dos riscos, levando em consideração a abordagem baseada em risco e o modelo de linhas de defesa”.

A abordagem baseada em riscos da Febraban consiste em avaliações periódicas que propiciem a criação de medidas práticas de controle e mitigação desses riscos. Nesse sentido, é importante que os bancos estejam atentos aos sinais de alerta, também chamados de red flags, que falaremos mais adiante. 

Já o modelo de linhas de defesa proposto pela Febraban divide as atribuições dos programas de compliance em três áreas, de forma que todos os setores da instituição estejam envolvidos, mas também possam atuar de forma independente. 

A primeira dessas linhas contempla a gestão de negócios, suporte e operacionais, enquanto a segunda é direcionada às atividades de compliance, controle interno e gerenciamento de riscos. Por fim, a terceira linha de defesa tem foco nos trabalhos de auditoria interna.

De olho nas red flags

Há alguns sinais de alerta que os bancos devem ter atenção redobrada para garantir o trabalho de prevenção, detecção e combate às irregularidades. Dentre os principais, podemos citar:

  • Acordos com pagamentos vultuosos;
  • Ausência de transparência dos sócios de uma empresa;
  • Reputação ou alegação de fraude/corrupção;
  • Informação limitada;
  • Relações com pessoas que já foram expostas por fraude/corrupção.

Orientações:

Com relação à etapa de monitoramento, a Febraban orienta instituir critérios e metodologias para o acompanhamento periódico das práticas de compliance através dos uso de indicadores.

Também é aconselhável acompanhar multas e passivos relativos à não conformidade, bem como situações que possam afetar a reputação da instituição.

Por fim, destaca a necessidade de “Relatar sistemática e periodicamente os resultados das atividades de compliance ao Conselho de Administração, à Alta Administração e aos demais níveis organizacionais”.

Estabelecer o monitoramento criterioso e contínuo é um trabalho desafiador, que exige tempo, preparo e conhecimento para a avaliação de dados. O uso de software especializado ajuda a otimizar este processo.

O clickCompliance oferece a solução para a gestão de todas as etapas do programa de compliance. Além de automatizar os processos internos, reduz custos e o trabalho manual da equipe.

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Anticorrupção

Governança Corporativa, Risco e Compliance

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10/06/2021

- Anticorrupção

A governança corporativa, risco e compliance, ou GRC, é uma metodologia que tem sido cada vez mais colocado em prática nas empresas. O conjunto de estratégias buscam garantir que empresas operem de forma organizada, eficiente, e sem gargalos legais.

Com base nos diversos procedimentos desses três conceitos, empresas conseguem atingir um objetivo importante: criar confiança nos processos da empresa. Com estratégias de gestão bem estruturadas, como um plano de GRC, os mais diversos stakeholders têm segurança na sustentabilidade da empresa.


Governança corporativa: conceito

A governança corporativa pode ser considerada o carro-chefe do GRC por ser o conceito mais amplo dos 3, e o mais estratégico. Por exemplo, a governança tem base em princípios de gestão e ações “macro”, enquanto a gestão de riscos e compliance são fundamentados na operação e no dia a dia da empresa.

A primeira coisa a entender quando o assunto é governança são os princípios dela:

  • Transparência: estar aberto a atender perguntas e demandas de stakeholders e ter meios de mostrar seus processos. Gera confiança e segurança;
  • Equidade: cobrar deveres e dar direitos a todos os stakeholders, sem diferenciação. Ou seja, tratar acionistas e clientes finais com o mesmo respeito;
  • Prestação de contas (accountability): estar disposta a se responsabilizar plenamente pelos seus atos. Mostra responsabilidade e preocupação;
  • Responsabilidade corporativa: crescer e fazer negócios de forma eficiente, sustentável e também responsável.

Para a governança corporativa, esses são os conceitos que devem reger a empresa, da alta direção aos estagiários, e devem permear toda estratégia, das mais amplas às mais específicas.

Governança corporativa no brasil

Esse conceito é um que já existe desde o início da década de 90, e surgiu nos Estados Unidos e no Reino Unido com o objetivo de gerar mais confiança de stakeholders e acionistas. No Brasil não demorou e em 1995 já tinha sido criado o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC).

No entanto, a adoção regular dessa estratégia não só não aconteceu naquela época, como somente agora estamos chegando nas marcas de 50% de adoção. De acordo com uma pesquisa do IBGC, em 2019, o nível médio de aderência das práticas recomendadas pelo seu Código Brasileiro de Governança Corporativa era de 51,1%.

Além disso, também é possível perceber que, apesar desse número, a adoção não é regular. Ou seja, poucas empresas possuem forte índice de adoção dessas práticas de governança, e outras possuem um nível muito baixo ou nulo.

Em outras palavras, no Brasil, atualmente, quando a governança corporativa é adotada pela empresa, é adotada de forma completa, o que eleva a média geral de adoção. No entanto, ainda não é implementada regularmente por uma grande quantidade de empresas.

Governança corporativa e compliance

A governança corporativa e compliance são conceitos complementares, mas muitas vezes falta definição entre eles na hora de implementar estratégias e procedimentos. Entender as diferenças e similaridades de ambos com clareza é fundamental para, por exemplo:

  • Escolher qual a melhor estratégia para os objetivos da sua empresa
  • Decidir em qual das duas áreas você quer atuar
  • Saber qual das duas (ou nenhuma, ou as duas) é aplicada na sua empresa

Mostrar os processos que a empresa mantém para estar em conformidade com leis (o programa de compliance) diminui drasticamente as chances de multas, desvalorização, falência ou problemas com reputação. Tudo isso pode afetar a confiança dos stakeholders na empresa.

Ou seja, o programa de compliance é uma ferramenta importante para uma empresa que busca boa governança, visto que a partir dos procedimentos de compliance, a confiança, transparência e responsabilidade da empresa é solidificada.

Governança corporativa e riscos

A gestão de riscos é o último conceito do GRC, e também é fundamental para a boa governança da empresa. Afinal, essa gestão consiste não só na avaliação de potenciais riscos à organização, como também na criação de planos de ação para mitigar esses riscos, e no monitoramento para a prevenção deles.

Não é difícil perceber a relevância disso para a governança, visto que stakeholders veem mais segurança em uma organização que tem fortes salvaguardas para evitar incidentes, e ainda para amenizá-los caso aconteçam.

ESG: o que é

ESG é outra sigla fundamental que significa Environmental, Social and Corporate Governance (Governança Ambiental, Social e Corporativa). Ela diz respeito à importância dos impactos sociais e ambientais e da governança na administração de uma empresa ou organização.

A sustentabilidade é uma parte integral da responsabilidade corporativa, um dos pilares da governança. Mas reger a empresa com sustentabilidade interna nem sempre é o único impacto ambiental que uma empresa pode ter.

Para o ESG, é preciso também se atentar à forma com que a empresa impacta diretamente os seus arredores, como no caso de poluição, riscos de desastres, entre outros. O mesmo vale para os impactos sociais, como influência de seus valores na comunidade, geração de empregos, etc.
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Anticorrupção, Programa de Integridade

5 Motivos Para Investir em um Software de Compliance

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26/05/2021

- Anticorrupção, Programa de Integridade

Estar em conformidade com a lei é uma prerrogativa para o funcionamento e o sucesso de qualquer empreendimento. Em um mundo tecnológico, as empresas podem recorrer ao uso de softwares especializados para realizarem uma gestão mais assertiva e eficiente dos programas de compliance.

As adequações às normas e às legislações que prezam por transparência, ética e combate à corrupção exigem um trabalho minucioso, abrangente e contínuo, que envolve o dia a dia de todos os funcionários. Por isso, o uso desse tipo de ferramenta é um facilitador.

Os softwares auxiliam nos processos de implantação, aplicação e fiscalização das políticas de compliance. Na prática, automatizam processos e reduzem o trabalho manual da equipe responsável pela área. Mas antes de abordar a relevância e a aplicação deste tipo de ferramenta, é preciso compreender duas questões.

O que é compliance?

Independente de porte ou setor de atuação, todas as organizações devem estar em conformidade com padrões éticos e leis vigentes. Mais do que isso, devem evitar irregularidades que prejudiquem a sua reputação ou acarretem prejuízos financeiros por conta do descumprimento de normas. Os programas de compliance são responsáveis pela criação, aplicação e fiscalização de procedimentos que garantam essa conformidade.

Existem diferentes tipos

Compliance fiscal: garante a transparência de informações fiscais e o cumprimento de regras estabelecidas pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.

Compliance trabalhista: assegura o cumprimento da legislação trabalhista, bem como a solução de eventuais conflitos internos.

Compliance ambiental: busca o empenho de toda a equipe em ações para a preservação do meio ambiente, o que pode ser feito por meio de atitudes simples, como redução de uso de plástico, até mais complexas, como o monitoramento de atividades para evitar desastres ambientais.

Compliance tributário: mantém as relações tributárias da empresa em conformidade com as leis vigentes, reduzindo riscos e corroborando com uma conduta ética e transparente.

Por que minha empresa deve ter um programa de compliance?

A discussão sobre os impactos das práticas organizacionais na sociedade ganhou destaque nos últimos anos. Com isso, tornou-se mais urgente a necessidade de garantir que as atitudes empresariais sejam sempre pautadas na ética e na transparência.  

No Brasil, legislações recentes abordam o assunto, como a Lei Anticorrupção (nº 12.846/2013) e a Lei Geral de Proteção de Dados (nº 13.709/2018). A primeira determina a responsabilização de empresas por atos praticados contra a administração pública. Já a segunda estabelece a criação de mecanismos para a proteção de dados pessoais.

Estar de acordo com essas e outras legislações significa:

  • Preservar a integridade da empresa;
  • Evitar multas, sanções e danos à reputação;
  • Fortalecer a credibilidade junto ao mercado;
  • Ampliar o potencial de atração de investidores.


Implantação e resultados

A partir da compreensão desses dois pontos, é necessário garantir a eficiência dos programas de compliance para, assim, alcançar os resultados esperados. Isso é possível quando uma série de procedimentos são adotados, como:

  • Definição dos profissionais que irão atuar na área de compliance; 
  • Criação de normas de conduta que deverão ser seguidas por todos os funcionários;
  • Uso de canais de comunicação interna e realização de treinamentos de compliance periódicos para que essas práticas sejam compreendidas pela equipe;
  • Comprometimento e envolvimento da alta direção com o programa; 
  • Implantação de um canal de denúncias para o recebimento de irregularidades; 
  • Monitoramento das práticas adotadas de forma contínua.

O softwares de compliance contribui em todas as fases desse processo. Por isso, podemos destacar os cinco principais motivos para investir no uso da plataforma.

1) A equipe de compliance precisa de suporte tecnológico

O trabalho dos profissionais desta área é extenso, envolve toda a empresa e deve ser realizado de forma contínua. Contar com o suporte de uma tecnologia significa facilitar essa rotina, bem como reduzir as possibilidades de eventuais falhas. 

2) Maior organização, agilidade e precisão das práticas de compliance

Um software de compliance permite gerenciar documentos, realizar treinamentos e criar o canal de denúncias de irregularidades. Além disso, por meio de sistema de mensagens e notificações, é possível comprovar o envolvimento da alta direção. Já os painéis estatísticos apresentam dados e métricas sobre o andamento do programa. 

3) A Lei Anticorrupção e a LGPD podem ser atendidas pelo software de compliance

As duas legislações estabelecem parâmetros específicos que podem ser cumpridos de forma mais prática por meio das plataformas. Uma das exigências da Lei Anticorrupção, por exemplo, é a análise periódica de riscos. Este tipo de trabalho, sem o auxílio da tecnologia, pode ser complicado e demorado. Já com o software, é feito de forma mais simples, a partir de formulários eletrônicos.

A LGPD, por sua vez, estabelece a obrigatoriedade de implantação de um programa de governança em privacidade que transpareça o comprometimento da empresa em assegurar boas práticas relativas à segurança de dados. Por meio de um software, é mais fácil fazer esta comprovação. Basta o envio das informações aos funcionários e a confirmação de ciência das regras estabelecidas.

4) O uso da plataforma reduz falhas e custos para a empresa

A tecnologia oferece indicadores que garantem maior precisão dos resultados e, por isso, há diminuição dos erros. Ao reduzir falhas, automaticamente, ocorre a economia de custos para a empresa.

5) Aumenta a eficiência dos programas de compliance

Não basta apenas criar um programa, com o objetivo de que a empresa esteja em conformidade com padrões éticos e legislações. É necessário garantir a sua eficiência para, assim, alcançar os resultados esperados. 

Como fazer a sua escolha

Para escolher o melhor software para a sua empresa, é preciso entender qual é a demanda interna. Como há vários tipos de compliance, é importante saber qual ou quais ferramentas são necessárias. A partir deste entendimento, é possível analisar as opções disponíveis no mercado e suas funcionalidades.

O clickCompliance oferece soluções para a otimização da gestão dos programas de compliance e integridade. O software é dividido em módulos, o que permite a escolha de quais ferramentas serão usadas. 

Para tirar suas dúvidas, agende uma demonstração com nossa equipe. Estamos a postos para ajudar.


 
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Anticorrupção, Programa de Integridade

Programa de Integridade: Saiba Tudo Sobre

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27/04/2021

- Anticorrupção, Programa de Integridade

A adoção de um programa de integridade é fundamental para qualquer empresa, independente do porte ou do segmento em que atua. Por meio dessa ferramenta é possível prevenir, identificar e combater irregularidades e atos ilícitos contra a administração pública garantindo, assim, a conformidade com a Lei nº 12.846/2013 – popularmente conhecida como Lei Anticorrupção – e evitando a aplicação de penalidades.

Trata-se, portanto, de uma importante ferramenta de governança corporativa. Mas apesar de sua relevância, o programa de integridade ainda é motivo de muitas dúvidas. Isso porque a legislação brasileira que dispõe sobre a responsabilização de pessoas jurídicas por práticas contra o setor público é recente. Para se ter ideia, a Lei nº 12.846 está em vigor desde 2014, e o Decreto nº 8.420 que a regulamenta foi publicado em março de 2015.


O que é Programa de integridade

Mas, afinal, o que é um programa de integridade?

A definição consta no Decreto nº 8.420/2015: “conjunto de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e na aplicação efetiva de códigos de ética e de conduta, políticas e diretrizes com objetivo de detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados contra a administração pública, nacional ou estrangeira”.

Na prática, o programa de integridade é responsável por nortear lideranças, gestores e colaboradores para que a legislação seja cumprida. Para isso, é preciso elaborar, implantar e monitorar o cumprimento de códigos de conduta e ética da organização. Também é necessário criar canais para o recebimento e a apuração de denúncias, bem como medidas para solucionar os problemas verificados.



Passo a passo programa de integridade

Passo a passo para fazer um programa de integridade

É importante destacar que cabe às empresas promoverem uma cultura de integridade no dia a dia, disseminando uma conduta ética por meio de políticas, orientações e exemplos. A criação de um programa específico valida a relevância dada pela organização ao tema.

O primeiro passo para realizar um programa de integridade é o comprometimento das lideranças, que devem se mostrar engajadas na disseminação e no cumprimento das práticas de integridade.

O segundo pilar é a criação de uma instância que tenha autonomia, autoridade e esteja bem estruturada para aplicar e fiscalizar tais práticas. O trabalho deve ser realizado por uma equipe interna que tenha os recursos materiais e humanos necessários para se dedicar ao programa.

Posteriormente, deve ser feito o mapeamento do perfil e dos riscos da empresa. Nesse processo é preciso ter domínio das legislações que dispõem sobre defesa da concorrência (Lei nº 12.529/2011); licitações (Lei nº 8.666/1993); improbidade administrativa (Lei nº 8.429/1992); anticorrupção (Lei nº 12.846/2013); proteção de dados (Lei nº 13.709/2018), dentre outras.

A partir destas definições, é possível criar as regras e os instrumentos necessários para estabelecer e difundir a conduta ética e as práticas de integridade que deverão ser repassadas a todos os colaboradores, por meio de treinamentos e de um trabalho efetivo de comunicação interna. Também é nessa fase que devem ser criados o canal de denúncias, os métodos de apuração de irregularidades, as medidas disciplinares e as ações de remediação.

Por fim, caberá à instância responsável pelo programa de integridade realizar ações de acompanhamento, monitoramento e aprimoramento da ferramenta.



Função cíclica do programa de integridade

Prevenção, identificação e reação

Conforme observado, o programa de integridade tem uma função cíclica de prevenção, identificação e reação às práticas ilícitas, tais como fraudes, desvios de dinheiro e/ou recursos e outras irregularidades previstas pela legislação vigente.

No trabalho de prevenção é preciso criar políticas e diretrizes que promovam a cultura de integridade entre todos os membros da organização, independente da função desempenhada ou do setor de atuação. É um trabalho que deve ser realizado de forma conjunta e contínua.

Para que essa prevenção seja eficiente, é necessário assegurar que as políticas corporativas sejam repassadas de forma clara, simples, direta e transparente, e que sejam acessíveis a todos os colaboradores. Isso pode ser feito por meio dos canais de comunicação interna e, também, treinamentos.

Já a identificação das irregularidades será realizada pela equipe responsável pela gestão do programa de integridade, a partir do uso dos instrumentos disponíveis, como o canal de denúncias, as auditorias, dentre outros.

A reação, por sua vez, acontece após a constatação das irregularidades. Nesta etapa será necessário um plano de ação para solucionar o problema dentro da previsão legal e das políticas corporativas.



cinco motivos para implantar um programa de integridade

Cinco motivos para implantar um programa de integridade

Implantar um programa de integridade é assegurar que a empresa adota medidas anticorrupção e está de acordo com o que é estabelecido pela lei. Os impactos dessa ação são muito positivos em diferentes aspectos. Confira cinco deles:

  1. Evita danos financeiros e à imagem: estar em dia com a legislação dá a segurança de não sofrer penalidades financeiras ou prejudicar a imagem da empresa junto aos diferentes públicos (interno e externo) devido ao envolvimento em escândalos de corrupção.

  2. Fortalecimento institucional: a realização do programa de integridade exige a participação de todos os colaboradores, o que aumenta o senso de pertencimento e fortalece a empresa internamente. Além disso, é uma garantia para o público externo de uma boa conduta, o que também promove o fortalecimento institucional.

  3. Credibilidade: o resultado deste fortalecimento institucional interna e externamente é a maior credibilidade da marca, o que aumenta a confiança de fornecedores e de contratantes, bem como a segurança de líderes, gestores e colaboradores.

  4. Valorização de mercado: todo esse processo se traduz em maior valor de mercado da empresa e da marca, junto com a possibilidade de ampliação dos negócios e atração de investidores.

  5. Desenvolvimento sustentável: por todas as vantagens já citadas, o programa de integridade contribui diretamente para o desenvolvimento mais sustentável dos negócios. Uma empresa que tem uma marca forte e consolidada, que adquire credibilidade junto aos público e é valorizada no mercado, tende a crescer e garantir a sua longevidade.



diferença de programa de integridade e compliance
Diferença entre programas de integridade e compliance

Quando o assunto é programa de integridade, uma dúvida comum é sobre qual é a diferença dessa ferramenta para o programa de compliance. Para responder, é preciso ir “ao pé da letra”.

Compliance vem do verbo em inglês “to comply”, que significa cumprir. Um programa de compliance é aquele que auxilia a empresa a cumprir a lei, a partir do atendimento às exigências necessárias por meio de diferentes processos e ferramentas.

Mas não é isso que o programa de integridade faz? Sim! Na verdade, o programa de integridade é uma vertente do programa compliance direcionada a incentivar a ética e a integridade das organizações, o que inclui, principalmente, o combate à corrupção.

Quanto ao compliance, existem outros tipos:

  • Compliance empresarial: envolve os aspectos gerais da organização, por meio de uma investigação prévia nos relacionamentos corporativos para uma análise de riscos, evitando situações conflituosas no futuro. Trata-se de um diferencial competitivo, uma vez que atesta a transparência e a legalidade da empresa.

  • Compliance tributário: atua na conformidade das relações tributárias com a legislação. É uma obrigatoriedade ter o relatório de atividades econômicas organizado e pagar todos os tributos estaduais e municipais que incidem sobre o negócio. O compliance tributário é uma forma de reduzir riscos e, também, garantir uma conduta ética e responsável.

  • Compliance fiscal: observa o cumprimento das normas estabelecidas pela Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores. Tem como objetivo assegurar a transparência para todas as informações fiscais, tais como folhas de pagamentos, compras e vendas, estoques e bens, dentre outros.

  • Compliance trabalhista: verifica o cumprimento das Leis Trabalhistas, desde o processo de contratação até o desligamento dos funcionários. Também é responsável por resolver eventuais conflitos nos relacionamentos corporativos.

  • Compliance ambiental: tem foco nas ações de preservação do meio ambiente e dos recursos naturais, o que também é um dever das empresas. Para evitar tragédias e desastres ambientais é preciso garantir o cumprimento da legislação, realizar fiscalizações de estruturas e monitoramentos contínuos. Mas esta vertente do compliance também objetiva pequenas ações do dia a dia, como a substituição de copos descartáveis por canecas para reduzir o consumo de plástico, por exemplo.



Lei Anticorrupção

Parâmetros da Lei Anticorrupção

As práticas de corrupção prejudicam a atividade empresarial, contribuindo para a concorrência desleal, os preços superfaturados e a restrição de oportunidades de negócio, por exemplo.

Na tentativa de combater a corrupção, o Brasil instituiu a Lei nº 12.846/2013, conhecida como a Lei Anticorrupção ou a Lei Empresa Limpa. Para além do caráter punitivo, a legislação reconhece as medidas anticorrupção adotadas pelas empresas como fator atenuante em um eventual processo de responsabilização.

Essa lei também estabelece que o programa de integridade adotado pelas empresas será avaliado, quanto a sua existência e aplicação, de acordo com alguns parâmetros:

  • Comprometimento da alta direção;
  • Políticas e procedimentos de integridade;
  • Acesso a terceiros;
  • Comunicação e treinamento;
  • Análise de riscos;
  • Interação com a administração pública;
  • Independência na aplicação e na fiscalização;
  • Canal de denúncias.



Gestão do programa de integridade com clickcompliance

Como o clickCompliance pode ajudar

A adoção de um software para gestão do programa de integridade é uma forma de automatizar os processos internos, reduzir custos e diminuir o trabalho manual da equipe responsável por este trabalho. O clickCompliance é um sistema de gestão de compliance e integridade que pode ser uma alernativa uma alternativa para essa otimização.

Na implantação do programa de integridade, o clickCompliance permite o atendimento aos parâmetros exigidos na Lei Anticorrupção como, por exemplo, a comprovação do envolvimento e da participação da alta direção.

O sistema também dispõe de várias ferramentas que contribuem para auxiliar na gestão das políticas corporativas, com controle de validade e cobrança automática de aceite, por exemplo. Além disso, conta com questionários para comprovar o entendimento das mesmas. Também há espaço para treinamento dos colaboradores.

Outro aspecto importante é que a plataforma é extensível a terceiros, permitindo a participação de fornecedores, prestadores de serviços, agentes intermediários e associados no mesmo processo.

O clickCompliance oferece, ainda, um canal para o recebimento e o tratamento de denúncias, que também é um dos parâmetros exigidos pela Lei Anticorrupção.


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