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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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Como fazer, LGPD
A LGPD já é uma das mais importantes legislações brasileiras, mesmo com sua entrada em vigor prorrogada. Ela não só vai afetar quase todas as empresas, como também vai demandar uma mudança enorme nos processos das empresas. Por isso, é importante já começar a planejar como o compliance vai implementar a LGPD na prática.

Quando a entrada em vigor da lei ainda estava planejada para daqui a poucos meses, o mercado já apontava uma séria deficiência nos preparativos das empresas para estar em conformidade com a LGPD.

De acordo com uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Software (ABES) em parceria com a EY, apenas 38% das empresas estão de acordo com as exigências da lei.

Inclusive, a falta de preparação é tão assustadora que foi um dos argumentos para o adiamento da entrada em vigor antes da pandemia do Coronavírus.

O grande medo agora é que as empresas cometam o mesmo erro e pensem na prorrogação da LGPD como um motivo para prorrogar colocar medidas para estar em compliance com a LGPD na prática.

Mas começar a se adequar à nova lei pode acontecer gradualmente, começando por alguns passos cruciais que vão construir uma base para que seja mais fácil adotar outras medidas de proteção de dados no futuro. Continue lendo para entender esses passos mais importantes.

Escolher um DPO

O Data Protection Officer (DPO) é uma ótima forma de começar porque é um profissional especializado no assunto. Esse profissional trabalha junto com o compliance para construir um diálogo entre os titulares dos dados, o compliance e autoridades nacionais.

Devido ao profundo conhecimento do tema e das necessidades da empresa de acordo com a lei, a seleção desse profissional é um bom primeiro passo na adequação à LGPD na prática.

No entanto, é importante lembrar que esse profissional só é obrigatório em empresas grandes ou com grande quantidade de dados pessoais. São essas que têm processos de tratamento e proteção de dados mais complexos.

Empresas menores normalmente não precisam investir nesse profissional, porque é possível fazer os seus processos dentro do próprio compliance e com os profissionais de T.I.

Fazer relatórios de impacto e mapeamento

Fazer relatórios de impacto e de mapeamento são umas das tarefas básicas mais trabalhosas. No entanto, são extremamente básicos e importantes para a adequação à LGPD. O lado bom é que esses relatórios são basicamente mapeamentos de riscos, uma ferramenta bem conhecida dos profissionais de compliance.

Existem dois relatórios mais importantes que são citados na LGPD e na GDPR. São o ROPA e o RIPD.

Record of Processing Activities ou Registro de operações (ROPA): Esse relatório é um registro de todos os detalhes mais importantes do tratamento de dados na empresa. Exige pesquisa extensiva do tratamento de diferentes dados em diferentes setores.

Alguns exemplos de dados (que podem variar de acordo com a empresa) são:

  • Quem trata os dados
  • Quais ferramentas são usadas no tratamento
  • Com que frequência os dados são tratados
  • Para quais finalidades os dados pessoais são tratados

Relatório de impacto à proteção de dados pessoais ou Data Protection Impact Assessment (RIPD/DPIA): Esse relatório é parecido com o ROPA, mas é um pouco mais elaborado. Nele o compliance deve focar em riscos presentes no tratamento.

Ao mapear esses riscos, esse relatório também deve apresentar os meios empregados pela empresa para minimizar esses riscos e dar justificativas para a coleta e o tratamento dos dados pessoais.

Alguns exemplos de tópicos nesse relatório são:

  • O motivo da coleta desses dados sensíveis
  • Como os dados serão tratados (no mesmo modelo do ROPA)
  • Explicar por que esse tratamento é compatível com o motivo da coleta
  • As medidas e os processos da empresa para redução e mitigação dos riscos
  • As medidas colocadas em prática de proteção de dados

Fazer esses relatórios pode não parecer muito “básico” devido ao trabalho necessário para fazer a pesquisa e montar o documento. No entanto, não é muito diferente do mapeamento de riscos que o compliance já deveria estar fazendo em outros setores.

Além disso, se feito de início e corretamente, vai direcionar com muito mais facilidade e organização as próximas atividades do compliance quanto à proteção de dados, tornando o trabalho do compliance mais tranquilo a longo prazo.

Fazer a anonimização de dados

Os dados que empresas coletam são certamente um ativo muito valioso, e realmente ajudam a tornar experiências de usuários melhores e a tomar importantes decisões estratégicas na empresa.

Porém, muitas vezes supervalorizamos a importância de termos dados pessoais, ou seja, que identificam o titular do dado. São esses os que a LGPD regulamenta e que ferem a privacidade de cidadãos.

Se for realmente importante tratar dados pessoais, as justificativas podem ser explicadas no ROPA, por exemplo. Mas e se não houver uma boa justificativa? E se o dado pessoal não for necessário para o tratamento que você quer fazer?

Um bom exemplo disso são denúncias em um canal de denúncias. Dados que possam identificar pessoas não só não são necessários para a investigação da denúncia, como um risco para a objetividade do processo de investigação.

Como fazer a anonimização?

A solução para isso são as ferramentas de anonimização. Esse processo oculta de algum texto os dados pessoais, como nomes, endereços e outros. A recomendação é integrar uma ferramenta dessas, como o SafeText, com os pontos de entrada dos dados.

Assim, a empresa não terá nem que começar a manusear dados pessoais, e por isso também não terá que aplicar diversos procedimentos de proteção de dados como os recomendados pela LGPD.

Essa é uma forma simples de implementar a LGPD na prática, e que vai diminuir muito o tempo desperdiçado em procedimentos e justificativas para o tratamento de dados que nem precisavam ser pessoais.
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Como fazer, Eventos
O setor do compliance não precisa e não deve ser separado do cenário de transformação constante da tecnologia e inovação. Inclusive, devem andar lado a lado, já que, afinal, o dever da tecnologia é facilitar o trabalho dos demais setores de uma empresa.

No entanto, para conseguir adotar a melhor solução possível para cada desafio, o compliance não pode depender exclusivamente de profissionais de T.I e suas soluções.

Os profissionais da área de compliance devem buscar conhecer melhor a tecnologia para trabalhar junto com a T.I. e construir juntos as melhores estratégias.

Por que fazer isso?

O principal desafio das soluções de tecnologia corporativas é conseguir adotar alguma que realmente se enquadra nas suas dificuldades particulares. Cada empresa tem suas particularidades, e cada equipe de compliance tem necessidades e dificuldades diferentes.

Quando um profissional de compliance conseguir conhecer bem como a tecnologia funciona, é possível ver todas as possibilidades que ela pode trazer.

Quando o compliance officer entender tanto o que existe no mercado da tecnologia e como funciona, fica mais fácil entender o que ele precisa especificamente, e que tecnologia vai servir melhor a sua equipe.

Assim, ao em vez de depender dos especialistas em tecnologia que normalmente não sabem quais as dificuldades do dia a dia do trabalho de outro setor, o profissional de compliance pode sugerir soluções baseados em seu conhecimento de ambas as áreas.

Como fazer isso?

É possível ganhar esses conhecimentos buscando cursos e eventos relacionados a tecnologia em níveis mais iniciantes. Eles ajudam a começar a entender como funciona e quais as tecnologias disponíveis que podem ser aplicadas em diversos setores de uma empresa, inclusive o compliance.

Alguns exemplos de tecnologias que o podem ser aproveitadas são o Big Data, Inteligência Artificial e Cloud Computing. Dependendo de como aplicadas, podem ajudar a facilitar muito os processos do compliance, do planejamento de estratégias à implantação.

No entanto, nem sempre o conteúdo disponível sobre os temas é pensado para pessoas de áreas distantes. Além de ser mais técnico, não costumam fazer a ligação entre o tema e diferentes áreas de uma empresa, mostrando utilidades práticas.

Por isso, o clickCompliance criou o Compliance Talks. Esse evento sobre tecnologia foi pensado para compartilhar a nossa expertise em temas de inovação e tecnologia especificamente para profissionais de compliance.

Em 2019 tivemos edições em São Paulo e Belo Horizonte sobre o primeiro tema, Inteligência Artificial e Integridade. Agora, faremos uma versão webinar para conseguirmos levar o nosso evento para todos após o cancelamento das novas datas presenciais.

Como participar?

O nosso evento terá duas partes em duas datas: uma introdução mais técnica à inteligência Artificial e uma parte sobre a aplicação prática da I.A no compliance.

A primeira ajudará os profissionais a entenderem o que está por trás dessa tecnologia, que também ajuda a imaginar utilidades da tecnologia além do que será apresentado e poder conversar melhor com a T.I para escolher as melhores soluções.

A segunda parte vai mostrar algumas utilidades da I.A. na prática especificamente para o compliance. A inscrição para as duas partes pode ser feita no site do evento: www.compliancetalks.com.br.
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Como fazer, Formulários de Compliance
O conflito de interesses é um risco que pode parecer pequeno e específico, mas persegue os compliance officers que precisam fazer a gestão de possíveis perigos.

Felizmente, hoje em dia existem diversas soluções que ajudam a identificar o conflito de interesses com rapidez e precisão.

Vamos explicar 9 passos para implementar uma boa estratégia de combate a conflitos de interesses à distância durante o home-office.

Para isso provavelmente será necessário ter alguma solução em nuvem, já que o acompanhamento presencial e o uso de papel impresso e processos manuais são impossíveis de usar à distância.

1: Criar um formulário de conflito de interesses



O primeiro passo é criar um formulário de conflito de interesses que seus funcionários devem preencher. Para que você tenha o registro de quem ou não da sua empresa está em situação de conflito de interesses, eles precisam compartilhar alguns detalhes.

Esse formulário deve conter perguntas sobre o relacionamento do funcionário ou terceiro, seus parentes, sócios, etc. com a empresa ou stakeholders da empresa em geral.

Deve também ser um formulário digital com preenchimento pela internet. Existem algumas formas de fazer isso como softwares especializados, PDFs e aplicativos online.

Se você ainda não tem esse formulário, temos um pack gratuito que inclui um formulário de conflito de interesses e mais 5 para baixar.

2: Ter indicadores em tempo real para monitoramento



Agora que você tem o meio principal para identificar possíveis riscos de conflito de interesses, é preciso uma forma fácil de visualizar o progresso do preenchimento.

Afinal, não é prático perder tempo lendo manualmente cada formulário que foi submetido e anotando qual funcionário está em dia ou não com as informações.

Por isso, busque uma solução que te dê dashboards com visualização fácil para monitorar as respostas e outros indicadores úteis.

3: Configurar alertas de novos riscos



Um passo além de dados para monitorar respostas é ter uma solução que permita configurar alertas quando um preenchimento do formulário apresentar um risco.

Por exemplo, um alerta que te notifica quando alguém responder “sim” na pergunta “Você tem algum parente que trabalha na empresa?”.

Isso faz com que seu trabalho seja mais passivo, deixando o sistema identificar os riscos e deixando mais tempo livre para você focar em tarefas mais estratégicas e tratamento de riscos.

4: Ter integrações com bases de usuários

Uma funcionalidade muito importante é ligar os seus formulários a uma base de usuários. Isso pode ser um banco de dados com nomes, e-mails e outras informações, ou integrações com o Office 365 ou Google Gsuite.

Com isso, você tem um banco automaticamente atualizado dos funcionários. Em vez de enviar manualmente o formulário para uma lista de e-mails de todos os funcionários, um sistema poderia fazer isso.

Um grande benefício é que o sistema está sempre atualizado. Por exemplo, quando entra um novo funcionário, o compliance não precisa se preocupar em atualizar a lista de e-mails. Ele será incluído automaticamente e passará a receber o formulário.

5: Ter uma solução com login e senha

Busque também uma forma de o funcionário poder fazer o preenchimento do formulário após um login. Assim, dispensa a necessidade da assinatura digital, que pode ser um custo muito alto para a empresa.

O login do usuário é registrado, e é uma forma muito segura de garantir o acesso de uma pessoa só.

Com integrações com o Office 365 ou Gsuite, ainda, o acesso é feito com o e-mail corporativo. Além disso, salvaguardas podem ser criadas, como confirmação de login.

6: Automatizar a cobrança do preenchimento



Um dos maiores benefícios de formulários online e da adoção de tecnologia no combate ao conflito de interesses é a possibilidade de automação.

Com a ferramenta certa, você consegue fazer o sistema cobrar periodicamente o preenchimento de formulários.

Assim, você não precisa se preocupar em ficar enviando e-mails, e tem certeza de que todos os funcionários estão recebendo.

Esse controle pode ser difícil de fazer com precisão quando não há papéis físicos e contato presencial.

7: Criar grupos de usuários

Outra possibilidade é a função de criar diferentes grupos de funcionários para serem enviados os formulários.

Não só isso permite a visualização mais segmentada dos dados, como também permite diferenciar usuários externos e internos.

Por exemplo, você pode enviar um formulário de conflito de interesses específico para fornecedores, um para funcionários regulares e um para candidatos a uma vaga.

8: Fazer acompanhamento do tratamento dos riscos



Independente da forma que você escolher fazer sua estratégia remota de combate ao conflito de interesses, é preciso poder acompanhar o tratamento.

O tratamento dos riscos identificados é o verdadeiro trabalho do compliance officer (por isso é importante automatizar com soluções para ganhar tempo). É uma tarefa que exige o discernimento humano e investigação.

Busque uma forma de manter esse controle entre a equipe, que tem sua comunicação ainda mais defasada à distância.

Para isso você pode usar aplicativos como Microsoft Planner e Trello, ou uma solução própria para o compliance.

Assim, todos sabem a etapa de tratamento de cada risco, quem está cuidando, etc. Plataformas próprias do compliance podem integrar esse acompanhamento com cada formulário preenchido dentro dela.

Conclusão

Ainda estamos nos adaptando a um modo de trabalhar em home office de forma massiva, mas a transição pode ser mais fácil com a adoção de soluções e tecnologias. A opção certa varia para cada empresa, a quantidade de funcionários e a complexidade das ações do compliance.

No entanto, seja um software customizada, um produto pronto ou um conjunto de apps que ajudam a organizar a vida, este é o momento de buscar uma forma de manter o trabalho produtivo em home office.


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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


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Como fazer, Formulários de Compliance, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.

3º Passo: Treinamentos

Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.

Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
  • Acessibilidade

Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
  • Recompensa

68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
  • Palestras ao vivo

Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
  • Conteúdos multimídia

Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
  • Cobrança e escalonamento automatizado

Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.

No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.

Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
  • Indicadores

Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.

4º Passo: Formulários

Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.

No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.

São usados para os seguintes casos, por exemplo:

  • Conflito de interesse
  • Pessoas politicamente expostas
  • Avaliações de Riscos
  • Registro de brindes
  • Interações com a administração pública
  • Pesquisas em geral

Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
  • Campos com múltipla escolha / seleção

Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.

Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.

Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
  • Anexos

Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
  • Cobrança automática do preenchimento

Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.

De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.

Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
  • Indicadores

Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.

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