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Como fazer

Por que ter um Canal de Denúncias?

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É muito difícil fazer alguma coisa ilícita ou contra as normas da empresa sem que ninguém saiba. Normalmente alguém descobre, mas por diversos fatores, não falam nada. Pode ser medo de retaliações, falta de confiança na resolução do problema, medo de virar um “dedo-duro”, ou simplesmente não saber onde e como denunciar. Mas um Canal de Denúncias e Compliance bons e bem planejados podem solucionar todos esses problemas.

  • Lei Anticorrupção:

Redução de multas em empresas que possuem “mecanismos e procedimentos internos de incentivo à denúncia de irregularidades”


  • O impacto financeiro de não ter um Canal de Denúncias e Compliance bem estruturados é um grande incentivo. Nós gostaríamos que não fosse o principal, mas sabemos que para muitas empresas, ainda é.


Para onde vai esse dinheiro?

• Receitas desviadas/perdidas
• Processos jurídicos


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Apesar disso, no Brasil a quantidade de fraudes descobertas por denúncias é muito menor do que mundialmente. E no Brasil, o meio de descoberta mais comum, a auditoria externa, é bem menos usual no resto do mundo.

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O que preciso fazer para que ele funcione bem?

1: As denúncias que podem ser feitas a um canal dizem respeito não só a atos ilícitos, mas a todas as normas e políticas da empresa. Mas os funcionários não têm como saber o que reportar se não sabem o que é ou não proibido.

Por isso, um dos passos mais básicos é assegurar que os colaboradores saibam bem o conteúdo das políticas corporativas da empresa. Além disso, devem receber treinamentos que reforcem isso, mas que também abordem legislação.

Assim, eles estarão bem preparados para denunciar situações quando surgirem.

2: Um dos obstáculos dos profissionais de Compliance na hora de incentivar denúncias é a cultura, ainda muito presente, do medo de ser “dedo-duro” contra os “espertos”.

Para combater isso, é necessário um trabalho contínuo de promoção da ética e integridade como um valor da empresa, e a denúncia como uma coisa positiva.

Assim, os funcionários se sentem à vontade para cuidar do ambiente de trabalho e contribuir ativamente para sua empresa no dia a dia.

Este texto é apenas uma parte do nosso E-Book “Canal de Denúncias: Da Denúncia à Investigação”. Nele, tem uma lista completa de dicas para implementação de Canal. Também incluímos dicas para investigações e entrevistas.


 
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Como fazer

1. Objetivo

O Código de Ética e Conduta tem que começar com um objetivo claro e direto ao ponto. Afinal, nem todos os funcionários sabem exatamente o que é o Código e nem para que serve. Também é uma oportunidade de reforçar logo no início o compromisso da empresa em manter uma cultura ética.

2. Abrangência

O Código de Ética deve ser referente a todos os funcionários e colaboradores da empresa, incluindo os externos. E deve ser explicitado logo no início do documento. Isso porque existem documentos e políticas referentes a áreas ou tipos de colaboradores, que pode confundir o leitor. O Código de Ética e Conduta é o documento mais importante, e representa os valores básicos e gerais para qualquer pessoa que interaja com ela. Se existem outras políticas, estão subordinadas ao Código.

3. Aos Clientes

Todas as empresas lidam com clientes de alguma forma, seja oferecendo seus serviços ou produtos. E por isso, a relação dos funcionários com estes clientes precisa seguir certos padrões. Isso não só mostra uma homogeneidade no serviço e na cultura da empresa, como evita confusões ou outras interpretações de como o funcionário deve se relacionar com o cliente na hora de tomar decisões.

4. Aos Órgãos Governamentais

A relação da empresa com os órgãos governamentais é tão importante que deve sempre ter uma parte dedicada a ela no Código de Ética e Conduta. Não pode haver dúvidas quanto ao comportamento de funcionários em relação à administração pública. E hoje em dia uma empresa pode ser responsabilizada pelos atos de qualquer pessoa relacionada a ela, inclusive terceiros, desde que em benefício dela. Portanto, recomendamos ainda que sejam distribuídos materiais extras especificamente sobre essa relação aos funcionários, mesmo já estando no Código.

5. Às Pessoas e à Comunidade

Outro relacionamento fundamental e que existe em qualquer empresa é o com as pessoas e sua comunidade. Hoje em dia é cada vez mais importante que a empresa seja responsável com seus entornos e as pessoas em geral. Isso inclui seus efeitos na saúde física e emocional dos funcionários, e na comunidade e no mundo. Se houver alguma coisa que afeta isso negativamente, os prejuízos serão à reputação além de possivelmente financeiros. Por isso, não deixe de dedicar uma seção a isso no Código, para que os funcionários estejam bem guiados.

6. Aos Fornecedores e Empresas de Terceirização de Serviços

Hoje em dia com o mundo corporativo cada vez mais globalizado, as empresas têm cada vez mais relações, parceiros, terceirizados, etc. E a relação com estes também é muito importante para funcionários e para o público. Se houver alguma má conduta ou irregularidade, a reputação é atingida. Já com legislações cada vez mais duras, o relacionamento com terceiros precisa ser ainda mais regulamentado. E só o Código não é o suficiente, tem que ser sempre monitorado e fiscalizado.

7. Código de Conduta Empresarial: Condutas Aceitáveis e Inaceitáveis aos Dirigentes e Empregados da Empresa

Esse ponto é mais relacionado ao comportamento de funcionários uns com os outros, como se portam no ambiente de trabalho e o que podem ou não fazer com a imagem da empresa. Aqui é interessante listar boas práticas para o dia a dia do trabalho. Também deve ter comportamentos proibidos ou incentivados quanto ao uso da marca ou nome da empresa.

8. Cumprimento e Divulgação do Código de Ética

Um Código de Ética não estaria completo sem ser bem divulgado. Não basta existir, ele precisa estar disponível para os funcionários, e lido. Não custa nada deixar isso registrado no próprio Código, para não ter erro. Além disso, os funcionários precisam saber as consequências de não fazerem o que está de acordo com as normas e valores da empresa.


 
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Como fazer
O Código de Ética e Conduta é o documento mais importante do programa de compliance da empresa. Por isso ele precisa ser feito com o maior cuidado e precisão. Abaixo listamos 11 pontos imprescindíveis para qualquer Código de Ética profissional.

Criação e divulgação

1: O documento precisa ser elaborado por um comitê das pessoas relevantes na empresa. Isso porque a alta direção deve sempre estar presente para dar a palavra final. Já o RH e jurídico devem estar presentes para garantir a legalidade e a concordância com os regulamentos de cada área.

2: A divulgação das políticas corporativas costuma ser feito na intranet da empresa, mas nem sempre esse é o ideal. Enviar por e-mail na criação e da admissão de novos funcionários é sempre uma boa estratégia. Mas não se deve exagerar no envio de e-mails. O ideal é ter um ambiente próprio para as políticas e que consegue comprovar a leitura e os aceites do código.

Conteúdo


3: O Código de Conduta precisa ser fácil de compreender por qualquer pessoa. Ou seja, não se deve utilizar linguajar jurídico ou complexo. O conteúdo deve ser objetivo e direto, com frases curtas e em poucas páginas. Isso também evita interpretações erradas ou confusões.

4: O documento deve regulamentar a relação dos funcionários da empresa com outros colaboradores, clientes, fornecedores, a imprensa, órgãos e funcionários governamentais, o meio ambiente, etc. Isso não exclui a existência de políticas específicas e mais completas sobre essas relações.

No entanto, para regular a relação de todos os terceiros com a empresa, é preciso um Código de Conduta específico e mais detalhado para cada um. Gerenciar essa quantidade de documentos pode ser muito complexo, e por isso, se a empresa possui muitos parceiros, é recomendável o auxílio de alguma tecnologia de gerenciamento.

5: Usar exemplos é importante para garantir a clareza e a compreensão de todos os colaboradores e é muito indicado.

6: Outro ponto que precisa estar sempre explícito é as sanções que serão aplicadas em caso de infrações do código. Não só qual a infração, mas também o processo de punição e quem a aplicará precisam estar muito claros.

Revisão


7: Após a criação, se não houver alguém da área legal no comitê, é preciso que um advogado ou profissional da área revise. Assim, é garantido que não há nenhuma infração aos direitos trabalhistas ou constitucionais dos funcionários.

Por exemplo, não é permitido proibir a filiação de funcionários a partidos políticos ou a concorrência a um cargo. No entanto, é permitido proibir manifestações políticas no espaço de trabalho.

8: Também é preciso fazer uma revisão para a checagem ortográfica e semântica. Em documentos mais longos é comum ocorrerem erros de digitação. Além disso, um olhar de fora ajuda a perceber incongruências ou partes mais difíceis de entender.

Manutenção

9: Não adianta ter um excelente Código de Conduta se a alta direção não se comprometer a seguir e compartilhar esses valores. O “tone at the top” é o que ajuda a manter a credibilidade da ética na empresa.

10: Parceiro do código, o canal de denúncias não pode faltar. Se há um regulamento, os funcionários precisam de um meio para denunciar práticas contrárias. Precisa ser sigiloso, confiável e bem divulgado. O código deve explicitar como funciona, e como é o procedimento de apuração de denúncias.

11: Ao longo do tempo, os funcionários precisam ser relembrados no que consiste o código e da importância dele para a empresa. Por isso, palestras e treinamentos periódicos são recomendáveis. Eles ajudam a reforçar aquilo que já estava no código de forma mais lúdica, além de ser um espaço para tirar dúvidas.
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Como fazer
A Inteligência Artificial tem sido um tópico consistente nas listas de tecnologias para empresas ficarem de olho nos próximos anos. E os resultados, e as expectativas, para a Inteligência Artificial em empresas são claros. 47% das empresas maduras digitalmente já definiram uma estratégia de AI. Além disso, 54% de executivos disseram que essas soluções já aumentaram a produtividade das suas empresas. De segurança e atendimento ao compliance, a IA veio para revolucionar o setor financeiro. Inclusive, é um dos que mais deve investir nos próximos anos. A seguir vamos analisar quatro aplicabilidades, e exemplos, da Inteligência Artificial no mercado financeiro.

Inteligência Artificial e Big Data nos Investimentos

Quando pensamos o mercado financeiro, uma das primeiras áreas que associamos é o de investimentos em ações. Conhecido por ser imprevisível, o mercado das ações tem se provado difícil de ler. A maioria das pessoas confiam em previsões de especialistas, ou até das suas próprias leituras de acontecimentos recentes e passados. E ainda, no momento da decisão, o medo, coragem excessiva e ganância costumam interferir nos resultados do investimento.

Prever o comportamento do mercado depende de muitas variáveis. Tantas, que é muito difícil calcular precisamente o que vai ou não ser uma ação valiosa amanhã em relação a hoje. E é aí que a Inteligência Artificial está deixando sua marca através de algoritmos, automação e análise preditiva.

Robôs de análise cada vez mais complexa de dados conseguem identificar a não linearidade do mercado financeiro e das ações. A personalização de investimentos e a pesquisa inteligente de dados textuais da internet que podem influenciar nas ações são outras inovações já existentes. Elas prometem um mercado cada vez mais preciso com a ajuda da Inteligência Artificial e o “Big Data”.

Inteligência Artificial no Mercado Financeiro: Bancos

Segundo uma pesquisa da PwC sobre a Inteligência Artificial, até 2020 “os efeitos serão sentidos em todos os setores da indústria, embora os serviço financeiros talvez sejam os que sofrerão maior impacto”. E os bancos têm sido instituições importantes na introdução da Inteligência Artificial no mercado financeiro.

Por exemplo, a popularidade dos bots de atendimento, como a Alexa da Amazon e o Google Home da Google, tem impulsionado investimentos nesse tipo de tecnologia. E os bancos já entraram na onda usando não só para atendimento ao cliente, como para dar explicações sobre seus investimentos e jargões do setor. Os robôs também podem fazer análises sobre o mercado financeiro global e propor dicas aos clientes.

Além de atendimento direto, outro uso da Inteligência Artificial no mercado financeiro é a personalização. Ou seja, os bancos, que possuem bancos de dados imensos sobre seus clientes, vão poder usar os bots para reunir tudo. Os robôs conseguem sugerir preços e produtos baseados no histórico e nas preferências de cada cliente. Isso ainda está em desenvolvimento, mas está se tornando uma preocupação de várias empresas. Por exemplo, o Santander, que já fez uma competição encorajando programadores a aperfeiçoarem essa tecnologia.


IA na Segurança Digital


O principal uso da Inteligência Artificial no mercado financeiro quanto à segurança é no blockchain. O blockchain é um método de segurança descentralizado e em cadeia utilizado para criptografar informações compartilhadas. E a comunidade das criptomoedas, a origem do sistema, tem falado muito sobre o próximo passo para a segurança: o uso da IA com o blockchain.

O blockchain é uma forma muito mais segura e eficiente de disponibilizar o que a Inteligência Artificial precisa para funcionar: dados. Todas as funcionalidades da IA vão ser otimizadas. Isso se deve ao acesso inédito a uma quantidade enorme de informações globais, verificadas e sincronizadas. Além disso, os dados serão mais seguros e confiáveis

Inteligência Artificial em Software de Compliance


O mercado financeiro é um dos que mais está preocupado com o compliance
. Os crimes da Lava-Jato afetaram instituições financeiras e provocaram uma regulamentação do Banco Central. Em 2017 ele publicou diretrizes para que instituições financeiras e cooperativas de crédito instaurassem políticas de compliance até o final do ano. Agora, grandes bancos já estão investindo nos programas de compliance para garantir segurança e estabilidade, e conformidade com essas novas normas.

Então, como a Inteligência Artificial entra no jogo?

O uso mais prático para os profissionais de compliance é a pesquisa inteligente de normas, documentos e regulamentações além de notícias relacionadas ao setor. A legislação, principalmente agora em época de Lava-Jato, está constantemente sendo atualizada e adaptada. Portanto, é muito importante conseguir estar atualizado e manter as políticas corporativas dentro das novas especificações.

Além desse tipo de uso, a Inteligência Artificial em softwares já está sendo usada dentro de programas de compliance, como o clickCompliance. Por exemplo, com o bot do clickCompliance funcionários podem fazer perguntas relacionadas às políticas e tirar dúvidas sobre corrupção. A Inteligência Artificial faz pesquisas nos documentos que foram inseridos, além de em respostas pré-definidas pelo administrador.

Ou seja, com certeza ainda veremos muitas inovações na Inteligência Artificial e nos diversos mercados. Todas essas utilidades que fazem o dia a dia no mercado financeiro cada vez mais fácil são apenas o começo de uma revolução tecnológica. No entanto, cada uma dessas aplicações é importante para as empresas que estão de olho no futuro.

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Como fazer

Até pouco tempo atrás, o bullying no trabalho por parte de superiores era considerado normal. Dar ordens de forma grossa ou intimidadora era uma tática para garantir trabalho feito. Mas pesquisas mais recentes mostram que um funcionário que se sente confortável e acolhido no emprego acaba produzindo mais e melhor. E um programa de compliance é uma ferramenta muito eficaz para garantir uma cultura hospitaleira entre seus funcionários.

Como o bullying afeta a produtividade?

Um funcionário que sofre de bullying no trabalho não se sente à vontade e tem a tendência de faltar mais, ou de realizar as tarefas com menos ânimo. A falta de vontade de participar do crescimento da empresa também limita suas contribuições e sua criatividade na hora de resolver problemas. Esses efeitos também são válidos para um funcionário que não concorda com a filosofia ou a ética da empresa. Entra em jogo o programa de compliance.

Como um programa de compliance afeta o bullying no trabalho?

O primeiro passo é se certificar de que as suas políticas de ética especificam a contrariedade da empresa quanto a esse tipo de atitude. Um bom programa de compliance te ajuda a monitorar os aceites das políticas. Assim, os funcionários têm a certeza de que o que estão sofrendo não é permitido. Eles sabem que têm algo que os protege, e a quem recorrer. Com o programa bem estruturado, também é possível comprovar que quem cometeu o bullying (normalmente com cargo superior à vítima, provocando medo de retaliação), também estava ciente das políticas.

Compliance, cultura e comunicação

Além da documentação, como políticas de integridade, que trabalha como escudo para a vítima, é possível implantar outras medidas de compliance mais enraizadas. Essas têm o objetivo de implantar toda uma cultura ética na empresa, como combate ao bullying no trabalho e à corrupção. Através delas a empresa oferece treinamentos, que podem ser de temas como anticorrupção, integração de equipe e anti-assédio (de diversos tipos). Além disso, é recomendável criar canais de denúncia confiáveis, enviar mensagens periódicas sobre a cultura que a empresa deseja para seus funcionários, entre outros. Este tipo de programa de compliance mais completo também pode trazer alguns benefícios fora da empresa.

O nosso programa de compliance, o clickCompliance, ajuda a organizar tudo que você precisa para o compliance na sua empresa. Ele é adquirido facilmente pela plataforma Azure, da Microsoft, e é personalizado para se encaixar nas suas necessidades. Agende uma demonstração gratuita!

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Como fazer

Ter um programa de compliance já é um grande passo para a sua empresa. Você fica protegido legalmente de possíveis ações, atos de corrupção de funcionários, entre outros. Mas o compliance também tem outra funcionalidade muito importante. Ela tem a ver com a cultura da sua empresa. Afinal, não adianta só ter o seu programa se ninguém sabe que tem, ou se você não reflete a cultura de ética e compliance nas empresas na prática.

Mostrar ao mundo que a sua empresa está trabalhando para construir uma equipe que realmente valoriza as boas práticas no dia a dia contribui para a imagem da sua empresa. E além disso, ajuda a comprovar além de só documentos que você está comprometido. Isso pode trazer facilidades como redução de taxa de juros de bancos, por exemplo. Veja abaixo 3 recomendações para consolidar uma cultura de ética e compliance nas empresas.

Pesquisas de clima

Para estabelecer uma cultura de ética e compliance nas empresas, primeiro é preciso avaliar qual é o clima entre os funcionários. Para conseguir construir um sentimento de colaboração, todos precisam estar dispostos a participar do melhoramento da empresa e a seguir a cultura desejada. Para isso, é recomendável fazer pesquisas do clima. Perguntar o que os trabalhadores estão achando, se estão satisfeitos, etc. Ao tentar melhorar o ambiente de trabalho, você cria um clima favorável para implantar a cultura de compliance na sua empresa com sucesso.

Relacionamentos pessoais da alta direção

Uma prática simples, mas que inspira muita confiança, é a alta direção manter relacionamentos pessoais. Isso significa encontrar com clientes e colaboradores pessoalmente para dar o exemplo de ética e compliance nas empresas. Pode ser fazendo visitas aos diferentes locais de trabalho, participando de atividades da empresa, etc. Com isso, você cria o chamado efeito soft power. Ao dar o exemplo de ética e compliance de cima, da alta direção, cria-se um efeito cascata que espalha esse bom comportamento entre os demais stakeholders.

Comunicação interna e endomarketing

Finalmente, deve-se utilizar o endomarketing para disseminar a cultura desejada entre os funcionários e, consequentemente, para o público externo. Isso consiste em organizar eventos para os funcionários (lembrando sempre de incluir a alta direção, os “representantes” da cultura ética na empresa), treinamentos e campanhas internas de marketing sobre o tema.

Uma das ferramentas utilizadas por empresas para estimular essa comunicação é a Intranet. É um espaço comum onde todos podem compartilhar documentos, imagens e demais informações. O programa de intranet da Ímpeto, o Intrashare, inclusive pode ser integrado com o ClickCompliance. Ou seja, você tem ferramentas voltadas para a ética e compliance diretamente na plataforma de comunicação interna. Um exemplo seria o chatbot do ClickCompliance, que você pode conhecer aqui. Ele fica no dashboard do Intrashare para tirar dúvidas dos funcionários sobre compliance e as políticas da empresa.

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