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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Governança de Documentos, Programa de Integridade
A pandemia do COVID-19 provocou no meio corporativo uma onda de incertezas, novidades e inseguranças. Uma das áreas que mais teve (e continua tendo que) se adaptar, se atualizar e se reinventar é o compliance trabalhista.

Os profissionais de compliance estão tendo que lidar com uma série de novidades que vamos explicar melhor abaixo. No entanto, talvez o principal desafio seja a atenção diária requerida para manter a empresa a par das mudanças constantes na legislação.

Seguem alguns dos desafios principais para o compliance e o compliance trabalhista durante a pandemia.

Gestão de riscos

O Coronavírus e a extensão das repercussões dele eram algo que ninguém poderia ter previsto. A grande dificuldade é que o Compliance, idealmente, é um instrumento de precaução, não de reação.

Ou seja, os compliance officers trabalham diariamente para mapear riscos e criar procedimentos e estruturas para mitigar os riscos. No entanto, agora as empresas estão sendo bombardeadas por situações que não foram previamente mapeadas e não contam com processos prontos.

Por isso, o principal desafio no momento para o compliance trabalhista, além de monitorar a legislação, é correr contra o tempo para identificar os novos riscos específicos da situação e começar a preparar a empresa para lidar com eles de forma ética e justa.

Equipamentos de proteção individual (EPI’s)

Outro fator novo de muita importância são os equipamentos de proteção individual (EPI’s). Se um funcionário contrair o COVID-19 enquanto estiver trabalhando, a empresa pode ser responsabilizada já que a doença pode ser considerada doença ocupacional, de acordo com o Supremo Tribunal Federal (STF).

Por isso, se a empresa não tiver adotado o trabalho remoto, é preciso não só disponibilizar os corretos equipamentos de segurança, como também precisa reforçar a importância e a obrigatoriedade do uso.

Além disso, cabe, se necessário, instaurar uma política de penalizações para quem não cumprir com o uso das EPI’s. É importante, também, manter registros dessas comunicações e das ações em prol da conscientização e obrigação do uso nos equipamentos.

EPI’s obrigatórios que podem ser fornecidos pela empresa:

  • Máscaras
  • Luvas
  • Álcool em gel

O mesmo vale para a imposição do distanciamento social no ambiente de trabalho (distância mínima de um metro entre os funcionários). Tudo isso ajuda a evitar possíveis repercussões de um caso do vírus entre funcionários e sua classificação como doença ocupacional.

Trabalho remoto

O trabalho remoto é uma novidade trazida pela pandemia que merece destaque. Apesar de ter avançado entre empresas recentemente, não era uma prática considerada comum ainda.

Agora que foi implementado de repente e de forma massiva, empresas, e o compliance, têm esbarrado em dificuldades específicas dessa modalidade de trabalho. Alguns dos principais problemas para o compliance trabalhista nesse sentido são:

  • Questões ergonômicas: A empresa tem muito menos controle sobre o ambiente de trabalho quando se adota o home office. Isso pode levar a problemas como doenças ocupacionais, e nem toda empresa pode enviar cadeiras de escritório aos funcionários, por exemplo.
Nesse sentido, o melhor a fazer é dar todo apoio possível aos trabalhadores, comunicar regularmente a importância de manter um espaço ergonômico e compartilhar dicas e boas práticas.

  • Horário de trabalho: Uma outra queixa frequente tem sido o excesso de horas de trabalho. No home office colaboradores tendem a trabalhar mais do que o normal, e ainda por cima os superiores tendem a mandar mais mensagens fora do horário de trabalho.
Para isso, é vital fazer cumprir as políticas da empresa, além de fazer uma política específica para o home office. Não deixe também de divulgar amplamente o canal de denúncias.

Isso tudo é difícil porque o compliance ainda não tem mecanismos criados para lidar com essas situações. O teletrabalho não está menos sujeito às leis trabalhistas, e por isso o compliance trabalhista precisa buscar alternativas para se manter conforme a legislação.

Contratos individuais de trabalho

Além das diversas dificuldades para se manter conforme as diversas leis trabalhistas brasileiras, a pandemia ainda introduziu mais um fator complicador, as Medidas Provisórias.

Com o objetivo de tentar minimizar os efeitos negativos da pandemia e da quarentena sobre a economia, essas MPs permitem flexibilizar ou alterar algumas previsões da legislação.

Um exemplo é a MP 936/20, que institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda. Ela permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

A criação desses novos contratos de trabalho são um desafio para o compliance trabalhista porque exigem o contato com o sindicato.

Além disso, o processo de criação, distribuição e recolhimento de assinatura de diversos novos contratos é dificultado pela restrição de contato com funcionários.

Por isso, a equipe de compliance precisa buscar novas maneiras e envolver a tecnologia para conseguir realizar essas tarefas.
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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


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Fique por Dentro, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance
Investir em tecnologia e em soluções novas é uma das grandes tendências das empresas que querem se manter relevantes e no mesmo nível do mercado. Com o compliance, não é diferente. É possível adotar soluções como um software de compliance que tornam o trabalho muito mais eficiente.

Investir em uma solução como essa pode trazer diversos benefícios para o trabalho do compliance officer e para a empresa, como:

  • Redução de custos
  • Mais tempo para tarefas que exigem cuidado humano
  • Velocidade
  • Precisão de resultados
  • Segurança de documentos e informações

Esses são apenas alguns dos resultados que uma boa solução oferece. No entanto, não é toda empresa que realmente precisa fazer o uso de uma ferramenta especializada.

Se você ainda não sabe o que é melhor para a sua empresa, dê uma olhada nos 6 sinais de que você precisa de um software de compliance. Se você, sua equipe ou sua empresa se identifica com algum deles, você já deve começar a buscar opções.

1: Você realiza muitas tarefas repetitivas

Uma das características da automação é a realização de tarefas repetitivas. Ou seja, uma mesma coisa que precisa ser feita sempre.

Um exemplo é solicitar aos funcionários que aceitem uma política. Isso precisa ser feito o tempo todo, e é sempre igual. Esse é o tipo de tarefa que pode ser feita por um software.

Outro exemplo seria enviar uma nova política para ser aprovada por superiores, por exemplo. Esse envio é sempre igual, e precisa ser feito toda vez que uma política for criada ou modificada.

Se você perceber que você ou sua equipe gastam muito tempo fazendo tarefas desse tipo, vocês ganhariam muito mais tempo com um software de compliance.

2: A empresa tem mais de 100 funcionários e ainda imprime muito papel

Hoje em dia não existe motivo para gastar muito papel com o compliance (e nem com qualquer outro setor). Não é só por uma questão de sustentabilidade, que por si só já é um forte argumento. Alguns pontos negativos são:

  • Desorganização/perda de arquivos
  • Falta de espaço
  • Ineficiência para busca e consulta de documentos

Em empresas pequenas, a quantidade de documentos é pequena, então acaba não tendo um consumo muito grande de papel. Mas se o número for superior a esse, já é hora de buscar ferramentas de automação.

3: Você precisa se deslocar para mais de uma unidade para realizar treinamentos

Os treinamentos são uma parte indispensável do programa de compliance. Precisam ser feitos periodicamente, e todos os funcionários devem estar atualizados.

Além disso, é importante ter treinamentos sobre diversos temas relevantes para a sua empresa.

Fazer esses treinamentos já é uma tarefa complicada, independentemente de ter outras unidades.

No entanto, quando algum profissional precisa se deslocar para fazer esses treinamentos, o custo se torna muito mais alto, e o desperdício de tempo também.

Se isso acontece na sua empresa, é preciso adotar uma ferramenta que permita realizar os mesmos treinamentos para todos os funcionários em todas as unidades da empresa.

Além disso, é bom ter uma opção que facilite a cobrança do treinamento toda vez que um funcionário novo entrar, ou algum mudar de área, como faz o clickCompliance.

4: Segurança digital é um risco relevante na empresa

Se a segurança digital é um risco real na sua empresa, é um sinal de que deve ser adotado um sistema de compliance, apesar de muitos ainda acreditam que é a opção menos segura.

Os softwares em nuvem possuem diversas salvaguardas e configurações que o tornam extremamente seguros.

No entanto, precisam ser colocadas em prática de forma cuidadosa pela equipe de TI ou com a ajuda de alguma consultoria ou empresa especializada.

Além disso, o software precisa ser hospedado em algum lugar, e isso acontece na nuvem de grandes empresas da tecnologia.

O clickCompliance é parceiro da Microsoft, e por isso é hospedado na nuvem deles, o Microsoft Azure. Ou seja, clientes que usam o clickCompliance contam com todas as salvaguardas e proteções da Microsoft

5: Você sente que suas políticas estão desorganizadas

Parte do objetivo de um sistema de compliance é, também, organizar processos e, se for o caso, de políticas e documentos.

O que acontece com frequência em empresas que ainda não têm um software de compliance implementado é que ainda usam muito papel e possuem processos manuais.

Quando se depende muito do trabalho humano, e ainda precisa lidar com documentos físicos, o estado das políticas corporativas acaba ficando confuso, é difícil manter todos os funcionários a par da situação das políticas e funcionários, etc.

Se você ou sua equipe sentem que o trabalho está desorganizado ou um pouco enevoado, não se preocupe, não é culpa de vocês.

A quantidade de documentos, políticas e processos se tornou muito grande, e é necessário investir em uma ferramenta que faça uma melhor gestão deles. 

6: Você faz parte de um setor altamente regulamentado

Esse é o último, e talvez o mais relevante sinal de que você precisa adotar um software de compliance.

Se você faz parte de um setor altamente regulamentado (financeiro, saúde, etc.), não só você deveria procurar um software de compliance, como já deveria ter um.

Isso é importante por dois motivos: primeiro, porque novas regulamentações surgem a cada dia e o cenário precisa ser acompanhado sempre e com cuidado. O programa de compliance deve conseguir se adaptar a essas mudanças rapidamente.

O segundo motivo é que empresas desses setores estão sempre sendo muito bem vigiados por agências e órgãos de fiscalização. Além disso, as sanções são pesadas e auditorias e investigações são frequentes.

Uma ferramenta de compliance garante velocidade e precisão para se manter sempre atualizado, além de produzir indicadores e relatórios atualizados conforme são solicitados por autoridades.

Sua empresa consegue garantir que está conforme todas as recomendações e que seu programa de compliance está em dia e funcionando.

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Como fazer, Funcionalidades, Governança de Documentos
Com o objetivo de minimizar os impactos da pandemia do COVID-19 na economia e na sustentabilidade das empresas, o governo anunciou uma nova Medida Provisória que permite a flexibilização dos contratos de trabalho.

A Medida Provisória 936/20 institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda e permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

É importante lembrar que essa nova MP foi considerada inconstitucional por alguns partidos e políticos, já que esse tipo de mudança no contrato teria que ser feita com acordo coletivo e o envolvimento do sindicato, não individualmente.

O ministro Ricardo Lewandowski determinou que terão validade os acordos individuais se houver anuência dos sindicatos em até dez dias, a partir da notificação. No entanto, agora o STF decidiu que para realizar o acordo não será necessária a intermediação com o sindicato.

Qual o impacto disso para o compliance?

A flexibilização dos contratos de trabalho terá que que ser feita individualmente com cada trabalhador. Será necessário fazer a distribuição e recolher a leitura e aceite dos contratos individuais que formalizam essa mudança temporária no contrato.

Isso garante que a ciência do novo acordo esteja documentada para apresentar no caso de alguma auditoria ou investigação, por exemplo. Também é uma importante evidência em casos relacionados ao compliance trabalhista.

Como fazer isso com o home office?

Normalmente isso seria feito de forma manual. Ou seja, os novos contratos seriam impressos e entregues aos funcionários para serem lidos e aceitos. Isso é mais indicado para empresas com poucos funcionários. 

No entanto, esta alternativa foi criada justamente por conta da pandemia e da impossibilidade do trabalho normal e/ou presencial. Ou seja, para que esses novos acordos e declarações sejam feitos, será preciso uma maneira eficaz de fazer remotamente.

Apesar de não ser ideal, é possível fazer uma declaração para cada funcionário em PDF, enviar para o funcionário e pedir para que ele imprima.

Depois, ele assina, escaneia novamente e envia como PDF para o compliance. No entanto, fazer isso em grande escala se torna ineficiente e muito difícil de controlar.

Outra forma de fazer essa gestão de contratos é enviando o conteúdo do contrato por e-mail e solicitando uma resposta com a aprovação expressa do funcionário. No entanto, seria preciso organizar os e-mails de todos os funcionários da empresa inteira.

Além disso, seria preciso organizar todas as respostas individuais de todos esses funcionários e imprimir para guardar com o contrato físico.

As chances de se perder algo em uma empresa com muitos funcionários ou com diferentes filiais, etc. seria enorme, sem contar todo o trabalho manual do profissional de compliance.

Qual a melhor forma de gerir esses contratos?

No entanto, a forma mais indicada de fazer a gestão desses contratos de forma remota é adotando uma tecnologia própria para isso. Principalmente para empresas maiores.

Isso vai garantir uma organização muito maior e mais eficiência no processo de distribuição e recolhimento.




Seja um sistema de gestão de contratos, GED ou um software próprio para o compliance, como o clickCompliance, é o que vai garantir que o trabalho seja bem feito e rápido. Isso é o que precisamos no momento, já que a MP é uma medida “emergencial”.

Com o clickCompliance, por exemplo, o envio do contrato para funcionários é automático. A única configuração necessária é escolher um grupo pré-configurado que deve receber.

A cobrança do aceite também é feita automaticamente pelo sistema. E com a nova funcionalidade do clickCompliance, não é preciso inserir nenhuma variável de dado pessoal no documento. O sistema coloca essas informações sozinho.

Ou seja, só é preciso colocar o texto do documento e avisar onde estarão as variáveis, que serão dados pessoais do funcionário. O contrato será enviado com as informações personalizadas para cada funcionário de forma automática.


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