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Governança de Documentos

Assinatura eletrônica: como garantir validade de documentos na era digital

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24/04/2024

- Governança de Documentos

A modalidade tem se firmado, cada vez mais, como uma ferramenta estratégica para a gestão documental nas organizações.

Nos últimos anos, especialmente após a consolidação de novos modelos de trabalho, como o híbrido e remoto, a assinatura eletrônica se tornou uma alternativa eficiente e segura para validar documentos à distância.

Apesar da assinatura eletrônica já ser amplamente usada em sites e redes sociais, quando falamos exclusivamente do ambiente corporativo, muitas pessoas ainda têm dúvidas em relação à sua legitimidade e confiabilidade.

Neste artigo, exploraremos alguns pontos desse tema, destacando o que diz a legislação brasileira, como a assinatura eletrônica pode ser utilizada pelas organizações e quais são as principais vantagens.

Se você já usa ou deseja implementar esse tipo de validação na sua empresa, continue lendo o artigo para saber mais!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um método para validar documentos, aceites e transações no ambiente digital, dispensando, assim, o papel e a caneta.

Você pode até não se dar conta, mas usamos esse formato de assinatura diversas vezes no nosso dia a dia. Quer ver? Ao aceitar termos de uso de aplicativos, sites e redes sociais; realizar procedimentos bancários de forma online e receber uma receita médica após uma teleconsulta, por exemplo, estamos fazendo uso da assinatura eletrônica.

Existem diversos tipos, que vão desde simples consentimentos até os mais avançados. Alguns dos mais conhecidos são:  

  • Biometria  
  • Tokens 
  • Senhas  
  • Certificados digitais 



Como são classificadas as assinaturas eletrônicas?

Conforme dissemos anteriormente, existem diversos tipos de assinaturas eletrônicas, que podem ser usadas de acordo com o nível de segurança necessário para tal finalidade.

Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é o nível mais básico e não exige a utilização de certificados digitais. Este tipo de assinatura é adequado para transações de baixo risco e não requer autenticação adicional do signatário.

Dentre os exemplos, destacam-se: 

  • Digitar o nome em um campo de assinatura em um documento eletrônico. 
  • Marcar uma caixa de seleção indicando concordância com os termos de um contrato eletrônico. 
  • Enviar um e-mail com uma confirmação de aceitação de um acordo. 

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada é mais sofisticada e requer métodos de autenticação mais seguros, como senha, token ou biometria. Ela também deve estar ligada ao documento de forma única, de modo que qualquer alteração no documento seja detectável.

Este tipo de assinatura é adequado para transações de médio risco e oferece um nível maior de segurança e integridade do documento em comparação com a assinatura simples.

Alguns exemplos são:  

  • Utilizar um token de segurança para autenticar e assinar um contrato eletrônico. 
  • Confirmar a identidade por meio de um SMS enviado para o celular antes de assinar um documento eletrônico. 
  • Utilizar um certificado digital para assinar digitalmente um documento eletrônico. 

Assinatura eletrônica qualificada

Já essa modalidade é o nível mais alto e exige a utilização de um certificado digital qualificado, emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida.

Este tipo de assinatura é equivalente à assinatura manuscrita em termos de validade legal e é adequado para transações de alto risco que exigem um alto grau de segurança e autenticidade.

Como exemplos, temos:  

  • Utilizar um certificado digital qualificado emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida para assinar um contrato eletrônico. 
  • Usar um cartão inteligente (smart card) com certificado digital para autenticar e assinar um documento eletrônico. 
  • Utilizar um dispositivo de hardware seguro para armazenar e assinar digitalmente documentos eletrônicos.

 

 

O que diz a Legislação Brasileira sobre a assinatura eletrônica

Conforme dissemos anteriormente, existem diversos tipos de assinaturas eletrônicas, que podem ser usadas de acordo com o nível de segurança necessário para tal finalidade.

Embora o uso da assinatura eletrônica seja mais disseminado atualmente, a Legislação Brasileira reconhece sua validade jurídica há mais de 20 anos.

A Medida Provisória 2.200-2/2001 institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O artigo 1° afirma:

Art. 1° – Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Já em outro artigo, a MP determina que as assinaturas digitais possuem presunção de veracidade, mesmo quando feitas por outros meios fora da certificação ICP-Brasil, que é a oficial.

Art. 10 – Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 

  • 1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.  
  • 2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

 
Já em 2020, em plena pandemia de Covid-19, foi promulgada a Lei n° 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.

Ambas as normas garantem a autenticidade e integridade dos documentos assinados eletronicamente. Por isso, tais documentações são tão válidos quanto a assinatura física, desde que cumpra os requisitos legais, como a identificação inequívoca do signatário e a garantia da integridade do documento.

 

Vantagens da assinatura eletrônica para as empresas  

Como você já deve saber, a assinatura eletrônica oferece diversas vantagens para as organizações, como a economia de tempo e recursos, a redução do uso de papel e o armazenamento seguro dos documentos. Além disso, ela facilita o acesso remoto aos documentos, agilizando processos e aumentando a eficiência operacional das empresas.

A seguir, veja como ela pode ser empregada:

Prestação de serviços

A validação eletrônica pode ser usada em contratos de prestação de serviços entre empresas, fornecedores e clientes.

Recursos Humanos

Assinatura eletrônica de contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e outros documentos relacionados à área de Gestão de Pessoas.  

Assinatura de políticas de compliance

Os colaboradores podem dar seus aceites nas políticas de compliance, como código de ética, política de privacidade, políticas anticorrupção, de forma eletrônica.





Autorizações e consentimentos

A assinatura eletrônica também pode ser usada para autorizações e consentimentos, como uso de dados pessoais.


Conte com a clickCompliance 

A assinatura eletrônica é uma ferramenta segura e eficiente para validar documentos na era digital. Com o respaldo da legislação brasileira, ela garante a autenticidade e integridade dos documentos, facilitando processos e contribuindo para a transformação digital das empresas.

A clickCompliance possui o módulo Governança de Documentos, que ajuda os profissionais de compliance a fazerem a gestão das políticas e controlar os aceites dos colaboradores de forma otimizada e inteligente.

Com a assinatura eletrônica dos documentos, diretrizes e políticas de compliance, sua organização fica protegida no caso de ações ilícitas ou antiéticas que podem ser cometidas por colaboradores e terceiros.

Conheça mais o nosso software agendando uma demonstração sem compromissos com o nosso time! 

 

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Anticorrupção, Transparência

Transparência na Gestão Pública Municipal: Como Alcançar?

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13/11/2023

- Anticorrupção, Transparência

Conheça o que diz a lei e como implantar a transparência na gestão pública.


Incorporar o princípio da transparência na gestão pública garante maior credibilidade à administração. 

A população tem o direito, garantido pela legislação, de ter acesso às informações sobre tomadas de decisão, uso de recursos, andamento de obras e outras ações dos órgãos dos governos municipal, estadual e federal.  

A transparência é uma forma de demonstrar o compromisso com a gestão de obrigações regulatórias e aumentar a confiança dos cidadãos. 

Por isso, a importância de disponibilizar as informações de forma clara e acessível. Assim, é possível incentivar a participação cidadã e construir serviços públicos de qualidade.

Mas o que é necessário para uma organização pública municipal garantir a transparência na sua gestão? Quais são os principais desafios? Como o compliance pode contribuir para este trabalho?

A seguir, vamos responder a cada uma dessas perguntas e apresentar qual é o melhor caminho a ser seguido. 

Boa leitura!


 

O que é a transparência na gestão pública municipal?

O conceito de transparência está associado à divulgação de informações sem obstáculos, o que significa ter clareza e facilidade de acesso na comunicação.

 

Quando associado à gestão pública, sua aplicação consiste na disponibilidade de informações de interesse público dos cidadãos.

 

As instituições governamentais realizam ações com o uso de recursos públicos. Por isso, é necessário prestar contas à população sobre:

 

  • Orçamento disponível 
  • Projetos idealizados
  • Custos para a execução de projetos
  • Despesas da administração
  • Investimentos realizados

 

A transparência na gestão pública parte de princípios éticos, legais e morais. 

Por isso, trata-se de um dever dos órgãos municipais, estaduais e federais.

 

Na esfera municipal, a transparência é essencial para serviços, como: 

 

  • Transporte público
  • Pavimentação das ruas
  • Educação infantil e de ensino fundamental
  • Atendimento à saúde
  • Cultura, lazer e esporte

 

Assim, para garantir a transparência na gestão pública municipal, é preciso assumir um compromisso de excelência na administração dos recursos, mantendo o cidadão informado sobre cada decisão tomada.





Principais ferramentas de transparência na gestão pública municipal

A legislação exige que o princípio da transparência seja incorporado às organizações públicas. Há ferramentas que podem ser usadas para garantir a conformidade com os preceitos legais. Confira a seguir

Lei de Responsabilidade Fiscal

 

Considerada um marco para a gestão de finanças públicas no país, a Lei Complementar nº 101/2000 estabelece regras para assegurar a transparência fiscal e define métodos para a prevenção e a correção de situações que comprometam o equilíbrio das contas públicas.

 

Popularmente conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, determina regras para:

 

  • Lei de Diretrizes Orçamentárias
  • Lei Orçamentária Anual
  • Previsão e arrecadação
  • Despesas com pessoal
  • Operações de crédito

Lei de Acesso à Informação

Sancionada em novembro de 2011, a Lei de nº 12.527 – LAI regulamenta o direito garantido pela Constituição Federal de 1988 de acesso às informações dos órgãos públicos.

 

Dessa forma, qualquer cidadão, sem necessidade de justificativa prévia, pode requerer informações dos governos municipais, estaduais e da União. 

 

A LAI exige a criação de um site na internet, onde os órgãos públicos deverão informar sobre:

  • Receitas
  • Despesas
  • Contratos
  • Licitações
  • Outras atividades de interesse público

 

Esses espaços, como o Portal da Transparência, contribuem para a compreensão das decisões e a fiscalização da gestão pública. Prefeituras, Câmaras Municipais e outros órgãos públicos devem disponibilizar esse canal para o cidadão.

 

Também é necessário garantir uma opção para contato, caso a informação desejada não esteja disponível no portal da transparência. No âmbito federal, o Fala.BR cumpre esse papel, mas os municípios também devem oferecer uma alternativa.

Auditoria

As auditorias garantem que os órgãos públicos cumpram as leis e as regulamentações. Isso evita possíveis sanções legais e garante que o governo atue dentro dos limites estabelecidos.

 

Além disso, através das auditorias é possível identificar áreas onde podem ser feitas melhorias para a maior qualidade do serviço público. 

 

Ao demonstrar compromisso com a prestação de contas e com a participação popular, os órgãos públicos mantêm sua legitimidade perante a sociedade.

Combate à corrupção

Quando há transparência, é mais difícil a ocorrência de atos ilícitos. Por isso, é tão importante seguir as regulamentações na administração pública.

 

Ter um programa de compliance eficiente  é uma maneira de garantir o cumprimento da legislação e, também, prevenir e combater a corrupção.

 

As críticas mais comuns aos governos é a má administração do dinheiro público. Quando o uso dos recursos é acompanhado pela população, a fiscalização também é maior.

 

Por isso, a relevância da transparência na gestão pública. Uma das ferramentas de compliance que pode auxiliar nesse processo é o canal de denúncias.





Por que é importante ter transparência na gestão pública?

Em primeiro lugar, os impostos que todos nós pagamos sustentam o funcionamento do governo e financiam os serviços públicos. Portanto, é direito do cidadão saber como esses recursos são utilizados.

 

Além disso, a transparência promove o senso de pertencimento e a responsabilidade coletiva. Ao entenderem como o bem público está sendo gerido, as pessoas se sentem mais motivadas a participar ativamente na construção de uma sociedade melhor.

 

A transparência é um pilar essencial para a democracia. Portanto, a transparência pública promove o bem-estar social ao servir para: 

Fiscalizar a gestão de recursos públicos

A LAI obriga que os órgãos públicos divulguem os dados sobre a gestão de recursos, assim, a população pode supervisionar o funcionamento e cobrar melhorias dos serviços.

Isso permite identificar possíveis desvios e irregularidades, promovendo a responsabilidade e a integridade das empresas e dos serviços públicos.


Dar satisfação aos cidadãos

A transparência só é efetiva quando há facilidade de acesso às informações pela população. Por isso, é dever das organizações criar um canal de comunicação transparente. Isso evidencia o compromisso com o público.


Permitir avaliar a administração pública

Esse é um benefício valioso para a população. O acompanhamento da tomada de decisão das organizações públicas permite não só a fiscalização, mas também a maior participação, garantindo políticas públicas mais eficientes para a sociedade.


Atender necessidades sociais

A transparência na gestão pública tem como objetivo garantir que os recursos sejam distribuídos de maneira justa e benéfica para a população, de modo a atender às prioridades sociais.

 

Ao fornecer informações sobre a gestão pública, a população tem acesso a dados importantes. Isso permite que os cidadãos participem de forma mais informada no processo democrático, favorecendo a formulação de políticas mais alinhadas com as necessidades reais da sociedade.






Transparência na gestão pública municipal é com o ClickCompliance 

O setor público também deve estar em conformidade. O software do clickCompliance pode ajudar na transparência da gestão de órgãos governamentais, autarquias, estatais e outros serviços públicos.  

 

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Fique por Dentro, Legislação, Programa de Integridade

Transparência Fiscal: Por Que é Tão Importante Para Sua Empresa?

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08/11/2023

- Fique por Dentro, Legislação, Programa de Integridade

Entenda o que é a transparência fiscal e os benefícios de implantá-la na sua empresa.


Você já ouviu falar em transparência fiscal? A prática consiste no fornecimento de informações financeiras e decisões fiscais de forma clara e acessível. 

 

Trata-se de um procedimento fundamental para estabelecer a relação de confiança entre cidadãos e órgãos públicos, mas que também tornou-se uma necessidade para a iniciativa privada. 

 

No ambiente empresarial, onde a conformidade e a responsabilidade corporativa têm sido cada vez mais valorizadas, a transparência fiscal é um fator decisivo para a tomada de decisão de investidores, parceiros e consumidores.

 

As empresas já não são mais apenas avaliadas com base em seus lucros e resultados. Na verdade, são submetidas a uma análise rigorosa quanto à conduta ética, à responsabilidade social e ao compromisso com as leis e regulamentos fiscais.

 

Se você deseja se aprofundar no assunto e entender de uma vez por todas porque a transparência fiscal é tão importante para a sua empresa, não deixe de ler este conteúdo na íntegra! 

 

A seguir, vamos explicar como estabelecer a transparência fiscal na sua empresa e quais ferramentas podem ser utilizadas no processo.




O que é transparência fiscal? 

A transparência fiscal pode ser compreendida como o ato de disponibilizar informações financeiras e fiscais de forma aberta, acessível e compreensível para o público interessado. O conceito é aplicável nas esferas pública e privada, confira:

Nos governos

Na esfera pública, a transparência fiscal abrange os órgãos:

 

  • Federais
  • Estaduais
  • Municipais
  • Legislativo
  • Judiciário
  • Segurança Pública
  • Controle e Fiscalização
  • Estatais
  • Reguladores



A transparência fiscal contribui para que os cidadãos tenham acesso às informações sobre:

  • Orçamento público
  • Receitas e despesas públicas
  • Contratos e licitações
  • Entre outros.

 

Nas empresas

Já no âmbito empresarial, a transparência fiscal representa um compromisso com a ética, a responsabilidade e a governança corporativa. 

 

A divulgação aberta e honesta de informações financeiras e políticas de tributação demonstra o comprometimento com as obrigações fiscais, não apenas como um dever legal, mas como parte de uma cultura organizacional que valoriza a integridade e a conformidade.

 

É importante lembrar que, as empresas de capital aberto, que estão listadas na Bolsa de Valores (B3), devem disponibilizar as informações financeiras e fiscais para a divulgação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM). A partir delas, potenciais investidores podem tomar as decisões de forma estratégica.

 

O que deve ser divulgado?

  • Balanço financeiro
  • Relatórios anuais
  • Relatórios de sustentabilidade
  • Informações fiscais
  • Relatórios de auditorias

 

Qual é a legislação que abrange a transparência fiscal?

 

Veja as principais leis relacionadas à transparência fiscal:

 

  • Lei Complementar nº 101/2000: estabelece as normas de finanças públicas para a responsabilidade na gestão fiscal.
  • Lei nº12.527/2011: conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), determina a transparência de informações pelo setor público.
  • Lei nº 12.741/2012: popularmente chamada de Lei da Transparência Fiscal, exige que os estabelecimentos comerciais informem ao consumidor quais os tributos incidentes nas compras a fim de facilitar a compreensão sobre a precificação de produtos e serviços.
  • Lei nº 12.846/2013: conhecida como Lei Anticorrupção, não trata especificamente da transparência fiscal, mas responsabiliza as empresas que cometeram atos ilícitos contra a Administração, o que contribui para promover a conformidade com a legislação vigente, inclusive a tributária.
  • Lei de Diretrizes Orçamentárias: aprovada, anualmente, detalham as informações sobre o uso dos recursos públicos. 






Quais os benefícios da transparência fiscal na sua empresa?

Agora que você compreendeu o significado e a importância da transparência fiscal, vamos falar sobre a sua relevância para as empresas. Aqui estão alguns dos principais benefícios dessa prática:

Adequação às leis

Manter a transparência fiscal ajuda a sua empresa a cumprir todas as leis e regulamentos fiscais em vigor. Dessa forma, é possível:

 

  • Evitar multas e penalidades que podem afetar o caixa e a imagem da empresa.
  • Reduzir riscos jurídicos, economizando tempo e recursos.
  • Tornar as auditorias fiscais mais rápidas e eficazes, diminuindo o impacto operacional dessas verificações.
  • Ajudar a identificar oportunidades de economia fiscal para obtenção de incentivos.

Aprimoramento da gestão

A transparência fiscal requer uma organização eficiente dos registros financeiros e processos internos, o que gera benefícios para a gestão, como:

  • Tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
  • Eficiência operacional, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
  • Redução de desperdícios, o que permite o direcionamento de recursos para áreas mais estratégicas.
  • Maior facilidade para o planejamento financeiro, pois é possível estabelecer metas realistas, monitorar o progresso e se preparar para momentos de contingência.

Proteção anticorrupção

A transparência fiscal é uma barreira natural à corrupção. Quando todas as transações financeiras são documentadas e disponibilizadas, há menos espaço para práticas corruptas. 

 

A visibilidade das finanças torna mais difícil para qualquer indivíduo ou grupo se envolver em atividades corruptas sem ser notado. Quando cada movimentação de dinheiro é registrada, qualquer discrepância ou transação suspeita pode ser identificada rapidamente.

Melhoria da imagem

Empresas transparentes tendem a estabelecer uma reputação positiva perante os diferentes públicos, o que pode levar à maior fidelidade dos clientes e atração de investidores. Além disso, promove:

 

  • Vantagem competitiva
  • Valor da marca
  • Melhor resposta às crises

Diminuição de riscos

Ao acompanhar de perto suas finanças e obedecer às leis fiscais, sua empresa reduz os riscos que podem surgir de auditorias ou litígios.

 

Manter registros transparentes e em conformidade com as regulamentações fiscais minimiza a probabilidade de auditorias desfavoráveis e multas. 

Geração de confiança

Transparência fiscal gera confiança, fortalece relacionamentos comerciais e atrai talentos para a sua empresa. É importante destacar que:

 

  • Investidores têm mais confiança em alocar recursos em empresas com uma postura transparente e o compromisso com a conformidade legal.
  • Fornecedores veem uma parceria com uma empresa transparente como uma oportunidade de negócios sólida e confiável.
  • Clientes confiam mais em empresas transparentes, o que pode influenciar positivamente suas decisões de compra e fidelização.

Ambiente de trabalho seguro

Quando os colaboradores compreendem as políticas fiscais da empresa, isso cria um ambiente de trabalho mais seguro e tranquilo, onde as preocupações com irregularidades fiscais são minimizadas.

Redução de perdas financeiras

A falta de transparência pode levar a erros financeiros que resultam em perdas substanciais. A transparência fiscal ajuda a evitar essas situações, garantindo que todas as transações sejam registradas e documentadas adequadamente.





Como implantar transparência na gestão fiscal?

Implantar a transparência fiscal em sua empresa é fundamental na busca por uma gestão responsável e ética. Vamos detalhar os passos a seguir:

Estar em dia com impostos ambientais

O compliance ambiental é indispensável para uma empresa comprometida com a sustentabilidade. Isso envolve o pagamento de taxas e contribuições específicas que financiam a preservação e a mitigação de impactos. 

 

Estar em dia com esses impostos demonstra responsabilidade social e ambiental, algo cada vez mais valorizado por clientes e investidores.

Aderir aos benefícios fiscais e previdenciários de cunho social

O governo oferece incentivos fiscais às empresas que contribuem para o bem-estar social. Isso pode incluir programas, como:

 

  • Contratação de pessoas com deficiência
  • Investimento em comunidades carentes
  • Programas de jovem-aprendiz 
  • Incentivo à diversidade 

 

Dessa forma, a empresa assume o papel de agente de mudança positiva na sociedade.

Pagar todos os tributos

O cumprimento pontual de todas as obrigações fiscais é fundamental para evitar multas e penalidades que podem prejudicar as finanças da empresa. Além disso, demonstra o compromisso da organização em agir de acordo com a legislação e contribuir para o funcionamento adequado do sistema fiscal.

Implantar um sistema de prestação de contas

Estabelecer um sistema de prestação de contas eficiente envolve a divulgação regular e transparente de informações financeiras detalhadas. Isso atende às obrigações de transparência e permite que as partes interessadas compreendam a saúde financeira da empresa e tomem decisões informadas.

Gerar relatórios fiscais

A geração de relatórios regulares ajuda a manter o controle das atividades fiscais da empresa. Os documentos fornecem uma visão abrangente de todos os aspectos fiscais, incluindo receitas, despesas e obrigações tributárias. 

 

Isso auxilia na identificação de tendências financeiras e permite a solução antecipada de problemas.

Fazer auditorias fiscais

As auditorias fiscais, tanto internas quanto externas, garantem a conformidade com a legislação e ajudam a identificar áreas de melhoria na empresa.

 



Quais são as ferramentas da transparência fiscal?

Você já sabe o que é transparência fiscal e como iniciar a sua implantação. Agora, para garantir o sucesso neste processo, você pode contar com diversas ferramentas:

Compliance

O compliance é uma forma de garantir a conformidade com as regulamentações fiscais. Ao adotar o programa, sua empresa irá assegurar o cumprimento das leis fiscais vigentes. 

Além de evitar multas e penalidades, o compliance estabelece uma cultura organizacional que valoriza a integridade e a responsabilidade, criando um ambiente no qual a transparência fiscal pode prosperar.

 

Prestação de contas

A prestação de contas é uma aliada da transparência fiscal. Quando clientes, fornecedores e investidores têm acesso às informações transparentes, sentem-se mais seguros em suas relações comerciais. 

 

Os relatórios de prestação de contas devem oferecer uma visão completa das finanças da empresa, promovendo a confiança e a transparência em todos os níveis.

Auditorias permanentes

As auditorias são necessárias para avaliar a conformidade com os regulamentos fiscais e identificar oportunidades de aprimoramento. Por meio delas, é feita uma avaliação objetiva e imparcial das práticas fiscais da empresa. 

 

Ao realizar auditorias de forma periódica, sua empresa reduz o risco de possíveis problemas fiscais e demonstra compromisso com a transparência.

Canais ativos de denúncias

Fornecer um canal de denúncias  para que funcionários e as partes interessadas relatem irregularidades fiscais é um componente-chave da transparência. 

 

Esses canais permitem prevenir, identificar e solucionar práticas incorretas, protegendo sua empresa e promovendo um ambiente de trabalho seguro e ético.

Divulgação de custos

A divulgação aberta de informações sobre gastos e decisões financeiras é uma prática que demonstra o compromisso com a transparência. Dessa forma, além de atender às obrigações legais, também constrói uma imagem de responsabilidade corporativa. 



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Com integrações eficientes e um design profissional, o clickCompliance torna o trabalho de compliance mais simples e eficaz, auxiliando na promoção da transparência fiscal. 

 

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Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Legislação

Transparência na Gestão de Contratos: Dicas Para sua Empresa ser Eficiente

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06/11/2023

- Ambiente Corporativo, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Legislação

Entenda os passos e as estratégias necessárias para estabelecer uma gestão de contratos transparente na sua empresa



Imagine a seguinte situação: sua empresa tem contratos com vários fornecedores e clientes, mas os detalhes desses acordos são confusos e difíceis de rastrear. 

 

Isso pode resultar em falta de visibilidade sobre prazos importantes, atrasos no cumprimento de obrigações contratuais e, até mesmo, riscos legais. 

 

Esse é um simples exemplo que mostra que a transparência na gestão de contratos não é apenas desejável, mas essencial. Por isso, as empresas devem garantir o compliance na realização deste trabalho.

 

É através da gestão de contatos que os relacionamentos com clientes e fornecedores se desenvolvem. No entanto, a falta de transparência nesse processo pode levar a uma série de problemas, como perda de confiança, litígios e impactos financeiros negativos.

 

Se você deseja entender a importância da transparência na gestão de contratos e ver dicas práticas de como implementá-la em sua organização, não deixe de ler este conteúdo na íntegra!


 

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos abrange todo o ciclo de vida de um contrato, desde as solicitações iniciais e cronogramas até a rescisão e a renovação. 

 

Cada contrato precisa ter uma definição clara de expectativas, obrigações e metas de ambas as partes, bem como os prazos e as condições que regem o acordo.

 

O objetivo da gestão de contratos é aprimorar o desempenho operacional da organização e mitigar os riscos financeiros associados a cada acordo realizado. 

 

Esse trabalho abrange a análise de desempenho em relação aos prazos e às fases do contrato, garantindo que as obrigações sejam cumpridas conforme o acordado entre as partes.

 

O compliance é compreendido como os procedimentos adotados por uma organização para garantir o cumprimento da legislação que abrange o negócio. Ele pode ser aplicado em diferentes áreas da empresa, como:

 

 

Como vimos, há diferentes tipos de compliance. Na prática, a organização realiza uma avaliação de riscos e identifica quais áreas merecem a atenção do profissional de compliance a fim de evitar falhas que possam acarretar o descumprimento de alguma norma, lei ou regulamentação.

 

Quando o compliance é aplicado na gestão de contratos, há o gerenciamento dos processos e documentos de forma mais eficiente e transparente, o que resulta no alicerce para a realização bem-sucedida de transações comerciais. 

 

Isso não apenas ajuda a evitar problemas legais, mas também garante que sua empresa aproveite, ao máximo, cada contrato, obtendo retornos financeiros satisfatórios.

 




Benefícios da gestão de contratos

Você pode estar se perguntando: por que a gestão de contratos é tão importante? 

 

Essa prática é capaz de melhorar todos os processos da sua empresa. Quando os contratos são gerenciados de forma eficaz, fornecem estrutura e clareza para as operações, permitindo que a equipe saiba exatamente o que é esperado em termos de desempenho e prazos.

 

A seguir, confira os principais benefícios de uma gestão de contratos realizada com transparência:

Melhora todos os processos de negócios

A gestão eficiente de contratos é a estrutura sobre a qual todos os processos do negócio podem ser construídos. 

 

Ela funciona como um guia que define as expectativas, obrigações e responsabilidades de todas as partes envolvidas em um contrato. 

 

Além de simplificar o funcionamento interno da organização, também promove a clareza nos relacionamentos com:

 

  • Clientes
  • Fornecedores
  • Parceiros comerciais

 

Ao alinhar os acordos com os objetivos estratégicos da empresa, os gestores podem avaliar como os contratos atendem a esses objetivos. Isso ajuda a identificar áreas para otimização de receita e minimização de custos. 

 

Quando os colaboradores têm acesso aos contratos que foram bem gerenciados, é possível compreender melhor as expectativas e concentrar o trabalho em aspectos mais estratégicos do negócio como, por exemplo:

 

  • Avaliar o desempenho do contrato
  • Identificar áreas de melhoria 
  • Antecipar futuras necessidades

 

Minimiza gastos

Os gastos não documentados ou mal rastreados estão entre os principais desafios para as empresas. Uma gestão de contratos transparente ajuda a resolver o problema, por meio de uma visão clara e detalhada sobre a utilização dos recursos financeiros.

 

Na prática, é possível tomar decisões mais informadas sobre como alocar recursos e identificar oportunidades para a economia de custos. A capacidade de gerenciar de perto os gastos ajuda a evitar desperdícios e contribui, significativamente, para a saúde financeira da empresa.

Dá transparência aos negócios com fornecedores

A transparência na gestão de contratos permite que você rastreie o desempenho de seus fornecedores com base nos critérios estabelecidos pelo acordo firmado entre as partes.

 

Isso ajuda a avaliar se os fornecedores estão cumprindo suas obrigações e possibilita a construção de relacionamentos colaborativos de longo prazo. Com os dados sobre o desempenho, é possível  tomar decisões assertivas sobre continuar ou encerrar parcerias comerciais.

Melhora a conformidade

A conformidade é um aspecto crítico para os negócios, especialmente, em setores altamente regulamentados. Aplicar o compliance à gestão de contratos é uma forma de aprimorar esse processo.

 

Dessa forma, é possível mitigar riscos que envolvem o descumprimento da legislação. Uma boa gestão de contratos ajuda a garantir que todas as partes envolvidas cumpram suas obrigações. Além disso, fornece um histórico claro e documentado que pode ser usado para auditorias e demonstrações de conformidade.

 




Como dar transparência à gestão de contratos?

A transparência na gestão de contratos assegura que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre os termos, os prazos e as expectativas contratuais. Aqui estão algumas dicas para colocar esse trabalho em prática:

Veja fluxos contratuais

Iniciar o processo de melhoria na gestão de contratos requer uma análise aprofundada dos fluxos de trabalho em toda a organização. O mapeamento dessas etapas oferece uma visão clara de como os processos são executados, identificando fases redundantes ou ineficientes. 

 

A utilização de diagramas de fluxo de trabalho é uma ferramenta valiosa para estabelecer padrões e procedimentos claros, garantindo que todos na organização compreendam o caminho que um contrato percorre, desde a criação até a execução.

 

Identifique pontos críticos

Cada setor da empresa pode enfrentar desafios específicos na gestão de contratos. Identificar esses pontos críticos é um dos primeiros passos para uma coordenação eficiente de processos e documentos. 

 

Para isso, é necessário realizar uma análise detalhada capaz de revelar as  inconsistências e as lacunas existentes. Ao compreender essas áreas problemáticas, é possível pensar soluções padronizadas.

Acompanhe o calendário

Uma parte fundamental da gestão de contratos é o acompanhamento de datas, como vencimentos e prazos contratuais.

 

Ter um sistema de calendário ajuda a garantir que sua equipe esteja sempre ciente das datas importantes. Isso é essencial para evitar a interrupção de serviços e possíveis penalidades devido ao não cumprimento de prazos. 

 

Um sistema de calendário automatizado pode enviar lembretes e alertas para que nenhuma data seja negligenciada.



Alimente o sistema

A integração de dados é essencial para uma gestão de contratos transparente e eficiente. Certifique-se de que todas as informações relevantes sejam devidamente inseridas em um único sistema centralizado. 

 

Isso proporciona à equipe de gestão de contratos maior visibilidade e facilidade de acesso às informações. A integração de dados de todos os setores da empresa também ajuda a identificar áreas para a otimização de receita e a minimização de custos.

Tenha um gestor

A colaboração entre departamentos desempenha um papel fundamental em uma gestão de contratos transparente. 

 

Normalmente, o departamento jurídico supervisiona esse processo, mas é essencial estabelecer procedimentos e canais de comunicação eficazes para garantir que os contratos atendam às necessidades de todas as partes interessadas. 

 

Promover a comunicação e o entendimento mútuo entre departamentos contribui para resultados mais eficientes. 

Utilize um sistema de gestão

Investir em um sistema de gestão de contratos é um passo significativo para garantir a transparência e eficiência desse trabalho. Esse tipo de solução permite: 

 

  • automação de fluxos de trabalho
  • maior visibilidade dos contratos
  • eficiência para a gestão de documentos 
  • obtenção de insights valiosos. 

 

A transparência na gestão de contratos é uma necessidade para o sucesso organizacional, uma vez que reduz riscos legais e financeiros, fortalece relacionamentos com fornecedores e contribui para a boa reputação da empresa.


clickCompliance pode te ajudar

Como vimos anteriormente, a aplicação do compliance na gestão de contratos é o caminho para assegurar a transparência na realização desse trabalho.

 

O clickCompliance pode ajudar a sua empresa nesse processo! Agende uma demonstração hoje mesmo para começar essa transformação.

 

 
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Ambiente de trabalho, Business, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Visão Sistêmica: Seis Dicas Para Gerir Bem Sua Empresa

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25/08/2023

- Ambiente de trabalho, Business, Governança de Documentos, Governança de Documentos, Programa de Integridade

Saiba tudo sobre o conceito de visão sistêmica: o que é, como implantar e quais as vantagens para os negócios.

 

Realizar uma gestão eficiente é um exercício diário e desafiador para as empresas que requer a habilidade de enxergar a organização como um todo, compreendendo as ligações existentes entre suas partes constituintes e os processos pelos quais elas interagem.

 

Para isso, cabe aos gestores analisarem os setores e os departamentos por meio de suas particularidades e demandas específicas, sem esquecer que se referem ao corpo da empresa.

 

Para o exercício desse modelo de gestão, a visão sistêmica é uma abordagem fundamental. Através dela, é possível obter uma compreensão mais profunda e integrada dos processos e das relações internas, o que permite aos líderes identificarem conexões e oportunidades.

 

Neste conteúdo, iremos detalhar o conceito de visão sistêmica, como é feita sua aplicação na prática e quais as vantagens para a cultura organizacional da empresa.


 


O que é visão sistêmica?

 

A visão sistêmica pode ser definida como uma perspectiva abrangente e interconectada, que considera a empresa como um sistema vivo, composto por elementos que se influenciam de forma mútua. Dessa forma, contribui para a tomada de decisões mais assertivas.

 

Para melhor entender o conceito, vamos imaginar uma empresa com seus vários departamentos: gestão de pessoas, financeiro, marketing, compliance, atendimento e logística, por exemplo.

 

A empresa pretende realizar uma grande campanha de marketing para a captação de novos clientes, mas precisa certificar-se que é o melhor momento para o projeto. Com a abordagem da visão sistêmica, os gestores irão considerar a realidade de cada setor, e não apenas do marketing. Assim, irão avaliar:

 

  • Marketing:  como a demanda irá afetar a rotina da equipe? Há funcionários suficientes ou serão necessárias contratações? Como ficarão os outros projetos?
  • Financeiro: há recursos para a realização da campanha? Quais os possíveis impactos para a saúde financeira da empresa?
  • Compliance: a quais as normas o projeto deve estar submetido? Há profissional para monitorar o trabalho de perto?
  • Atendimento: se a campanha for bem sucedida, o setor de atendimento tem condições de absorver novos clientes ou será preciso realizar contratações?
  • Logística: a estrutura do setor (recursos humanos e materiais) conseguirá atender o aumento da demanda?
  • Gestão de pessoas: se for necessário realizar novas contratações, a equipe tem condições de assumir a demanda?

 

Este é um exemplo de como uma ação tem impactos em toda a empresa e não apenas em uma de suas partes. Por isso, reconhecer a totalidade da organização garante uma gestão mais eficiente, com tomadas de decisões mais estratégicas. 


 

 


Qual é a importância da visão sistêmica na gestão empresarial?

A visão sistêmica permite analisar o reflexo das ações em diferentes níveis, o que traz muitos benefícios para a empresa. Confira:

Tomada de decisões assertivas

 

As ações internas passam a ser analisadas de forma mais aprofundada, deixando para trás soluções imediatistas ou pouco estratégicas. Cada decisão é tomada a partir de uma avaliação criteriosa, que considera os impactos para o todo e, por isso, é mais assertiva.

Redução de riscos e falhas

Com decisões mais estratégicas e assertivas, a empresa reduz os riscos e as falhas. Na verdade, é possível identificar gargalos e antecipar soluções e correções.

Redução de custos e desperdícios

Os efeitos positivos da visão sistêmica operam em efeito cascata: decisões assertivas reduzem falhas e, consequentemente, diminuem custos com refações, desperdícios e perdas. 

Aumenta o engajamento e a motivação da equipe

A visão sistêmica faz com que os funcionários também se entendam como parte de um todo. O sentimento de pertencimento aumenta a motivação e promove o engajamento.

Possibilidade de expansão dos negócios

Através da visão sistêmica, há maior transparência sobre a trajetória que a empresa pretende seguir. Para essa jornada, uma gestão eficiente e funcionários motivados são pilares essenciais.



 

 


Como implantar a visão sistêmica na empresa?

A implantação da visão sistêmica na empresa requer um esforço conjunto e uma mudança de mentalidade por parte dos gestores e colaboradores. A seguir, reunimos seis dicas para a sua organização realizar esse processo:

1) Tenha em mente qual é o propósito da sua empresa

O primeiro passo para implantar a visão sistêmica é ter clareza sobre o propósito da empresa. Compreender a missão, a visão e os valores ajuda a alinhar todas as ações e decisões na busca desse propósito.

2) Analise os perfis dos colaboradores

A gestão deve conhecer as habilidades e as competências dos colaboradores para identificar como podem ser melhor aproveitadas dentro do sistema organizacional. Isso permite a formação de equipes complementares e mais eficientes.

3) Entenda todos os processos e os fluxos de trabalho

Os gestores devem ser capazes de identificar pontos de conexão e possíveis gargalos dos fluxos de trabalho para garantir os ajustes necessários. Para isso, o mapeamento de processos é uma ferramenta fundamental, pois permite visualizar as etapas e entender como as atividades se relacionam. 

4) Identifique quais são os desafios enfrentados pela empresa

Ao compreender a empresa em sua totalidade, é possível identificar quais são os desafios enfrentados pela empresa, o que favorece o desenvolvimento de soluções eficazes e abrangentes.

5) Colete os feedbacks dos diferentes públicos

A coleta de feedbacks é valiosa para entender como as ações afetam a experiência dos envolvidos, sejam consumidores, funcionários ou parceiros, o que também propicia o aprimoramento e a melhoria contínua.

6) Crie um programa de compliance

A gestão dos processos de compliance utiliza a abordagem da visão sistêmica no dia a dia, o que a torna natural na organização. 

 

O programa de compliance propõe uma avaliação de riscos de todas as áreas da empresa a fim de apontar quais estão mais suscetíveis ao descumprimento da legislação. A partir da análise, cria medidas internas que envolvem todos os funcionários. 



Visão sistêmica na prática: comece agora

Depois de entender qual é o conceito de visão sistêmica e as vantagens de implantar a abordagem na sua empresa, agora é a hora de partir para a prática.

 

O clickCompliance pode auxiliar o seu negócio. Nosso software realiza a gestão do programa de compliance através da automatização e otimização dos processos, o que confere maior agilidade e precisão no trabalho.

 

Agende uma demonstração e saiba o que a tecnologia pode fazer por sua empresa.

 

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Ambiente Corporativo, Treinamento de Compliance

Governança, Riscos e Compliance: Como Fazer a GRC Funcionar na Sua Empresa?

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13/06/2023

- Ambiente Corporativo, Treinamento de Compliance

GRC é a sigla para Governance, Risk, and Compliance, expressão que pode ser traduzida para o português como Governança, Risco e Conformidade. Trata-se de um conceito utilizado no ambiente corporativo para se referir a três aspectos indispensáveis à qualquer organização.

O primeiro deles é a governança corporativa, que consiste no sistema de administração dos negócios com foco na integridade. Seu principal objetivo é promover o equilíbrio dos valores da empresa e os interesses dos stakeholders.

O segundo ponto é a gestão de riscos, trabalho que envolve o gerenciamento de possíveis ameaças às diferentes áreas. A finalidade é identificar as vulnerabilidades para trabalhar a prevenção e a mitigação dos impactos negativos.

O terceiro fator é o compliance, que tem o propósito de assegurar a conformidade com a legislação vigente. Para isso, é realizado um trabalho de compreensão das normas regulatórias e adequação dos processos para o cumprimento de cada uma delas.

Mas, depois de entender o conceito de GRC, é preciso compreender como funciona a integração dessas áreas, a aplicação prática, os desafios e os resultados que podem ser alcançados.

Quer saber mais? Não deixe de ler este conteúdo na íntegra!


GRC: integração entre governança, risco e compliance

O GRC é um método estruturado que inclui ferramentas e processos específicos para promover a integração entre governança, gestão de riscos e compliance.

Os três aspectos já são bastante conhecidos pelas organizações, mas por muito tempo foram trabalhados de forma separada.
A ideia de criar um método unificado e coordenado surgiu com o objetivo de otimizar os processos e aumentar a eficiência do trabalho, garantindo que os resultados sejam alcançados com maior facilidade.


Como funciona a GRC?

Há diretrizes gerais que ajudam a entender como funciona a integração de governança, riscos e compliance na prática. Confira:
Cooperação multifuncional

O método GRC precisa de um trabalho em conjunto dos três setores, que deverá ser disseminado para toda a empresa. Dessa forma, é necessário que:

  • A alta direção e os executivos responsáveis pela governança corporativa considerem os riscos e a conformidade com a legislação nas tomadas de decisão;
  • Os profissionais de compliance devem trabalhar junto com as lideranças de cada setor para a realização da análise e do gerenciamento de riscos;
  • Todos os colaboradores devem contribuir para a conformidade e as práticas de governança. Alguns exemplos dessa colaboração são: a divulgação interna das informações pelo setor de Comunicação, a elaboração de treinamentos de compliance em conjunto com o RH, o zelo pela segurança das informações por parte da equipe de TI.

Framework

O framework é uma estrutura conceitual para orientar as atividades de GRC. Para isso, ele estabelece:
Princípios e valores
Define os princípios éticos e os valores que norteiam a organização, permitindo identificar qual é a cultura corporativa e como deve ser a conduta dos funcionários.

Estrutura organizacional

É o desenho de quais serão os responsáveis e seus respectivos papéis no método GRC. Pode incluir conselhos (Administração, Consultivo, Fiscal, entre outros) e comitês, definir quem irá executar as estratégias e quem deverá participar da Assembleia Geral, por exemplo.

Avaliação de riscos

Inclui os resultados da análise feita em cada setor da empresa a fim de dar o embasamento necessário para a criação da política de compliance e das práticas de governança que serão implantadas.

Políticas e procedimentos

Elenca quais serão as práticas no dia a dia da organização para garantir a eficiência da integração entre governança, risco e compliance.

Controles internos

Mostra o que é necessário para gerenciar e monitorar os riscos e garantir a conformidade com as regulamentações. Isso inclui controles financeiros, estratégias de segurança da informação, políticas de acesso e uso de dados, entre outros.

Monitoramento e relatórios

Define os mecanismos para monitorar o desempenho em relação à GRC, como auditorias, relatórios e métricas.
Treinamento e conscientização

Cria um cronograma para treinamentos que irão capacitar e conscientizar todos os funcionários sobre a importância do método GRC.

Maturidade

É uma forma de avaliar a integração entre governança, risco e compliance. Quanto mais sistematizado forem esses três aspectos, melhores serão os resultados em termos de otimização e eficiência dos processos.

Dessa forma, é possível perceber o aumento da produtividade, a redução de custos e desperdícios, o maior controle em situações adversas, entre outros benefícios.

Quanto mais integrado, maior é a maturidade do GRC.


Qual é a importância do GRC para os negócios?

A abordagem integrada promovida pelo GRC ajuda as organizações no trabalho de gerenciar efetivamente os riscos, manter a conformidade com as regulamentações, melhorar a eficiência operacional e proteger sua reputação.

No longo prazo, este trabalho permite que as empresas se tornem mais resilientes, responsáveis e bem-sucedidas.
Podemos resumir a importância do GRC nos seguintes tópicos:

  • Favorece uma gestão eficaz;
  • Permite identificar e mitigar riscos, o que reduz os impactos negativos em momentos de adversidade;
  • Fortalece o compliance, garantindo a conformidade com a legislação vigente;
  • Maior eficiência operacional, uma vez que otimiza processos;
  • Proteção da reputação;
  • Tomada de decisões a partir de uma visão sistêmica.





Quais os desafios para a implantação do GRC?

Algumas questões desafiam a implantação do método GRC de forma adequada, comprometendo os resultados esperados. Entre elas estão:

  • Ausência de cooperação entre os setores;
  • Falha na comunicação;
  • Uso de framework incompleto;
  • Desinteresse pelos processos de compliance;
  • Falta de investimentos em tecnologia.


Quais tecnologia podem ajudar no GRC?

A tecnologia desempenha um papel fundamental no suporte ao GRC. As empresas podem utilizar softwares e sistemas automatizados para facilitar a coleta, a análise e o monitoramento de informações sobre governança, riscos e conformidade.

A tecnologia do clickCompliance facilita este trabalho que contribui diretamente para a organização do GRC.
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