Política de privacidade - clickCompliance
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Conheça as bases legais para tratamento de dados pessoais

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01/12/2023

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Veja quais são as normas que uma empresa precisa seguir para se adequar ao tratamento de dados pessoais previsto na LGPD.

A coleta de dados pessoais por parte das empresas é um processo comum. No entanto, é preciso zelar pelas informações adquiridas.

 

Para assegurar que os dados não sejam vazados, vendidos ou usados de forma irregular, foi criada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Conhecer as suas diretrizes é o primeiro passo para evitar problemas jurídicos. 

 

Nesse sentido, o compliance pode ser um grande aliado. O programa auxilia no desenvolvimento de ações que visam garantir a conformidade com a legislação vigente, o que inclui a base legal para tratamento de dados pessoais.

 

Neste conteúdo, vamos explicar a importância de estar em conformidade com a LGPD, detalhando as suas diretrizes e a relação com o compliance. Confira!

 

Quais são as bases legais para tratar dados pessoais?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) prevê normas para coleta, armazenamento e tratamento de dados pessoais por parte das organizações públicas e privadas. 

 

O artigo 7 da LGPD descreve as bases legais para a realização desse trabalho, ou seja, apresenta os critérios legalmente aceitos para o processamento das informações. Na prática, as organizações que não seguem tais diretrizes estão infringindo a lei. 

 

O titular tem total direito sobre seus dados pessoais, por isso, deve ser informado sobre a segurança de suas informações. 

 

Além de ser um preceito legal, também, isto demonstra ética e responsabilidade no que diz respeito à garantia de direitos do cidadão. 

 

Pensando nisso, detalhamos as bases legais para o tratamento de dados:

Consentimento do titular

Essa base se refere à necessidade do usuário declarar o consentimento sobre o tratamento de seus dados, e está expressa na lei da seguinte forma: 

 

  • Artigo 5º, inciso XII: Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

 

Assim, é necessário que a empresa forneça um documento que especifique o uso e a finalidade dos dados para o usuário. 

 

O consentimento é uma das principais bases para justificar o tratamento de dados, e deve ser sempre priorizado pelas organizações. Os termos de política de privacidade para abrir uma conta ou realizar o cadastro em um site são exemplos de como colocar em prática esta base legal. 

 

No entanto, é importante lembrar que o controle das informações é sempre do titular, que pode revogar a autorização. Por isso, existem outras nove bases legais para estar de acordo com a LGPD.

Interesse

Essa é uma base legal ampla, que autoriza o tratamento de dados pessoais quando há um legítimo interesse definido. 

 

  • Artigo 10º: O legítimo interesse do controlador somente poderá fundamentar tratamento de dados pessoais para finalidades legítimas, consideradas a partir de situações concretas, que incluem, mas não se limitam a:

 

I – apoio e promoção de atividades do controlador; 

 

II – proteção, em relação ao titular, do exercício regular de seus direitos ou prestação de serviços que o beneficiem, respeitadas as legítimas expectativas dele e os direitos e liberdades fundamentais, nos termos desta Lei.

 

Para ficar mais claro, as empresas podem usar os dados coletados dos usuários, desde que estejam de acordo com o contexto e com a expectativa do titular. 

 

Por exemplo, se você cadastrou o seu e-mail em uma plataforma para receber assuntos sobre marketing digital, mas começou a receber conteúdos que não correspondem com o seu interesse inicial, o armazenamento de seus dados não se justifica. 

 

Além disso, esse pressuposto não se aplica para o tratamento de dados sensíveis, que são informações sobre:

  • Raça 
  • Etnia
  • Condições de saúde
  • Opiniões políticas 
  • Crenças religiosas


Cumprimento legal

Permite o uso de dados mediante o cumprimento de outra obrigação legal ou regulatória. 

 

É uma forma de garantir a segurança jurídica. No processo de contratação de novos empregados, por exemplo, a empresa precisa ter acesso aos documentos e dados dos candidatos, logo, o armazenamento desses dados é justificado pelo cumprimento da ordem trabalhista.


Tratamento da administração pública

Essa premissa se refere apenas ao setor público e afirma que não é necessário o consentimento do titular quando a utilização dos dados pessoais tem a finalidade de cumprir políticas públicas determinadas em lei. 

 

Portanto, a administração pública deve ter o cuidado de ser transparente com o propósito do tratamento dos dados. É o caso, por exemplo, do cumprimento de programas de assistência previstos em contratos, convênios ou similares.

Pesquisas

A lei assegura o uso de dados para a promoção de pesquisas científicas. Portanto, órgãos públicos e privados podem coletar e tratar as informações desde que sejam de forma anônima, preservando a identidade das pessoas. 

 

O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) é um exemplo na coleta de dados com objetivo de realizar pesquisa de interesse social. 

Contratos

A assinatura de contratos dá o direito ao tratamento de dados. Assim, ambas as partes, ao formalizarem o processo contratual, autorizam a utilização de dados pessoais para o cumprimento dos termos acordados. 

Exercício de direito

O tratamento de dados pode ser realizado para a execução legal de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

 

Isso significa que, se determinada pessoa ou empresa precisa construir provas ou se defender em um processo, o tratamento de dados é um direito.

Proteção do crédito

Não há impedimentos ao tratamento de dados para análises de crédito. Ela deve ocorrer para evitar riscos em transações, e as informações oferecem o histórico de compra e pagamento do titular. 

Proteção da vida 

Quando o uso de dados é solicitado para proteger a vida de uma pessoa ou assegurar a sua integridade física, não é necessário aguardar consentimento do titular. 

 

Nesse caso, a segurança da vida é justificativa suficiente para o uso de dados pessoais. 

Questões de saúde do titular 

É designada, exclusivamente, aos profissionais de saúde e autoridades sanitárias. Devido às características da profissão, os agentes de saúde têm acesso às informações pessoais, como os resultados de exames. 

 

Assim, eles têm o direito de tratamento dos dados mediante a necessidade de assistência de saúde do paciente.


Relação entre LGPD e compliance

O programa de compliance ajuda a assegurar as bases legais da LGPD. Assim, prevê formas para as empresas protegerem os dados de colaboradores, clientes e parceiros comerciais. A lei determina a responsabilidade das organizações em implementar um programa de governança em privacidade que seja efetivo. 

 

Por isso, é essencial contar com indicadores e evidências durante o processo, demonstrando as boas práticas adotadas pela empresa. Conheça as principais ferramentas que podem auxiliar o processo e garantir a conformidade com a lei: 

 

  • Governança de documentos: é um portal que auxilia na administração dos documentos, proporcionando maior clareza sobre as etapas. Além disso, facilita o controle sobre os procedimentos internos. 
  • Canal de denúncias: é usado para evitar qualquer tipo de irregularidade na empresa, incluindo roubo e vazamento de dados. Assim, funcionários, parceiros e consumidores podem relatar suspeitas de atos ilícitos e assumir o compromisso com a transparência. 
  • Treinamento de compliance: promove o engajamento da equipe com as políticas de conformidade e a cultura organizacional da empresa. 
  • Canal de privacidade: é uma solução para assegurar a privacidade dos usuários, protegendo seus dados pessoais e evitando o descumprimento da lei. Ele permite atender solicitações dos titulares e documentar o tratamento das informações.


clickCompliance auxilia na conformidade da proteção de dados pessoais

Para uma política de compliance bem estruturada, é fundamental estar de acordo com a LGPD. 

 

Os serviços do clickCompliance ajudam você a estar por dentro de todos os critérios vistos neste post sobre as bases legais para o tratamento de dados pessoais.

 

Se você ainda tem dúvidas, entre em contato conosco! Agende uma demonstração!

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Ambiente Corporativo, Código de Ética, Fique por Dentro

Transparência Nas Empresas: Guia Definitivo Para a Sua Gestão

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11/10/2023

- Ambiente Corporativo, Código de Ética, Fique por Dentro

Investir na transparência ajuda a construir uma imagem de credibilidade no mercado. Saiba como!


A transparência empresarial é caracterizada pela valorização de uma comunicação clara, aberta e honesta no ambiente organizacional. A prática envolve o acesso democrático às informações da rotina de trabalho e contribui para estabelecer uma imagem de confiança para os públicos interno e externo.

 

Nos últimos anos, com a regulamentação da Lei Anticorrupção (lei nº 12.846/2013) no Brasil, a sociedade passou a valorizar ainda mais a ética e a transparência nas organizações, o que evidenciou a necessidade do desenvolvimento de uma cultura voltada à honestidade. 

 

Diante desse cenário, as organizações compreenderam a importância de investir em soluções que possam ajudar a construir uma imagem de credibilidade. O sistema para gestão de compliance é uma das ferramentas usadas com este propósito. 

 

O compliance compreende políticas e procedimentos internos que têm como objetivo garantir que os processos da empresa estejam em conformidade com leis, normas e regulamentos vigentes. Por esse motivo, um bom programa de compliance auxilia na concretização de uma cultura ética, transparente e responsável. 

 

A seguir, vamos nos debruçar sobre o conceito de transparência empresarial e seus princípios fundamentais. Apresentaremos, também, os seus benefícios para as organizações. Se você quer saber mais sobre o assunto, continue lendo! 


 

O que é transparência nas empresas?

No dicionário, uma das definições de transparência é o “preceito através do qual se impõe a prestação de contas de ações”. 

 

No cenário corporativo, ela pode ser definida como uma prática que orienta a interação honesta das empresas com clientes, funcionários, investidores, parceiros e a sociedade.

 

A comunicação aberta norteia essa prática no dia a dia da gestão empresarial. O diálogo concede acesso às informações, como prestação de contas, planos de cargos e salários, processos de atividades ambientais, entre outras. 

 

Dessa forma, uma empresa que promove a transparência se preocupa em expor sua realidade, o que abrange dificuldades, desafios, conquistas e rotinas. Tudo isso é feito por meio de uma comunicação clara e acessível. 


Quais as características de empresas transparentes?

Para entender o que define uma empresa como transparente, vamos detalhar seus princípios fundamentais. Confira a seguir:

Comunicação clara

É a essência da transparência nas empresas. Para isso, é necessário que os interessados possam entender a mensagem transmitida sem entraves. Por esse motivo, é importante evitar o uso de: 

 

  • Ambiguidades
  • Jargões técnicos
  • Excesso de formalismo
  • Comunicação unidirecional

 

Vale ressaltar que a boa comunicação deve estar presente em todas as instâncias da empresa, no contato com os diferentes públicos:

 

  • Clientes
  • Colaboradores
  • Fornecedores
  • Investidores
  • Parceiros comerciais
  • Sociedade

 

O programa de compliance também é uma forma de garantir a transparência na comunicação das organizações públicas e privadas, já que alguns dispositivos legais fazem esta exigência, como:

 



Honestidade e ética

A honestidade e a ética são características que devem estar presentes na gestão empresarial. Para assegurá-las, algumas ferramentas podem ajudar: 

 


 

Dessa forma, quando há uma valorização perceptível da honestidade em todos os níveis da organização, a opinião pública tende a criar uma imagem positiva, refletindo uma boa reputação. 

Valorização da “via de mão dupla”

Implementar a transparência na empresa também envolve um compromisso de “via de mão dupla” na comunicação. Ou seja, o acolhimento das opiniões e preocupações das partes interessadas deve fazer parte dos processos de gestão. 

 

O ponto aqui é o diálogo aberto, isto é, garantir que todos sintam que suas vozes estão sendo ouvidas e suas preocupações, consideradas. Neste aspecto, o feedback é um instrumento valioso, que ajuda a estabelecer um ambiente mais colaborativo. Veja, abaixo, outras práticas que podem ser adotadas: 

 

  • Canal de denúncias
  • Campanhas internas 
  • Dinâmicas de confiança para a equipe
  • Canais de comunicação com informações claras e acessíveis

 

 

Dicas para implantar transparência na sua empresa

Saber as características que definem uma empresa transparente é muito importante, mas na hora de colocar em prática, algumas dicas são sempre bem-vindas. Separamos as principais orientações para te ajudar nessa missão:

Tenha o benchmarking como aliado

O benchmarking é um método de avaliação das boas práticas de outras empresas. É uma espécie de análise de concorrência com o objetivo de comparar e aperfeiçoar os próprios processos.

 

A técnica é uma boa maneira para iniciar uma cultura organizacional em sua empresa. Nesse processo, é importante estudar as organizações do seu setor que são referência em transparência e analisar, de maneira estratégica, o que pode ser útil para sua própria organização. 

Faça um diagnóstico amplo

Outro método importante para estabelecer uma gestão transparente bem-sucedida é realizar um diagnóstico amplo. Para este trabalho, recomenda-se avaliar cuidadosamente os processos de comunicação interna, as políticas de divulgação e a cultura organizacional.

 

A análise atua em concomitância com o benchmarking, uma vez que auxilia na identificação de pontos fortes e fracos e na, consequente, implementação de melhorias.

 

Uma ferramenta muito usada nesse momento é a da matriz SWOT, que significa: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). 

 

Com base nessa análise, é possível desenvolver um planejamento que valorize os pontos fortes e identifique as vulnerabilidades da organização a fim de resolvê-las da melhor forma.

Tenha um plano de ação

A partir do diagnóstico, fica mais fácil para a empresa definir um plano de ação claro e realista que considere a transparência. 

 

Por exemplo, se a avaliação identificar que existe um problema com os padrões de conduta, investir em um sistema para gestão de compliance pode ser uma boa opção. 

 

O importante é que o plano seja específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazos bem definidos.

 

Divulgue apenas o que for verdade

A transparência começa com a divulgação da verdade, independente se ela for boa ou ruim. Para isso, sua equipe precisa estar treinada e preparada para comunicar informações com clareza e honestidade, mesmo quando enfrentar desafios ou adversidades. 

 

A divulgação da verdade é a base da transparência empresarial e deve ser mantida constantemente em todos os níveis da organização.

 

Benefícios de uma empresa transparente

Você já sabe como começar a implementar uma cultura de transparência na sua empresa, mas talvez ainda esteja se perguntando se vale a pena investir seu tempo nessa empreitada. 

 

Quer saber quais são os benefícios para uma empresa em estabelecer uma gestão transparente? Confira:

Melhoria da eficiência operacional

A transparência possibilita uma cultura de maior colaboração, o que facilita a comunicação interna e o compartilhamento de conhecimento. 

 

Dessa forma, tende a ocorrer melhoria significativa na eficiência operacional, uma vez que os funcionários têm acesso às informações relevantes e podem trabalhar de forma mais integrada.

Aumento de inovação e criatividade

Inovação e criatividade também podem ser estimuladas nessa cultura, uma vez que há o incentivo para que as ideias sejam compartilhadas mais livremente. 

 

A liberdade de expressão e a colaboração resultantes da transparência podem resultar em descobertas inovadoras e melhorias nos processos.

Redução de conflitos de interesse

A transparência pode ajudar a reduzir conflitos de interesse que tendem a levar às práticas antiéticas. Quando políticas são tomadas de forma aberta e clara, os funcionários têm menos espaço para agir em benefício próprio, em detrimento da empresa ou de outras partes.


Aumento da conformidade com regulamentações

As empresas estão sujeitas às regulamentações e leis que abrangem suas operações, então, a transparência pode ajudar a garantir a conformidade. 

 

Isso porque uma empresa transparente facilita a auditoria interna e externa, evitando penalidades legais e fortalecendo a imagem da empresa como um negócio ético e responsável.

Acesso às informações certas

Empresas transparentes costumam ter um maior acesso às informações precisas e atualizadas, o que é essencial para tomadas de decisão bem fundamentadas. Isso elimina barreiras, reduz falhas e retrabalho, o que também contribui para evitar o desperdício de tempo e recursos.

Equipes mais coesas

Quando a transparência é valorizada, é comum ocorrer o aumento na colaboração entre as equipes. Isso acontece porque os diferentes departamentos passam a trabalhar juntos em prol de objetivos comuns, o que fortalece os times, promovendo a resolução conjunta de problemas.


clickCompliance ajuda a garantir a sua transparência

 

O clickCompliance é um software completo que oferece: canal de denúncia, treinamentos de compliance, governança de documentos e muito mais. É a escolha ideal para estabelecer e administrar uma gestão transparente e eficiente.

 

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Anticorrupção, Business, Canal de Denúncias, Funcionalidades, Programa de Integridade

Gestão de riscos e compliance: os benefícios para sua empresa

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09/10/2023

- Anticorrupção, Business, Canal de Denúncias, Funcionalidades, Programa de Integridade

Entenda quais as vantagens de associar gestão de riscos e compliance na rotina da organização.

Diferentes situações podem ameaçar a estabilidade de uma empresa, o que pode desencadear prejuízos financeiros, danos à reputação e, até mesmo, o comprometimento da continuidade dos negócios.

Identificar quais são essas ameaças, antecipar soluções e, assim, minimizar a possibilidade de ocorrência ou os impactos quando o problema acontece são medidas que integram a gestão de riscos.

O trabalho de gerenciar riscos possui uma relação mútua com o compliance: um contribui para fortalecer o outro. Assim, a integração das duas áreas promove uma série de benefícios para a organização.

A seguir, detalharemos o que é a gestão de riscos, qual é a sua ligação com o programa de compliance e como as duas ferramentas auxiliam o crescimento sustentável da empresa. 

Não deixe de ler!

 

O que é gestão de riscos? 

Gestão de riscos pode ser compreendida como um trabalho sistemático e contínuo realizado pelas organizações com o intuito de identificar, avaliar e mitigar potenciais ameaças.

No ambiente empresarial, os riscos abrangem diferentes áreas e podem ser classificados como:

  • Financeiros;
  • Operacionais;
  • Reputacionais;
  • Regulatórios;
  • Estratégicos. 
 

Dessa forma, a gestão de riscos atua das seguintes formas:

 
  1. Prevenção: busca antecipar soluções para que a ameaça não seja concretizada. Um exemplo é o risco de fraude. Nesse caso, a empresa cria medidas para impedir o problema, como o uso da tecnologia para a ampliação dos sistemas de segurança.
  2. Mitigação: diante da impossibilidade de evitar uma ameaça, a empresa atua na redução das suas consequências. Um exemplo é a dificuldade financeira decorrente de situações externas, como aconteceu recentemente com a pandemia da Covid-19. Nesse caso, mesmo sem conhecer a ameaça, a gestão de riscos deve incluir o planejamento financeiro com a criação de uma reserva de emergência para as adversidades.


O que a gestão de riscos tem a ver com o compliance?

Aqui precisamos pontuar a definição de riscos regulatórios, que são as ameaças à empresa quando não há o cumprimento da legislação vigente.

Considerando que o compliance atua diretamente na conformidade da organização com as leis, normas e regulamentos que abrangem a sua atividade, ele é uma ferramenta fundamental para a gestão de riscos.

Por outro lado, a elaboração da política de compliance que será adotada pela empresa acontece após uma avaliação de riscos sobre quais áreas do negócio estão mais vulneráveis.

Portanto, gestão de riscos e compliance são instrumentos complementares para o bem-estar da empresa.


Os benefícios da gestão de riscos e compliance

Confira quais são os principais benefícios de aliar o trabalho de gestão de riscos ao compliance nas empresas:

Minimizar prejuízos financeiros

Independente de qual seja o tipo de risco que a empresa corre, provavelmente, as chances de impactar o caixa são grandes:

 
  • Fraude e corrupção são exemplos de riscos financeiros que lesam diretamente o patrimônio da organização.
  • O descumprimento da legislação implica prejuízos decorrentes de multas, penalidades e ações judiciais.
  • Os riscos operacionais podem levar ao desperdício ou ao retrabalho, que também representam perda de dinheiro. 
  • Os danos à reputação reduzem o interesse dos consumidores e dos investidores.
  • Os riscos estratégicos podem desencadear uma tomada de decisão equivocada que prejudique a empresa financeiramente.
 

Dessa forma, associar a gestão de riscos ao compliance é uma forma de minimizar  prejuízos financeiros e garantir uma boa saúde para o caixa da empresa.

 

Proteger a reputação

O patrimônio de uma empresa não se restringe aos valores financeiros. A reputação é um ativo intangível e inestimável. 

Construir e manter uma boa reputação é fundamental para a consolidar a empresa no mercado e abrir portas para as possibilidades de crescimento, através da conquista de parcerias, investidores e consumidores.

Uma boa gestão de riscos ajuda a zelar pela reputação. O programa de compliance atua diretamente nesse trabalho através de medidas internas e externas. Podemos destacar:

 

  • Código de conduta: documento que informa todas as diretrizes sobre a organização, incluindo seus valores, sua missão e sua visão. Nele também constam as diretrizes do programa de compliance que devem ser seguidas por todos os funcionários.
  • Treinamentos de compliance: orientam toda a equipe sobre como proceder em diferentes situações, mantendo a postura alinhada com a cultura organizacional. Também possibilitam o esclarecimento de dúvidas e a simulação de situações práticas.
  • Due diligence: consiste em avaliar os riscos envolvidos em transações comerciais como fusões, aquisições, contratos com fornecedores e recebimento de investimentos. A prática evita a associação da empresa com quem não mantém a conformidade.



Aumentar a confiança de colaboradores, fornecedores e clientes

A confiança é o principal alicerce para qualquer relacionamento empresarial. Quando a organização demonstra o compromisso com a gestão de riscos e o compliance, transmite a mensagem de responsabilidade, ética e transparência.

Como reflexo: 

  • a companhia inspira maior confiança para os seus diferentes públicos;
  • os funcionários sentem-se mais motivados com o ambiente empresarial;
  • os parceiros comerciais adquirem maior segurança para realizar as negociações; 
  • os consumidores valorizam uma cultura organizacional pautada nos valores éticos.


Criar uma postura proativa

A integração entre gestão de riscos e compliance faz com que a empresa possa prever desafios e antecipar soluções antes que os problemas se instaurem. 

Ao identificar ameaças potenciais e cenários de não conformidade, a organização passa a se preparar, desenvolvendo estratégias e planos de contingência. 

Isso não apenas minimiza o impacto de crises, mas também cria uma postura proativa e resolutiva.

 

Gestão de riscos e do compliance para sua empresa

Agora que você já conhece todos os benefícios de integrar a gestão de riscos e o compliance, que tal realizar a aplicação prática na sua empresa?

Há diferentes recursos e soluções tecnológicas que podem facilitar este processo, confira:

 

  • Software para governança de documentos: garante o controle e a comprovação do recebimento e da leitura das informações por parte dos funcionários, fornecedores, parceiros comerciais, entre outros. Assim, oferece segurança jurídica para a empresa, em caso de algum ato ilícito ou antiético.
  • Canal de denúncias: ferramenta indispensável para as organizações que têm o objetivo de prevenir e combater qualquer tipo de irregularidade, reduzindo diferentes tipos de riscos.
  • Canal de privacidade: solução para aumentar a proteção de dados, evitando os riscos de fraude e descumprimento da legislação.


Quer saber mais sobre essas e outras soluções? Conheça o clickCompliance. 

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Formulários de Compliance

Mapeamento de Processos e Compliance Contribuem Para Política de Transparência

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16/08/2023

- Formulários de Compliance

Saiba o que é mapeamento de processos e como sua aliança ao compliance favorece os negócios.



A sociedade valoriza e reconhece as organizações que prezam pela ética e a transparência em suas práticas e relações. Diante de consumidores cada vez mais atentos e conscientes, as empresas têm buscado ferramentas que ajudem a consolidar uma cultura organizacional pautada nesses valores.

 

O mapeamento de processos e o compliance são dois elementos essenciais para garantir a clareza e a integridade em todas as operações, fazendo com que a ética e a transparência não se limitem ao discurso.

 

Através do mapeamento de processos, é possível oferecer uma visão completa e estruturada das atividades da empresa. Já o compliance assegura que todas elas sejam realizadas em conformidade com as normas, resoluções e leis vigentes.

 

Quer saber mais sobre como funcionam ambas as ferramentas? Não deixe de ler este conteúdo na íntegra! 


 


O que é mapeamento de processos?

 

O mapeamento de processos é uma ferramenta estratégica usada para a gestão de empresas. Consiste em representar todas as atividades internas, com seus fluxos completos, em modelos visuais.

 

A ferramenta possibilita a equipe ter uma visão clara e estruturada de toda a rotina e dinâmica das operações da empresa. A compreensão de como as etapas e os diferentes departamentos estão interligados permite organizar e otimizar os processos, bem como identificar possíveis gargalos com maior agilidade, o que dá a oportunidade de antecipar soluções.

 

 

 

Quais são as etapas do mapeamento de processos?

Mapear processos é um trabalho feito em etapas. Cada passo deve ser analisado de forma criteriosa para que o fluxo de trabalho leve ao cumprimento dos objetivos. A seguir, veja por onde começar:

Estabeleça os objetivos

Na primeira fase do mapeamento de processos, é necessário que a empresa identifique quais são os seus objetivos. Para isso, basta responder a pergunta: qual é a razão deste processo existir? Com a resposta, passamos para o segundo passo. 

Saiba quais são os outputs

 

Output é um termo que pode ser traduzido para o português como saída. No contexto do mapeamento de processos, pode ser entendido como as entregas feitas ao final de cada fluxo de trabalho.

 

É importante destacar que entrega não significa apenas algo concreto, como o produto ou serviço prestado pela empresa. É preciso avaliar cada sequência de atividades e reconhecer o que é obtido ao final dela. Pode ser um dado, uma decisão, uma aprovação, por exemplo.

 

Reconheça os clientes

 

Após estabelecer os objetivos de um processo e saber o que é produzido ao final dele, a empresa deve seguir com a etapa seguinte: reconhecer os clientes que fazem parte da jornada.

 

Alguns fluxos de trabalho envolvem a participação direta do cliente, como reuniões, análises e aprovações. Ao reconhecer quais são essas atividades, a empresa pode realizar um planejamento mais detalhado e, também, ter percepções de valor durante as interações.

Fique atento aos inputs

 

Da mesma maneira que a empresa deve saber quais são os outputs, ela também precisa ficar atenta aos inputs, que significam “entradas”. No mapeamento de processos, o termo refere-se aos elementos que sofrem mudanças no decorrer do fluxo de trabalho.

 

Geralmente, são denominadas como alterações e podem ser decorrentes de uma modificação de informação, de uma análise interna ou do cliente a fim de aprimorar o resultado daquele processo. 

 

Os inputs merecem atenção, pois devem ser considerados na avaliação de recursos e nos prazos de entrega.

Analise os recursos

 

A realização de cada processo de um fluxo de trabalho exige recursos materiais e humanos. O trabalho de mapeamento inclui identificar quais são eles a fim de avaliar os custos e os lucros dos projetos.

 

Analisar os recursos utilizados também é uma forma de contribuir para a transparência para a empresa.

Reconheça os fornecedores

 

Assim como a identificação dos clientes, reconhecer os fornecedores presentes no fluxo de trabalho também é uma tarefa fundamental. Em meio aos processos, pode ser necessária a aquisição de algum insumo. 

 

Analisar os fornecedores envolvidos em cada processo é uma forma de assegurar que os  insumos estejam alinhados com os padrões de qualidade e ética da empresa.

Faça a documentação e realize análises periódicas

 

O mapeamento de processos é um trabalho contínuo. Para que seja eficiente, é recomendável documentar todas as informações levantadas e realizar análises periódicas a fim de assegurar que a ferramenta ilustre a realidade da empresa.

 

As organizações são dinâmicas e podem sofrer alterações nas atividades e nos processos internos. Por isso, manter o mapeamento atualizado é fundamental para dar clareza às informações.

 

Para isso, é importante que a empresa mantenha uma boa gestão dos instrumentos normativos. 

 

 

 

Como o compliance atua no mapeamento de processos?

 

O compliance e o mapeamento de processos são estratégias complementares para a eficiência operacional e a adoção de uma política de transparência nas companhias.

 

Se o mapeamento de processos dá clareza às atividades que integram o fluxo de trabalho, o compliance garante que todas elas estejam em conformidade com a legislação vigente. 

 

Ao aliar as duas ferramentas, é possível:

 
  • Identificar os processos da empresa e quais normas estão vinculadas aos mesmos;
  • Avaliar os riscos de falhas e descumprimento da legislação;
  • Garantir a transparência e a prestação de contas;
  • Identificar erros e irregularidades;
  • Propor melhorias a partir dos problemas identificados.


 

Quais as vantagens do mapeamento de processos?

 

O mapeamento de processos traz uma série de benefícios para a empresa. Ao organizar, aprimorar e documentar os fluxos de trabalho, a organização poderá perceber vantagens, como: 



  • Fortalecimento da cultura de transparência;
  • Padronização das atividades;
  • Mitigação de riscos;
  • Otimização dos resultados;
  • Redução do desperdício;
  • Identificação de gargalos e antecipação de soluções;
  • Oportunidades de melhorias;
  • Gestão do conhecimento a partir da criação de registros sobre o funcionamento da empresa.



Gestão de processos é com o clickCompliance

 

A gestão de processos de compliance é um trabalho minucioso que exige tempo, atenção e muito conhecimento. No dia a dia corrido das organizações, nem sempre é possível se dedicar à tarefa, o que pode fazer com que ela acabe sendo postergada.

 

O clickCompliance possibilita agilizar o trabalho, garantindo uma realização com qualidade e precisão.

 

Agende uma demonstração e saiba tudo o que a tecnologia em compliance pode fazer pela sua empresa.



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Cuidados Importantes para Empresas que Utilizam Inteligência Artificial

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04/07/2023

- Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ambiente Corporativo, Ética, LGPD, LGPD, Treinamento de Compliance

Ao seguir regras e valores adequados, o uso da ferramenta proporciona vantagens como automatização, análise de dados e personalização de experiências.

Inteligência Artificial e compliance

Foto: monsterstudio/Freepik


O que aspectos como capacidade de automatização, análise de dados e personalização de experiências têm em comum?

Todos eles são motivos pelos quais diversas empresas estão adotando serviços de inteligência artificial (IA). 

A rápida evolução dessa ferramenta tem trazido inúmeras vantagens tanto para usuários comuns quanto para empresas, revolucionando a forma como interagimos com a tecnologia. 

Junto a esses benefícios surgem questionamentos sobre a ética envolvida na concepção e aplicação da IA. Com seu acesso a um imenso volume de informações, o recurso deve ser utilizado com base num conjunto de regras e valores. 

Assim, é possível que as empresas ofereçam produtos e serviços otimizados, sem deixar de lado a segurança dos dados de seus clientes. 

Neste post, vamos explorar a importância de aspectos como tomada de decisões éticas, privacidade de dados, equidade e transparência nos algoritmos, entre outros aspectos relevantes ao tema. 

Melhores práticas para integrar a IA nos serviços empresariais também ganham destaque. Elas têm inúmeros benefícios para o atendimento ao cliente, a otimização de processos, a análise de dados e a personalização de experiências. 

Acompanhe-nos nessa reflexão e descubra ainda como a inteligência artificial é uma aliada indispensável para impulsionar inovações e transformar a maneira como vivemos e fazemos negócios.

Vamos lá?


Qual a importância da ética para empresas que usam Inteligência Artificial?

O uso cada vez mais disseminado da IA em ferramentas para o público em geral e para as organizações tem gerado um intenso debate sobre a ética na inteligência artificial. Suas implicações tanto no mercado quanto na sociedade também entram na conversa.

Diante desse contexto, é crucial que a sociedade esteja atenta aos desafios e às oportunidades facilitadas por essa tecnologia. 

Vale ressaltar que os cuidados com o uso da inteligência artificial não são apenas considerações teóricas, mas sim necessidades práticas para assegurar que os avanços tecnológicos sejam conduzidos de forma responsável.

A adoção de práticas, como transparência, responsabilidade e conformidade com leis e regulamentações, incluindo a lei anticorrupção, é fundamental para o sucesso e a reputação das organizações que incorporaram ou pretendem incorporar a inteligência artificial em seus serviços. 

A ética e o cumprimento das leis contribuem para estabelecer relações de confiança com clientes, parceiros e investidores, além de fortalecer a integridade e a sustentabilidade do negócio.

Responsabilidade no trabalho com IA

No cenário atual, as empresas que utilizam inteligência artificial devem assumir a responsabilidade de garantir que suas soluções sejam desenvolvidas e implementadas de maneira ética, certo? 

Isso envolve a definição de diretrizes claras para o uso responsável da IA. Essa ação aumenta as chances de que as decisões tomadas pelos algoritmos sejam transparentes e compreensíveis. 

Além disso, as empresas devem se comprometer a monitorar e corrigir eventuais vieses algorítmicos, assegurando a equidade e a imparcialidade em suas aplicações.

Redução de riscos

Quando as empresas utilizam a inteligência artificial com base em uma ética sólida, surgem diversos benefícios para o negócio e a sociedade como um todo. Em primeiro lugar, é possível tomar decisões de forma mais justa e imparcial, evitando discriminação e preconceitos.

Dessa maneira, os cuidados também estão intrinsecamente ligados à mitigação de riscos. Deve-se considerar os impactos sociais, econômicos e de segurança que podem surgir, bem como a implementação de salvaguardas adequadas para minimizar eventuais vulnerabilidades. Veja alguns exemplos: 

  • Detecção de fraudes: identifica padrões e comportamentos suspeitos, reduzindo os riscos financeiros para as empresas.
  • Segurança cibernética: prevenção a ataques cibernéticos, ajudando a proteger sistemas e dados sensíveis.
  • Tomada de decisões informadas: análise de grandes volumes de dados de forma rápida e precisa, reduzindo a possibilidade de erros.
  • Monitoramento de processos: por meio da automação e análise contínua, para monitorar processos e identificar potenciais problemas.

Respeito à privacidade

A proteção da privacidade dos usuários é uma questão primordial quando se trata de inteligência artificial.
 

Da parte de quem cria as inteligências artificiais, as companhias devem garantir que os dados coletados sejam tratados com o devido cuidado e em conformidade com as leis e regulamentações de privacidade vigentes. 

Já para empresas que fazem uso de IA, devem estar inclusas medidas como a obtenção de consentimento informado dos usuários, para a coleta e uso de seus dados, e a implementação de medidas de segurança robustas para proteger essas informações contra acesso não autorizado. 

No Brasil, a Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD) determina que um dos fundamentos da disciplina de proteção de informações pessoais, inclusive nos meios digitais, é o respeito à privacidade. Para tal, as inteligências artificiais também devem cumprir questões como:

  • implementar um programa de governança em privacidade;
  • demonstrar a efetividade desse programa.

Ao priorizar a privacidade, as empresas demonstram seu compromisso com a ética e a confiança dos seus clientes.

Colaboradores capacitados


Outro aspecto fundamental para garantir o bom uso da inteligência artificial é o investimento no desenvolvimento e capacitação dos colaboradores que passam a trabalhar com essas tecnologias. 

É importante fornecer treinamentos de compliance e atualizações constantes para que os profissionais estejam preparados ao lidar com tomadas de decisão relacionadas à IA. 

A própria IA pode ser usada também para conduzir esse tipo de treinamento. O módulo de treinamentos do clickCompliance já está integrado ao ChatGPT. A ferramenta gera perguntas automaticamente a fim de verificar se o colaborador compreendeu tópicos de um treinamento, políticas de compliance e até se entendeu bem o conteúdo de um documento antes de assiná-lo.



Medidas práticas para o aproveitamento correto da IA

A eficiência em tarefas repetitivas e o reconhecimento de padrões são exemplos de ganhos que a IA traz para a sociedade. Com a devida atenção e controle, os resultados podem ser cada vez mais positivos.

Vamos explorar o assunto a seguir! 

Proteção aos dados

A coleta e o uso adequado de informações pessoais são capazes de evitar violações de privacidade e até mesmo de roubos de identidade. 

Por isso, as empresas de IA têm adotado medidas para garantir a proteção e a confidencialidade dos dados dos usuários, o que torna seu uso bastante seguro. Confira alguns exemplos:

  • Criptografia de dados: torna as informações ilegíveis para qualquer pessoa não autorizada.
  • Políticas de acesso e autenticação: limita o acesso apenas a funcionários autorizados e utilizar senhas fortes, autenticação de dois fatores ou biometria. 
  • Monitoramento contínuo: identifica e responde rapidamente a qualquer atividade suspeita.
  • Treinamento e conscientização: Capacita os funcionários sobre as melhores práticas de segurança de dados.
  • Conformidade com regulamentações de privacidade: como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia ou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil.


Essas são apenas algumas das medidas que as empresas podem adotar para preservar a segurança e a confidencialidade de registros em um contexto ético do uso da inteligência artificial. Cada instituição precisa analisar seu próprio setor de atuação e selecionar os métodos mais adequados para o seu contexto. 

Manutenção de profissionais capacitados

Um dos pilares da ética digital é garantir que a adoção da IA não resulte em demissões em massa, sabia? A ideia é justamente fazer o oposto: capacitar e treinar pessoas para se adaptarem aos novos mercados que surgem a todo instante. 

Como a automação pode aumentar a eficiência e reduzir custos, é importante equilibrar esse ponto com a preservação dos empregos e a valorização das habilidades humanas. Desse modo, criam-se mecanismos para aliar o avanço tecnológico à manutenção de trabalho qualificado.

Análise dos riscos

A análise adequada dos riscos que uma organização corre no seu setor de atuação é aquela feita antes de implementar programas de IA. Nesse momento, devem ser ajustados os potenciais riscos e os impactos positivos das soluções artificialmente criadas.   

Considerar possíveis vieses algorítmicos, equidade nas tomadas de decisão e transparência nos processos são algumas ações indispensáveis.





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Conheça também o nosso canal de privacidade para estar em conformidade com a LGPD!

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Ambiente de trabalho

O que são Dados Sensíveis e Como Devem ser Tratados por Empresas

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14/03/2023

- Ambiente de trabalho

A sociedade está cada vez mais conectada. Produtos, serviços e informações estão disponíveis em diversos canais digitais. Nas empresas, as novas tecnologias são aliadas para o aprimoramento de processos e a realização do trabalho no dia a dia.

Diante dessa realidade de digitalização, a legislação precisou estabelecer parâmetros para os cuidados com a privacidade e a segurança de dados. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018) — foi aprovada em 2018.

O texto define o que são dados pessoais, quais deles são considerados dados sensíveis e qual é o tratamento correto que deve ser dado pelas organizações, inclusive no ambiente digital.

O descumprimento da LGPD implica sanções aplicadas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). Diante disso, as empresas estão cada vez mais atentas à necessidade do compliance digital.

Neste conteúdo, explicaremos a diferença entre dados pessoais e dados sensíveis, quais os cuidados que as empresas devem ter com cada um deles e como é a relação entre o compliance e a LGPD.

Boa leitura!

Dados pessoais x dados sensíveis: entenda a diferença

O principal propósito da LGPD é assegurar que as organizações deem o tratamento correto para as informações pessoais, respeitando a privacidade e a segurança dos titulares. Para isso, o texto traz duas definições sobre as informações pessoais:

Dados pessoais

São as informações que permitem a identificação do titular. Algumas deles são:

  • nome;
  • gênero;
  • e-mail;
  • filiação;
  • número de telefone;
  • endereço residencial;
  • data e local de nascimento;
  • documentos (RG, CPF, carteira de trabalho);
  • informações bancárias (conta, agência, número de cartões).

Dados sensíveis

São informações pessoais que podem colocar o titular em situação de vulnerabilidade, como ser vítima de um ato de discriminação. De acordo com a LGPD, entre os dados sensíveis estão:

  • religião, crenças e convicções filosóficas;
  • informações sobre saúde ou vida sexual;
  • dado genético ou biométrico;
  • posicionamento político;
  • origem racial ou étnica;
  • filiação sindical.


Como as empresas devem tratar os dados sensíveis

A LGPD confere uma série de atribuições às organizações para coleta, armazenamento e uso de dados pessoais de terceiros, como consumidores, funcionários e parceiros.

Com relação aos dados sensíveis, porém, a lei é categórica: nenhuma empresa ou indivíduo pode utilizá-los, salvo em situações específicas e que se configurem como exceções.

Alguns contextos que permitem o uso dessas informações confidenciais são:

  • realização de estudos via órgão de pesquisa. Nesse caso, a anonimização dos dados deve ser garantida sempre que possível;
  • dado essencial para assegurar a integridade física de uma pessoa;
  • dado necessário para o desenvolvimento de políticas públicas;
  • consentimento do uso pelo titular ou responsável;
  • titular corre o risco de ser vítima de fraude;
  • exercício de direito, contrato ou processo;
  • cumprimento de obrigação legal;
  • tutela de saúde.

O uso de dados sensíveis fora de qualquer um desses contextos é considerado ilegal.

Vazamento de dados sensíveis: o que diz a LGPD

O vazamento de dados sensíveis implica sanções para as organizações, que variam de acordo com a gravidade do caso. Desde agosto de 2021, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) está autorizada a aplicar as penalidades previstas pela LGPD. Dentre as quais estão multa, suspensão do banco de dados e proibição parcial ou total da atividade.

As empresas realizam a coleta de dados pessoais por diferentes motivos, como:

  • aplicar pesquisas de satisfação com consumidores;
  • conhecer seu público-alvo;
  • contratar funcionários;
  • efetuar pagamentos;
  • analisar parcerias;
  • realizar entregas.

O uso de dados pessoais exige o gerenciamento de riscos por parte das organizações. É esse cuidado que vai garantir a conformidade com a legislação e a efetividade das boas práticas de governança.

Compliance pode ajudar na preservação de dados sensíveis

Quando se fala em conformidade com a legislação, estamos nos referindo à adoção de um programa de compliance.

O compliance é o trabalho desenvolvido dentro da empresa com o propósito de alinhar a conduta de todos os funcionários com o que é disposto pelas leis.

Após realizar uma avaliação de riscos, é feito um programa de ações internas para evitar o descumprimento das normas vigentes. Para isso, é importante a empresa designar pessoas do próprio quadro de funcionários que ficarão responsáveis pela tarefa ou contratar um profissional de compliance.

O trabalho de mapeamento dos riscos deve ser feito em todos os setores da empresa para identificar os mais vulneráveis. As áreas responsáveis por coletar, armazenar e utilizar dados pessoais de terceiros devem estar em compliance com a LGPD e ser instruídas a não usar informações consideradas sensíveis.

O que é compliance digital

Há diferentes tipos de compliance que podem ser aplicados na empresa a partir da identificação dos riscos.
O compliance digital tem o objetivo de assegurar que as diferentes leis que regem o ambiente digital sejam cumpridas, como:

  • Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD (Lei nº 13.709/2018)
  • Código de Defesa do Consumidor — CDC (Lei nº 8.078/1990)
  • Marco Legal das Startups (Lei Complementar nº 182/2021)
  • Lei do E-commerce (Decreto nº 7.962/2013)
  • Marco Civil da Internet (Lei nº 12.695/2014)

A LGPD determina que o tratamento adequado aos dados pessoais deve ser cumprido também pelos canais digitais da empresa.
Vantagens de estar em conformidade com a LGPD

São muitos os benefícios do compliance para as empresas. No caso da LGPD, além de maior segurança jurídica, há o aumento da confiança dos diferentes públicos do negócio. Veja outras vantagens:

  • desenvolvimento de uma cultura organizacional ética, transparente e responsável;
  • diferencial competitivo para atrair mais clientes e investidores;
  • diminuição de multa, sanções, processos e outros prejuízos;
  • conscientização dos funcionários;
  • aumento da credibilidade;
  • fortalecimento da marca;
  • prevenção de riscos.

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