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Anticorrupção, Programa de Integridade
O uso de um sistema de compliance traz diversos benefícios para a empresa. Aumento da produtividade da equipe, aumento da qualidade do trabalho e redução de custos são apenas alguns.

Por exemplo, apenas procurar arquivos em papel pode ocupar até 40% do tempo de um funcionário de escritório. Além disso, de acordo com a Thompson Reuters, 61% do tempo de um compliance officer é gasto em ‘Outras tarefas de conformidade’. Ou seja, em vez de se dedicar a tarefas mais qualitativas, se ocupam com tarefas como gerenciamento de projetos.

Mas a adoção de uma ferramenta de compliance também tem grandes impactos não só na empresa, como no meio ambiente e na sociedade. A seguir, vamos explicar como se dá cada um desses benefícios.

Impactos ambientais de um sistema de compliance

A adoção de softwares e tecnologia nos processos da empresa permite uma grande redução na quantidade de papel usada.

Além disso, reduzimos o uso de outros acessórios descartáveis relacionados ao uso de papel. Por exemplo, muitos clipes de papel, que são feitos de alumínio, são altamente descartáveis e raramente são reciclados.

De acordo com a Agência de Proteção Ambiental dos EUA, o mundo produz 300 milhões de toneladas de papel por ano.

Dessa quantidade, os tipos encontrados em ambiente escolar ou de escritório, como papel de copiadora, impressões e blocos de notas constituem a maior parte de produtos de papel e resíduos em aterros sanitários.

Já no compliance especificamente, em organizações de alta conformidade, esse uso é especialmente alto. Um estudo estimou que o funcionário médio do setor bancário usa 40.000 folhas de papel por ano.

Isso é ainda mais preocupante quando pensamos que aproximadamente 45% do papel usado nos escritórios acaba no lixo antes mesmo do final do dia.

A transformação digital e o uso de softwares que digitalizam processos manuais como formulários, documentos e planejamentos, ajudam a estimular os “paperless offices”, ou escritórios sem papel.

Começar esse processo em setores como o compliance, que lida com grandes quantidades de documentos, formulários, políticas, etc., e é conhecido por ser altamente burocrático, incentiva uma cultura mais ecológica no resto do escritório.

Como a sociedade muda quando você adota um sistema de compliance

O compliance em geral busca não só a adequação dos processos das empresas a normas, mas a introdução e manutenção de uma cultura de ética, transparência e integridade no mundo corporativo.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte e a International Chamber of Commerce – Brasil, a cultura organizacional foi destacada como o principal fator de prevenção a incidentes de fraude ou irregularidade. Já o segundo lugar ficou com a adesão das lideranças às práticas de compliance.

Um sistema de compliance consegue integrar a empresa, trazendo a alta direção mais próxima dos funcionários. Através de treinamentos virtuais promovidos por membros da liderança, ou até um e-mail automático assinado pelo diretor, fica possível mostrar como essas pessoas valorizam a cultura do compliance sem comprometer suas agendas cheias.

Quando os funcionários confiam mais na alta direção, confiam mais na empresa. Além disso, a corrupção dos líderes das empresas criou uma forte descrença nos benefícios de levar uma vida ética dentro e fora do trabalho. Mas quando os diretores mostram seu comprometimento, podem inspirar uma cultura que transpassa as barreiras do escritório.

Outro impacto social dos sistemas de compliance é estimular a adoção de tecnologias cada vez mais inovadoras em ambientes que ainda não possuem esse hábito. A partir disso, provocamos mudanças no formato do trabalho daqui para frente.

Por exemplo, um estudo da Information Services Group (ISG) mostrou que a Automação de Processo Robótica (RPA) permite que empresas executem processos de negócios cinco a dez vezes mais rápido com uma média de 37% menos recursos.

No entanto, o estudo ressaltou que esses ganhos de produtividade não estão resultando em perda de empregos. Eles permitem que os funcionários lidem com tarefas de maior valor e em maior volume.

Ou seja, a tecnologia tem a capacidade de melhorar a forma como trabalhamos e os resultados do nosso trabalho, que não só nos torna mais satisfeitos com o trabalho, como nos permite focar em atividades mais interessantes. Isso melhora nossa relação com o ambiente de trabalho e nos torna mais felizes em geral.
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Canal de Denúncias, Como fazer, Programa de Integridade
O canal de denúncias é sem dúvidas a mais básica ferramenta de um programa de compliance. Afinal, de acordo com a pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos”, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como canal de denúncias.

Ou dado impressionante que mostra a força do canal para o compliance é que a Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética.

Existem diversos formatos de canal que podem ser adotados. Devem ser analisados o tipo da empresa, tamanho, setor, quantidade de denúncias recebidas e até do perfil dos funcionários. Os principais são:

  • Hotline (telefone)
  • Solução web
  • E-mail
  • Aplicativo

Além do meio que será utilizado para o seu canal, é preciso também escolher como será feita a coleta e administração das denúncias. Você pode contratar uma empresa independente para fazer, usar alguma ferramenta intermediária ou fazer tudo internamente.

Como escolher um canal de denúncias?

A seguir vamos analisar as opções e te ajudar a entender o que é melhor para o seu cenário baseado nas variáveis que apresentamos: tipo da empresa, tamanho, setor, perfil dos funcionários e quantidade de denúncias.

Tamanho da empresa

Dependendo de quantos funcionários a sua empresa tiver, diferentes estruturas de canal podem ser melhores. Por exemplo, se for muito grande, um canal por e-mail pode ser desorganizado para receber as denúncias, já que não permite muita gestão, que teria que ser feita por fora.

Para empresas grandes, o mais indicado é um hotline telefônico ou uma solução de canal de denúncias digital. Com essas opções, é possível receber uma grande quantidade de denúncias e fazer a gestão de todas tranquilamente. A diferença é que um hotline é mais caro devido ao emprego de atendentes para receber as denúncias.

Para empresas médias, uma boa solução é uma solução web/software ou um aplicativo. Permite um fluxo grande de denúncias por um preço melhor. Geralmente exigem mais participação da equipe interna da empresa na análise e investigação das denúncias.

Para empresas pequenas, a solução ideal é um campo de contato simples online ou um endereço de e-mail, já que o custo é baixo e é possível gerir poucas denúncias manualmente.

Setor da empresa

O setor da empresa também pode ser um fator importante já que muitas vezes está relacionado à quantidade de denúncias recebidas. Por exemplo, uma empresa pode ser menor, mas se for de um setor altamente regulado, como o financeiro, pode receber mais denúncias. Empresas do setor da saúde também costumam gerar mais denúncias devido à natureza sensível do trabalho. 

E quanto mais denúncias recebidas, mais complexa precisa ser o canal de denúncias. Mesmo que a empresa seja pequena, os ganhos em organização, eficiência e produtividade do canal fazem valer a pena o investimento em um canal de denúncias digital ou hotline.

Perfil dos funcionários

O tipo de funcionário na sua empresa faz uma grande diferença na sua escolha de plataforma de denúncias. Analise a idade e a fluência digital da sua equipe para saber se vale a pena investir em uma ferramenta digital ou não.

Por exemplo, uma empresa de tamanho médio, mas com um corpo de funcionários mais velho ou com menos hábito de usar tecnologia, pode investir em um canal telefônico, se o custo/benefício for interessante.

Já para empresas mais jovens (funcionários em torno de 30 anos ou menos) com mais costume de usar tecnologia, independentemente do tamanho com certeza aproveitariam melhor uma ferramenta, software ou aplicativo. Isso porque as gerações mais jovens cada vez mais evitam fazer contato por telefone.

Quantidade de denúncias

A última e, provavelmente, mais importante variável a ser considerada, é a quantidade de denúncias recebidas. Podemos analisar todas as outras variáveis. No entanto, se a empresa receber poucas denúncias, ainda não vale a pena investir em canais robustos, muito menos uma administração externa delas.

O motivo para isso é que o custo/benefício de um canal de denúncias é a relação entre quanto será gasto na manutenção do canal, e quanto a empresa economiza devido às denúncias recebidas. Empresas perdem, em média, 5% do faturamento anual com uma incidência maior de casos ilícitos ou desvios éticos. Mas se parte desse dinheiro for poupado através de denúncias, o canal ganha valor.

Por isso, é importante avaliar se a quantidade de denúncias que você recebe hoje sustenta a estrutura de canal de denúncias que você tem, ou se não é mais vantajoso investir em uma plataforma mais simples e eficiente, como um canal de denúncias digital.
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Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nenhuma empresa deveria ter dúvidas da importância do programa de compliance a essa altura. No entanto, muitas ainda não captaram a relevância da gestão de compliance e das políticas.

O primeiro passo do programa de integridade da empresa deve sempre ser estabelecer um código de ética e outras políticas e documentos que serão a base do programa.

Ao mesmo tempo em que são criadas as políticas, é preciso também montar uma estratégia para gerir elas de forma eficiente. A seguir, vamos listar algumas dicas para fazer uma boa gestão de compliance e documentos.

Considere o tamanho da empresa

Não pode faltar um código de ética na empresa. No entanto, as outras políticas devem ser escolhidas de acordo com o tamanho da empresa.

Não adianta criar diversas políticas muito específicas se a empresa for pequena. Da mesma forma, empresas maiores e com operações mais complexas podem exigir uma quantidade diferente de políticas.

Empresas maiores também têm equipes mais específicas cuja atuação pode exigir documentos só para elas.

Monte fluxos de aprovação inteligentes

Na hora da criação das políticas e documentos, é preciso ter fluxos de aprovação antes de começar a recolher aceites.

Para isso, recomendamos incluir no fluxo todos os setores que têm relação com o documento. Por exemplo, se for uma política de compras, o líder do departamento de compras terá que aprovar o texto, além de diretores e o compliance.

Além disso, recomendamos também colocar o setor de compliance como o primeiro no fluxo, pois é mais técnico e detalhista. Isso evita que tenha que refazer o fluxo todo caso a política seja reprovada.

Crie padrões de formato de documentos

Algo que ajuda muito não só na criação das políticas, mas torna o processo de leitura e entendimento mais confortável para os funcionários é a padronização do formato das políticas.

Uma opção é criar um template com fonte, tamanho de fonte, espaçamentos, posicionamento de títulos, inclusão de logo, cores, etc. para novos documentos.

Mantenha histórico de versões

Essa dica muitas vezes é esquecida por equipes de compliance, mas é fundamental. É importante ter uma estrutura que permita que versões anteriores da política sejam revisitadas quando necessário.

Assim é possível acompanhar a evolução das políticas, além de poder descobrir qual era política vigente no momento de uma infração ou de caso que está sendo investigando.

Para isso, normalmente é recomendado adotar uma ferramenta que tenha essa funcionalidade, já que é difícil de manter esse controle quando a empresa possui muitas políticas.

Estabeleça validades e datas de revisão

Ao fazer a gestão de compliance na empresa, coisas precisam ser atualizadas tanto de acordo com novas legislações, quanto de acordo com o amadurecimento do programa de integridade.

Para que estejam sempre atualizadas, estabeleça datas de revisão da política. Além disso, é bom garantir que os funcionários releiam e reaceitem as políticas de tempos em tempos para que não esqueçam o conteúdo da política.

Para isso, crie datas de validade das políticas corporativas. Assim, os funcionários terão que revisitar a política periodicamente, e a empresa pode apresentar dados atualizados a qualquer autoridade que solicite.

Torne as políticas de compliance acessíveis

Após a criação das políticas da empresa, é imprescindível manter elas em um espaço de fácil acesso. Não só é uma recomendação da CGU, como leis como a Lei Anticorrupção consideram a facilidade de acesso a políticas como ponto de avaliação.

Por isso, inclusive, é importante a adoção de alguma ferramenta tecnológica. Seja um espaço em nuvem, uma intranet ou um software próprio para compliance, os funcionários precisam poder encontrar políticas facilmente.

Automatize alguns processos

A automação pode ser um parceiro valioso do compliance quando bem empregada. Erros comuns quanto a essa estratégia são o excesso ou a falta de automação nos processos.

É preciso pesquisar bem e conversar com especialistas para encontrar a melhor solução para a sua empresa.

Por exemplo, a empresa pode ter poucas políticas corporativas. A automação de gestão de documentos nesse caso pode não valer a pena.

No entanto, os funcionários podem ser espalhados geograficamente, caso em que a automação de treinamentos poderia ajudar muito.


 
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Canal de Denúncias, Governança de Documentos, LGPD, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

  • Dados demográficos
  • Funcionários ativos
  • Políticas aceitas
  • Documentos na validade
  • Denúncias por classificação
  • Progresso de treinamentos
  • Treinamentos realizados
  • Taxa de respostas em formulários
  • Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

  • Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

  • Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

  • Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

  • Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

  • Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

  • Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

  • Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

  • Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

  • Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

  • Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.
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Governança de Documentos, Programa de Integridade
A pandemia do COVID-19 provocou no meio corporativo uma onda de incertezas, novidades e inseguranças. Uma das áreas que mais teve (e continua tendo que) se adaptar, se atualizar e se reinventar é o compliance trabalhista.

Os profissionais de compliance estão tendo que lidar com uma série de novidades que vamos explicar melhor abaixo. No entanto, talvez o principal desafio seja a atenção diária requerida para manter a empresa a par das mudanças constantes na legislação.

Seguem alguns dos desafios principais para o compliance e o compliance trabalhista durante a pandemia.

Gestão de riscos

O Coronavírus e a extensão das repercussões dele eram algo que ninguém poderia ter previsto. A grande dificuldade é que o Compliance, idealmente, é um instrumento de precaução, não de reação.

Ou seja, os compliance officers trabalham diariamente para mapear riscos e criar procedimentos e estruturas para mitigar os riscos. No entanto, agora as empresas estão sendo bombardeadas por situações que não foram previamente mapeadas e não contam com processos prontos.

Por isso, o principal desafio no momento para o compliance trabalhista, além de monitorar a legislação, é correr contra o tempo para identificar os novos riscos específicos da situação e começar a preparar a empresa para lidar com eles de forma ética e justa.

Equipamentos de proteção individual (EPI’s)

Outro fator novo de muita importância são os equipamentos de proteção individual (EPI’s). Se um funcionário contrair o COVID-19 enquanto estiver trabalhando, a empresa pode ser responsabilizada já que a doença pode ser considerada doença ocupacional, de acordo com o Supremo Tribunal Federal (STF).

Por isso, se a empresa não tiver adotado o trabalho remoto, é preciso não só disponibilizar os corretos equipamentos de segurança, como também precisa reforçar a importância e a obrigatoriedade do uso.

Além disso, cabe, se necessário, instaurar uma política de penalizações para quem não cumprir com o uso das EPI’s. É importante, também, manter registros dessas comunicações e das ações em prol da conscientização e obrigação do uso nos equipamentos.

EPI’s obrigatórios que podem ser fornecidos pela empresa:

  • Máscaras
  • Luvas
  • Álcool em gel

O mesmo vale para a imposição do distanciamento social no ambiente de trabalho (distância mínima de um metro entre os funcionários). Tudo isso ajuda a evitar possíveis repercussões de um caso do vírus entre funcionários e sua classificação como doença ocupacional.

Trabalho remoto

O trabalho remoto é uma novidade trazida pela pandemia que merece destaque. Apesar de ter avançado entre empresas recentemente, não era uma prática considerada comum ainda.

Agora que foi implementado de repente e de forma massiva, empresas, e o compliance, têm esbarrado em dificuldades específicas dessa modalidade de trabalho. Alguns dos principais problemas para o compliance trabalhista nesse sentido são:

  • Questões ergonômicas: A empresa tem muito menos controle sobre o ambiente de trabalho quando se adota o home office. Isso pode levar a problemas como doenças ocupacionais, e nem toda empresa pode enviar cadeiras de escritório aos funcionários, por exemplo.
Nesse sentido, o melhor a fazer é dar todo apoio possível aos trabalhadores, comunicar regularmente a importância de manter um espaço ergonômico e compartilhar dicas e boas práticas.

  • Horário de trabalho: Uma outra queixa frequente tem sido o excesso de horas de trabalho. No home office colaboradores tendem a trabalhar mais do que o normal, e ainda por cima os superiores tendem a mandar mais mensagens fora do horário de trabalho.
Para isso, é vital fazer cumprir as políticas da empresa, além de fazer uma política específica para o home office. Não deixe também de divulgar amplamente o canal de denúncias.

Isso tudo é difícil porque o compliance ainda não tem mecanismos criados para lidar com essas situações. O teletrabalho não está menos sujeito às leis trabalhistas, e por isso o compliance trabalhista precisa buscar alternativas para se manter conforme a legislação.

Contratos individuais de trabalho

Além das diversas dificuldades para se manter conforme as diversas leis trabalhistas brasileiras, a pandemia ainda introduziu mais um fator complicador, as Medidas Provisórias.

Com o objetivo de tentar minimizar os efeitos negativos da pandemia e da quarentena sobre a economia, essas MPs permitem flexibilizar ou alterar algumas previsões da legislação.

Um exemplo é a MP 936/20, que institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda. Ela permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

A criação desses novos contratos de trabalho são um desafio para o compliance trabalhista porque exigem o contato com o sindicato.

Além disso, o processo de criação, distribuição e recolhimento de assinatura de diversos novos contratos é dificultado pela restrição de contato com funcionários.

Por isso, a equipe de compliance precisa buscar novas maneiras e envolver a tecnologia para conseguir realizar essas tarefas.
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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


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