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Governança de Documentos, Programa de Integridade
A pandemia do COVID-19 provocou no meio corporativo uma onda de incertezas, novidades e inseguranças. Uma das áreas que mais teve (e continua tendo que) se adaptar, se atualizar e se reinventar é o compliance trabalhista.

Os profissionais de compliance estão tendo que lidar com uma série de novidades que vamos explicar melhor abaixo. No entanto, talvez o principal desafio seja a atenção diária requerida para manter a empresa a par das mudanças constantes na legislação.

Seguem alguns dos desafios principais para o compliance e o compliance trabalhista durante a pandemia.

Gestão de riscos

O Coronavírus e a extensão das repercussões dele eram algo que ninguém poderia ter previsto. A grande dificuldade é que o Compliance, idealmente, é um instrumento de precaução, não de reação.

Ou seja, os compliance officers trabalham diariamente para mapear riscos e criar procedimentos e estruturas para mitigar os riscos. No entanto, agora as empresas estão sendo bombardeadas por situações que não foram previamente mapeadas e não contam com processos prontos.

Por isso, o principal desafio no momento para o compliance trabalhista, além de monitorar a legislação, é correr contra o tempo para identificar os novos riscos específicos da situação e começar a preparar a empresa para lidar com eles de forma ética e justa.

Equipamentos de proteção individual (EPI’s)

Outro fator novo de muita importância são os equipamentos de proteção individual (EPI’s). Se um funcionário contrair o COVID-19 enquanto estiver trabalhando, a empresa pode ser responsabilizada já que a doença pode ser considerada doença ocupacional, de acordo com o Supremo Tribunal Federal (STF).

Por isso, se a empresa não tiver adotado o trabalho remoto, é preciso não só disponibilizar os corretos equipamentos de segurança, como também precisa reforçar a importância e a obrigatoriedade do uso.

Além disso, cabe, se necessário, instaurar uma política de penalizações para quem não cumprir com o uso das EPI’s. É importante, também, manter registros dessas comunicações e das ações em prol da conscientização e obrigação do uso nos equipamentos.

EPI’s obrigatórios que podem ser fornecidos pela empresa:

  • Máscaras
  • Luvas
  • Álcool em gel

O mesmo vale para a imposição do distanciamento social no ambiente de trabalho (distância mínima de um metro entre os funcionários). Tudo isso ajuda a evitar possíveis repercussões de um caso do vírus entre funcionários e sua classificação como doença ocupacional.

Trabalho remoto

O trabalho remoto é uma novidade trazida pela pandemia que merece destaque. Apesar de ter avançado entre empresas recentemente, não era uma prática considerada comum ainda.

Agora que foi implementado de repente e de forma massiva, empresas, e o compliance, têm esbarrado em dificuldades específicas dessa modalidade de trabalho. Alguns dos principais problemas para o compliance trabalhista nesse sentido são:

  • Questões ergonômicas: A empresa tem muito menos controle sobre o ambiente de trabalho quando se adota o home office. Isso pode levar a problemas como doenças ocupacionais, e nem toda empresa pode enviar cadeiras de escritório aos funcionários, por exemplo.
Nesse sentido, o melhor a fazer é dar todo apoio possível aos trabalhadores, comunicar regularmente a importância de manter um espaço ergonômico e compartilhar dicas e boas práticas.

  • Horário de trabalho: Uma outra queixa frequente tem sido o excesso de horas de trabalho. No home office colaboradores tendem a trabalhar mais do que o normal, e ainda por cima os superiores tendem a mandar mais mensagens fora do horário de trabalho.
Para isso, é vital fazer cumprir as políticas da empresa, além de fazer uma política específica para o home office. Não deixe também de divulgar amplamente o canal de denúncias.

Isso tudo é difícil porque o compliance ainda não tem mecanismos criados para lidar com essas situações. O teletrabalho não está menos sujeito às leis trabalhistas, e por isso o compliance trabalhista precisa buscar alternativas para se manter conforme a legislação.

Contratos individuais de trabalho

Além das diversas dificuldades para se manter conforme as diversas leis trabalhistas brasileiras, a pandemia ainda introduziu mais um fator complicador, as Medidas Provisórias.

Com o objetivo de tentar minimizar os efeitos negativos da pandemia e da quarentena sobre a economia, essas MPs permitem flexibilizar ou alterar algumas previsões da legislação.

Um exemplo é a MP 936/20, que institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda. Ela permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

A criação desses novos contratos de trabalho são um desafio para o compliance trabalhista porque exigem o contato com o sindicato.

Além disso, o processo de criação, distribuição e recolhimento de assinatura de diversos novos contratos é dificultado pela restrição de contato com funcionários.

Por isso, a equipe de compliance precisa buscar novas maneiras e envolver a tecnologia para conseguir realizar essas tarefas.
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Canal de Denúncias, Como fazer, Governança de Documentos, Programa de Integridade
Nesse momento de pandemia que estamos vivendo, empresas se veem obrigadas a manter suas atividades com toda ou a maioria de sua força de trabalho trabalhando de casa.

Precisam arcar com os desafios de cada setor e função e buscar as melhores alternativas para que a produtividade se mantenha, e com o programa de integridade não é diferente.

Existem dificuldades do compliance que podem ser superados em 4 passos, garantindo um programa de integridade remoto de qualidade. Vamos detalhar esses passos ao longo desse blogpost e o próximo.

Os desafios

Para a manutenção do programa de integridade remoto eficaz, existem alguns desafios. O primeiro é da comunicação. Transmitir a cultura da empresa, comunicar regras e tirar dúvidas é fundamental para a integridade.

Outro desafio é a organização. Muitas empresas ainda não têm sistemas eficientes e organizados o suficiente, que unem a equipe, o trabalho e os materiais usados todos no mesmo lugar e a fácil acesso.

Por último, é preciso lidar com um fluxo cada vez maior de pessoas trabalhando remotamente (importante para quem adota VPN, por exemplo), e a probabilidade de o home office continuar sendo empregado após essa crise.

1º Passo: Políticas Corporativas

O primeiro passo para garantir um programa de integridade funcionando remotamente é cuidar das políticas e regras da empresa. É preciso adaptar o conteúdo e os processos de tratamento para o ambiente remoto.

Mas como isso tudo pode ser feito?

  • Clareza, simplicidade e contexto

Suas políticas precisam de clareza, simplicidade e contexto. Estamos em uma época confusa, e as pessoas tendem a ler menos em ambientes digitais. Por isso, mantenha o texto curto e fuja do “juridiquês”. Uma dica é pedir a revisão do texto pelos gerentes das áreas que terão que ler e aceitar o documento.

  • Acessibilidade

Esse é um ponto fundamental. As políticas corporativas precisam estar a fácil acesso para os funcionários da empresa. É preciso ter um espaço fixo onde o funcionário sabe que pode encontrar os documentos. Isso precisa ser bem divulgado.

Uma vantagem do ambiente digital é que esse espaço pode ser compartilhado por um link através de e-mails, no site da empresa, intranet, etc.

  • Cobrança digital

É preciso ter uma forma de cobrar a leitura, o entendimento e o aceite de cada política dos funcionários. Existem várias formas de fazer isso, mas quanto mais política e funcionário tiver na empresa, mais difícil se torna sem uma solução especializada.

  • Indicadores

Como é mais difícil de acompanhar o andamento do programa e o que os funcionários fazem sem estar em contato com eles ou sem a fiscalização presencial, é preciso ter acesso a indicadores. Estando remoto, é ainda mais crucial ter um controle e acompanhamento minucioso do trabalho.

  • Política para home office

Recomendamos criar uma política específica sobre como o funcionário deve trabalhar em home office. Ajuda o funcionário a ter uma direção, além de prevenir contra excesso de trabalho e outros problemas trabalhistas.

  • Vídeos (tone at the top)

Outra forma de trabalhar a cultura e as regras nesse momento confuso e inédito é fazendo vídeos com a alta direção. Pode ser enviando por e-mail, em redes sociais, etc. Ajuda a criar a sensação de união na empresa, e transmite as regras virtualmente de forma eficaz.


2º Passo: Canal de Denúncias

Outro pilar que deve continuar em pleno funcionamento no seu programa de integridade remoto é o canal de denúncias. Irregularidades precisam ser reportadas, mesmo de casa, e precisam ser investigadas corretamente, mesmo de casa.

De acordo com um estudo da KPMG, 70% das denúncias em empresas são feitas pelos meios digitais. Isso é influenciado também pela relutância de gerações mais jovens em usar o telefone, preferindo digitar suas mensagens.

Como é possível fazer um bom canal de denúncias virtual para o funcionário remoto?

  • Acessibilidade

O Canal de Denúncias precisa ser muito bem divulgado de forma digital, assim como as políticas. Tendo um canal web, é possível simplesmente disponibilizar o link para ser enviado por mensagem ou e-mail.

Essa é a forma mais pessoal e que garante mais visibilidade e confiança no canal. Também pode ser incluído em sites e intranets. Lembre aos funcionários que não é preciso denunciar apenas situações presenciais do escritório.

  • Regras claras

Garanta um uso fácil do canal tendo uma página com regras claras para o uso. Quanto menos ruído, maiores as chances de o funcionário denunciar. Também diminui a chance de ele precisar entrar em contato para tirar dúvidas, e produz denúncias mais simples de serem investigadas.

  • Quanto menos clicks melhor

Faça com que o processo de fazer uma denúncia seja o mais simples possível. Quanto menos vezes o funcionário precisar clicar para concluir sua denúncia, melhor. Isso é uma técnica de usabilidade que parece boba, aumenta a quantidade de denúncias.

  • Log de auditoria

A auditoria também precisa ser feita remotamente quando a empresa trabalha remotamente. Ainda é possível fazer um trabalho de qualidade quando se documenta e compartilha o que foi feito com a equipe. Busque uma ferramenta que forneça essa documentação do progresso e detalhes de cada denúncia e sua investigação.

Confira o próximo blogpost para os passos 3 e 4!


 
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Como fazer, Formulários de Compliance, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.

3º Passo: Treinamentos

Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.

Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
  • Acessibilidade

Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
  • Recompensa

68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
  • Palestras ao vivo

Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
  • Conteúdos multimídia

Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
  • Cobrança e escalonamento automatizado

Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.

No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.

Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
  • Indicadores

Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.

4º Passo: Formulários

Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.

No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.

São usados para os seguintes casos, por exemplo:

  • Conflito de interesse
  • Pessoas politicamente expostas
  • Avaliações de Riscos
  • Registro de brindes
  • Interações com a administração pública
  • Pesquisas em geral

Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
  • Campos com múltipla escolha / seleção

Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.

Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.

Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
  • Anexos

Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
  • Cobrança automática do preenchimento

Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.

De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.

Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
  • Indicadores

Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.

 
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Como fazer, Programa de Integridade
O assédio sexual é um tema que estava em alta e parece que não vai deixar de ser tema relevante. Nos próximos anos o mercado de trabalho verá a chegada em massa de millenials e da geração Z, gerações de jovens que dão extrema relevância para causas sociais.

Não só farão parte do mercado de trabalho, como também são os novos consumidores. E essas gerações já mostraram que não haverá tolerância para empresas e marcas que deixam de lado questões como o assédio sexual.

Isso significa não só que não irão fazer negócios com essa empresa, o que já vai impactar as vendas, como também não vão querer trabalhar na sua empresa, desperdiçando importantes e valiosos talentos.

Ou seja, hoje em dia não é mais questão de achar exagero dos jovens ou não. Se empresas quiserem se manter competitivas, terão que efetivamente abraçar a luta contra o assédio sexual. E isso significa fazer mais do que algumas campanhas de marketing. Precisa realmente fazer parte das preocupações da empresa.

Como eu faço uma transformação tão profunda da cultura e imagem da minha empresa?

Como explicamos, não adianta fingir se importar com o assédio para ficar bem com a nova demanda do mercado. Funcionários sabem qual é a realidade de dentro da empresa, e hoje, com as redes sociais, se não combinar com a mensagem de fora, expor isso é muito fácil.

Contratações

Um passo importante para essa transformação é combinado com o RH. Se houver a identificação de colaboradores que não se encaixam nessa cultura anti-assédio, não podem fazer parte da empresa.

Isso porque a empresa pode ser responsabilizada pelos atos de seus funcionários. A culpa cairá sobre a empresa por não ter feito nada para prevenir contra o assédio. Por isso, para o compliance, o funcionário que não se enquadra nessa cultura deverá ser visto como um risco.

Além disso, podem ser alinhados com o RH testes e questionários na hora da entrevista de novos candidatos para ter certeza de que combinam com a cultura da empresa.

Campanhas e treinamentos

Depois de ter uma base de funcionários em harmonia com a mensagem da empresa, devem ser feitos treinamentos e campanhas para trabalhar a mensagem em cima de funcionários que já estão na empresa.

Recomendamos incluir membros da alta direção em vídeos falando sobre o tema. Podem fazer parte dos treinamentos, passar em campanhas nas redes sociais, em televisões na empresa, etc. Como a alta direção é a “personificação” da empresa, isso ajuda a reforçar que o combate ao assédio vem de cima e que é um valor para a empresa.

Canal de Denúncias

O Canal de Denúncias é importantíssimo na sua campanha contra o assédio sexual. Ter um canal é um dos primeiros passos de qualquer programa de compliance e é cobrado por legislações referentes ao compliance.

Mas não é o suficiente só ter o Canal. Coloque visivelmente em sites e intranets, faça campanhas e publique em redes sociais para que todo funcionário saiba que pode fazer uma denúncia.

O que eu devo fazer se houver um caso de assédio sexual na minha empresa?

Se houver um caso de assédio sexual na sua empresa, o primeiro passo é identificar se o caso possui as características para ser julgado criminalmente. Para que seja configurado um crime, o assédio precisa conter:

  • Constrangimento
  • O intuito de levar vantagem ou favorecimento sexual
  • Superioridade hierárquica

Se conter todos esses três pontos, a empresa deve estar disposta a colaborar com a investigação e a acolher a vítima. Recomendamos publicamente pedir desculpas e tomar providências para que a vítima se sinta mais confortável.

Outra sugestão é fazer treinamentos ou eventos de resposta rápida. Por exemplo, quando o Starbucks fechou todas as unidades dos Estados Unidos (todas) para fazer um treinamento contra racismo após ter tido um caso de preconceito em uma de suas unidades.

O terceiro ponto é interessante, pois existem muitos casos de assédio sexual em que o assediador e a vítima possuem a mesma hierarquia. Por incrível que pareça, nesse caso não é a tipificação de um crime.

Se não for um crime, a empresa ainda pode ser responsabilizada. Além de ser considerada infração para o direito do trabalho, independente de hierarquia, também pode ser considerado dano moral.

Nesse caso, a única diferença deve ser na investigação do caso. Como não é crime, não será feita pela polícia, mas pode ser feita pela empresa. Em relação ao resto, deve se tomar o mesmo cuidado com a vítima.
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Legislação, Programa de Integridade
O assédio em geral é uma prática, infelizmente, corriqueira nas empresas. Funcionários estão mais do que familiarizados com os sintomas: isolamento, sensação de inutilidade, ansiedade, e muito mais.

É um mal que chega a atingir até a saúde física. Então como nada é feito para evitar? Como ainda é tão comum nas empresas? Afinal, assédio moral é crime?

A boa notícia é que depois de 17 anos, o projeto de lei que tipifica o assédio moral no trabalho como um crime no Código Penal finalmente foi aprovado pela Câmara dos Deputados. No entanto, ainda falta ser aprovada no senado.

A Lei

De acordo com o projeto de lei, o assédio moral é definido como “ofensa reiterada da dignidade de alguém que cause danos ou sofrimento físico ou mental no exercício do emprego, cargo ou função”. A pena é detenção de um a dois anos e multa. Essa pena pode ser agravada em até um terço se a vítima for menos de 18 anos.

É importante lembrar que o assédio nem sempre ocorre de patrão para funcionário. Pode, e muitas vezes é, entre funcionários. E, apesar de mais raro, pode até ser de funcionário para patrão. Veja abaixo os 4 tipos de assédio no trabalho.

• Assédio moral vertical descendente: quando o colaborador em nível hierárquico mais alto pratica a violência contra subordinados
• Assédio moral vertical ascendente: quando o subordinado pratica o assédio contra seu superior
• Assédio moral horizontal: praticado por colaboradores em mesmo nível hierárquico, não havendo relações de subordinação
• Assédio moral misto: quando há um assediador vertical e horizontal. O assediado é atingido por todos, desde colegas de trabalho até gestores.

Assédio em empresas

Recentemente, o Grupo de Planejamento fez uma pesquisa sobre assédio em uma das áreas mais notórias em relação ao ambiente de trabalho, as empresas de comunicação. Foram entrevistados 1400 funcionários em São Paulo e os números foram ainda maiores do que já se esperava. Ao serem perguntados, 100% responderam não só que existe assédio na empresa, como é comum. E além disso, 90% das mulheres já tinham sofrido algum tipo de assédio (moral ou sexual). Entre os homens, o número também era alto: 76%.


o que é assédio sexual?

Compliance e o combate ao assédio

Mas essas práticas não são de longe algo restrito às empresas de comunicação. Ao que tudo indica, o assédio moral vai se tornar crime. Por isso, todas as empresas vão precisar mais do que nunca se atentar a estratégias para evitar esse tipo de comportamento. O Compliance sempre inclui em suas políticas e campanhas o esforço por um ambiente saudável de trabalho e o combate a assédio, por exemplo.

Uma das principais ferramentas para isso é o Canal de Denúncias. No estudo citado antes, apenas 5% dos funcionários sabiam que existia um canal em que poderiam denunciar, ou como deveriam fazer para denunciar. Não é coincidência que o percentual de ocorrências era tão alto, quando o incentivo à denúncia era tão baixo. Dentre as denúncias no Brasil, práticas abusivas como assédio são a principal atividade reportada. E o assédio moral ainda é a mais recorrente dessas práticas, com 82%

O Compliance sempre terá um papel na manutenção do ambiente do trabalho, e no que diz respeito à conformidade com leis. Teste gratuitamente o nosso novo Canal de Denúncias e veja como ele pode se encaixar na sua empresa.
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