preloader
Your address will show here +12 34 56 78
Funcionalidades

Em um programa de Compliance bem estruturado é muito importante que todas as documentações disponíveis passem por um processo de aprovação muito bem definido (workflow de aprovação) antes de serem publicadas para toda a empresa. Além disso, é uma forma eficaz de gerar evidências da participação da alta diretoria no processo.


Com os recursos de tecnologia disponíveis atualmente, não faz mais sentido que essas aprovações ocorram de forma física, com documentos impressos circulando na empresa para coleta de assinaturas. Se você vive essa realidade, quantas vezes já se deparou com a dificuldade de saber com quem se encontra um determinado documento?


Workflow de aprovação por área e multinível

Outro ponto importante no workflow de aprovação é relacionado ao fluxo que o documento deve seguir até a sua publicação. Na maioria das vezes esse caminho é diferente por cada área da empresa e pelo tipo do documento que está sendo aprovado. Também é comum que o documento passe por várias alçadas, ou níveis, durante o workflow de aprovação. Essa quantidade de passos também pode variar por área ou tipo do documento dependendo da criticidade de cada um.

Boas práticas

Pensando nesses cenários, podemos identificar um conjunto de boas práticas quando estruturamos os fluxos de aprovação de documentos na Empresa:


  • Se existe algum uma pessoa ou grupo que faz o controle de qualidade dos documentos, ou mesmo quem faz esse trabalho é a área de Compliance, faz muito mais sentido que essas pessoas estejam no primeiro nível do workflow de aprovação. Fazer o documento passar pela aprovação da alta diretoria para depois ser reprovado pela área de qualidade, gera um desgaste desnecessário no processo.

  • Evitar nomear pessoas como aprovadores, tentando ao máximo utilizar grupos: essa estratégia evita a reconfiguração no sistema quando as pessoas mudam de área ou simplesmente deixam a empresa. Além disso, grupos com mais de uma pessoa podem assumir mais facilmente as tarefas de aprovação quando alguém está de férias ou ausente da empresa.

O ClickCompliance usa os grupos e usuários já presentes no seu ambiente de tecnologia, seja ele o Office 365, Google GSuite ou Active Directory, através de um processo de sincronização diário. Assim, não existe a necessidade de cadastrar e manter atualizados todos esses grupos e usuários.


O processo de aprovação

O processo de aprovação deve facilitar ao máximo o trabalho do aprovador. O ClickCompliance envia e-mail solicitando a aprovação já com um link direto para o documento que deve ser aprovado, onde é possível visualizar os comentários de quem solicitou a aprovação e rever todo o documento antes de aprová-lo.


Além disso, o aprovador possui a visibilidade do fluxo como um todo, visualizando quem já efetivou as aprovações nas etapas anteriores. Por fim, todo esse processo pode ser feito de qualquer lugar, inclusive tablets ou celulares! Quer conhecer o ClickCompliance? Agende uma demonstração sem compromisso.

0

Funcionalidades
O nosso post anterior sobre o uso de inteligência artificial para reduzir o tempo de atendimento num programa de Compliance, foi muito bem recebido e gerou tanta curiosidade que resolvemos aprofundar um pouco mais nas funcionalidades do nosso Chatbot.

Multi Canal

O Chatbot do clickCompliance está presente no portal de políticas e documentos, mas também pode ser “destacado” do portal para ficar “hospedado” em qualquer website interno da sua empresa (como numa intranet por exemplo), independente da tecnologia utilizada. O Chatbot também não precisa ficar disponível em uma página web, ele pode também ser disponibilizado nas seguintes ferramentas:

Além disso, você ainda pode gerar indicadores para verificar qual o canal está sendo mais efetivo e utilizado.

Auto identificação

Dependendo do canal escolhido, o Chatbot reconhece quem fez a pergunta e já inicia com uma saudação no primeiro nome, tipo: “Olá fulano, bem vindo ao Chatbot de Compliance”. Isso é possível pois quando o Chatbot é configurado nos canais, é possível passar a informação do usuário que está autentificado. Claro que existe sempre a opção do Chatbot atuar de forma anônima, mas com a identificação podemos prover uma série de indicadores para o Compliance Officer. Um exemplo seria a possibilidade de identificar que áreas precisam de um reforço de treinamento.

Sugestão de perguntas

Um dos comportamentos mais comuns de usuários que interagem com bots é ficar sem saber o que perguntar. Sendo assim, para “quebrar o gelo” desse primeiro contato o Compliance pode listar perguntas que serão sugeridas na primeira interação, através de configuração. Esse recurso é muito útil, pois permite que o Compliance Officer coloque em “pauta” as principais dúvidas da empresa no momento. Além disso, existe a opção que o próprio Bot realize sugestões automáticas, a partir da popularidade das perguntas.

Respostas relacionando políticas, documentos ou links

Quando uma resposta estiver relacionada a uma política, documento ou mesmo um link externo, o Chatbot é capaz relacioná-lo na resposta. Como no exemplo, “consulte o código de ética” ou mesmo com um link para o seu canal de denúncia.

Perguntas alternativas

Toda resposta do Bot é acompanhada de uma avaliação de efetividade. Se o usuário avalia que aquela resposta não foi útil, o Bot sugere outras perguntas que pelo algoritmo de inteligência artificial que tenha relevância naquele contexto. Caso encontre alguma que faça sentido, ele lista a resposta imediatamente!

Treinamento Ativo de Passivo

Como qualquer ferramenta de inteligência artificial o Chatbot precisa ser treinado com variações das perguntas, para que ele aprenda que padrões de linguagem natural. A novidade aqui é que o treinamento pode ser realizado pelo Compliance Officer (passivo) ou pelas próprias confirmações de efetividade realizadas pelos usuários (ativo), deixando-o cada vez mais inteligente automaticamente.

Encaminhar para a equipe de Compliance

Quando o Bot não consegue identificar nenhuma resposta efetiva, existe sempre a opção de encaminhar a pergunta por e-mail para equipe de Compliance de forma automática. Nesse momento, além de responder à pergunta, o Compliance Officer pode avaliar se a mesma faz sentido e deve ser incluída na sua base de conhecimento, deixando-a cada vez mais rica e o Bot mais inteligente. Isso tudo sem falar nos indicadores gerados! Mas isso já é assunto para outro post.

Ficou curioso para ver o Bot em funcionamento? Agenda uma demonstração agora mesmo! Ou experimente o produto para Office365 ou Gmail.
0

Funcionalidades
Para atender à necessidade de um novo cliente que utiliza a plataforma de produtividade da Google, acabamos de implementar o Single Signon e a sincronização de usuários para o GSuite. Com isso, o clickCompliance passa a contar com 3 diferentes tipos de integração:  

  • Office 365 – Solução de produtividade da Microsoft
  • Active Directory – Sistema de controle de identidade também da Microsoft
  • GSuite – Solução de produtividade do Google
 
Assim, a nossa oferta de integração passa a cobrir cerca de 99% do mercado corporativo, uma vez que a maioria das empresas que migraram a solução de e-mail para a nuvem utilizam as ofertas da Microsoft ou da Google. Para as empresas que mantem a estrutura de e-mail on-premise (servidores locais ou datacenter) a integração através do Active Directory atende tanto o Single Signon quanto a sincronização  


Por que o Single Signon é importante?

Quem nunca ouviu essa frase: “Não consegui realizar a tarefa no sistema X pois eu não sei o login ou senha…”. Com o Single Signon, não existe essa desculpa: o login e a senha são os mesmos do seu sistema de e-mail ou ambiente de rede. E se você já estiver logado nesse ambiente, não é necessário nem colocar o usuário ou senha novamente, o sistema entende que você já é um usuário autenticado e te direciona para a tela/funcionalidade, sem passar pela tela de login.

Assim, eliminamos todas as barreiras para que o seu colaborador acesse o portal de Compliance e registre o seu aceite das políticas. Sem o Single Signon, a troca de senha passa a ser um transtorno para o usuário. Ele precisa entrar em todos os sistemas para troca-la ou conviver com senhas diferentes. Além disso o acesso fica automaticamente bloqueado quando o colaborador é desligado.  


Por que a Sincronização é importante?

O Single Signon sozinho não é suficiente para gerenciar o registro do aceite dos seus colaboradores. É preciso também que as informações estejam atualizadas. Além disso, o sincronismo permite que:

  • O sistema entenda que um novo colaborador entrou na empresa e assim ele pode enviar um alerta para avisa-lo da necessidade de registrar o aceite das suas politicas
  • Ou quando um colaborador muda de área, ele precisa ser alertado do aceite das políticas específicas da nova área.
  A sincronização também garante que toda informação esteja atualizada em tempo real, que é importante para por exemplo:
  • Enviar alerta de escalonamento para seu gerente superior correto e não ao antigo no caso de mudança.
  • Conseguir classificar os aceites de políticas ao departamento atual.
  • Para preservar o acesso correto aos grupos de permissionamento que o usuário pertence.
 
Com as informações corretas, é possível gerar uma série de indicadores confiáveis automaticamente, sem a necessidade de ajustes e intervenção manual!
0

Funcionalidades
Diante de um cenário dinâmico onde a única certeza é a mudança, fica cada vez mais complicado para as empresas acompanharem as mudanças na legislação e regulação de seus mercados e, ao mesmo tempo, manterem controle de suas políticas de integridade.

Problemas como garantir que os documentos e políticas estejam atualizados e certificar que seus usuários terão acesso a todas alterações de versão são um desafio para o gestor de compliance de uma companhia.

A partir disso, como sua empresa faz a validação das políticas corporativas? Quem é responsável por monitorar todas mudanças na legislação e garantir que todas políticas sempre estejam atualizadas para os usuários? E, o mais importante, como você se certifica de que todos usuários estão em conformidade com as versões mais recentes das diversas políticas disponíveis?

Todas as respostas a essas perguntas demandam muito trabalho (na maioria das vezes manual) e possuem um grau elevado de dificuldade, aumentando as chances desse processo produzir falhas que podem custar caro à companhia.


Como se manter atualizado e evitar que erros aconteçam?

O principal foco é a automação de processos e gestão eletrônica de documentos! Baseado nesses dois conceitos, o clickCompliance desenvolveu uma funcionalidade responsável por evitar que auxiliar gestores e usuários não façam qualquer tipo de confusão com as políticas da empresa. Com a função de revalidação de políticas é possível atualizar os documentos do seu programa de compliance. Isso inclui e controla as novas diretrizes, regras ou portarias que chegam do mercado e do legislativo.

O melhor é que todo esse processo é feito de forma automatizada. Além disso, também pode-se estipular um prazo de validade das políticas e configurar alertas. Assim, o gestor se certifica que os usuários vão acessar as novas versões e, assim, monitorar o aceite. Dessa forma, todos os envolvidos estarão cientes do prazo de cada política disponibilizada para eles.

Com a atualização das políticas, também é possível adicionar ou apagar perguntas disponibilizadas no Questionário. Com isso, os usuários passarão a responder perguntas de acordo com a última versão das políticas disponíveis no software.

Quer saber mais? Agende uma demonstração de 30 minutos e conheça essa e outras funcionalidades do sistema.

 

0

Funcionalidades
Um dos maiores desafios para o progresso de um programa de compliance eficiente é garantir que todos envolvidos no negócio não só o conheçam, como também, principalmente, se comprometam com suas políticas. Fatores como falta de atenção ou baixo engajamento podem prejudicar o programa – e a empresa, de um modo mais amplo.

Como falamos no nosso último blogpost, os questionários podem ajudar a garantir que as pessoas leram e entenderam as políticas e documentos designados a elas e isso ajuda a aumentar o comprometimento dessas pessoas com as regras da própria empresa. Como o combinado não sai caro, eventuais atitudes ilícitas tomadas por algum deles ficam sob a responsabilidade de cada um. Porém, um dos grandes desafios do Gestor de Compliance ainda é fazer com que todos os envolvidos acessem e dêem o aceite às suas políticas e documentos.


Como garantir que todas as políticas e o documentos do programa de compliance serão acessados pelos colaboradores?

Foi com base nesse problema que ClickCompliance desenvolveu uma funcionalidade importante. Ela contribui para a diminuição desse risco, por meio do escalonamento de alertas e lembretes. Eles podem ser programados pelo administrador a partir de uma determinada periodicidade. E, também, pode ser configurada para cada grupo de usuários da empresa.

Segundo a teoria da Curva do Esquecimento, de Ebbinghaus, quanto mais o tempo passa, maior é a probabilidade das pessoas se esquecerem das situações ocorridas – ou seja, nesse caso o fato do clickCompliance possuir uma funcionalidade que lembra os usuários dos documentos e políticas pendentes de leitura e aceite no programa de compliance e é de extrema validade para a organização.

Todo esse processo de lembretes e pendências é escalonável, ou seja, é acompanhado e supervisionado pelo superior hierárquico do usuário. Por exemplo, se diversos lembretes forem enviados a um determinado profissional e ele não acessar e não der o aceite àquela política, seu gestor ou superior hierárquico é notificado para poder agir e buscar entender o motivo daquela situação. Essa é mais uma das diversas funcionalidades do clickCompliance. Cabe dizer que elas buscam facilitar a adesão e comprometimento dos envolvidos no negócio com suas políticas de integridade.

Quer conhecer mais? Quer saber mais? Agende uma demonstração de 30 minutos e conheça essa e outras funcionalidades do clickCompliance!

 

0

Funcionalidades
Possuir controle interno sobre às diversas políticas instituídas na empresa não é uma tarefa fácil. Colaboradores, funcionários, distribuidores e fornecedores são alguns dos grupos que você deve controlar ciência e compreensão das regras de conformidade da sua empresa e os questionários podem ser grandes aliados.

Como citado no último blogpost, o clickCompliance é uma solução que possibilita à empresa controlar internamente o aceite de políticas e documentos relacionados a todos os stakeholders envolvidos com os seus processos de negócio. Porém, como garantir que cada uma dessas pessoas realmente leu e, principalmente, compreendeu o conteúdo disponibilizado? Será que controlar o tempo na página seria uma boa solução? O que sabemos é que não se pode confiar simplesmente na marcação do checkbox “eu li e concordo com os termos” para garantir que alguém leu ou entendeu o conteúdo de algum documento, por mais que possa ser legalmente responsabilizado.


Funcionalidade de Questionários

Pensando nesse problema, o clickCompliance lançou uma funcionalidade que permite ao editor ou formulador de uma política elaborar questionários e testes específicos. Eles comprovarão o entendimento de quem precisa dar o aceite naquela determinada política ou documento.

Com essa funcionalidade fica mais fácil para seus funcionários, colaboradores e stakeholders aderirem as políticas designadas a eles. Além disso, as chances deles se engajarem e entenderem o conteúdo disseminado na empresa é enorme. Visto que, para alcançar sucesso e acertarem as respostas, todos devem compreender as regras e procedimentos da política.

Favorecer a aderência dos stakeholders é muito importante pois, ao final, tanto a empresa quanto eles sairão ganhando. Dessa forma, o programa de compliance será disseminado de forma orgânica. Assim, os stakeholders não considerarão às políticas designadas a eles apenas como mera formalidade. A partir do momento em que o processo for menos burocrático ele fica muito mais fácil de ser aceito por todos stakeholders envolvidos no seu negócio.

Quer saber mais? Agende uma demonstração de 30 minutos e conheça essa e outras funcionalidades do clickCompliance!

 

 

 

0

POSTS ANTERIORESPage 1 of 2SEM NOVOS POSTS