A pesquisa “Integridade corporativa no Brasil – Evolução do compliance e das boas práticas empresariais nos últimos anos” mostrou que em 211 empresas brasileiras, entre 2012 e 2017, mais da metade das irregularidades foram detectadas por mecanismos internos como Canal de Denúncias.
Isso só comprova a importância de investir em boas práticas para que o Canal da empresa tenha a melhor performance. Assim, não só você assegura um programa de Compliance forte, como combate perdas financeiras e de reputação que a corrupção causa.
Tudo isso sem contar que um dos critérios da Controladoria-Geral da União (CGU) considera que um Canal de Denúncias tem peso de 20% na conquista (e manutenção) do Selo Pró-Ética. A seguir, leia as 6 melhores práticas para que o seu Canal de Denúncias seja o mais eficaz possível.
Boa comunicação
O primeiro passo é garantir que os colaboradores da empresa tenham conhecimento de como é, como acessar e como funciona o Canal de Denúncias. Afinal, não adianta ter um bom Canal se ele não é usado, ou pior, se os colaboradores não confiam nele.Para isso, invista bem em campanhas de conscientização. Podem ser por e-mail, físicas (com cartazes e panfletos), em reuniões, etc. Também é importante que novos funcionários sejam apresentados ao Canal e para que serve, que tipo de denúncia é possível fazer, etc., logo que chegam na empresa.
Nessas campanhas, mostre como acessar o Canal (deve ser fácil de achar e de fazer a denúncia), como assegurar anonimato e o que o setor de Compliance faz ao receber a denúncia. Mostrar e ter compromisso com transparência aumenta o índice de uso e passa confiança.
Não só permitir, como assegurar o anonimato
Como já falamos, é importante que os funcionários saibam que eles podem denunciar anonimamente. No entanto, só falar que é anônimo não é o suficiente. Se possível, faça uma breve apresentação dos meios de segurança que permitem denúncias anônimas.Além disso, lembre de reforçar que nem a equipe de Compliance terá acesso aos dados sensíveis do denunciante. Em casos ideais, as denúncias nem serão investigadas por uma equipe interna, e sim por uma equipe terceirizada e imparcial.
Se for o caso da sua empresa, faça com que isso fique claro para colaboradores.
Sempre dar respostas às denúncias
Pode parecer uma perda de tempo ou desnecessário, mas sempre responder ou dar algum retorno sobre as denúncias é muito importante. Isso vale mesmo se, após a investigação, a denúncia for improcedente. Se a equipe tiver a capacidade de responder tudo, ajuda a criar confiança no Canal.O colaborador sabe que sua denúncia foi investigada e encerrada, e que o setor de Compliance deu a devida atenção à sua preocupação. Porém, nem sempre é possível dar respostas se a quantidade de denúncias for alta.
No clickCompliance, por exemplo, o denunciante recebe um protocolo e acompanha o andamento da denúncia. Assim, ele sabe se já está sendo investigada, encerrou, etc. sem precisar consultar o Compliance.
Treinamentos regulares
Uma parte importante da eficácia do Canal de Denúncias é manter a existência e funcionamento dele no dia a dia dos funcionários. Realizar treinamentos frequentes, além de campanhas de comunicação, lembra a funcionários que eles podem fazer denúncias.Além disso, mantêm os colaboradores atualizados com o processo de denúncia e as vias disponíveis. Por exemplo, se um novo Canal online for introduzido, fazer um treinamento sobre o uso ajuda a facilitar a denúncia. E quanto mais fácil for fazer a denúncia, maior o índice de denúncias feitas.
Treinamentos também podem ser mais abrangentes, falando sobre a importância de realizar denúncias e sobre como isso afeta o ambiente de trabalho. Uma dica é usar cenas e situações do dia a dia para mostrar que atitudes antiéticas afetam diretamente todos os colaboradores no dia a dia.
Equipe bem treinada para qualificação de denúncias
Todas as dicas acima focam principalmente em maneiras de estimular denúncias. Mas uma boa prática muito importante para Canal de Denúncias é na etapa de qualificação e apuração. A equipe deve ser muito bem treinada para conseguir elevar o máximo possível a eficiência do trabalho.Isso quer dizer que devem saber discernir bem em quais denúncias a equipe de investigação deve ou não aplicar seus esforços e recursos. É tão importante, que hoje em dia já existem ferramentas sendo desenvolvidas para aumentar a precisão dessa triagem e automatizar.
Conheça o projeto de inovação Denúncia Inteligente, do clickCompliance Innovation Lab, e saiba como inscrever sua empresa. Nessa parceria empresas podem receber benefícios antecipadamente como ferramentas que serão desenvolvidas pela nossa equipe.
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