Fique por Dentro

Ao tentar entender os custos de um programa de compliance, algumas áreas precisam ser analisadas. Quanto se gasta com políticas, com pessoal, com segurança de dados, etc. Outro ponto chave de conseguir manter uma cultura ética na empresa é a comunicação. Ou seja, conseguir divulgar e fortificar as normas da empresa de forma duradoura entre os colaboradores.

Divulgação de Políticas Corporativas

A peça mais básica do programa de compliance é o Código de Ética da empresa. Em seguida, as demais normas atas, e políticas específicas. Ter um devido controle desses documentos certamente é importante. Mas não adianta em nada se eles não estão sendo bem divulgadas.

Você tem um profissional para entregar e recolher as políticas? Vocês já usam algum tipo de tecnologia como enviar por e-mail, ou até softwares como o clickCompliance? Todas essas opções têm custos, mas é imprescindível ter pelo menos uma delas.

Dependendo do tamanho da sua empresa, o custo dos profissionais de compliance pode variar. Mas o que temos certeza é que fazer a comunicação das políticas e demais recursos manualmente raramente vale a pena. Além de provavelmente demandar mais tempo e pessoal, diminuindo a produtividade, você gasta com papel e tinta.

A opção mais razoável e adequada para empresas de pequeno porte é divulgação por e-mail solicitando a leitura das políticas, além de lembretes e informativos sobre a corrupção e a ética no geral. Mas isso pode ser completamente automatizado com softwares de compliance que fazem a divulgação automática das políticas. Você não precisa gastar com pessoal, já que fica tudo configurado. Isso é ainda mais necessário para grandes empresas com muitas políticas e muitos colaboradores.

Notificações

O próximo passo depois da divulgação é a notificação. Mais uma vez, o que mais desperdiça dinheiro nesse processo é tempo. Ficar enviando e-mails manualmente pedindo que os funcionários leiam na maioria das vezes é uma perda de tempo. Muitas vezes os e-mails não são nem abertos. E, principalmente, os colaboradores passam a dar menos credibilidade ao profissional de compliance quando ele é bombardeado por e-mails e notícias.

Novamente a opção com maior custo-benefício é a automatização. Não se perde tempo nem pessoal com tarefas simples do dia a dia, podendo utilizá-los em processos mais importantes como auditorias e treinamentos. E a culpa de ficar recebendo esse monte de coisa não cai mais sobre o setor de compliance, e sim o programa.

Softwares como o clickCompliance enviam notificações automáticas pré-configuradas para relembrar os funcionários da importância de aceitar as políticas e estar em conformidade.

Treinamentos

E assim chegamos a um ponto fundamental na consolidação de uma cultura ética nas empresas. Treinar seus funcionários periodicamente é uma forma muito eficaz de comunicar a importância do compliance para o bom funcionamento, e simplesmente a sobrevivência da empresa.

Aqui você pode tomar alguns rumos. Primeiro, e mais comum, você pode escalar a sua equipe de compliance para realizar o treinamento. Essa é a opção mais barata, já que você já tem a equipe. O único custo extra seriam materiais como apostilas, manuais, etc. que seriam entregues aos funcionários.

Você também pode terceirizar o treinamento. Existem algumas empresas que oferecem o serviço, e o preço é um pouco mais alto. Mas pode ser útil se a sua equipe não é capacitada para isso, se não é grande o suficiente para todos os funcionários, ou simplesmente não está disponível. Ainda tem o benefício de ser uma empresa especializada.

Existe outra opção também que, na verdade, é a mais barata. Não é a mais indicada, mas pode quebrar um galho e, apesar de não ser um treinamento de verdade, é uma forma de comunicar a cultura ética da empresa. Você pode entregar materiais, como esse manual gratuito de relacionamento com a administração pública, cartilhas ou panfletos (virtualmente, para não gastar nem com papel e nem com tinta).

Envolvendo a Alta Direção

A comunicação da cultura de ética e responsabilidade social na empresa não estaria completa sem o envolvimento da alta direção. Os diretores da empresa nem sempre estão disponíveis para dar a devida atenção. Uma forma de ajudar no envolvimento é criar informativos falando sobre a ética na empresa lidos e assinados por membros da direção.

Embora sutil, já mostra aos funcionários que a direção está presente e tentando criar uma empresa íntegra, e espera isso de seus funcionários. Esses informativos podem ser feitos facilmente e sem custo pela equipe de comunicação ou compliance.