Como fazer, Governança de Documentos

A base de um programa de Compliance é composta pelas políticas corporativas da empresa. Elas precisam ser pensadas com cuidado, e escritas de forma simples, para que todos os funcionários entendam. A seguir, vamos falar de 4 dicas que empresas devem usar em políticas de viagens corporativas.

Consulte os setores que fazem viagens corporativas

Existem diversos exemplos de políticas de viagens corporativas que podemos usar como base na hora de criar uma da própria empresa. No entanto, ninguém sabe mais sobre as dificuldades e necessidades específicas que a sua política precisa cobrir do que os funcionários que fazem viagens pela empresa.

Não só eles têm experiência com o tipo de viagem que costuma ser feito, como podem pontuar pontos fracos em políticas já existentes. Assim você pode adequar ela de acordo com necessidades reais.

Além disso, uma boa prática para políticas em geral é ter poucas páginas para facilitar a leitura e entendimento. Isso é mais um motivo para usar a experiência de quem precisa fazer viagens pela empresa. Vai te ajudar a entender e escolher quais os problemas mais frequentes que precisam ser priorizados na política.

Inclua procedimentos de segurança

Uma boa política corporativa de viagem vai se preocupar com a segurança dos funcionários. Para isso, inclua uma seção sobre procedimentos que o viajante deve seguir antes e durante a viagem.

Por exemplo, um requerimento básico é o preenchimento de informações de contato em casos de emergências. Esse documento deve ser obrigatório, e também deve incluir o endereço da hospedagem e os dias e horários de compromissos marcados.

Detalhe também um passo a passo que o viajante deve seguir em casos de emergência, como entrar em contato com filiais da empresa, embaixadas (se a viagem for internacional), etc.

Além disso, um direito importante do funcionário é o seguro viagem. Isso pode ser uma ferramenta útil para evitar maiores despesas e transtornos se alguma coisa acontecer durante a viagem.

Explique as condições de compra de passagens

Ter um processo e condições de compra de passagens ajuda a empresa a garantir preços razoáveis e eficiência na hora de fazer a compra. No entanto, é preciso tomar cuidado para não limitar demais as possibilidades do funcionário e tornar o processo muito longo e burocrático.

Um exemplo é ter um fluxo de aprovação da compra. Tenha cuidado para que passe apenas pelos superiores mais necessários. Por exemplo, o superior direto do funcionário e o gerente financeiro. Também não custa nada incluir alguém do Compliance nessa aprovação para verificar irregularidades.

Outro controle que a empresa deve estabelecer é antecedência mínima para compra de passagens antes da viagem. Isso ajuda a manter os preços das passagens mais baixos, já que quanto mais perto da viagem, mais caro é.

Ainda por cima, o processo de aprovação pode não ser tão rápido assim, então é bom deixar um tempo para que o fluxo aconteça tranquilamente.
Outra dica é sugerir um único local de busca e reserva de passagens. Assim, a empresa tem um controle maior de médias de preços e de onde o funcionário conseguiu achar a passagem.

Isso é importante para evitar que ele não declare um preço mais alto ou mais baixo do que a empresa realmente vai pagar, e facilitar em investigações internas, se houver.

Explique o processo de cancelamento de viagem

Um problema sério que pode gerar muita dor de cabeça e burocracia se não houver um procedimento certo é cancelamento ou adiamento da viagem. Deixe claro o que o funcionário deve fazer, quais os prazos e quais os contatos de quem pode ser acionado se acontecer.

Algumas dicas são, por exemplo, antecedência máxima para remarcar ou cancelar uma viagem. Isso porque, dependendo do transporte e da empresa, podem haver multas e tarifas que alguém (nem sempre a empresa) terá que pagar.

Esses custos adicionais precisam ter um responsável por pagar definido na política. Poderia ser ou o próprio funcionário, dependendo das circunstâncias, ou algum setor da empresa.