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Como fazer, Funcionalidades, Governança de Documentos
Com o objetivo de minimizar os impactos da pandemia do COVID-19 na economia e na sustentabilidade das empresas, o governo anunciou uma nova Medida Provisória que permite a flexibilização dos contratos de trabalho.

A Medida Provisória 936/20 institui o Programa Emergencial de Manutenção do Emprego e da Renda e permite a suspensão de contrato de trabalho por até 60 dias, além da redução de até 70% do salário.

É importante lembrar que essa nova MP foi considerada inconstitucional por alguns partidos e políticos, já que esse tipo de mudança no contrato teria que ser feita com acordo coletivo e o envolvimento do sindicato, não individualmente.

O ministro Ricardo Lewandowski determinou que terão validade os acordos individuais se houver anuência dos sindicatos em até dez dias, a partir da notificação. No entanto, agora o STF decidiu que para realizar o acordo não será necessária a intermediação com o sindicato.

Qual o impacto disso para o compliance?

A flexibilização dos contratos de trabalho terá que que ser feita individualmente com cada trabalhador. Será necessário fazer a distribuição e recolher a leitura e aceite dos contratos individuais que formalizam essa mudança temporária no contrato.

Isso garante que a ciência do novo acordo esteja documentada para apresentar no caso de alguma auditoria ou investigação, por exemplo. Também é uma importante evidência em casos relacionados ao compliance trabalhista.

Como fazer isso com o home office?

Normalmente isso seria feito de forma manual. Ou seja, os novos contratos seriam impressos e entregues aos funcionários para serem lidos e aceitos. Isso é mais indicado para empresas com poucos funcionários. 

No entanto, esta alternativa foi criada justamente por conta da pandemia e da impossibilidade do trabalho normal e/ou presencial. Ou seja, para que esses novos acordos e declarações sejam feitos, será preciso uma maneira eficaz de fazer remotamente.

Apesar de não ser ideal, é possível fazer uma declaração para cada funcionário em PDF, enviar para o funcionário e pedir para que ele imprima.

Depois, ele assina, escaneia novamente e envia como PDF para o compliance. No entanto, fazer isso em grande escala se torna ineficiente e muito difícil de controlar.

Outra forma de fazer essa gestão de contratos é enviando o conteúdo do contrato por e-mail e solicitando uma resposta com a aprovação expressa do funcionário. No entanto, seria preciso organizar os e-mails de todos os funcionários da empresa inteira.

Além disso, seria preciso organizar todas as respostas individuais de todos esses funcionários e imprimir para guardar com o contrato físico.

As chances de se perder algo em uma empresa com muitos funcionários ou com diferentes filiais, etc. seria enorme, sem contar todo o trabalho manual do profissional de compliance.

Qual a melhor forma de gerir esses contratos?

No entanto, a forma mais indicada de fazer a gestão desses contratos de forma remota é adotando uma tecnologia própria para isso. Principalmente para empresas maiores.

Isso vai garantir uma organização muito maior e mais eficiência no processo de distribuição e recolhimento.




Seja um sistema de gestão de contratos, GED ou um software próprio para o compliance, como o clickCompliance, é o que vai garantir que o trabalho seja bem feito e rápido. Isso é o que precisamos no momento, já que a MP é uma medida “emergencial”.

Com o clickCompliance, por exemplo, o envio do contrato para funcionários é automático. A única configuração necessária é escolher um grupo pré-configurado que deve receber.

A cobrança do aceite também é feita automaticamente pelo sistema. E com a nova funcionalidade do clickCompliance, não é preciso inserir nenhuma variável de dado pessoal no documento. O sistema coloca essas informações sozinho.

Ou seja, só é preciso colocar o texto do documento e avisar onde estarão as variáveis, que serão dados pessoais do funcionário. O contrato será enviado com as informações personalizadas para cada funcionário de forma automática.


 
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