O compliance jurídico pode parecer um setor burocrático e enrijecido por muitos, mas quem trabalha na área sabe que é na verdade um centro de estratégias para a empresa.

É ligada à governança corporativa, responsável pela tomada de algumas das decisões mais importantes da empresa.

Além disso, é um centro de estratégia financeira, ajudando a encontrar formas de diminuir gastos através do compliance tributário, por exemplo.

Por isso, como qualquer outro setor estratégico das empresas, o compliance também pode aproveitar os dados para direcionar seus processos e decisões, como vamos mostrar ao longo do artigo.

Que tipo de dados posso recolher?

Existe uma infinidade de dados que você pode recolher dependendo dos seus processos, sua equipe e as necessidades específicas da sua empresa. Uma parte importante desse processo é lembrar que é preciso confirmar se as fontes são sempre atualizadas.

Alguns exemplos importantes e que podem ser úteis são:

• Dados demográficos
• Funcionários ativos
• Políticas aceitas
• Documentos na validade
• Denúncias por classificação
• Progresso de treinamentos
• Treinamentos realizados
• Taxa de respostas em formulários
• Taxa de acertos em treinamentos

Além de recolher esses, e muito mais dados, você deve buscar ter segmentações, como gerência, área, departamento, filial, etc. Assim, é possível fazer análises mais detalhadas e identificar problemas com mais precisão.

Como coletar dados

Depois de decidir quais dados são mais importantes para a sua estratégia, você deve procurar as formas de coletar os dados. Seguem algumas das formas principais.

• Pesquisas

O departamento de compliance jurídico pode enviar pesquisas para os funcionários, ou trabalhar junto com o RH, por exemplo, para fazer essas pesquisas.

• Denúncias

As denúncias no canal de denúncias são uma fonte poderosa de informações sobre a qualidade do seu programa de compliance. No próximo tópico vamos desenvolver as possibilidades desse tipo de dado.

• Sistemas de compliance

Se a sua empresa adotar algum tipo de ferramenta para o compliance, ela vai fornecer muitos dados sobre o uso do sistema e suas aplicações. Além disso, é a garantia de gráficos e relatórios mais mastigados e de fácil visualização.

• Planilhas

É possível fazer planilhas manualmente, se as operações do compliance jurídico forem menores. Por exemplo, dados sobre quantidade de políticas aceitas e funcionários treinados podem ser inseridos em planilhas do excel para análise.

• Outros setores

O compliance deve buscar sempre a interação com outros setores, inclusive na busca por dados. A TI possui dados importantes sobre o comportamento digital dos funcionários, por exemplo, e dados demográficos podem ser encontrados com o RH.

Exemplos de uso de dados

Seguem alguns exemplos de como o compliance pode aproveitar os dados coletados para potencializar seus processos.

• Descobrir falhas na gerência de áreas

A cultura ética não pode, nem deve vir somente do setor de compliance jurídico. Ao analisar dados como políticas aceitas ou treinamentos realizados por área ou gerência, você pode acabar descobrindo algum setor que está para trás.

Isso pode significar que o gerente ou superior não está transmitindo a devida importância do compliance para seus funcionários, nem cobrando que eles cumpram rapidamente as exigências do compliance.

• Descobrir falhas na comunicação interna

O mesmo pode acabar acontecendo com a comunicação da empresa como um todo. Se os níveis de cumprimento e participação com as demandas do compliance estão baixos em geral, o compliance pode tomar algumas ações.

Por exemplo, isso pode ser um sinal de baixo envolvimento da alta direção. Realizar uma série de vídeos com diretores sobre a ética pode estimular demais funcionários a valorizarem essa cultura e a realizarem as atividades do compliance.

• Controlar a validade de documentos

Documentos de compliance, como formulários e políticas, precisam ser revisados com determinada frequência para que estejam sempre atualizados. Com o acesso a dados sobre esses documentos, datas, mudanças legislativas, etc. é possível acompanhar essa validade com mais precisão.

• Direcionar estratégias a áreas problemáticas

Como explicamos, alguns dos dados mais valiosos da empresa vêm do canal de denúncias. Se forem bem coletados, você pode ver a quantidade de denúncia por tipo, por exemplo (assédio, corrupção, fraude, furto, etc.).

Se a empresa tiver muito mais denúncia de assédio moral, por exemplo, claramente a empresa está falhando na educação sobre o tema. Treinamentos, políticas, campanhas e atividades podem ser feitos sobre o tema.

• Identificar problemas reincidentes

Essa mesma estratégia pode ser usada para identificar problemas ou personagens reincidentes. Por exemplo, se uma mesma pessoa for denunciada mais de uma vez, já é mais um identificador de que a denúncia provavelmente é verdadeira, facilitando o processo de investigação.

Como proteger os dados

Por último, é extremamente importante lembrar que, com a chegada da LGPD, continua sendo importante usar dados para aprimorar estratégias da empresa, mas cuidados devem ser tomados.

Ao lidar com informações pessoais ou sensíveis, é importante ter formas de anonimizar esses dados, por exemplo, desde que não prejudique a análise. Se for necessário deixar os dados pessoais, é imprescindível ter o tratamento bem documentado no ROPA e RIPD.

Também é possível implementar um anonimizador no seu canal de denúncias, que substitui as informações pessoais da denúncia por um código. Outra dica é criar níveis de acesso. Assim, somente pessoas que realmente precisam ver essas informações conseguem.