A chegada de novos funcionários na empresa exige um trabalho especial do compliance. Esse momento é o primeiro contato que esse novo colaborador terá com as políticas da empresa. É a oportunidade do compliance mostrar o que é esperado, e o quão forte é a cultura de integridade no dia a dia.

Isso é uma grande responsabilidade para um momento tão rápido. Por isso, um passo a passo forte para onboarding é necessário. A seguir, vamos mostrar os processos necessários, e como torná-los o mais eficaz possível.

1. Apresentar a mensagem da alta direção

Um primeiro passo fundamental é fazer transparecer desde o início o apoio da alta direção ao compliance e integridade. Apesar de sempre falarmos da importância dessa comunicação durante todo o programa de compliance, no onboarding isso deve ser o mais claro e direto possível.

Por isso, é importante utilizar algum material tangível, como uma carta ou vídeo, ou até uma palestra ao vivo. Assim se mostra logo de início que o assunto não é só falado, mas praticado efetivamente.

2. Direcionar políticas, manuais e documentos

O segundo passo é direcionar as primeiras políticas corporativas e outros documentos para serem lidos e aceitos. Por exemplo, todo novo funcionário precisa ler e aceitar código de conduta e ética, ler um manual, preencher formulário de conflito de interesses, etc.

É dever então do compliance, junto com o RH, entrar em contato com esses funcionários e garantir que foram compreendidos e aceitos logo.

3. Direcionar treinamentos

Assim como os documentos, os treinamentos são uma etapa fundamental do processo de boas-vindas de novos funcionários. Antes de começar a trabalhar, podem conhecer as regras do trabalho.

Por exemplo, treinamentos contra assédio, sobre proteção de dados, etc. são fundamentais desde o primeiro dia na empresa.

O compliance também deve realizar esses treinamentos com cada novo funcionário, além de realizar questionários para consolidar o aprendizado e para ter o registro de que essa pessoa entendeu as regras antes de começar a trabalhar.

4. Calendário de validade

Uma etapa fundamental, e que exige muito cuidado, é a organização de validade de documentos e treinamentos. Os novos funcionários já aceitaram e assistiram tudo, mas eventualmente será preciso que refaçam essas etapas para que tudo esteja fresco na mente.

Para isso, estabelecemos datas de validade, e ao chegar nelas o funcionário terá que reler e aceitar políticas ou refazer treinamentos. E isso terá que ser cobrado pelo compliance.

Para isso, é muito importante ter um calendário organizado com as datas em terá que fazer a cobrança e o que será cobrado de cada funcionário.

Como automatizar esse processo

Como vimos, esse processo de onboarding e cobrança é extremamente importante, mas também é muito manual e trabalhoso. É preciso garantir que cada funcionário passa por esses passos assim que chega, e ainda continuar a cobrar ao longo do tempo dependendo da validade.

Para ficar mais fácil, é possível contar com a automação de alguns processos. Abaixo, vamos explicar alguns casos práticos de automação de compliance.

Sincronização

Uma solução que sincroniza com a sua base de funcionários (que são criados pela sua equipe de TI ou no Office 365, ou no Google G Suite) vai permitir a criação de “audiências”.

Essas audiências são grupos de funcionários que precisam realizar ações parecidas. Por exemplo, todos os funcionários de marketing precisam fazer treinamento de LGPD; toda a equipe de compras precisa aceitar a políticas de compras, etc.

Com esses grupos criados, a ferramenta automaticamente solicita as ações necessárias de cada grupo, e o compliance só precisa configurar uma vez.

Centralização

Outro benefício da automação é a centralização de processos. Com uma ferramenta de automação, independente de quem estiver criando treinamentos ou subindo uma nova política, tudo é acessível no mesmo lugar.

Além disso, se for automatizar mais de um processo, como gestão de políticas e de treinamentos, uma boa ferramenta consegue atender a ambos no mesmo espaço.

Escalonamento de cobrança

É claro que, mesmo que as notificações sejam constantes, nem sempre o funcionário realiza a tarefa que precisa. Por isso, um sistema de automação consegue, após certo tempo, escalonar essa cobrança, automaticamente, para o gestor imediato do funcionário.

Esse processo inclusive pode continuar escalonando até que o funcionário realize a tarefa indicada pelo compliance.