Como fazer, Governança de Documentos, Treinamento de Compliance

Um programa de compliance eficiente é capaz de trazer muitos impactos positivos para a empresa. Mas quando há falhas nos processos de elaboração, implantação e/ou execução, os resultados ficam comprometidos.

Os desafios do compliance são muitos. Afinal, o trabalho de estar em conformidade com a legislação deve ser realizado de forma abrangente e constante.

Para isso, é necessário conhecimento do negócio, atenção aos detalhes no dia a dia da empresa, engajamento de toda a equipe, disciplina no cumprimento das normas, antecipação aos problemas e a capacidade de solucioná-los.

Reunimos quatro erros que devem ser evitados em meio a esse processo e as orientações necessárias para garantir que a sua empresa obtenha todos os benefícios do compliance.

Boa leitura!

O que não pode acontecer em um programa de compliance

Todas as fases de um programa de compliance exigem atenção e cuidados, seja no momento de planejamento, na hora de tirar o programa do papel ou durante a execução prática no dia a dia.

Focar em apenas uma etapa pode ocasionar uma “quebra” no processo que irá afetar o resultado final. Por isso, alguns erros devem ser evitados:

Falha no diagnóstico da empresa

Na etapa de elaboração do programa, a equipe ou o responsável pelo compliance deverá realizar um diagnóstico da companhia. Para isso, são filtradas todas as leis, resoluções e normas que se aplicam ao negócio.

Feito esse levantamento, é preciso se reunir com cada setor e compreender como é a rotina de trabalho dos funcionários que atuam nas áreas da empresa.

A partir dessas informações é realizada uma análise de riscos para identificar os pontos mais vulneráveis da empresa. É a partir do diagnóstico que são elaboradas as ações do programa de compliance.

Portanto, falhar nessa etapa significa criar um programa que não será eficiente para atender as necessidades da empresa.

O que fazer?

• Comunique aos funcionários sobre o interesse em implantar um programa de compliance na empresa e explique a importância da colaboração de todos;
• Delegue a elaboração do programa para um profissional da área de compliance.

Não envolver todos os funcionários

A eficiência do programa depende diretamente do envolvimento de todos os funcionários da empresa, independente do cargo ou setor de atuação.

A participação dos colaboradores é necessária na fase de elaboração para o mapeamento dos riscos; na implantação, para que as informações sejam amplamente divulgadas; e na execução, para que as ações sejam realizadas na prática.

Quando os funcionários não entendem o que é o compliance e a importância de um ambiente de trabalho que esteja em conformidade, as ações não são retiradas do papel.

O que fazer?

• Crie um Código de Ética para a empresa;
• Informe todas as ações do compliance nos canais de comunicação internos;
• Realize treinamentos com os colaboradores, para que as normas de conduta e os procedimentos internos sejam assimilados;
• Faça campanhas educativas e de motivação, a fim de que os trabalhadores entendam a importância de contribuírem.
  
  

Falta de preparo para a fiscalização

O compliance tem o propósito de adequar os processos da empresa e a conduta dos colaboradores ao que é exigido pela legislação. Por isso, é importante a ação de fiscalização interna.

Na prática, o programa irá contribuir para a prevenção e o combate às irregularidades. Portanto, na etapa de execução é necessário fiscalizar a rotina da empresa.

Quando não há fiscalização, atos ilícitos e condutas antiéticas podem ocorrer e não serem solucionados, o que afeta a credibilidade do programa e pode levar a sua descontinuidade.

O que fazer?

• Disponibilize um canal de denúncias para que os funcionários, parceiros e clientes possam informar sobre possíveis irregularidades;
• Investigue as denúncias recebidas, mantendo o sigilo de denunciante e denunciado;
• Em caso de confirmação da irregularidade, aplique à sanção estabelecida pelo Código de Ética;
• Realize ações contínuas de monitoramento, como auditorias internas e avaliações de desempenho.

Não atualizar o programa de compliance

O ciclo do programa de compliance é contínuo e, por isso, as ações elaboradas inicialmente podem tornar-se obsoletas com o passar do tempo.

Não se preocupar com a atualização e o aprimoramento do programa significa que, em algum momento, ele deixará de ser eficiente e chegará ao fim.

O que fazer?

• Mantenha-se atualizado sobre novas leis que possam abranger o negócio;
• Avalie de forma periódica a necessidade de incluir, mudar ou retirar normas internas estabelecidas anteriormente;
• A partir das ações de monitoramento, analise o desempenho dos setores e veja se há necessidade de revisar quais estão mais suscetíveis aos riscos;
• Faça uma gestão de documentos e mantenha as informações sobre o compliance sempre organizadas.

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