Ter um departamento de compliance é um diferencial para a prevenção de riscos e o combate às irregularidades nas empresas. O setor é responsável por acompanhar o dia a dia dos funcionários, a rotina de produção e os processos de trabalho com foco na conformidade com a legislação vigente.
Na prática, os profissionais que integram o departamento são responsáveis por criar e administrar a política de compliance. Isso significa que a equipe irá definir um conjunto de normas e procedimentos internos para garantir que não haja o descumprimento das leis que abrangem o negócio.
Dessa forma, o trabalho do departamento de compliance aumenta a segurança jurídica da empresa, evitando sanções que possam ser aplicadas por órgãos reguladores e outras autoridades. Mas esse não é o único benefício para as organizações que possuem um setor de compliance.
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Neste conteúdo, explicaremos quais são as atribuições do setor e as vantagens de tê-lo na sua empresa. Também daremos orientações sobre como formar uma boa equipe de compliance.
Quais são as atribuições do departamento de compliance
Conforme dito anteriormente, o departamento de compliance tem como principal função garantir a conformidade da empresa com as leis, as normas regulatórias e as resoluções que se aplicam à atividade da empresa.
Para isso, deve ser criada uma política interna de compliance que será seguida por todos os funcionários. Periodicamente, é necessário que ela seja avaliada a fim de identificar possíveis necessidades de ajustes e atualizações.
Para a realização desse trabalho, o departamento de compliance deve:
Avaliar os riscos
A primeira atribuição dos profissionais de compliance é fazer uma avaliação de riscos da empresa. Para isso, é preciso acompanhar a rotina dos setores e verificar se todos os processos estão de acordo com a legislação, se há dificuldades no cumprimento das determinações e quais etapas são mais suscetíveis às falhas.
Após a análise, o departamento de compliance será responsável por realizar uma gestão de risco que, em síntese, consiste na elaboração de ações para minimizar as possibilidades de descumprimento da legislação.
Definir a política de compliance
No processo de gestão de riscos, é definido o programa de compliance da empresa, que reúne todas as normas e os procedimentos que deverão ser seguidos pelos funcionários.
O programa pode estabelecer:
- Normas de comportamento;
- Regras para a realização de processos;
- Procedimentos internos para prevenção, fiscalização e combate de irregularidades;
- Sanções aplicáveis para os casos de irregularidades e descumprimento do programa.
Instrução aos funcionários
A instrução sobre o programa de compliance criado pela organização também é uma atribuição do departamento. Neste sentido, podem ser realizados trabalhos em conjunto com as áreas de Comunicação e Recursos Humanos para a divulgação e o esclarecimento das informações junto aos funcionários.
Entre as ações que contribuem para instruir estão:
- Divulgar as informações nos canais de comunicação interna;
- Fazer campanhas de conscientização sobre a importância do compliance;
- Realizar treinamento de compliance para esclarecer dúvidas sobre o funcionamento do programa.
Prevenção e monitoramento
O trabalho do departamento de compliance não termina com a implantação do programa. Para garantir a sua eficiência, é importante criar estratégias de monitoramento para avaliar o andamento do trabalho, como a realização de avaliações de desempenho e auditorias.
Também é preciso garantir a prevenção contra outros riscos que possam surgir. É válido lembrar que as leis podem ser modificadas com o passar do tempo, exigindo atualizações no programa de compliance. A empresa pode adotar novos processos e, assim, ser preciso uma nova avaliação de riscos.
O trabalho de prevenção e monitoramento do departamento de compliance é contínuo.
Fiscalização e solução de problemas
Ainda entre as atribuições do departamento de compliance estão a fiscalização e a solução de irregularidades no ambiente empresarial. Isso pode ser feito com a implantação de um canal de denúncias e a investigação das informações recebidas.
Após a apuração, se houver a confirmação da irregularidade, é necessária a aplicação das sanções já previstas pelo programa de compliance e publicadas no Código de Conduta.
Benefícios da empresa ter um setor de compliance
Ter um departamento de compliance na empresa é uma forma de promover a conscientização de todos os funcionários sobre a importância de estar em conformidade com a legislação. Isso garante uma série de benefícios ao negócio, como:
Cuidado com a reputação
O compliance evita danos à reputação da empresa causados pelo descumprimento de leis e envolvimento em escândalos de corrupção, fraude e outras irregularidades.
Vantagem sobre a concorrência
Os consumidores têm valorizado cada vez mais as empresas com boa reputação no mercado. Por isso, o compliance também é uma vantagem sobre a concorrência.
Atração de investidores
A movimentação dos consumidores é semelhante à observada entre os investidores, que priorizam realizar negócios com empresas que tenham uma boa reputação no mercado e uma gestão transparente.
Em alguns casos, ter um departamento de compliance é um requisito para captar investimentos.
Redução de perdas
A não conformidade resulta em prejuízo financeiro para as empresas, decorrente de multas, sanções, ações judiciais, roubos e fraudes. O trabalho do departamento de compliance reduz as perdas financeiras dessa natureza.
Consolidação da ética
Com a implantação e a condução de um programa de compliance eficiente, a empresa consolida uma cultura organizacional ética e responsável, o que também promove melhorias para o ambiente de trabalho.
Como formar um departamento de compliance
Para alcançar os resultados esperados, a equipe de compliance deve estar comprometida e dedicada com as suas atribuições. Confira o passo a passo para formar um departamento eficiente:
Escolha a liderança
O Chief Compliance Officer (CCO) será responsável por liderar o departamento. É importante escolher um profissional que tenha as seguintes habilidades:
- Conhecimento e domínio da legislação;
- Liderança;
- Boa comunicação;
- Bom relacionamento interpessoal;
- Disciplina;
- Organização.
Defina a estrutura da equipe
A equipe do departamento de compliance pode ser dividida em assistentes, analistas, coordenadores e supervisores. Nem sempre há necessidade de todos os cargos. A estrutura depende do porte da empresa e da demanda do setor.
Prepare os profissionais
Os profissionais do departamento de compliance devem conhecer muito bem a realidade da empresa e isso requer preparação. Realizar capacitações sobre rotinas e processos da empresa, permitir a participação dos profissionais em reuniões administrativas e dar acesso para que eles dialoguem com os setores é fundamental para prepará-los para esse trabalho.
Soluções tecnológicas para o departamento de compliance
A tecnologia pode ser uma grande aliada do departamento de compliance. Há ferramentas que contribuem para maior agilidade e precisão do trabalho.
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