Saiba o que é mapeamento de processos e como sua aliança ao compliance favorece os negócios.
A sociedade valoriza e reconhece as organizações que prezam pela ética e a transparência em suas práticas e relações. Diante de consumidores cada vez mais atentos e conscientes, as empresas têm buscado ferramentas que ajudem a consolidar uma cultura organizacional pautada nesses valores.
O mapeamento de processos e o compliance são dois elementos essenciais para garantir a clareza e a integridade em todas as operações, fazendo com que a ética e a transparência não se limitem ao discurso.
Através do mapeamento de processos, é possível oferecer uma visão completa e estruturada das atividades da empresa. Já o compliance assegura que todas elas sejam realizadas em conformidade com as normas, resoluções e leis vigentes.
Quer saber mais sobre como funcionam ambas as ferramentas? Não deixe de ler este conteúdo na íntegra!
O que é mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma ferramenta estratégica usada para a gestão de empresas. Consiste em representar todas as atividades internas, com seus fluxos completos, em modelos visuais.
A ferramenta possibilita a equipe ter uma visão clara e estruturada de toda a rotina e dinâmica das operações da empresa. A compreensão de como as etapas e os diferentes departamentos estão interligados permite organizar e otimizar os processos, bem como identificar possíveis gargalos com maior agilidade, o que dá a oportunidade de antecipar soluções.
Quais são as etapas do mapeamento de processos?
Mapear processos é um trabalho feito em etapas. Cada passo deve ser analisado de forma criteriosa para que o fluxo de trabalho leve ao cumprimento dos objetivos. A seguir, veja por onde começar:
Estabeleça os objetivos
Na primeira fase do mapeamento de processos, é necessário que a empresa identifique quais são os seus objetivos. Para isso, basta responder a pergunta: qual é a razão deste processo existir? Com a resposta, passamos para o segundo passo.
Saiba quais são os outputs
Output é um termo que pode ser traduzido para o português como saída. No contexto do mapeamento de processos, pode ser entendido como as entregas feitas ao final de cada fluxo de trabalho.
É importante destacar que entrega não significa apenas algo concreto, como o produto ou serviço prestado pela empresa. É preciso avaliar cada sequência de atividades e reconhecer o que é obtido ao final dela. Pode ser um dado, uma decisão, uma aprovação, por exemplo.
Reconheça os clientes
Após estabelecer os objetivos de um processo e saber o que é produzido ao final dele, a empresa deve seguir com a etapa seguinte: reconhecer os clientes que fazem parte da jornada.
Alguns fluxos de trabalho envolvem a participação direta do cliente, como reuniões, análises e aprovações. Ao reconhecer quais são essas atividades, a empresa pode realizar um planejamento mais detalhado e, também, ter percepções de valor durante as interações.
Fique atento aos inputs
Da mesma maneira que a empresa deve saber quais são os outputs, ela também precisa ficar atenta aos inputs, que significam “entradas”. No mapeamento de processos, o termo refere-se aos elementos que sofrem mudanças no decorrer do fluxo de trabalho.
Geralmente, são denominadas como alterações e podem ser decorrentes de uma modificação de informação, de uma análise interna ou do cliente a fim de aprimorar o resultado daquele processo.
Os inputs merecem atenção, pois devem ser considerados na avaliação de recursos e nos prazos de entrega.
Analise os recursos
A realização de cada processo de um fluxo de trabalho exige recursos materiais e humanos. O trabalho de mapeamento inclui identificar quais são eles a fim de avaliar os custos e os lucros dos projetos.
Analisar os recursos utilizados também é uma forma de contribuir para a transparência para a empresa.
Reconheça os fornecedores
Assim como a identificação dos clientes, reconhecer os fornecedores presentes no fluxo de trabalho também é uma tarefa fundamental. Em meio aos processos, pode ser necessária a aquisição de algum insumo.
Analisar os fornecedores envolvidos em cada processo é uma forma de assegurar que os insumos estejam alinhados com os padrões de qualidade e ética da empresa.
Faça a documentação e realize análises periódicas
O mapeamento de processos é um trabalho contínuo. Para que seja eficiente, é recomendável documentar todas as informações levantadas e realizar análises periódicas a fim de assegurar que a ferramenta ilustre a realidade da empresa.
As organizações são dinâmicas e podem sofrer alterações nas atividades e nos processos internos. Por isso, manter o mapeamento atualizado é fundamental para dar clareza às informações.
Para isso, é importante que a empresa mantenha uma boa gestão dos instrumentos normativos.
Como o compliance atua no mapeamento de processos?
O compliance e o mapeamento de processos são estratégias complementares para a eficiência operacional e a adoção de uma política de transparência nas companhias.
Se o mapeamento de processos dá clareza às atividades que integram o fluxo de trabalho, o compliance garante que todas elas estejam em conformidade com a legislação vigente.
Ao aliar as duas ferramentas, é possível:
- Identificar os processos da empresa e quais normas estão vinculadas aos mesmos;
- Avaliar os riscos de falhas e descumprimento da legislação;
- Garantir a transparência e a prestação de contas;
- Identificar erros e irregularidades;
- Propor melhorias a partir dos problemas identificados.
Quais as vantagens do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos traz uma série de benefícios para a empresa. Ao organizar, aprimorar e documentar os fluxos de trabalho, a organização poderá perceber vantagens, como:
- Fortalecimento da cultura de transparência;
- Padronização das atividades;
- Mitigação de riscos;
- Otimização dos resultados;
- Redução do desperdício;
- Identificação de gargalos e antecipação de soluções;
- Oportunidades de melhorias;
- Gestão do conhecimento a partir da criação de registros sobre o funcionamento da empresa.
Gestão de processos é com o clickCompliance
A gestão de processos de compliance é um trabalho minucioso que exige tempo, atenção e muito conhecimento. No dia a dia corrido das organizações, nem sempre é possível se dedicar à tarefa, o que pode fazer com que ela acabe sendo postergada.
O clickCompliance possibilita agilizar o trabalho, garantindo uma realização com qualidade e precisão.
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