Conheça os benefícios e veja como um software de compliance pode ajudar a sua empresa a se manter em conformidade.
Você está cumprindo com todas as obrigações legais, normas e regulamentações para o funcionamento da sua empresa? Se essa é uma pergunta que causa dúvidas, é necessário entender o que é compliance e qual é a sua importância para os negócios.
O termo compliance, em português, significa conformidade. Juridicamente, trata-se de um conjunto de ações criadas por uma organização para certificar o cumprimento da legislação vigente. O objetivo é prevenir, detectar e solucionar desvios de conduta que possam acontecer no ambiente de trabalho.
Felizmente, com o avanço da tecnologia, é possível fazer o controle e a gestão desse trabalho por meio de um software de compliance. Ao incluí-lo nos processos, você garante maior precisão e agilidade nas práticas de conformidade.
É válido destacar que manter-se adequado à legislação é um trabalho minucioso, abrangente e contínuo. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada no dia a dia do profissional de compliance.
Ficou interessado no assunto? Continue a leitura e conheça os principais motivos para a sua empresa investir em um software de compliance!
Automatizar todos os processos
O primeiro benefício que uma empresa observa ao investir em um software de compliance é a automatização dos processos. A solução auxilia nas etapas de implantação, aplicação e fiscalização das políticas de conformidade.
Os módulos do software reduzem o trabalho manual da equipe de compliance, que pode dedicar mais tempo para outras estratégias do negócio.
Reduzir esforços para rastrear e avaliar dados
Por meio da automação dos processos, os softwares de compliance conseguem, com facilidade, acessar, rastrear e avaliar dados importantes para o negócio.
Vale destacar que existem diferentes tipos de compliance, e as inovações conseguem prestar suporte para cada um deles:
- Compliance fiscal: responsável por certificar a transparência de informações fiscais e o cumprimento de normas estabelecidas pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.
- Compliance trabalhista: garante a conformidade das leis trabalhistas, assim como a solução de conflitos internos.
- Compliance ambiental: assegura o empenho de toda a equipe em políticas ligadas à preservação do meio ambiente.
- Compliance tributário: visa manter as relações tributárias da empresa conforme a legislação vigente.
As soluções fazem o controle de acesso aos dados relacionados a todos os tipos de compliance. A análise dessas informações pode ser feita em tempo real e usada para a criação de documentos e relatórios. Isso ajuda a mitigar falhas e solucionar irregularidades.
Melhorar a detecção e a solução de riscos
Toda organização, independente do porte ou setor de atuação, está sujeita aos riscos. Ao adotar um software de compliance, há maior segurança de que eventuais falhas decorrentes do descumprimento da legislação serão detectadas e sanadas o quanto antes.
Com o trabalho automatizado e a análise de dados em tempo real, os programas conseguem fazer uma varredura completa e apontar os erros dentro da organização. A tecnologia oferece indicadores e padrões que ajudam a solucionar os problemas.
A finalidade do software de compliance é garantir a consonância e a conformidade. Dessa forma, é usado na prevenção de fraudes e outras irregularidades que podem prejudicar a empresa.
Adquirir vantagem competitiva
O uso do software de compliance também pode ser uma vantagem competitiva sobre os concorrentes. A preocupação com a conformidade de normas e regras é um aspecto valorizado para a escolha de parceiros de negócio, prestadores de serviço e fornecedores.
Dessa forma, as organizações que se preocupam com o compliance terão mais chances diante de outros empreendedores que não têm essa prioridade.
Aumentar a produtividade da equipe
Os impactos positivos não se restringem ao público externo. O sucesso do programa de compliance depende do envolvimento e do comprometimento de toda a equipe.
Quando os processos de compliance são bem executados, é observada a consolidação de uma cultura organizacional ética e responsável, capaz de impactar positivamente os profissionais, que se sentem mais seguros e satisfeitos. A motivação contribui para aumentar a produtividade.
Centralizar informações de conformidade de forma segura
A segurança é a base de todo software de compliance. Por lidar com dados e informações sigilosas, o programa precisa estar alinhado às boas práticas de preservação e privacidade a fim de minimizar as chances de fraudes, vazamentos e roubos.
Esse ponto é delicado e merece atenção das empresas. Negligenciar a proteção de dados significa colocar colaboradores, clientes e parceiros em risco. Esse é um tipo de irregularidade que causa danos à reputação.
Há softwares de compliance que utilizam a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) para estabelecer os parâmetros de segurança de informações pessoais e dados sensíveis.
Melhorar a imagem da empresa
O público está cada vez mais consciente sobre a importância de ações que envolvam a ética, a transparência e a responsabilidade das empresas na sociedade.
Quando os clientes tomam conhecimento de que a empresa é responsável com as obrigações legais, atua de forma ética e se atenta à segurança de dados, a organização conquista uma imagem positiva.
O software de compliance pode auxiliar na construção e na manutenção dessa imagem de credibilidade, confiança e responsabilidade com suas ações.
Monitorar atividades de terceiros
O software de compliance também permite encontrar informações sobre o envolvimento de outras empresas em atos ilícitos, prática conhecida como due diligence. Essa análise é fundamental para diminuir os riscos de parcerias comerciais que não priorizam o compliance.
Para entender como funciona o due diligence, imagine que uma rede varejista de calçados está em busca de novos fornecedores. O software pode ajudar a descobrir se o futuro parceiro está envolvido com escândalos de corrupção, fraude, trabalho análogo à escravidão escravo e outras ações ilícitas.
A associação com marcas que não se preocupam com o compliance pode comprometer a imagem do seu negócio e acarretar sanções legais.
Reduzir custos e evitar prejuízos
O software de compliance também é uma forma de reduzir custos e evitar prejuízos financeiros, sobretudo, aqueles relacionados ao descumprimento da legislação.
Quando uma empresa não cumpre com suas obrigações legais, fica sujeita à aplicação de multas e sanções que causam danos ao caixa do negócio. Dependendo da irregularidade, pode ocorrer o ajuizamento de ações e a perda de clientes, o que resulta em mais prejuízo.
Dessa forma, ter um programa de compliance eficiente é a principal forma de assegurar o cumprimento de todas as regras e normas referentes ao negócio.
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