Prestação de contas: tudo o que sua empresa precisa saber

Entenda a importância da prestação de contas para a saúde do seu negócio.

A prestação de contas é um elemento-chave para a manutenção da saúde financeira e a construção de confiança nos relacionamentos de uma empresa. Para isso, tem na gestão financeira e na transparência seus principais pilares.  

Neste conteúdo, vamos abordar o que significa prestar contas no contexto empresarial, porque o procedimento é importante, como colocá-lo em prática, qual é a sua relação com os processos de compliance e os benefícios para a organização e a sociedade.

Ficou curioso? Não deixe de ler o texto na íntegra! Saiba como manter as finanças da empresa organizadas e garantir transparência neste trabalho para garantir a conformidade e alcançar o êxito. 

Vamos lá? Boa leitura!

O que é prestação de contas?

Trata-se do processo em que uma organização fornece dados e informações acerca de suas atividades financeiras. Para isso, são dados esclarecimentos sobre como os recursos foram utilizados.

Esses informes podem ser feitos por meio de:

• Relatórios de desempenho
• Demonstrações financeiras 
• Registros contábeis
• Outros documentos 

A prestação de contas é uma obrigação ética e legal das organizações que gerenciam recursos públicos. Serve para esclarecer como os valores foram utilizados.

No setor privado, as empresas de capital aberto também devem prestar contas para sócios, acionistas e potenciais investidores.

Nos demais modelos de negócio, a prestação de contas também é um processo importante, pois auxilia na organização e na manutenção do equilíbrio financeiro.

Para quem é feita a prestação de contas?

O procedimento pode ser feito para atender diversas partes interessadas, o que inclui:

• Membros 
• Acionistas
• Clientes
• Doadores
• Sociedade 
• Governo 

As informações são utilizadas para fins fiscais, contábeis e estatísticos e funcionam como parâmetro para averiguar como está a saúde financeira de uma instituição.

No documento, as despesas devem aparecer detalhadas, informando claramente todas as entradas e saídas de dinheiro, suas origens e o total de ativos e passivos contabilizados. O patrimônio líquido e bruto também deve ser reportado. 

A orientação para os responsáveis por elaborar a prestação de contas é considerar informações, como:

•  Gastos variáveis
• Gastos fixos
• Fluxo de caixa
• Despesas com viagens corporativas 
• Informações complementares

Quem deve realizar a prestação de contas?

A legislação nacional prevê a obrigatoriedade da prestação de contas. Conforme o artigo 1.020 do Código Civil, os administradores devem apresentar informações sobre a administração, o inventário, o balanço patrimonial e os resultados aos sócios. Isso pode ser feito anual ou mensalmente. 

Já a Lei de Acesso à Informação (LAI) coloca em prática o direito constitucional de que qualquer cidadão possa acessar informações públicas, tornando obrigatória a disponibilização pelos órgãos públicos. Por meio dos portais de transparência, devem ser apresentadas a prestação de contas.

Como vimos, é um processo previsto pela legislação, tanto para empresas privadas, quanto para organizações públicas. Há, contudo, alguns tipos de figura jurídica que não precisam fazer um relatório financeiro detalhado. São elas:

• Microempreendedor Individual (MEI)
• Empreendedor Individual (EI)
• Empreendedor Individual de Responsabilidade Limitada (Eireli)

Já os perfis que têm obrigatoriedade incluem: 

• Instituições públicas
• Associações sindicais e filantrópicas 
• Condomínios
• Empresas com mais de dois sócios
• Cooperativas
• Clubes sociais

O que deve entrar na prestação de contas?

Minuciosidade e transparência são palavras de ordem quando se trata de prestar contas em uma organização. 

Estes aspectos não só ajudam a manter a confiança de clientes, investidores, doadores ou acionistas, como também garantem que todos os envolvidos entendam como está a saúde financeira da empresa.

Para isso, alguns elementos importantes devem constar na análise financeira. Confira quais são eles:

Ativos

Os recursos que uma empresa possui, que têm valor econômico e são esperados para trazer benefícios futuros recebem o nome de ativos. Podem englobar:

• Contas a receber
• Dinheiro em caixa
• Propriedades
• Estoque
• Investimentos 
• Veículos

É fundamental que os ativos sejam listados na prestação de contas atribuindo os valores justos de mercado.

Passivos

As obrigações financeiras da empresa são representadas pelos passivos. Trata-de tudo que a organização deve a terceiros, o que abrange:

• Empréstimos
• Contas a pagar
• Impostos
• Salários.

Atenção: a prestação de contas deve listar os passivos e informar, também, quando precisam ser pagos.

Patrimônio bruto

Ter um patrimônio bruto sólido é um sinal positivo para investidores e credores de qualquer empresa, concorda?

Conhecido também como ativo líquido, é o resultado da diferença entre os ativos e os passivos de uma empresa.

Essa é uma importante forma de mensurar a saúde financeira da organização, pois indica quanto, de fato, ela possui.

Patrimônio líquido

Já o patrimônio líquido, por sua vez, é a parte do patrimônio bruto que pertence aos proprietários ou acionistas da empresa.

Para chegar ao resultado, é preciso subtrair os passivos do patrimônio bruto. A métrica é primordial na avaliação do valor da empresa e no retorno do investimento para os acionistas.

Despesas

São os gastos despendidos na operação e geração de receita. Nesta categoria, estão incluídos custos com:

• Aluguel
• Pessoal
• Marketing
• Suprimentos 
• Outros

Na prestação de contas, é importante detalhar todas as despesas para que os interessados saibam como o dinheiro está sendo utilizado.

Receita

Representa o dinheiro que a organização recebe a partir de suas atividades. Pode ser proveniente de vendas de produtos, serviços prestados ou outras fontes.

Mostrar todas as fontes de receita na prestação de contas é fundamental para ter uma visão completa do desempenho financeiro da empresa.

Quando fazer prestação de contas?

Não deve ser novidade que a gestão financeira é uma tarefa complexa e vital para o sucesso de um negócio, certo?

Assim, em diversos momentos, pode ser necessário prestar contas para garantir a transparência e a responsabilidade financeira. Neste contexto, uma série de eventos podem demandar esse tipo de registro, incluindo:

• Gastos com eventos e viagens
• Gastos com projetos
• Gastos imprevistos
• Financiamentos
• Recebimento de recursos
• Realocação financeira
• Reformas, aluguéis e compras de móveis ou imóveis para a empresa
• Terceirização de pessoal e serviços
• Contratação de pessoal

Quais são os princípios da prestação de contas?

A prestação de conta tem sua base alicerçada em alguns princípios. Eles vão desde a transparência, passando pela objetividade e integridade, até a confiança.

Todos operam juntos e integram uma sequência de ações e propostas éticas que, quando aplicadas de maneira idônea, trazem benefícios, como veremos a seguir.

Transparência

A transparência deve ser o pilar da prestação de contas a fim de possibilitar que investidores, acionistas, fornecedores e clientes estejam cientes de como os recursos financeiros estão sendo utilizados. 

Objetividade

A prestação de contas deve ser caracterizada pela clareza, precisão e concisão. Para isso, é importante evitar o uso de terminologias que possam complicar a compreensão e criar ambiguidades.

Afinal, como você deve imaginar, o propósito dessa prestação é justamente permitir que outras pessoas compreendam as informações de maneira direta e descomplicada.

Integridade

Assegurar a integridade e a honestidade é fundamental para que os dados e as informações financeiras e operacionais sejam apresentadas com sem qualquer intenção de distorção.

É necessário, portanto, não omitir informações que sejam relevantes e assegurar que todos os dados de importância sejam comunicados de modo imparcial. 

Responsabilidade

O setor encarregado da gestão financeira de uma empresa deve assumir as responsabilidades sobre suas ações. Essa incumbência inclui prestar contas e justificar todas as decisões, apresentando a comprovação das despesas.

Essas medidas são importantes já que, em muitos casos, os recursos administrados pertencem a terceiros, como investidores e acionistas, que precisam ser informados sobre como os valores foram utilizados para acompanhar os resultados alcançados e o desempenho financeiro da empresa.

Confiabilidade

Todos esses princípios culminam na preservação da credibilidade e da confiança entre todas as partes envolvidas na prestação de contas. É fundamental que todos saibam, claramente, como o dinheiro e os recursos de modo geral estão sendo empregados na organização.

A transparência reflete o comprometimento com princípios como ética, responsabilidade e honestidade. Ela, inclusive, facilita o processo de atrair investidores, fidelizar clientes e estabelecer parcerias comerciais. Você já deve ter entendido, portanto, que isso acaba por impulsionar o crescimento e o sucesso da organização. 

Prestação de contas e compliance: entenda a relação

O compliance tem como principal propósito assegurar que as organizações estejam em conformidade com a legislação vigente. Como mencionamos anteriormente, a prestação de contas é prevista por lei. 

Além disso, ao implantar um programa de compliance, a organização cria um cenário favorável para a consolidação de valores como ética, transparência e responsabilidade. Dessa forma, é estabelecida uma cultura organizacional com base nesses princípios.

Isso facilita a realização da prestação de contas de forma eficiente, pois os gestores e a própria equipe entendem a importância das medidas que contribuem para a transparência.

Somado a isso, o compliance e a prestação de contas aumentam a credibilidade da organização diante dos diferentes públicos.

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Agora que você já sabe o que significa e qual é a importância da prestação de contas, é possível integrar o compliance ao processo para torná-lo mais eficiente. Isso pode ser feito de forma simples, com auxílio da tecnologia. 

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