Como fazer, Fique por Dentro, Governança de Documentos

A modalidade tem se firmado, cada vez mais, como uma ferramenta estratégica para a gestão documental nas organizações.

Nos últimos anos, especialmente após a consolidação de novos modelos de trabalho, como o híbrido e remoto, a assinatura eletrônica se tornou uma alternativa eficiente e segura para validar documentos à distância.

Apesar da assinatura eletrônica já ser amplamente usada em sites e redes sociais, quando falamos exclusivamente do ambiente corporativo, muitas pessoas ainda têm dúvidas em relação à sua legitimidade e confiabilidade.

Neste artigo, exploraremos alguns pontos desse tema, destacando o que diz a legislação brasileira, como a assinatura eletrônica pode ser utilizada pelas organizações e quais são as principais vantagens.

Se você já usa ou deseja implementar esse tipo de validação na sua empresa, continue lendo o artigo para saber mais!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um método para validar documentos, aceites e transações no ambiente digital, dispensando, assim, o papel e a caneta.

Você pode até não se dar conta, mas usamos esse formato de assinatura diversas vezes no nosso dia a dia. Quer ver? Ao aceitar termos de uso de aplicativos, sites e redes sociais; realizar procedimentos bancários de forma online e receber uma receita médica após uma teleconsulta, por exemplo, estamos fazendo uso da assinatura eletrônica.

Existem diversos tipos, que vão desde simples consentimentos até os mais avançados. Alguns dos mais conhecidos são:  

• Biometria  
• Tokens 
• Senhas  
• Certificados digitais 

Como são classificadas as assinaturas eletrônicas?

Conforme dissemos anteriormente, existem diversos tipos de assinaturas eletrônicas, que podem ser usadas de acordo com o nível de segurança necessário para tal finalidade.

Assinatura eletrônica simples

A assinatura eletrônica simples é o nível mais básico e não exige a utilização de certificados digitais. Este tipo de assinatura é adequado para transações de baixo risco e não requer autenticação adicional do signatário.

Dentre os exemplos, destacam-se: 

• Digitar o nome em um campo de assinatura em um documento eletrônico. 
• Marcar uma caixa de seleção indicando concordância com os termos de um contrato eletrônico. 
• Enviar um e-mail com uma confirmação de aceitação de um acordo. 

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada é mais sofisticada e requer métodos de autenticação mais seguros, como senha, token ou biometria. Ela também deve estar ligada ao documento de forma única, de modo que qualquer alteração no documento seja detectável.

Este tipo de assinatura é adequado para transações de médio risco e oferece um nível maior de segurança e integridade do documento em comparação com a assinatura simples.

Alguns exemplos são:  

• Utilizar um token de segurança para autenticar e assinar um contrato eletrônico. 
• Confirmar a identidade por meio de um SMS enviado para o celular antes de assinar um documento eletrônico. 
• Utilizar um certificado digital para assinar digitalmente um documento eletrônico. 

Assinatura eletrônica qualificada

Já essa modalidade é o nível mais alto e exige a utilização de um certificado digital qualificado, emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida.

Este tipo de assinatura é equivalente à assinatura manuscrita em termos de validade legal e é adequado para transações de alto risco que exigem um alto grau de segurança e autenticidade.

Como exemplos, temos:  

• Utilizar um certificado digital qualificado emitido por uma Autoridade de Certificação reconhecida para assinar um contrato eletrônico. 
• Usar um cartão inteligente (smart card) com certificado digital para autenticar e assinar um documento eletrônico. 
• Utilizar um dispositivo de hardware seguro para armazenar e assinar digitalmente documentos eletrônicos.

O que diz a Legislação Brasileira sobre a assinatura eletrônica

Conforme dissemos anteriormente, existem diversos tipos de assinaturas eletrônicas, que podem ser usadas de acordo com o nível de segurança necessário para tal finalidade.

Embora o uso da assinatura eletrônica seja mais disseminado atualmente, a Legislação Brasileira reconhece sua validade jurídica há mais de 20 anos.

A Medida Provisória 2.200-2/2001 institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O artigo 1° afirma:

Art. 1° – Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Já em outro artigo, a MP determina que as assinaturas digitais possuem presunção de veracidade, mesmo quando feitas por outros meios fora da certificação ICP-Brasil, que é a oficial.

Art. 10 – Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. 

• 1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.  

• 2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

 
Já em 2020, em plena pandemia de Covid-19, foi promulgada a Lei n° 14.063, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos.

Ambas as normas garantem a autenticidade e integridade dos documentos assinados eletronicamente. Por isso, tais documentações são tão válidos quanto a assinatura física, desde que cumpra os requisitos legais, como a identificação inequívoca do signatário e a garantia da integridade do documento.

Vantagens da assinatura eletrônica para as empresas  

Como você já deve saber, a assinatura eletrônica oferece diversas vantagens para as organizações, como a economia de tempo e recursos, a redução do uso de papel e o armazenamento seguro dos documentos. Além disso, ela facilita o acesso remoto aos documentos, agilizando processos e aumentando a eficiência operacional das empresas.

A seguir, veja como ela pode ser empregada:

Prestação de serviços

A validação eletrônica pode ser usada em contratos de prestação de serviços entre empresas, fornecedores e clientes.

Recursos Humanos

Assinatura eletrônica de contratos de trabalho, acordos de confidencialidade e outros documentos relacionados à área de Gestão de Pessoas.  

Assinatura de políticas de compliance

Os colaboradores podem dar seus aceites nas políticas de compliance, como código de ética, política de privacidade, políticas anticorrupção, de forma eletrônica.

Autorizações e consentimentos

A assinatura eletrônica também pode ser usada para autorizações e consentimentos, como uso de dados pessoais.

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A assinatura eletrônica é uma ferramenta segura e eficiente para validar documentos na era digital. Com o respaldo da legislação brasileira, ela garante a autenticidade e integridade dos documentos, facilitando processos e contribuindo para a transformação digital das empresas.

A clickCompliance possui o módulo Governança de Documentos, que ajuda os profissionais de compliance a fazerem a gestão das políticas e controlar os aceites dos colaboradores de forma otimizada e inteligente.

Com a assinatura eletrônica dos documentos, diretrizes e políticas de compliance, sua organização fica protegida no caso de ações ilícitas ou antiéticas que podem ser cometidas por colaboradores e terceiros.

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