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Como fazer, Formulários de Compliance
O conflito de interesses é um risco que pode parecer pequeno e específico, mas persegue os compliance officers que precisam fazer a gestão de possíveis perigos.

Felizmente, hoje em dia existem diversas soluções que ajudam a identificar o conflito de interesses com rapidez e precisão.

Vamos explicar 9 passos para implementar uma boa estratégia de combate a conflitos de interesses à distância durante o home-office.

Para isso provavelmente será necessário ter alguma solução em nuvem, já que o acompanhamento presencial e o uso de papel impresso e processos manuais são impossíveis de usar à distância.

1: Criar um formulário de conflito de interesses



O primeiro passo é criar um formulário de conflito de interesses que seus funcionários devem preencher. Para que você tenha o registro de quem ou não da sua empresa está em situação de conflito de interesses, eles precisam compartilhar alguns detalhes.

Esse formulário deve conter perguntas sobre o relacionamento do funcionário ou terceiro, seus parentes, sócios, etc. com a empresa ou stakeholders da empresa em geral.

Deve também ser um formulário digital com preenchimento pela internet. Existem algumas formas de fazer isso como softwares especializados, PDFs e aplicativos online.

Se você ainda não tem esse formulário, temos um pack gratuito que inclui um formulário de conflito de interesses e mais 5 para baixar.

2: Ter indicadores em tempo real para monitoramento



Agora que você tem o meio principal para identificar possíveis riscos de conflito de interesses, é preciso uma forma fácil de visualizar o progresso do preenchimento.

Afinal, não é prático perder tempo lendo manualmente cada formulário que foi submetido e anotando qual funcionário está em dia ou não com as informações.

Por isso, busque uma solução que te dê dashboards com visualização fácil para monitorar as respostas e outros indicadores úteis.

3: Configurar alertas de novos riscos



Um passo além de dados para monitorar respostas é ter uma solução que permita configurar alertas quando um preenchimento do formulário apresentar um risco.

Por exemplo, um alerta que te notifica quando alguém responder “sim” na pergunta “Você tem algum parente que trabalha na empresa?”.

Isso faz com que seu trabalho seja mais passivo, deixando o sistema identificar os riscos e deixando mais tempo livre para você focar em tarefas mais estratégicas e tratamento de riscos.

4: Ter integrações com bases de usuários

Uma funcionalidade muito importante é ligar os seus formulários a uma base de usuários. Isso pode ser um banco de dados com nomes, e-mails e outras informações, ou integrações com o Office 365 ou Google Gsuite.

Com isso, você tem um banco automaticamente atualizado dos funcionários. Em vez de enviar manualmente o formulário para uma lista de e-mails de todos os funcionários, um sistema poderia fazer isso.

Um grande benefício é que o sistema está sempre atualizado. Por exemplo, quando entra um novo funcionário, o compliance não precisa se preocupar em atualizar a lista de e-mails. Ele será incluído automaticamente e passará a receber o formulário.

5: Ter uma solução com login e senha

Busque também uma forma de o funcionário poder fazer o preenchimento do formulário após um login. Assim, dispensa a necessidade da assinatura digital, que pode ser um custo muito alto para a empresa.

O login do usuário é registrado, e é uma forma muito segura de garantir o acesso de uma pessoa só.

Com integrações com o Office 365 ou Gsuite, ainda, o acesso é feito com o e-mail corporativo. Além disso, salvaguardas podem ser criadas, como confirmação de login.

6: Automatizar a cobrança do preenchimento



Um dos maiores benefícios de formulários online e da adoção de tecnologia no combate ao conflito de interesses é a possibilidade de automação.

Com a ferramenta certa, você consegue fazer o sistema cobrar periodicamente o preenchimento de formulários.

Assim, você não precisa se preocupar em ficar enviando e-mails, e tem certeza de que todos os funcionários estão recebendo.

Esse controle pode ser difícil de fazer com precisão quando não há papéis físicos e contato presencial.

7: Criar grupos de usuários

Outra possibilidade é a função de criar diferentes grupos de funcionários para serem enviados os formulários.

Não só isso permite a visualização mais segmentada dos dados, como também permite diferenciar usuários externos e internos.

Por exemplo, você pode enviar um formulário de conflito de interesses específico para fornecedores, um para funcionários regulares e um para candidatos a uma vaga.

8: Fazer acompanhamento do tratamento dos riscos



Independente da forma que você escolher fazer sua estratégia remota de combate ao conflito de interesses, é preciso poder acompanhar o tratamento.

O tratamento dos riscos identificados é o verdadeiro trabalho do compliance officer (por isso é importante automatizar com soluções para ganhar tempo). É uma tarefa que exige o discernimento humano e investigação.

Busque uma forma de manter esse controle entre a equipe, que tem sua comunicação ainda mais defasada à distância.

Para isso você pode usar aplicativos como Microsoft Planner e Trello, ou uma solução própria para o compliance.

Assim, todos sabem a etapa de tratamento de cada risco, quem está cuidando, etc. Plataformas próprias do compliance podem integrar esse acompanhamento com cada formulário preenchido dentro dela.

Conclusão

Ainda estamos nos adaptando a um modo de trabalhar em home office de forma massiva, mas a transição pode ser mais fácil com a adoção de soluções e tecnologias. A opção certa varia para cada empresa, a quantidade de funcionários e a complexidade das ações do compliance.

No entanto, seja um software customizada, um produto pronto ou um conjunto de apps que ajudam a organizar a vida, este é o momento de buscar uma forma de manter o trabalho produtivo em home office.


 
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Como fazer, Formulários de Compliance, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance
Em continuação ao último blogpost, estamos listando os próximos passos para fazer a implementação de um bom programa de integridade remoto para tempos de home office.

3º Passo: Treinamentos

Os treinamentos de compliance ajudam a ensinar seus funcionários sobre ética, integridade e regras do ambiente de trabalho. Tudo isso ainda precisa ser mantido, independente do trabalho presencial ou não.

Para isso será preciso uma ferramenta que permita fazer esses treinamentos de forma virtual. E como deve ser feito esse treinamento?
  • Acessibilidade

Novamente, a acessibilidade é uma dica chave. É imprescindível que os funcionários consigam encontrar os treinamentos que precisam realizar de forma fácil. E já que a plataforma precisa ser web, uma forma de garantir isso é compartilhando o link.
  • Recompensa

68% das pessoas compartilham certificados de cursos para dar às pessoas uma melhor noção de quem elas são e com o que elas se importam. Uma boa forma de incentivar a realização rápida dos treinamentos é oferecendo um certificado de conclusão que pode ser compartilhável nas redes sociais.
  • Palestras ao vivo

Aumenta o engajamento e interesse da equipe nos temas dos treinamentos realizando palestras ao vivo sobre diversos temas. É também uma forma de mostra que, apesar de estarem distantes, os valores do compliance continuam importantes.
  • Conteúdos multimídia

Utilize conteúdos multimídia, como slides, vídeos, perguntas, animações e textos para garantir o engajamento dos funcionários no conteúdo. Para isso, lembre-se de ter uma plataforma que suporte todos esses tipos de mídia.
  • Cobrança e escalonamento automatizado

Conseguir que todos os funcionários façam todos os treinamentos que eles precisam fazer é uma tarefa muito difícil até quando a empresa está trabalhando normalmente em um escritório.

No trabalho remoto, é recomendável automatizar essa cobrança de tarefas como treinamentos para que seja sempre consistente e mais controlado à distância.

Você também pode buscar opções que escalonem a cobrança para os gestores se os funcionários ainda não completarem. Isso é uma função valiosa que evita trocas de e-mail em excesso.
  • Indicadores

Por fim, ao fazer um programa de integridade remoto, é preciso sempre ter indicadores de tudo. Seja de quantos treinamentos foram completados, quais setores não têm completado ou o nível de acerto nas questões, é preciso poder monitorar o programa de integridade com números.

4º Passo: Formulários

Os formulários de compliance são o último passo na adequação de um programa de integridade remoto. São um desafio especial porque precisam ser preenchidos periodicamente, e isso se torna complicado à distância.

No entanto, os riscos que os formulários ajudam a minimizar estão presentes da mesma forma, e o compliance não pode aceitar estar mais “cego” devido à falta de controle presencial.

São usados para os seguintes casos, por exemplo:

  • Conflito de interesse
  • Pessoas politicamente expostas
  • Avaliações de Riscos
  • Registro de brindes
  • Interações com a administração pública
  • Pesquisas em geral

Veja a seguir como garantir uma boa gestão de formulários para o programa de integridade remoto.
  • Campos com múltipla escolha / seleção

Muitos formulários simplesmente pedem que o funcionário preencha todas as informações com texto. No entanto, isso leva mais tempo e desestimula funcionários a preencherem.

Várias ferramentas permitem a múltipla escolha, que deve ser usada sempre que possível, porque além de ser mais fácil, permite um filtro muito mais preciso.

Ou seja, é possível encontrar um formulário baseado em uma das respostas com mais facilidade (quando um funcionário responde SIM em um formulário de conflito de interesses, por exemplo).
  • Anexos

Ter a possibilidade de incluir anexos também agiliza o trabalho e elimina a necessidade de mais etapas e e-mails solicitando qualquer anexo depois. Permita que o funcionário inclua tudo que você precisa no mesmo formulário para manter o processo organizado.
  • Cobrança automática do preenchimento

Assim como nos treinamentos, com formulários, você também deve buscar uma solução que faça a cobrança do preenchimento automaticamente. Quando se está longe dos funcionários, a cobrança manual provavelmente seria feita por e-mail.

De formas manuais remotas, é fácil perder o controle de envios devido à alta quantidade de funcionários e formulários.

Com uma solução automática, tudo sobre o compliance acontece dentro da plataforma para isso. É facilmente encontrado e separado do resto do trabalho.
  • Indicadores

Os formulários também precisam de indicadores quando fazem parte de um programa de integridade remoto. É através deles que se pode fazer análises das respostas de forma automática e acompanhar e cobrar quando necessário.

 
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Como fazer, Formulários de Compliance
Um dos objetivos principais do compliance e do programa de compliance é minimizar a quantidade de riscos aos quais a empresas está sujeita. E um desses grandes riscos são as pessoas politicamente expostas (PPE’s).

Antes de entender o que fazer sobre essas pessoas, é importante entender quem podem ser as PPE’S. Como vamos ver a seguir, existe uma enorme quantidade de pessoas que podem ser consideradas politicamente expostas e que representam muitos riscos à empresa.

Quem pode ser uma Pessoa Politicamente Exposta?

Uma PPE não é apenas aquele funcionário que está se candidatando a um cargo público. Na verdade, a definição é bastante ampla. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF):

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, não são só pessoas diretamente ligadas a cargos públicos, como também pessoas que possuam qualquer relacionamento estreito com uma dessas pessoas. Por exemplo, um amigo, assessor ou sócio de um candidato ou ocupante de cargo público.

Outro perigo importante é que PPE’S não são apenas os funcionários diretos da empresa. Qualquer funcionário, terceiro ou stakeholder em geral pode representar um risco para a empresa se for uma PPE.

Quais os riscos de uma PPE para uma empresa?

Essas pessoas representam um risco para a empresa devido a sua proximidade com a administração pública. Ou seja, é mais fácil para elas realizarem atos de corrupção ou serem cúmplices de um agente público.

Por exemplo, em um esquema de lavagem de dinheiro, o agente da corrupção pode usar a posição da pessoa politicamente exposta na sua empresa para ajudar a cometer o crime.

Outro caso possível é um funcionário de alto escalão usar de um relacionamento com a administração pública para beneficiar a empresa, como em casos de licitações fraudadas, por exemplo.

Os riscos que isso traz para a empresa são muitos. Nem todos os casos envolvendo PPE’S podem responsabilizar diretamente a empresa. No entanto, levam a, no mínimo, sérios problemas para a reputação do negócio.

Já alguns casos, como o segundo que propomos, que beneficiam a empresa de alguma forma, podem levar a multas pesadas e outras sanções devido à Lei Anticorrupção.

Como fazer o controle de Pessoas Politicamente Expostas?

Lidar com esses casos exige mais do que uma simples checagem antes da contratação. As principais formas de ter cuidados com Pessoas Politicamente Expostas são os formulários de compliance e treinamentos.

Formulários

O formulário de PPE é um dos formulários de compliance mais básicos para a empresa. Eles devem ser de preenchimento obrigatório e distribuídos aos funcionários periodicamente, para que o compliance esteja sempre atualizado em caso de mudança na situação.

Seguem algumas formas de fazer o controle desses formulários:

1. Manualmente


Esse controle pode ser feito de forma manual, como as políticas corporativas. O formulário é impresso e distribuído manualmente para preenchimento. Depois, o compliance recolhe manualmente e guarda junto com outros documentos do funcionário.

Isso é uma boa opção para empresas menores, que não têm orçamento e nem necessidade de investir em outras soluções.

2. Google ou Microsoft Forms


Outra ferramenta facilmente disponível para fazer a coleta dessas informações é um aplicativo online como o Google Forms ou Microsoft Forms.

O primeiro é gratuito e qualquer pessoa pode usar. Já o segundo faz parte do pacote do Office 365 e, portanto, é pago.

O pagamento é mensal e você pode usar diversos outros aplicativos da Microsoft. No entanto, muitas empresas já usam o Office 365 (se seu e-mail corporativo é o Outlook, você já tem acesso ao Microsoft Forms).

A construção em ambos é simples e o preenchimento é mais facilmente e rápido para os funcionários. É ideal para empresas de médio porte, que precisam ganhar tempo e espaço por terem muitos funcionários.

Você pode exportar os resultados em uma planilha ou em PDF para serem analisados.

No entanto, essa opção ainda carece de funcionalidades, automações e integrações necessárias para um bom controle de pessoas politicamente expostas em empresas de grande porte.

Softwares especializados

Sempre defendemos a aplicação de tecnologia para diminuir muito o trabalho do compliance officer, principalmente em empresas de médio e grande porte. O melhor exemplo disso são os softwares especializados.

Um exemplo é o próprio clickCompliance, que tem um módulo específico para formulários de compliance. Com um software de compliance você pode ter acesso a diversas funcionalidades específicas para o que você precisa.

Seguem alguns exemplos das nossas:

  • Distribuição automática
Os formulários de compliance são distribuídos automaticamente para os funcionários com a periodicidade desejada para que o compliance não precise ficar fazendo isso.

  • Obrigatoriedade de prenchimento
Além disso, qualquer formulário pode ser marcado como obrigatório. Se for, a cobrança vai continuar sendo feita pelo sistema por e-mail até ser preenchido pelo funcionário.

  • Filtros
Nossos filtros te avisam automaticamente sempre que uma resposta preenchida no formulário for digna de atenção.

Por exemplo, se alguém responder que tem sim relação estreita com um ocupante de cargo público você receberá uma notificação.

Ou seja, você saberá automaticamente quem é uma PPE no momento do preenchimento do formulário.

Treinamentos

É importante, também, manter treinamentos periódicos sobre os riscos de ser uma PPE, e sobre como identificar situações em que o funcionário pode estar cometendo algum crime ou agindo contra as normas da empresa.

Além disso, como explicamos, em muitos casos os funcionários nem sabem que podem ser considerados pessoas politicamente expostas, visto que a definição é relativamente abrangente.

Nossa plataforma também cobra a realização de treinamentos online automaticamente. É possível verificar o desempenho por área ou setor e outros grupos, além de índices de finalização de cada treinamento.


 
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Formulários de Compliance
Os processos internos são uma parte da estrutura básica de um programa de integridade. E um desses processos internos mais importante é o formulário de Compliance. Existem diversos tipos de formulários e abaixo vamos listar os principais.

Conflito de Interesses

Esse é o mais conhecido e mais básico formulário de Compliance. Ele serve para que a empresa tenha o registro de que o funcionário não possui nenhum tipo de conflito de interesses dentro da empresa.

Isso é um tema especialmente relevante para empresas que tenham sedes em cidades pequenas. Por exemplo, empresas do setor agro, que possuem diversas unidades em cidades menores.

E por que isso é um problema para essas empresas? Quem já morou em cidade pequena sabe que todo mundo conhece todo mundo. E, em muitos casos, não só conhecem, como são parentes uma da outra.

Assim, é comum que várias dessas pessoas trabalhem na mesma empresa. A empresa precisa tomar cuidado para que esses funcionários estejam em cargos e equipes não conflitantes.

Isso é apenas um exemplo de empresas que precisam de um formulário de conflito de interesses. Mas pode existir um caso de parentesco em qualquer empresa, então não deixe de recolher esse formulário.

Registro de Brindes

Uma situação perigosa que toda empresa deve ter em mente é a entrega ou o recebimento de brindes.

É importante que o Compliance esteja sempre ciente de casos de brindes, principalmente para regular se a entrega ou recebimento foi ético.

A principal forma de controlar e avaliar esses recebimentos sem ter que ativamente buscar saber se houve esse tipo de contato é com um formulário de registro.

Todo funcionário que receber ou dar um brinde deve ativamente preencher ele e submeter no Compliance.

Após a análise do registro, o Compliance pode decidir se a situação é regular, ou se terá que tomar alguma atitude interna.

Pessoa Politicamente Exposta

O terceiro formulário de Compliance é o PPE, ou Pessoa Politicamente Exposta. PPE’s normalmente são os stakeholders de mais alto risco na empresa. Além de serem muito suscetíveis a se envolverem em atos ilícitos, como propina e corrupção, suas atividades são fortemente vigiadas por agências reguladoras.

Ainda por cima, a definição de Pessoa Politicamente Exposta é muito abrangente. De acordo com o Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF) na resolução número 16 de 28 de março de 2007, Artigo 1 – Parágrafo 1º:

“Consideram-se pessoas politicamente expostas os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores”.

Ou seja, é importante seus funcionários entenderem que, mesmo que não sejam um ocupante óbvio de cargo público, pode ser que ainda sejam uma PPE. Portanto, precisariam declarar isso no formulário.

Para que os funcionários estejam bem cientes desse risco, recomendamos fazer treinamentos para conscientizar funcionários. Afinal, por essa definição, até parceiros, parentes, funcionários, etc. de agentes públicos podem ser uma PPE.

Não é incomum vermos surgir, após investigações, exemplos dessas pessoas sendo parceiras de ocupantes de cargos públicos em esquemas de corrupção.

São aqueles que possuem contatos em empresas, guardam dinheiro, lavam dinheiro para o agente público, etc.

Compliance em Processo Seletivo

A última dica de formulário é um formulário sobre compliance para a contratação de novos funcionários. Esse tipo de documento pode fazer uma diferença enorme na cultura da sua empresa.

Isso porque, ao “testar” a ética e integridade durante o processo seletivo, você traz para a sua empresa pessoas que já tem a cultura corporativa que o compliance tanto busca e tenta implementar.

E isso vale para novos recrutas dos níveis mais iniciantes aos mais sêniores (diretores, conselheiros, etc.).

Esse tipo de formulário é como uma “prova” da integridade da pessoa, e deve ter questionamentos sobre como ela agiria em situações de moral duvidosa.

Alguns exemplos mais difíceis incluem se a pessoa denunciaria um amigo que ela suspeita de corrupção.

Esse é, inclusive, o único tipo de formulário de compliance que não pode ser automatizado no nosso módulo de formulários, por ser preenchido por uma pessoa que ainda não pode fazer parte do sistema da empresa.

 
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