Canal de Denúncias, Legislação, Programa de Integridade, Treinamento de Compliance

O compliance tem ganhado cada vez mais evidência no mercado nacional. À medida que o debate sobre transparência e responsabilização das organizações é ampliado, a necessidade de adequação às novas legislações torna-se mais urgente. Compreender a abrangência deste conceito e o contexto em que ele tem ganhado destaque no Brasil é essencial para poder colocá-lo em prática. 

Oriundo do verbo em inglês “to comply”, que pode ser entendido como “estar de acordo”, ou “cumprir”, o termo compliance significa estar em conformidade com as leis e os regulamentos. No entanto, sua aplicação nas organizações não se restringe apenas às obrigações legais, incluindo também valores e normas de conduta. Por isso, é preciso pensar em outras esferas, como as questões ambientais, trabalhistas, contábeis, financeiras e operacionais, por exemplo.

Origem e contexto

Há divergências sobre a origem do compliance, mas estudiosos afirmam que o conceito teve início em instituições bancárias do exterior, no século XX. A eficácia dos resultados da ferramenta culminou na disseminação para empresas de diferentes portes e segmentos ao redor do mundo.

A disseminação para o ambiente corporativo pode ser compreendida a partir da expansão dos mercados e, consequentemente, do aumento da competitividade, o que revelou a necessidade de padronização e fiscalização por parte dos órgãos reguladores.

No Brasil, os primeiros departamentos de compliance surgiram na década de 1990, importados das multinacionais. O assunto ganhou mais destaque a partir de 2014, quando entrou em vigor a Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção ou Lei Empresa Limpa, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira.

Mas o que é o compliance nas empresas?

O compliance consiste em criar uma cultura organizacional para alinhar todos os setores da empresa para o cumprimento das normas estabelecidas pelos diferentes órgãos de regulamentação. Na prática, tem como principal objetivo agregar valor de excelência e garantir segurança para as organizações.

Isso é feito por meio da adoção de políticas corporativas, elaboração de códigos de ética e conduta, e uso de mecanismos que possam contribuir para a prevenção, a identificação e a solução de irregularidades. 

As regras criadas para o atendimento às legislações devem ser cumpridas por todos os funcionários, independente da função desempenhada ou do setor de atuação. Para isso, é importante realizar o monitoramento de forma contínua.

Conheça os tipos de compliance 

Por envolver todas as áreas da empresa, há diferentes formas de aplicação do compliance que pode ser dividido em:

Compliance empresarial: envolve os aspectos gerais da organização. Neste âmbito, é preciso observar as normas estabelecidas pelo Poder Público para o funcionamento do negócio, bem como as regras de associações e sindicatos. Trata-se de um diferencial competitivo, uma vez que atesta a transparência e a legalidade da empresa.

Compliance tributário: atua na conformidade das relações tributárias com a legislação. É uma forma de reduzir riscos do negócio e, também, garantir uma conduta ética e responsável. 

Compliance fiscal: observa o cumprimento das normas estabelecidas pela Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores. Tem como objetivo assegurar transparência para todas as informações fiscais, tais como folhas de pagamentos, compras e vendas, estoques e bens, dentre outros.

Compliance trabalhista: engloba as políticas corporativas e demais procedimentos a serem cumpridos pelos funcionários. O repasse de informações deve ocorrer de forma clara, objetiva e direta por meio de treinamentos e dos meios de comunicação interna. Também é importante disponibilizar um canal para o recebimento e a apuração de denúncias de irregularidades.

Funcionalidade: confira os objetivos do compliance

A adoção das práticas de compliance em uma organização tem muitas funcionalidades que, posteriormente, irão resultar em impactos positivos para a empresa. Confira cinco destes objetivos:

1. Cuidar da imagem da empresa;
   
   
2. Prevenir o envolvimento em irregularidades e atos ilícitos que possam acarretar em penalidades e prejuízos;
   
   
3. Assegurar o cumprimento da legislação vigente;
   
   
4. Promover uma cultura organizacional com base nos valores da empresa;
   
   
5. Garantir a transparência e a idoneidade da marca frente ao mercado.

Aplicação nas empresas

Primeiramente, vale ressaltar que a aplicação do compliance exige o comprometimento da alta direção da empresa, que servirá de exemplo e motivação para o cumprimento dos procedimentos internos que serão adotados. Neste sentido, é necessário que a empresa tenha códigos de ética e conduta para nortear o comportamento de todos os funcionários.

No segundo momento, será preciso definir os membros para a área de compliance. Eles irão aplicar e fiscalizar os procedimentos adotados. Essa equipe deve contar com os recursos materiais e humanos necessários para se dedicar ao trabalho.

A rotina da área de compliance envolverá a gestão de riscos; o desenvolvimento de estratégias de comunicação e controles internos; o treinamento dos funcionários; o recebimento e a apuração de denúncias por meio de canais específicos; e o monitoramento contínuo das práticas implantadas.

A aplicação do compliance nas empresas pode ser avaliada por meio de três métricas: governança corporativa, gestão de riscos e adequação à legislação vigente.

A governança corporativa pode ser definida como os princípios que norteiam a organização e devem priorizar a transparência, a equidade e a responsabilidade corporativa. Já a gestão de risco consiste no mapeamento dos riscos e dos custos da atividade para a criação de diretrizes que permitam o equilíbrio entre essas duas vertentes. 

Por fim, vale ressaltar que a adequação à legislação vigente é essencial para evitar multas e penalidades, bem como assegurar a idoneidade perante investidores, fornecedores, contratantes e público em geral.

Saiba quais são os principais benefícios do compliance

Ter uma área de trabalho dedicada ao compliance significa transparência e domínio dos processos e procedimentos necessários para prevenir, identificar e solucionar irregularidades. Isso traz uma série de benefícios à empresa que vão desde a vantagem competitiva em relação à concorrência e o maior potencial de atração de investidores até a melhoria da qualidade dos produtos e eficiência de processos.

Além disso, o compliance propicia a consolidação de uma cultura organizacional que garante o fortalecimento institucional, a sustentabilidade dos negócios e o ganho de credibilidade junto ao mercado.

Por outro lado, não estar em compliance significa correr riscos que podem levar à perda financeira e patrimonial, penalidades e danos à reputação.

Lei Anticorrupção e Lei Geral de Proteção de Dados: fique por dentro!

Como dito anteriormente, o compliance ganhou evidência no mercado nacional a partir da ampliação do debate sobre transparência e responsabilização das organizações, que foi intensificado nos últimos anos. Neste contexto, duas novas legislações merecem destaque: a Lei Anticorrupção (Nº 12.846/2013) e a Lei Geral de Proteção de Dados (Nº 13.709/2018).

A primeira entrou em vigor em 2014 na tentativa de combater a corrupção, estabelecendo a responsabilização de pessoas jurídicas por irregularidades e atos ilícitos contra a administração pública. Para além do caráter punitivo, essa lei reconhece as medidas anticorrupção adotadas pelas empresas como fator atenuante em um eventual processo de responsabilização.

Já a segunda está em vigor desde 2018 e dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, de forma a proteger os direitos de liberdade e de privacidade. A lei cita a necessidade de processos e políticas de proteção aos dados. Ambas apresentaram às empresas a urgência de estarem em compliance com estes assuntos.

Como o clickCompliance pode ajudar?

O clickCompliance é um sistema de gestão de compliance e integridade. Por meio de um programa de integridade, é possível se adaptar às medidas exigidas pela Lei Anticorrupção. Já a comprovação dos processos determinados pela Lei Geral de Proteção de Dados pode ser realizada por meio de um programa de compliance que possibilite os controles internos da empresa.

Ter um software para gestão do compliance é uma forma de automatizar os processos internos, reduzir custos e diminuir o trabalho manual da equipe responsável pela área.