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As políticas corporativas da empresa não duram para sempre. Legislações mudam, equipes e estratégias de Compliance mudam, etc. Como é possível, então, fazer um bom controle de novas versões ou revisões dessas políticas? E quando é preciso que os funcionários aceitem as novas políticas? Saiba a seguir como fazemos para automatizar todo esse processo.

O que é versionamento de políticas corporativas

O termo que usamos quando um documento dentro de um software, como o clickCompliance, para uma nova versão é “versionamento”. Isso acontece quando, por exemplo, uma política da empresa não necessariamente foi refeita ou se tornou outra, e nem recebeu uma pequena revisão.

É quando continua sendo o mesmo documento, porém mais atualizado e de acordo com novas normas da empresa ou novas legislações. Sabemos que hoje em dia uma das tarefas mais difíceis do Compliance Officer é manter as políticas corporativas atualizadas com o mercado.

Mas como você faz para conseguir controlar todas essas novas versões, quem já aceitou a nova, quem ainda precisa aceitar, quando uma política vai expirar, etc.? Em uma empresa com muitos funcionários e muitas políticas, esse processo pode ficar muito desorganizado.

O que o clickCompliance faz?

O clickCompliance permite colocar as políticas e documentos no portal para recolher diversos tipos de indicadores. Além disso, automatiza processos de aprovação, aceite, etc. E para o caso de políticas modificadas, existem três possibilidades.

• Revisão

Quando você seleciona uma política no portal para atualizar, você pode escolher a opção versão ou revisão. Quando você escolhe revisão, significa que é apenas uma correção ou alteração que não altera o sentido. Ou seja, não é necessário que os funcionários aceitem novamente.

Por isso, o sistema não vai enviar avisos e notificações automáticos solicitando aceite, e nem vai criar uma nova política. Vai simplesmente registrar a data de atualização.

• Nova versão

Já quando você seleciona a opção de versionar, significa que houve sim uma alteração do sentido da política. Isso acontece quando alguma legislação muda, ou a empresa decide fazer políticas mais flexíveis ou duras, de acordo com uma nova cultura.

Nesse caso, o sistema já vai saber que precisa pedir novamente que todos os funcionários que precisam aceitar essa política façam isso. Os dados nos gráficos serão separados por política. Ou seja, você saberá quantos funcionários e de quais áreas aceitaram as duas políticas, e quem ainda não aceitou a versão nova.

• Validade

Também é possível estabelecer validade para as políticas que precisam ser aceitas no portal. Assim que atingir essa data, o processo de solicitação de aceite também vai ser iniciado automaticamente. O software registra quem já está ou não com o aceite em dia para cada política.

A possibilidade de versionamento no clickCompliance é apenas uma das funcionalidades pensadas especificamente com as necessidades do profissional de Compliance em mente. Para fazer uma gestão eficiente e organizada do seu programa de integridade, é preciso contar com uma automação que consegue atingir as tarefas do seu dia a dia.